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Bienvenu⸱e dans la data room, ou la chambre des données

Par Jennifer MontérémalLe 13/06/2022

Aujourd’hui les entreprises le savent : la data qu’elles hébergent en ligne est de plus en plus exposée aux risques de cyberattaques. En parallèle, elles sont souvent amenées à communiquer des informations sensibles avec des externes, notamment lors de grosses transactions.

Cela signifie-t-il qu’à l’heure de la transformation digitale de la société, se préserver des menaces implique de se déplacer directement auprès de son interlocuteur pour partager des documents confidentiels avec lui ?

La data room, également appelée dataroom, est là pour pallier ce problème. Grâce à cet outil ultra-sécurisé, procédez au transfert et au stockage des données clés tout en continuant à dormir sur vos deux oreilles.

Mais de quoi parle-t-on exactement ? Dans quel contexte utiliser ces logiciels et quel est le rapport entre data room et due diligence ? Comment choisir la solution adaptée à vos besoins ?

Pénétrons ensemble dans cette « chambre des secrets données » et voyons ce qu’il s’y cache…

C’est quoi au juste une data room ?

La data room, traduction de « chambre des données », se définit comme un outil cloud destiné au stockage et à l’échange d’informations confidentielles entre deux parties prenantes qui ont besoin de collaborer en toute sécurité.

Cette sécurité est assurée :

  • grâce à des technologies de type cryptage des données ;
  • au moyen de fonctionnalités de traçage, de contrôle et de limitation des accès. L’objectif ? S’assurer que seules les personnes autorisées ont la possibilité de consulter tel fichier, et au bon moment.

Vous l’aurez compris, une data room virtuelle n’est pas un simple espace d’échange en ligne et elle diffère grandement d’autres dispositifs de type Dropbox ou Drive. En effet, ces derniers ne possèdent pas le même niveau de protection des informations, et surtout n’incluent pas une gestion si fine des droits des utilisateurs.

Dans quel contexte est-elle utilisée ?

Data room et M&A

Dans l’absolu, toute entreprise peut avoir besoin, à un moment ou à un autre, d’utiliser une data room.

Mais en règle générale, les sociétés y recourent dans des cas bien précis, lorsqu’il s’agit de faire face à de gros enjeux commerciaux, dans le cadre d’audits d’acquisition par exemple. C’est pourquoi la notion de data room virtuelle est souvent associée aux transactions Mergers and Acquisitions (M&A), ou transactions de fusion et acquisition en français.

En effet, ces opérations impliquent la mise en place de processus de due diligence : pour éviter les mauvaises surprises avant d’investir dans une entreprise, l’acheteur potentiel étudie ses forces et ses faiblesses par l’observation d’un nombre important de données (comptables, fiscales, stratégiques, environnementales, etc.). Données qui, évidemment, revêtent un caractère particulièrement sensible.

De surcroît, cette démarche nécessite aussi :

  • de la fluidité dans les échanges afin d’accélérer les transactions ;
  • une collaboration et une communication accrues pour mieux appréhender les informations fournies.

De ce fait, certaines data room vont encore plus loin et se dotent de fonctionnalités additionnelles telles que les outils Q&A, destinés à automatiser le traitement :

  • des questions des futurs investisseurs et acquéreurs,
  • des réponses apportées.

Les autres cas d’usage

Bien sûr, au regard de la valeur grandissante de la donnée, l’utilité des data rooms s’étend à d’autres domaines et projets. Partout où il est question de documents confidentiels ainsi que de propriété intellectuelle, nos salles de données tombent à point nommé. Citons par exemple :

  • les autres types de transactions financières importantes,
  • les introductions en bourse,
  • les processus immobiliers,
  • les levées de fonds,
  • les appels d’offres,
  • les dépôts de brevet, etc.

On rencontre donc un intérêt croissant pour les data rooms dans certains secteurs et professions, comme :

  • la finance et l’investissement,
  • les banques d’affaires,
  • l’immobilier,
  • la santé,
  • la recherche scientifique,
  • les cabinets d’avocats,
  • les notaires.

Pourquoi utiliser une virtual data room ? Les 3 avantages principaux

#1 Une sécurité accrue

Le premier avantage d’une virtual data room réside bien entendu dans le niveau de sécurité offert.

En effets, les fournisseurs assurent, en règle générale :

  • le cryptage des fichiers, à l’aide notamment d’une clé de chiffrement 256 bits,
  • un hébergement certifié (certification ISO 27001),
  • l’utilisation de serveurs hébergés dans le même pays afin de répondre aux exigences réglementaires locales.

Certains logiciels proposent même de protéger les documents par l’ajout de filigranes spéciaux !

#2 Une gestion fine des accès

Cette sécurité est aussi garantie grâce à la traçabilité et au contrôle des droits des utilisateurs, permettant par exemple :

  • de limiter l’accès aux documents dans le temps ou à des adresses IP données ;
  • de bloquer certaines fonctionnalités pour tel ou tel utilisateur. Ainsi, certains pourront simplement consulter un fichier sans possibilité de le télécharger.

Par ailleurs, ces accès nécessitent généralement une double authentification, ou authentification forte, à l’aide d’un code SMS ou encore d’une clé physique.

