Logiciel caviste : quel logiciel de caisse et de gestion commerciale choisir ?

Entre obligations légales et besoins métier, quel logiciel caviste choisir ?

Entre obligations légales et besoins métier, quel logiciel caviste choisir ?

Un logiciel caviste : utile ou pas ?

Le métier de caviste est confronté depuis quelques années à de profondes mutations. En effet, en 30 ans, le volume de vin consommé par les Français a diminué de moitié (source : cavistesprofessionnels.fr). En parallèle, les cavistes affrontent une concurrence de taille : celle de la grande distribution, qui commercialise aujourd’hui la plus grosse partie de la production.

Pourtant, malgré ces difficultés, le nombre de cavistes en France augmente. Pourquoi ?

Parce que ce métier répond à la nouvelle volonté du consommateur : boire moins, mais boire mieux.

Face à cette quête d’une expérience améliorée, le caviste doit faire preuve de passion et de connaissances métier pointues pour transmettre l’amour de son produit et de la tradition viticole française.

Mais ce n’est pas suffisant.

Créer et faire fructifier sa cave implique de travailler en bonne intelligence en s’équipant d’outils capables de relever les défis actuels, tout en tenant compte des nombreuses contraintes légales entourant la profession.

Cavistes, quels sont ces outils ? Quels bénéfices tirerez-vous de l’utilisation d’un logiciel de vente de vin ? Un logiciel de caisse pour magasin est-il obligatoire ?

Grâce à nos conseils, identifiez vos besoins en matière de logiciels et applications caviste, et découvrez quelques exemples de solutions.

Sommaire

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Logiciel caviste : quels besoins côté réglementation ?

Un logiciel d’encaissement aux normes

La problématique

La loi de finances 2018 a été créée en vue de lutter contre la fraude.

Dans cette optique, elle impose à tout professionnel effectuant des ventes de bien ou de service, et qui les enregistre au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse, d’utiliser une solution qui satisfasse des conditions :

  • d'inaltérabilité,
  • de sécurisation,
  • de conservation,
  • d'archivage des données.

Pour entrer dans le cadre de la loi, vous devez donc recourir à un logiciel de caisse enregistreuse ou un système de caisse certifié. Selon l’article 286 du CGI (code général des impôts), ce certificat s’obtient :

  • par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l'article L. 433-4 du code de la consommation,
  • par une attestation individuelle de l'éditeur, conforme à un modèle fixé par l'administration.

☝️ Attention, l’obtention de ce certificat est indispensable : en cas de contrôle, tout caviste qui ne se trouve pas en mesure de le présenter dans un délai de 60 jours s’expose à une amende de 7 500 €.

La solution

Si vous êtes équipé·e d’une caisse enregistreuse ou comptez en faire bientôt l’acquisition, nous vous recommandons de bien vous renseigner sur les facilités d’obtention du fameux certificat.

Fort heureusement, il existe de nombreux logiciels de caisse conformes à la législation, à l’instar de Tiller, XL Soft ou encore Orchestra (solution spécialisée pour les bars ou le commerce de détail). Mais si vous souhaitez économiser le coût d’un logiciel de caisse, sachez que certains outils, comme Hiboutik, sont gratuits si vous exploitez les fonctionnalités de base.

  • Facile à prendre en main, Hiboutik vous accompagne dans la gestion de vos encaissements, de vos ventes, de vos clients et de vos stocks sur tout appareil (PC, Mac, tablette ou smartphone) disposant d’une connexion internet.
     
  • Mais surtout, il met à votre disposition une attestation individuelle de conformité avec la loi finance 2018, téléchargeable directement depuis votre compte Hiboutik.

Un logiciel répondant aux contraintes de gestion particulières des cavistes

La problématique

Comme tout commerce, une cave nécessite la considération de nombreuses tâches (gestion des stocks, facturation, déclaration comptable, etc.) indissociables des activités de vente.

Cependant, votre métier a ceci de particulier qu’il doit composer avec des réglementations spécifiques associées à la vente d’alcool.

