Gouvernance des données : un enjeu crucial pour votre entreprise

À mesure que la transformation digitale de la société et du monde professionnel s’accélère, la data revêt un intérêt de plus en plus capital et stratégique. Plutôt une bonne chose, non ?

Seulement voilà, les entreprises (en particulier les plus conséquentes) se retrouvent vite noyées sous cette quantité de données : plus il y en a, plus elle peut être mal exploitée, ou pire, compromise en matière de sécurité et de conformité.

C’est là que la gouvernance des données entre en jeu, en tant que processus destiné à garantir une meilleure gestion de cette data au global, et ce en impliquant au mieux chaque collaborateur.

Qu’est-ce que la data governance ? Quels avantages concrets en retirer ? Quelle est la meilleure approche organisationnelle pour lancer une gouvernance des données ?

On lève le voile sur toutes ces questions.

La data, considérée comme le nouvel or noir, cristallise nombre d’enjeux, surtout niveau stratégie et amélioration des performances commerciales. Ceci est d’autant plus avéré à l’heure du big data : les entreprises composent avec une quantité croissante de données.

Dans ce contexte intervient la gouvernance des données. Elle désigne l’ensemble des processus, normes et règles instaurés, afin de :

• collecter,
• gérer,
• valoriser,
• rendre disponible,
• sécuriser au mieux cette donnée.

Mais une démarche de data gouvernance implique également la définition des rôles et responsabilités de chacun quant à la donnée, autant d’un point de vue stratégique qu’opérationnel. Il s’agit de déterminer :

• qui peut faire quoi,
• de quelle manière,
• à quel moment,
• dans quel objectif.

💡 À savoir : chaque acteur de l’entité est tenu de connaître la politique de data governance mise en place. De ce fait, elle nécessite une documentation partagée en interne, afin que chacun déploie les bonnes pratiques.

Évoquer la gouvernance des données induit d’expliciter certaines notions assez proches, dont celle de gestion des données.

Cette dernière se rapporte aux pratiques permettant un meilleur traitement au global de la data. Elle englobe alors de nombreuses activités relatives à la fiabilisation et à la qualité des données, à leur sécurité ou encore au data warehousing.

La data governance constitue alors une composante de cette gestion d’ensemble des données.

La gestion des données de référence, ou master data management, se concentre sur les informations clés de l’entreprise, dans le but de les identifier puis de les valoriser.

Ces activités sont aussi intimement liées à la data governance.

Même si la gouvernance des data n’a pas uniquement vocation à savoir comment valoriser les données, les opérations qui en découlent incluent, entre autres, un travail de qualification, ou data quality.

Dans ce contexte, il convient de :

• définir les attentes de l’organisation en matière de qualité des données,
• partager ces critères afin qu’ils soient parfaitement appréhendés par tous,
• déployer une démarche continue de qualification de la data (fiabilisation, instauration d’une nomenclature, etc.).

Grâce à un programme de gouvernance des données et au cadre de travail qui en découle, nulle place au doute ! Tout le monde a accès aux mêmes informations et possède une compréhension commune des data qui transitent dans l’organisation. Les collaborateurs sont alors en mesure d’aligner leurs activités quotidiennes ou encore leur discours commercial avec la réalité.

💡 À savoir : pour favoriser l’efficacité opérationnelle et faire gagner du temps aux équipes, un plan de data governance va généralement de pair avec l’élaboration d’une cartographie des données. De ce fait, chacun sait où trouver telle ou telle information.

On ne gère pas d’une main de maître la data pour la beauté du geste. L’objectif reste de tirer parti de toutes vos données (sur vos clients, vos prospects, vos fournisseurs, etc.) pour augmenter vos performances commerciales.

👉  Exemple : obtenir une information plus fiable sur les préférences et comportements d’achat de votre clientèle.

Grâce à une bonne gouvernance des données, vous êtes en mesure d’utiliser ces informations à bon escient pour optimiser vos résultats.

De nos jours, les entreprises sont confrontées à un nombre grandissant de réglementations… réglementations souvent amenées à évoluer ! On pense, par exemple, au fameux RGPD.

La data governance assure de plus facilement se conformer à toutes ces obligations légales.

