4 étapes pour choisir sa carte bancaire professionnelle et s’assurer une gestion de frais optimale !

Les cartes bancaires professionnelles sont utilisées par de nombreuses entreprises dans le but de mieux gérer leurs dépenses ainsi que celles de leurs collaborateurs. Au-delà de leur fonction de moyen de paiement, les cartes d’entreprise sont devenues un outil incontournable en gestion des notes de frais.

En effet, elles facilitent considérablement le suivi et le contrôle des dépenses de l’entreprise et apportent une sécurité plus importante au processus de paiement. Vos collaborateurs sont plus autonomes et votre gestion financière plus optimale.

Il existe néanmoins plusieurs types de cartes avec des caractéristiques différentes. Mais alors, laquelle est faite pour votre entreprise ? Et sur quels critères devez-vous vous appuyer pour faire le bon choix ?

Nous vous présentons, à travers cet article, toutes les informations à connaître pour orienter votre choix et ainsi opter pour le moyen de paiement le plus adapté à vos besoins et à ceux de vos collaborateurs.

Une carte bancaire professionnelle, également appelée carte d’entreprise, est un moyen de paiement qu’une entreprise fournit à ses collaborateurs afin de régler les frais liés à leurs dépenses professionnelles. Elle est directement rattachée au compte bancaire de l’entreprise.

👉 D’un point de vue légal, la grande majorité des entreprises sont tenues d’ouvrir un compte bancaire professionnel. C’est ici qu’elles enregistrent leur capital lors de l’immatriculation. Il existe néanmoins des exceptions :

• les entreprises individuelles
• les professions libérales

Cette carte, appelée également carte à débit « salariés » ou carte affaires est spécialement conçue pour les grandes entreprises internationales dans lesquelles les collaborateurs font régulièrement face à des frais liés à des déplacements professionnels.

👉 Les dépenses sont donc en devise étrangère, ce qui contraint les salariés à posséder une carte adaptée à l’international. Elle limite la pression financière qui pèse sur les salariés et centralise vos dépenses pour faciliter leur suivi.

Appelée également e-card, la carte virtuelle est un moyen de paiement dématérialisé qui vous permet de régler vos frais professionnels en ligne ce qui limite le risque de fraude. Elles possèdent les mêmes caractéristiques qu’une carte bancaire physique, à savoir :

• numéro de carte bancaire,
• date d’expiration,
• code CVV

Autrement appelée carte à débit « entreprise », elle est destinée aux petites et moyennes structures. Le compte de l’entreprise est directement débité et ce type de carte est souvent réservé aux dirigeants de l’entreprise. Elle peut néanmoins être attribuée à des départements spécifiques tels que :

• le service des achats,
• le service financier,
• le service en charge des paiements (de réservations de voyages par exemple).

Ce type de carte est destiné à régler les frais de voyages professionnels des collaborateurs par le biais d’un compte de paiement enregistré directement dans le système d’information du prestataire de service concerné.

👉 Elle fait partie des principaux moyens de paiement centralisés que l’on trouve sur le marché. Elle permet de régler et de piloter en temps réel et en un seul lieu l’ensemble des transactions liées aux déplacements professionnels des salariés.

La carte d’achat permet aux salariés mandatés par l’entreprise de régler leurs commandes de biens, de services et autres frais de fonctionnement auprès de fournisseurs préalablement référencés.

La gestion des notes de frais est très souvent synonyme de tâches chronophages et répétitives qui accaparent les services spécialisés. Avec une carte bancaire professionnelle, toutes les dépenses professionnelles de vos salariés sont centralisées sur un seul et même compte professionnel.

Chacun des détenteurs d’une carte professionnelle a accès à une application mobile de gestion des notes de frais. Cela facilite les démarches des :

• Salariés, qui n’ont plus besoin de passer des heures à créer des notes de frais sur Excel. Tous les justificatifs et factures de leurs dépenses sont enregistrés sur la plateforme.
• Managers, puisque la plateforme gère automatiquement les rapports de notes de frais détaillés et archive les justificatifs au format numérique.

La carte bancaire professionnelle vous assure une sécurité renforcée en vous permettant de garder le contrôle sur vos dépenses, ce qui limite considérablement toute tentative de fraude.

En effet, toutes vos informations sensibles sont protégées par le biais d’une plateforme digitale sécurisée. Ainsi, vos données peuvent être cryptées pour bénéficier d’une sécurité encore plus renforcée.

De plus, en cas de perte ou de vol, la carte peut être bloquée en un clic.

👉 Nous vous conseillons ainsi de distribuer des cartes prépayées à vos collaborateurs afin de ne pas affecter l’ensemble des salariés en cas de perte ou de vol.

