Optimisez la gestion de votre restaurant : recettes et outils !

Optimisez la gestion de votre restaurant : recettes et outils !

La gestion d’un restaurant est comme celle de toute entreprise. Bien que le secteur de la restauration ait ses spécificités, la base de votre succès passe par une héroïne tapie dans l’ombre : une gestion globale impeccable.

C’est d’autant plus vrai pour les établissements de restauration : imprévus, stocks, saisonnalité, turn over du personnel, leur management peut être une réelle source de stress. 

Cerise sur le gâteau, votre client est l’un des plus exigeants qui soient. L’expérience se doit d’être irréprochable à tous niveaux : qualité, temps d’attente, service.

Mais vous manquez de temps, vous faites des horaires cauchemardesques ? Vous pouvez pourtant optimiser votre gestion grâce à des bases saines, et quelques coups de pouce.
De la comptabilité à la gestion des stocks, de la gestion du personnel à la relation client, avez-vous pensé à adopter des progiciels adaptés à vos besoins ?

Restaurateurs, restauratrices, nous compilons pour vous les fondements d’une bonne gestion de restaurant et des solutions pour vous accompagner au quotidien. Nous vous expliquons aussi pourquoi choisir un logiciel de gestion adapté à la restauration

Plus qu’un simple enjeu financier, l’efficacité de vos équipes et la satisfaction de vos clients sont en jeu.

Au menu :

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Le B.A.-BA de la bonne gestion d’un restaurant

Que vous gériez un service de traiteur, un food truck, une sandwicherie, un bar à tapas ou un restaurant traditionnel, et quel que soit le nombre de couverts, l’intendance de votre établissement doit être rigoureuse. Voici quelques évidences et des leviers de progression à considérer.

Gestion restaurant : open !
© Pexels

La qualité de l’offre

Gestion restaurant : qualité

Une sortie en restaurant, c’est d’abord une expérience pour un client. Il s’attend au minimum à être satisfait par :

  • Des aliments de qualité, frais, locaux si possible. 
    Une carte épurée est souvent synonyme de sélection des meilleurs produits, travaillés de saison. 
  • La spécialité : sushis, pizzas, tacos, elle véhicule une idée de maîtrise. Vous pouvez aussi vous adresser à un certain type de clientèle : végane pour n’en citer qu’une !
  • L’innovation, via l’association originale de produits ou une présentation différente (exemple : la cuisine moléculaire).
  • L’ambiance, l’atmosphère : de la musique ou du calme, des plantes, une décoration thématique, cela joue beaucoup dans l’expérience et l’identification du client.
  • Le service : un bon plat servi très en retard, froid ou par un serveur de mauvais poil peut vraiment altérer l’expérience client. Le personnel doit avoir à la fois des qualités techniques (connaissances des plats, des accords vins, de leurs provenances) et humaines (disponibilité, sourire). 
  • Une hygiène impeccable :
    • des locaux : espaces de stockage (les aliments sujets à péremption doivent d’ailleurs être datés en cas de contrôle), cuisine, toilettes, salle et/ou matériel (tables, chaises, bar, vaisselle), 
    • mais aussi du personnel (ongles propres, cheveux attachés, etc.). 

Une administration et une comptabilité méticuleuses

Gestion restaurant : comptabilité

En plus des règles de base qui s’appliquent à tout commerce, le secteur de la restauration compte des spécificités comptables et administratives :

  • Vous devez vous munir des licences et des permis d’exploitation nécessaires (par exemple la licence IV pour avoir le droit de servir des boissons alcoolisées fortes) ;
  • La gestion des marges doit être rigoureuse ;

Le prix d’achat des matières est à suivre. Il représente entre 35 et 25 % du chiffre d’affaires.

Source : l-expert-comptable.com

  • Différents taux de TVA s’appliquent : 5,5 %, 10 % et 20 % suivant le type de produits vendus (boissons, aliments sur place ou emportés) ;
  • Les modes de paiement varient beaucoup aussi : tickets restaurants, cartes restaurants, cartes de crédit, espèces, etc. ;
  • Les prix que vous proposez doivent au minimum vous permettre de rentrer dans vos frais mais aussi de faire revenir les gourmands. 
    La maîtrise des coûts, qu’il s’agisse de la masse salariale, des denrées alimentaires et matérielles ou des charges locatives, est primordiale. Un juste équilibre à trouver ! 
  • Il est plus que recommandé de vérifier quotidiennement l’état de vos recettes et de vos dépenses pour connaître votre marge brute, vos prix de revient, et tenir un livre de comptes. Vous visualisez ainsi la bonne santé de votre établissement et les ajustements à prévoir.

appvizer référence de nombreux logiciels de finance et de comptabilité qui peuvent vous intéresser.