💡 À savoir : c’est ce contexte réglementaire complexe qui motive bien souvent les organisations à adopter un plan de data governance.

• Quelles sont les données critiques ?
• Comment gérer les accès et les autorisations ?
• Qui peut modifier telle ou telle information ?
• Existe-t-il des vulnérabilités ou des risques de violation des données ? Etc.

Définir des rôles et des processus clairs renforce la sécurité, l’intégrité ainsi que la traçabilité des data.

• traitement des données optimisé,
• risques judiciaires pour failles de conformité évités,
• meilleures prises de décision commerciale et stratégique,
• rapports financiers plus pertinents,
• sécurité accrue, etc.

De bonnes initiatives de gouvernance de la data évitent les pertes d’argent inutiles et contribuent à accroître votre chiffre d’affaires.

L’intégration d’une politique de gouvernance des données se déroule comme un projet à part entière.

Par ailleurs, chaque organisation possède ses propres spécificités. Toutes ne transigent pas avec les mêmes besoins et degré de maturité vis-à-vis de leurs data.

Commencez donc par définir le cadre de ce projet :

• effectuez un état des lieux de l’existant pour identifier ce qui est déjà en place ;
• définissez vos objectifs, le cap à franchir ;
• établissez les étapes (matérialisées sur une feuille de route par exemple) à suivre afin d’atteindre ces objectifs.

Vient ensuite le moment de réfléchir à votre stratégie de gouvernance des données et aux règles précises qui la composent.

Celle-ci se compose de plusieurs axes de réflexion :

• Comment se structure votre programme de data governance ?
• Quels standards, normes, envisagez-vous de déployer ?
• Quels sont les rôles et responsabilités de chacun ?
• Quel niveau d’exigence en matière de qualité et de disponibilité de la data est nécessaire ?
• Quelles règles mettre en place pour assurer la sécurité, la conformité et l’intégrité des données ?
• Comment le processus peut-il évoluer ? Existe-t-il des cas particuliers, des dérogations ?

💡 Notre conseil : pour formaliser votre stratégie et communiquer de façon transparente ces informations à l’ensemble des collaborateurs, on vous conseille de rédiger une charte de gouvernance des données. Elle condensera les objectifs, normes et responsabilités du projet.

La définition des rôles se révèle une étape déterminante. Il s’agit de sélectionner les bons responsables, mais aussi d’instituer comment chaque collaborateur sera impacté par le futur processus.

Il est important de documenter ce travail, à l’aide d’une matrice RASCI par exemple.

💡 On dénombre des postes clés en matière de data governance. Citons notamment :

• Le·la chief data officer : il est un peu le garant, le responsable de la gouvernance des données et de la réussite de la politique instaurée. Il veille à sa mise en place, à son adoption et détecte les éventuels axes d’amélioration.
  
  
• Les data owners : ces « propriétaires de la donnée » sont chargés des prises de décisions à échelle plus petite. Par exemple, dans certaines structures, ils sont établis par métiers (informations clients, informations employés, etc.).
  
  
• Les data stewards : le data stewardship opère à un niveau beaucoup plus exécutif et opérationnel. En d’autres termes, ces acteurs s’assurent que la politique de data governance soit correctement appliquée dans les activités quotidiennes.
  
  
• Les data quality managers : comme leur nom l’indique, ils se concentrent davantage sur la qualité des données et épaulent les data stewards dans le maintien de toutes les normes qualitatives.

Au regard de la dimension holistique que revêt la data, nombre d’autres rôles interviennent dans l’intégration d’une data governance, à l’instar des analystes de données ou encore des responsables de la conformité. Et, bien entendu, un niveau de responsabilité pour chaque utilisateur des données est défini.

Tout est sur les rails. Il est temps de déployer le nouveau processus de data governance à l’échelle de l’organisation.

Pour ce faire, on vous conseille de prioriser vos actions en fonction des projets de votre portefeuille qui vous paraissent les plus urgents. On pense en particulier à ceux liés aux enjeux de sécurité ou de mise en conformité.

💡 Notre conseil : cette démarche entraîne généralement la tenue d’instances (tout comme la gestion de projet on vous dit), sortes de comités de gouvernance de la donnée, réunissant les responsables dans l’objectif de :

• superviser au mieux les opérations,
• régler les problèmes rencontrés le cas échéant,
• prendre des décisions éclairées.