La gestion des stocks, notamment, nécessite une attention particulière :

  • Tout d'abord, en tant qu’entrepositaire de vin, vous devez éditer votre DRM (Déclaration Récapitulative Mensuelle) permettant aux douanes de savoir la quantité de vin entrée et sortie de votre cave. Toutefois, cette comptabilité matières (relative au suivi régulier des sorties, des entrées et des quantités des articles en stock) se révèle vite compliquée à cause de variables propres au métier telles que la vente de vin au verre ou encore les dégustations.
     
  • D’autre part, gérer finement ses stocks constitue aussi un enjeu économique, car ces derniers représentent toujours une immobilisation financière.

La solution

Dans la grande famille des logiciels professionnels nous rencontrons les ERP (Enterprise Resource Planning), aussi appelés PGI (Progiciel de Gestion Intégré). Ces outils, très utiles en entreprise, proposent un panel de fonctionnalités englobant entre autres :

  • la gestion comptable,
  • la gestion commerciale,
  • les ressources humaines,
  • la gestion de stock, etc.

Une solution ERP reste donc à envisager pour la gestion de votre cave. Et s’il existe des logiciels plus généralistes à l’instar d’EBP, certains s’adaptent davantage aux spécificités métier décrites plus haut. Vitisoft constitue un très bon exemple de ce qu’un ERP pour cavistes et professionnels du vin de manière générale, peut offrir.

Fonctionnalités de Vitisoft :

logiciel caviste : visuel Vitisoft

© Vitisoft

Parmi les nombreuses fonctionnalités proposées par la solution, citons :

  • une gestion pointue des stocks, actualisés instantanément en fonction des mouvements,
  • un inventaire précis à une date donnée, afin d’automatiser au maximum la production de vos déclarations (DRM, DSA, etc.),
  • un système de caisse respectueux de la loi antifraude, etc.

Par conséquent, un logiciel comme Vitisoft améliore votre productivité au quotidien en vous permettant de vous concentrer davantage sur les tâches à forte valeur, tout en vous accompagnant dans la mise en conformité de vos actions.

Logiciel caviste : quels besoins côté développement business ?

Un logiciel qui renforce la relation client

La problématique

L’entretien de la relation client se révèle un des prérequis à la réussite de votre business.

En effet, la profession de caviste impose de se différencier des autres acteurs, principalement de la grande distribution.

Votre proposition de valeur passe évidemment par la nature de votre offre (vin à prix compétitif, originalité des crus, mise en avant d’un terroir précis, vins biologiques, vignerons indépendants, etc.).

Mais la manière dont vous travaillez votre relation client et votre fidélisation pèse lourd dans la balance. Comprendre les goûts de vos consommateurs, leurs attentes, être capable de leur proposer des sélections personnalisées ou une carte de fidélité s’avère autant d’atouts précieux.

La solution

Nombre de logiciels sont développés autour de la gestion de la relation client. Ils sont appelés CRM, pour Customer Relationship Management. D’autres sont les ERP (évoqués plus haut), quand ils proposent des modules pour gérer votre clientèle. Enfin, certains outils sont spécifiquement élaborés en accord avec les besoins des cavistes.

Prenons pour illustration Cavilog, solution globale conçue pour la gestion des caves à vin.

  • Dans une optique de fidélisation Cavilog permet, entre autres, de proposer au client une application caviste mobile pour suivre ses achats et ses points de fidélité.
     
  • De votre côté, vous communiquez plus fluidement avec lui sur vos nouveautés, vos promotions, vos événements, etc.

Création d’opérations promotionnelles avec Cavilog :

logiciel caviste : visuel Cavilog

© Cavilog

Un logiciel qui permet de vendre vos bouteilles en ligne

La problématique

Pour résister à la pression concurrentielle des grandes surfaces, et faire face aux nouveaux modes de consommation laissant de plus en plus de place au commerce en ligne, les enjeux de la vente de vin sur internet sont à considérer.

En effet, en multipliant les canaux, vous multipliez les opportunités. D’ailleurs, en 2017, 32 % de cette vente était opérée par des commerçants possédant également une boutique physique (source : cavistesprofessionnels.fr).