Grâce à leur carte bancaire professionnelle, vos collaborateurs n’ont plus à utiliser leur compte bancaire personnel pour financer les dépenses liées à leurs missions professionnelles. En effet, le modèle classique de gestion des frais professionnels pouvait être décrit comme suit :

1. les collaborateurs avancent les frais de leurs déplacements et missions professionnels,
2. ils créent ensuite des notes de frais accompagnées de justificatifs de paiement,
3. ils attendent de se faire rembourser sous plusieurs jours voire plusieurs semaines.

Cette méthode, bien qu’efficace par le passé, ne l’est plus aujourd’hui. En effet, avec la digitalisation des entreprises, les tâches chronophages et répétitives sont évitées voire supprimées et la gestion des dépenses optimisée.

Avec une carte bancaire professionnelle, vous pouvez verser à vos collaborateurs des sommes bien précises, que vous aurez déterminées en fonction de vos prévisions budgétaires.

👉 Cela évite les désagréments que peuvent rencontrer les collaborateurs qui n’auraient pas assez de budget personnel pour subvenir à leurs besoins professionnels.

Enfin, les cartes bancaires professionnelles peuvent vous être très bénéfiques lors de déplacements professionnels à l’étranger qui nécessitent des dépenses souvent élevées et en devises étrangères.

Toutes les actions effectuées par le biais d’une carte bancaire professionnelle sont enregistrées et directement transmises aux services concernés via une plateforme digitale.

👉 Cela optimise considérablement le suivi et le contrôle des dépenses.

Cette optimisation peut être encore renforcée si votre carte bancaire est connectée à une solution de gestion des notes de frais pour automatiser l’ensemble de vos reportings et suivis.

Opter pour une carte bancaire professionnelle est une décision prise suite à l’émergence d’un besoin. Ce besoin peut différer selon les entreprises. Vos priorités et attentes sont différentes, ce qui peut amener à opter pour différents types de cartes. Pour répondre au mieux à votre/vos besoins, vous devez vous posez les questions suivantes :

• Quel est le problème que j’essaye de régler en mettant en place un nouveau moyen de paiement ?
• Combien de collaborateurs vont utiliser ces cartes ?
• Quels types de dépenses vont être réglées via ces cartes ?
• Est-ce que mes collaborateurs se déplacent à l’étranger dans le cadre de leurs missions professionnelles ? (Privilégiez dans ce cas une carte internationale ou en devises étrangères)
• Quel est le budget défini pour chaque carte ? (En fonction de vos prévisions budgétaires)

En fonction de vos besoins, plusieurs offres se présentent à vous. Il peut s’agir de banques, de solutions de paiement en ligne ou encore de néo banques qui vous donnent accès à une multitude d’offres accompagnées de nombreux avantages :

• assurances de voyages,
• programmes de fidélité,
• suivi personnalisé,
• données cryptées,
• assistance 24 h/24…

À vous de choisir, en fonction de vos priorités et de votre budget, quels services vous seraient les plus profitables. Ne vous pressez pas ! Il est important de bien étudier l’ensemble des offres afin de proposer à vos collaborateurs la carte de paiement optimale.

👉 Faites attention aux frais exigés par ces prestataires, tels que :

• les frais liés aux transactions à l’étranger,
• les frais de création de cartes,
• les commissions prélevées pour certains services…

Il existe deux délais de paiement pour les cartes bancaires :

• Les cartes à débit immédiat : elles débitent automatiquement le compte bancaire professionnel de l’entreprise, le jour même du paiement, avec une marge de deux jours. Vous êtes averti en temps réel.
• Les cartes à débit différé : elles débitent l’ensemble de vos dépenses en fin de mois.

Le choix entre ces deux types de cartes de paiement est essentiel. Il sera fait en fonction de votre planification budgétaire ainsi que des différents types de dépenses que vous engagez.

💡 En général, les cartes à débit immédiat sont moins chères que les cartes à débit différé.

Les entreprises se digitalisent et entrent de plus en plus dans l’ère du numérique. Une offre digitale saura répondre à l’ensemble de vos besoins tout en facilitant votre quotidien. En effet, les solutions de gestion de frais intuitives ont plusieurs avantages :

• dématérialiser les notes de frais,
• automatiser les processus de gestion de frais,
• réduire les démarches des salariées,
• contrôler les dépenses de vos collaborateurs,
• exporter automatiquement vos rapports de dépenses.

Les logiciels en ligne pour carte corporate sont également très pertinents et vous permettent d’avoir une vue à 360° sur l’ensemble de vos dépenses pour mieux optimiser vos planifications budgétaires.

Ces nouvelles solutions intuitives et ultra-personnalisables sont un véritable levier de performance pour les entreprises qui voient leurs tâches chronophages automatisées, ce qui leur laisse plus de temps pour se concentrer sur leur cœur de métier.