Gestion Restaurant : logiciels et outils de gestion de stocks, caisse..

Découvrez comment gérer votre restaurant comme un chef !

Optimisez la gestion de votre restaurant : recettes et outils !

La gestion d’un restaurant est comme celle de toute entreprise. Bien que le secteur de la restauration ait ses spécificités, la base de votre succès passe par une héroïne tapie dans l’ombre : une gestion globale impeccable.

C’est d’autant plus vrai pour les établissements de restauration : imprévus, stocks, saisonnalité, turn over du personnel, leur management peut être une réelle source de stress. 

Cerise sur le gâteau, votre client est l’un des plus exigeants qui soient. L’expérience se doit d’être irréprochable à tous niveaux : qualité, temps d’attente, service.

Mais vous manquez de temps, vous faites des horaires cauchemardesques ? En tant que restaurateur, vous pouvez pourtant optimiser votre gestion grâce à des bases saines, et quelques coups de pouce.
De la comptabilité à la gestion des stocks, de la gestion du personnel à la relation client, le réapprovisionnement.. avez-vous pensé à adopter des progiciels adaptés à vos besoins ?

Restaurateurs, restauratrices, nous compilons pour vous les fondements d’une bonne gestion de restaurant et des solutions pour vous accompagner au quotidien. Nous vous expliquons aussi pourquoi choisir un logiciel de gestion adapté à la restauration

Plus qu’un simple enjeu financier, l’efficacité de vos équipes et la satisfaction de vos clients sont en jeu.

Au menu :

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Le B.A.-BA de la bonne gestion d’un restaurant

Que vous gériez un service de traiteur, un food truck, une sandwicherie, un bar à tapas ou un restaurant traditionnel, et quel que soit le nombre de couverts, l’intendance de votre établissement doit être rigoureuse. Voici quelques évidences et des leviers de progression à considérer.

La qualité de l’offre

Gestion restaurant : qualité

Une sortie au restaurant, c’est d’abord une expérience pour un client. Il s’attend au minimum à être satisfait par :

  • Des aliments de qualité, frais, locaux si possible. 
    Une carte épurée est souvent synonyme de sélection des meilleurs produits, travaillés de saison. 

☝️ Simplifier votre carte rassure le consommateur sur la fraîcheur des produits, mais facilite aussi la gestion des stocks et des préparations en cuisine, le travail en salle et motive ainsi vos équipes.

  • La spécialité : sushis, pizzas, tacos, elle véhicule une idée de maîtrise. Vous pouvez aussi vous adresser à un certain type de clientèle : végane pour n’en citer qu’une !
     
  • L’innovation, via l’association originale de produits ou une présentation différente (exemple : la cuisine moléculaire).

☝️ Pour vos plats signatures, ceux voués à rester sur la carte et à fidéliser vos clients, faites des fiches techniques. Le client veut manger son plat préféré à l'identique, et vos équipes être guidées. Cela facilite en plus la gestion des approvisionnements.

  • L’ambiance, l’atmosphère : de la musique ou du calme, des plantes, une décoration thématique, cela joue beaucoup dans l’expérience et l’identification du client.
     
  • Le service : un bon plat servi très en retard, froid ou par un serveur de mauvais poil peut vraiment altérer l’expérience client. Le personnel doit avoir à la fois des qualités techniques (connaissances des plats, des accords vins, de leurs provenances) et humaines (disponibilité, sourire). 
     
  • Une hygiène impeccable :
    • des locaux : espaces de stockage (les aliments sujets à péremption doivent d’ailleurs être datés en cas de contrôle), cuisine, toilettes, salle et/ou matériel (tables, chaises, bar, vaisselle), 
    • mais aussi du personnel (ongles propres, cheveux attachés, etc.). 

Une administration et une comptabilité méticuleuses

Gestion restaurant : comptabilité

En plus des règles de base qui s’appliquent à tout commerce, le secteur de la restauration compte des spécificités comptables et administratives :

  • Vous devez vous munir des licences et des permis d’exploitation nécessaires (par exemple la licence IV pour avoir le droit de servir des boissons alcoolisées fortes).
     
  • La gestion des marges doit être rigoureuse.

☝️ Le prix d’achat des matières représente entre 35 et 25 % du CA. C'est pourquoi il ne faut pas hésiter à négocier avec vos fournisseurs.

Source des chiffres : l-expert-comptable.com

  • Différents taux de TVA s’appliquent : 5,5 %, 10 % et 20 % suivant le type de produits vendus (boissons, aliments sur place ou emportés).
     
  • Les modes de paiement varient beaucoup aussi : tickets restaurants, cartes restaurants, cartes de crédit, espèces, etc.
     