Dès qu’il y a du nouveau en entreprise, on est souvent confronté à une forme de résistance au changement, y compris de la part des plus hautes sphères.

Par conséquent, le déploiement d’un plan de gouvernance de la donnée doit s’accompagner d’un travail de communication. Le but ? Que chaque collaborateur prenne conscience des enjeux et avantages liés aux nouvelles règles.

💡 Notre conseil : sensibilisez au maximum les équipes à l’aide d’actions de communication et, au besoin, de sessions de formation. Il s’agit de diffuser, à travers toute l’organisation, une vraie culture de la data.

Comme pour tout processus, il convient d’inscrire celui de data governance dans une logique d’amélioration continue. D’autant plus si l’on considère qu’en matière de données, rien n’est figé ! Une nouvelle réglementation, des évolutions dans le comportement des consommateurs… remettez toujours en question les normes établies afin de vous perfectionner.

Cette réalité signifie la mise en place d’opérations de surveillance, mais aussi de mesure de vos performances, pour maintenir votre niveau d’exigence et veiller au respect des règles. Gardez toujours en ligne de mire l’atteinte des objectifs préalablement fixés.

Aujourd’hui, nombre d’organisations migrent toutes ou une partie de leurs data dans le cloud. Ce modèle nécessite une gouvernance fine des données, afin de mieux gérer leur migration, mais également assurer leur qualité et leur sécurité.

Dans ce contexte, quels logiciels adopter ?

Il existe nombre d’outils à votre disposition. Certaines structures optent pour des solutions de gouvernance des données 360°, incluant notamment une base de connaissances pour aider les équipes à mieux s’y retrouver, au moyen, entre autres, d’une cartographie des data.

Mais d’autres types de logiciels servent le processus sur différents aspects, qu’il s’agisse de collecte et d’analyse des données, de mise en conformité avec le RGPD ou encore de sécurisation des partages de données en interne et avec les parties prenantes de l’entreprise.

💡 Quelques exemples :

👉  Les logiciels de partage de fichiers, pour assurer la sécurité des données

Une fois les données critiques identifiées (données de santé, données personnelles, projets à haute valeur ajoutée) se pose la question de leur partage au sein de l’écosystème de l’organisation.

Un logiciel tel que LockTransfer permet de répondre à cet enjeu puisque les collaborateurs ont la possibilité de sécuriser le partage de données critiques de manière simple.
Les données sont chiffrées et partagées en deux clics et l’outil apporte un haut niveau de traçabilité et de maîtrise sur le « Qui a accès à quoi ».
Grâce à ses extensions sur Outlook et Office365, LockTransfer limite également les pratiques de shadow IT (WeTransfer) sur le partage de données critiques.
Enfin, avec l’option Boîte de dépôt, créez des espaces sécurisés d’échanges de fichiers avec vos tiers.

👉  Les logiciels de business intelligence, pour favoriser la bonne exploitation des données

Avec MyReport, les directions métier accèdent facilement à des data qualitatives, afin de les exploiter au mieux et affiner leur stratégie. Intégrant des fonctionnalités de Data Management, de Data Analyse et de Data Visualisation, la solution permet de centraliser au sein d’un même espace toutes les données de l’organisation en provenance de diverses sources (ERP, CRM, etc.), de les unifier et de les restituer en quelques clics à l’aide de reportings et tableaux de bord, pour en simplifier l’analyse.

Au regard des enjeux grandissants autour de la donnée, une procédure de data governance favorise l’adoption des bons comportements vis-à-vis de cette donnée. À la clé : une meilleure qualité des data, des performances augmentées, une sécurité assurée et le respect des réglementations.

Afin d’embrasser cette vision data centric, il convient d’implanter dans l’entreprise un solide processus pour formaliser les objectifs, les normes et règles à respecter ainsi que les rôles et responsabilités de chacun. Le tout dans une dynamique d’amélioration continue.

Pour réussir, n’oubliez pas d’ajouter à ça une bonne dose de communication (vous devez obtenir l’adhésion de tous les collaborateurs !) et l’utilisation de logiciels dédiés.