La gestion des stocks

Gestion restaurant : stocks

C’est l’une des préoccupations principales des managers, étroitement liée à la gestion financière évoquée ci-dessus.
Il vous faut à la fois :

  • des fournisseurs fiables, qui attachent une importance à la qualité des aliments, mais aussi aux délais de livraison et à votre relation client ;
  • programmer des inventaires réguliers (tous les mois) pour optimiser vos approvisionnements et atteindre les marges visées.

Une gestion de stocks sans failles, notamment en anticipant les commandes et en suivant les tendances, prévient :

  • les problèmes de pénurie, qui vous font rater des ventes,
  • les problèmes de gâchis, qui touchent à l’éthique mais aussi au porte-monnaie !

Les ressources humaines

Gestion restaurant : personnel

Une autre dynamique difficile à appréhender. Permanents, saisonniers, expert-comptable, comment embaucher l’effectif suffisant pour satisfaire les besoins en gestion, en service et à court terme lors de pics d’activité ?

La start-up Brigad a par exemple créé un service de rapprochement de l’offre et de la demande en matière de recrutement, spécialement dans les secteurs de l’hôtellerie et de la restauration.

Comment optimiser la gestion de votre restaurant ?

Après les fondamentaux exposés plus haut, voici d’autres critères essentiels pour assurer la gestion de votre restaurant :

Une analyse des ventes scrupuleuse et régulière 

Gestion restaurant : analytics

Elle permet une juste prévision de la trésorerie. Un suivi rigoureux de votre activité, grâce à des tableaux de bord et des indicateurs de performance (KPI), promet non seulement la fidélisation de votre clientèle grâce à une offre adaptée, mais aussi une compétitivité exemplaire. 
Vous pouvez observer notamment :

  • les offres apportant la meilleure marge,
  • la popularité des plats,
  • les jours/mois/périodes plus rentables, etc.

L’utilisation d’outils adaptés à votre secteur 

Ils apportent une réponse personnalisée à vos contraintes et à vos besoins. 
Des progiciels existent pour la gestion des stocks, la gestion des caisses, la comptabilité, la facturation. Certains combinent même plusieurs de ces fonctionnalités. 

Dans cette catégorie, L’Addition est incontournable, il s’agit d’une caisse enregistreuse sur iPad et iPhone dédiée spécialement aux professionnels de la restauration (cafés, hôtels, restaurants). 

Elle propose toutes les fonctionnalités indispensables aux exigences des professionnel·le·s de la restauration, notamment :

  • la réservation en ligne, 
  • les commandes à table et en ligne,

Gestion restaurant : plan de salle L'Additionexemple de plan de salle

  • la gestion des stocks,
  • la gestion de la fidélité,
  • le paiement à table, 
  • un outil de reporting performant,
  • un module de clôture de caisse permettant d’enregistrer une clôture comptable justifiée, etc.

 

Autre outil à considérer, Tactill, une application polyvalente (conçue pour tout type de point de vente, retail, magasin, restaurant, bar) et appréciée pour sa simplicité et son ergonomie. 

Vous pouvez depuis votre écran tactile (tablette ou smartphone), en plus du système d’encaissement, accéder à un back-office pour :

  • constituer une base clients,
  • suivre leurs produits préférés (pourquoi pas leurs plats préférés ?), 
  • envoyer vos rapports de vente à votre comptable en quelques clics, 
  • suivre votre chiffre d’affaires en temps réel, 

Gestion restaurant : tableau de bord Tactill

exemple de tableau de bord

  • suivre vos stocks,
  • accéder à un tableau de bord,
  • rester en contact avec vos clients grâce à l’envoi du ticket de caisse par email.

Tableau comparatif des deux solutions de gestion présentées

Attention les fonctionnalités varient selon l’offre choisie.
L’Addition réalise un devis sur demande et Tactill offre trois packs différents : découverte, professionnel et entreprise. Nous nous basons ici sur l’offre intermédiaire de Tactill.

Fonctionnalités

L’Addition Tactill

Point fort

Expertise en restauration Excellent service client

Export comptable

Tableaux de bord et rapports

Gestion automatique de la TVA

Gestion du fond de caisse

Plan de salle

Gestion des entrées et sorties de stocks

Alerte sur rupture de stock

Hébergement des données

🇫🇷 🇫🇷

Pourquoi adopter un logiciel d’encaissement sur tablette ?