  • Les prix que vous proposez doivent au minimum vous permettre de rentrer dans vos frais mais aussi de faire revenir les gourmands. 
    La maîtrise des coûts, qu’il s’agisse de la masse salariale, des denrées alimentaires et matérielles ou des charges locatives, est primordiale. Un juste équilibre à trouver ! 
     
  • Il est plus que recommandé de vérifier quotidiennement l’état de vos recettes et de vos dépenses pour connaître votre marge brute, vos prix de revient, et tenir un livre de comptes. Vous visualisez ainsi la bonne santé de votre établissement et les ajustements à prévoir.

La gestion des stocks

Gestion restaurant : stocks

C’est l’une des préoccupations principales des managers, étroitement liée à la gestion financière évoquée ci-dessus.
Il vous faut à la fois :

  • des fournisseurs fiables, qui attachent une importance à la qualité des aliments, mais aussi aux délais de livraison et à votre relation client ;
     
  • programmer des inventaires réguliers (tous les mois) pour optimiser vos approvisionnements et atteindre les marges visées.

Une gestion de stocks sans failles, notamment en anticipant les commandes et en suivant les tendances, prévient :

  • les problèmes de pénurie, qui vous font rater des ventes,
  • les problèmes de gâchis, qui touchent à l’éthique mais aussi au porte-monnaie !

☝️ Un conseil : vérifier les livraisons scrupuleusement, des oublis sont vite arrivés.

Les ressources humaines

Gestion restaurant : personnel

Une autre dynamique difficile à appréhender. 
Permanents, saisonniers, expert-comptable, comment embaucher l’effectif suffisant pour satisfaire les besoins en gestion, en service et à court terme lors de pics d’activité ?

La start-up Brigad a par exemple créé un service de rapprochement de l’offre et de la demande en matière de recrutement, spécialement dans les secteurs de l’hôtellerie et de la restauration.

Comment optimiser la gestion de votre restaurant ?

Après les fondamentaux exposés plus haut, voici d’autres critères essentiels pour assurer la gestion de votre restaurant :

Une analyse des ventes scrupuleuse et régulière 

Gestion restaurant : analytics

Elle permet une juste prévision de la trésorerie.
Un suivi rigoureux de votre activité, grâce à des tableaux de bord et des indicateurs de performance (KPI), promet non seulement la fidélisation de votre clientèle grâce à une offre adaptée, mais aussi une compétitivité exemplaire. 

Vous pouvez observer notamment :

  • les offres apportant la meilleure marge,
  • la popularité des plats,
  • les jours/mois/périodes plus rentables, etc.

L’utilisation d’outils adaptés à votre secteur

☝️ Vous recherchez plutôt un logiciel de gestion de restaurant gratuit ? Sachez que la gratuité cache toujours une limite, que ce soit en durée, sur le nombre d’encaissements ou de connexions simultanées, ou encore en support client.

Les outils dédiés à votre secteur apportent une réponse personnalisée à vos contraintes et à vos besoins. 

Des progiciels existent pour :

  • la gestion des stocks et des inventaires,
  • la gestion des caisses,
  • la comptabilité,
  • la facturation,
  • la gestion de programmes de fidélité.

L’Addition est par exemple une caisse enregistreuse sur iPad et iPhone dédiée spécialement aux professionnels de la restauration (cafés, hôtels, restaurants). 

Gestion restaurant : plan de salle L'Addition
exemple de plan de salle

Parmi ses fonctionnalités : réservation en ligne, commandes à table et en ligne, gestion des stocks, gestion de la fidélité, paiement à table.

Il y a aussi Tactill, une application polyvalente (conçue pour tout type de point de vente, retail, magasin, restaurant, bar) et appréciée pour sa simplicité et son ergonomie. 

Gestion restaurant : tableau de bord Tactill
exemple de tableau de bord

Parmi ses fonctionnalités : constitution d'une base clients, suivi des produits préférés, envoi des rapports de vente au comptable, suivi du chiffre d’affaires en temps réel, suivi des stocks...

C’est l’happy hour !

Vous le savez déjà, on ne peut pas être à la fois au four et au moulin ! En tant que gestionnaire, vous devez donc vous entourer d’un personnel compétent, et vous équiper d’outils adaptés.

Vous pourrez enfin vous consacrer aux tâches qui génèrent de la plus-value : manager vos équipes, entretenir vos relations fournisseurs et vos relations clients, penser à l’avenir, communiquer...
En adoptant des logiciels de gestion à la pointe de la technologie, vous évitez le burn-out, augmentez en productivité, et soignez votre image de marque et la motivation de vos équipes.

Pourquoi vous en priver ? Et si vous partagiez avec nous votre expérience et vos astuces ?

Article mis à jour, initialement publié en juin 2019

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