#3 Des processus accélérés et fluidifiés

Grâce aux data rooms virtuelles, l’information est mise à disposition en quelques clics auprès des parties prenantes impliquées. Ces dernières peuvent alors la consulter 24 h/24 7j/7. Par ailleurs, il est usuellement autorisé d’inviter un nombre illimité d’utilisateurs.

Résultat : une accélération des processus, des négociations, des acquisitions, etc.

Bien plus pratique et rapide que si vous deviez rencontrer vos interlocuteurs physiquement un à un !

Comment mettre en place une data room ?

Les critères de sélection

Les data rooms ont le vent en poupe depuis quelques années. Par conséquent, l’offre sur le marché s’élargit.

Pour choisir le meilleur service, posez-vous un certain nombre de questions :

  • Quel est le niveau de sécurité fourni par telle ou telle plateforme ?
    👉 Sans surprise, au regard de la fonction de l’outil, il s’agit du premier critère à considérer.

  • La solution permet-elle de travailler sur tout type de formats et de fichiers ?
    👉 En effet, en fonction des situations, vous ne serez pas amené à travailler uniquement sur Word ou PowerPoint (photographies par exemple).

  • Qu’en est-il de la facilité de déploiement ?
    👉 En d’autres termes, quel niveau de compétences techniques est requis ? Si besoin, le fournisseur propose-t-il un accompagnement ? Des formations ?

  • La data room est-elle simple à utiliser et les flux de travail sont-ils intuitifs ?
    👉 Ce dernier point se révèle crucial. Dans le cadre de négociations commerciales, favorisez toujours la collaboration et un accès souple aux informations. Si vous mettez à disposition de vos potentiels acquéreurs une véritable usine à gaz, vous vous pénalisez.

  • Le logiciel est-il compatible avec vos différents systèmes ?
    👉Là aussi il convient de faire en sorte d’optimiser les démarches pour tous les acteurs du projet.

  • Quelles fonctionnalités paraissent indispensables ?
    👉 Ce point mérite qu’on s’y attarde davantage.

Les fonctionnalités clés

Chaque fournisseur de data room propose un panel de fonctionnalités variable.

Néanmoins, certaines restent incontournables :

  • le dépôt et le stockage de documents,
  • leur consultation et leur téléchargement,
  • la collaboration autour de ces fichiers,
  • la recherche avancée des documents,
  • un système d’alerte (ajout de fichier, modification, etc.),
  • la gestion des accès,
  • l’authentification à deux facteurs,
  • la traçabilité des opérations,
  • une version mobile.

À cela s’ajoutent parfois d’autres fonctions pour renforcer la protection des informations et la communication :

  • des outils Q&A pour les questions-réponses (FAQ, discussions en live, etc.),
  • la traduction des données en temps réel (pratique pour des transactions entre acteurs de pays différents),
  • la sécurité des documents (filigranes, biffure, mode d’affichage restreint, etc.).

Le prix de la data room

Enfin, le prix s’avère, comme toujours, un critère essentiel à étudier lorsque l’on envisage de s’équiper d’un logiciel.

À l’image de la couverture fonctionnelle, le tarif d’une data room dépend des fournisseurs.

Néanmoins, nombre d’entre eux proposent désormais un système d’abonnement mensuel, avec résiliation souple, afin d’obtenir plus de flexibilité (d’autant plus si vous avez besoin du logiciel uniquement dans le cadre d’un projet précis).

💡 À savoir : certains éditeurs proposent des essais gratuits. Pratique pour tester la solution avant d’arrêter votre choix.

Quelle data room choisir ? Exemple de logiciel

Une bonne data room compile donc :

  • un haut niveau de sécurité,
  • toutes les fonctionnalités de base attendues,
  • un tarif adapté.

Fort de ces précisions, quelle data room choisir ?

S’il existe plusieurs outils valables sur le marché, citons l’exemple de LockTransfer, logiciel de partage de fichiers et d’espaces d’échanges sécurisés. En effet, côté protection des données, vous bénéficiez de toutes les garanties nécessaires puisqu’il est 100 % français et certifié par l’ANSSI.

Dès le début de votre projet, l’outil permet d’importer rapidement une arborescence de fichiers. Ils sont chiffrés en AES256 et une gestion fine des droits d’accès est applicable afin de garder le contrôle sur le qui a accès à quoi. Chaque action est tracée et des notifications de dépôts/téléchargements sont paramétrables en 1 clic !

Disponible dès 3 €/mois/utilisateur, le coffre-fort LockSelf se distingue également par une interface intuitive et facile à prendre en main.

Que retenir ?

Face au risque cyber croissant, heureusement qu’il existe des dispositifs tels que les data rooms pour le partage d’information sécurisé avec des individus externes à votre entreprise. Une aubaine pour certains secteurs d’activité, tels que la finance, l’immobilier ou encore la recherche scientifique.

Et comme une bonne nouvelle n’arrive jamais seule, ces outils vont parfois plus loin en s’enrichissant de fonctionnalités supplémentaires, comme des features Q&A, afin d’optimiser les process de due diligence.

Il ne vous reste plus qu’à trouver le logiciel adapté à vos besoins et à votre bourse. Et à dire « adieu » au stress généré par l’idée de savoir vos données sensibles à disposition de potentiels individus mal-intentionnés.

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