Mais si vous vous aventurez dans la vente sur internet, gardez à l’esprit les faits suivants :

  • Une partie de votre clientèle se compose de personnes non initiées, pour qui le bon conseil a d’autant plus de valeur… même dans le cadre de la vente en ligne. Par conséquent, vous vous devez de proposer un site clair, avec des fiches produits détaillées qui guident le néophyte et lui révèlent toutes les informations nécessaires à la validation de son choix.
     
  • S’il est possible de vendre du vin sur des plateformes de type marketplace, nous vous suggérons d’avoir votre propre site internet. Rappelez-vous l’importance de la relation client ! Grâce à votre site, communiquez plus facilement avec votre clientèle, et construisez un environnement qui vous ressemble et retranscrit votre proposition de valeur et votre univers.
     
  • Enfin, ne perdez pas de vue les obligations propres à toute vente en ligne, comme le respect de l’e-contrat, qui comprend notamment une présentation claire de votre offre marchande ou encore le droit de rétractation.

C’est pourquoi vous devez choisir soigneusement le logiciel qui vous permettra de vendre sur internet.

La solution

Aujourd’hui, il est tout à fait possible d’ouvrir un site en ligne sans avoir besoin de compétences en développement.

Prestashop Ready fait partie des plateformes proposant ce genre de services.

  • À l’aide de ce logiciel ergonomique disponible en mode SaaS, créez une boutique en ligne à votre image, en quelques clics seulement, sans que cela nécessite la moindre compétence technique.
     
  • Par ailleurs, Prestashop héberge votre site et vous fournit un nom de domaine.
     
  • Enfin, la solution contient plus de 600 fonctionnalités (gestion des stocks, différents modes de paiement, relation client, etc.) afin que vous assuriez vos ventes tout en restant concentré·e sur votre cœur de métier.

Un logiciel efficace en situation de mobilité

Pour terminer, rappelons que les consommateurs sont friands de nouveautés, de découverte de crus et de terroirs. Être caviste implique, de ce fait, une grande curiosité pour l’univers viticole, ainsi qu'une capacité à se renouveler, le tout en accord avec des valeurs de qualité et de tradition.

Conséquence ?

Un bon caviste est un caviste qui bouge, qui part à la découverte de ses futurs trésors (et se crée également des opportunités de vente) dans le cadre de salons professionnels ou directement dans les vignobles.

Mais encore faut-il avoir des outils de travail efficaces en situation de mobilité !

La solution

C’est pourquoi vous devez vous assurer que les logiciels dont vous pourriez avoir besoin soient fonctionnels en déplacement.

Parmi les solutions précédemment citées, notez que le logiciel de gestion commerciale viticole Vitisoft propose un module MultiSalons. Celui-ci permet de facturer et d’enregistrer de nouveaux clients, au moyen d’une tablette par exemple, sur un point de vente distant comme un salon professionnel.

Cavilog, quant à lui, est disponible sur smartphone et tablette de manière responsive. Continuez, de la sorte, à gérer vos activités, même lorsque vous n’êtes pas présent·e en boutique.

Faites rimer tradition avec modernisation

Après ce tour d’horizon des besoins inhérents au métier de caviste un constat se pose : la profession est en perpétuelle mutation. En conséquence, les modes de travail évoluent et il paraît désormais compliqué de gérer son affaire de manière artisanale, avec l'utilisation d’outils de bureautique type Excel par exemple.

Aujourd’hui, la ou le caviste se doit d’être équipé·e de solutions informatiques performantes, capables de répondre à deux objectifs principaux.

Tout d’abord, le besoin de simplifier les processus métier s’impose tant il devient indispensable de dégager du temps pour vous consacrer à des activités bien plus opportunes pour votre business, comme le marketing ou l’organisation d’événements.

D’autre part, vous devez satisfaire une clientèle de plus en plus exigeante et connectée.

Pérennisez donc votre activité et faites fructifier votre commerce en amorçant ou en consolidant votre transformation numérique.

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