La prise de commande, le service et l’encaissement sont les trois temps forts de la relation client en restauration. 
Un logiciel d’encaissement adapté peut révolutionner votre quotidien.
En version tactile sur tablette, un logiciel de gestion de caisse transforme votre support en terminal de point de vente, devenant en quelques clics votre caisse et votre interface de gestion.

Les bénéfices sont nombreux :

  • D’abord la mobilité : très compact et léger, vous vous déplacez avec votre outil où bon vous semble, (salles, terrasses, etc.), vous pouvez même surveiller votre activité à distance ! Autre avantage dont disposent les logiciels L’Addition et Tactill : la disponibilité hors connexion, très utile en cas de coupure internet ou de faible réseau.
  • Le gain de temps : la prise en main est très rapide et l’utilisation au quotidien simple. Ne parlons même pas du temps économisé sur les allers-retours vers un terminal fixe.
  • Un gain en efficacité : vos données sont stockées dans le cloud et accessibles en permanence, et les fonctionnalités sont modulables selon vos besoins. De plus elles se synchronisent en temps réel, ou en différé en cas de déconnexion, parfait pour la gestion des stocks !
  • Un support économique : il faut bien sûr investir dans les tablettes et les périphériques qui s’imposent : le tiroir-caisse, le scanner si vous avez des produits à code barre, l’imprimante pour les tickets de caisse et pour les commandes, le terminal de paiement connecté. Mais c’est rapidement amorti et la solution en mode SaaS est très abordable.

Vous recherchez plutôt un logiciel de gestion de restaurant gratuit ? Sachez que la gratuité cache toujours une limite, que ce soit en durée, sur le nombre d’encaissements ou de connexions simultanées, ou encore en support client.

  • La polyvalence : la solution d’encaissement en mode SaaS permet de gérer la caisse et les commandes mais propose souvent de nombreuses fonctionnalités intéressantes : gestion des réservations, gestion des livraisons, gestion des stocks, suivi des ventes et rapports statistiques en temps réel, etc.
  • Un suivi personnalisé grâce aux tableaux de bord et aux statistiques paramétrables. En un clin d’œil vous voyez ce qui fonctionne ou pas, et prenez les décisions qui s’imposent pour atteindre vos objectifs.
  • La conformité : les solutions en ligne sont constamment mises à jour et s’adaptent aux réglementations et aux évolutions technologiques.

Comment fonctionne une caisse enregistreuse tactile sur tablette ?

Rien de plus simple, après vous être équipé de tablettes et du matériel périphérique compatible, vous téléchargez l’application de votre choix depuis le Store et vous créez votre compte. 

Nos deux exemples, L’Addition et Tactill, fonctionnent sur le système d’exploitation iOS, mais d’autres solutions existent sur Android (Cashmag Android et Connectill par exemple).

N’hésitez pas à demander une démonstration ou à regarder un tuto, voire à vous faire accompagner par le support de l’éditeur.
Comparez les offres pour trouver celle qui vous correspond le mieux, suivant votre structure et vos usages.

Attention, depuis la loi des finances du 1er janvier 2018, vous devez vérifier que votre système de caisse est certifié « anti-fraude » et respecte ainsi les principes d’inaltérabilité, de traçabilité, sécurisation, de conservation et d’archivage de la facturation.

Pour les éditeurs de caisse indépendants, le recours à un tiers certificateur est optionnel :

  • L’Addition est tout de même certifié par le LNE (Laboratoire National d’Essais) ;
  • Tactill, répondant tout autant aux exigences de l’administration fiscale, a fait le choix de l’attestation individuelle ;
  • Vous pouvez aussi trouver des éditeurs certifiés avec la norme NF525 délivrée par INFOCERT, l’un des organismes privés de certification de logiciels.

C’est l’happy hour !

Vous le savez déjà, on ne peut pas être à la fois au four et au moulin ! En tant que gestionnaire, vous devez donc vous entourer d’un personnel compétent, et vous équiper d’outils adaptés.

Vous pourrez enfin vous consacrer aux tâches qui génèrent de la plus-value : manager vos équipes, entretenir vos relations fournisseurs et vos relations clients, penser à l’avenir, communiquer...
En adoptant des logiciels de gestion à la pointe de la technologie, vous évitez le burn-out, augmentez en productivité, et soignez votre image de marque et la motivation de vos équipes.

Pourquoi vous en priver ? Et si vous partagiez avec nous votre expérience et vos astuces ?

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