Caisse enregistreuse obligatoire : accordez la législation avec vos besoins !

La caisse enregistreuse : obligatoire ou pas ?

De nombreux commerçants sont concernés par le changement de législation survenu le 1er janvier 2018. Afin de lutter contre la fraude à la TVA (estimée par la Commission européenne à 21 milliards d’euros par an !), le gouvernement français a décidé de prendre des mesures visant à limiter le manque à gagner. 

Mais si nul n’est censé ignorer la loi, la législation entourant l’utilisation des caisses enregistreuses demeure assez floue.

Les commerçants doivent-ils forcément en être équipés ? Le ticket de caisse est-il obligatoire ?

Pour vous aider à vous situer par rapport à la loi, nous répondrons à toutes ces questions. Et nous irons même plus loin en vous présentant une sélection de solutions de caisse adaptées à l’exercice de votre activité... en toute conformité.

Selon l’article 105 de la loi des finances 2018, si vous effectuez des livraisons de biens et des prestations de services ne donnant pas lieu à facturation (conformément à l'article 289), mais enregistrez ces opérations au moyen d'un logiciel ou d'un système de caisse, vous devez utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions :

• d’inaltérabilité,

• de sécurisation,

• de conservation,

• d'archivage des données.

Cela signifie alors que tout commerçant doit s’équiper d’une caisse enregistreuse ?

En réalité, non. Vous n’êtes nullement obligé de posséder une caisse enregistreuse et vous pouvez parfaitement recourir à un facturier ou à un carnet à souches pour travailler. Ceci est tout à fait envisageable si vous avez un très petit volume de clientèle.

Vous l’aurez compris, la loi des finances 2018 vous concerne dès lors que vous utilisez un logiciel de caisse. 

Mais pour être parfaitement en règle, il vous faut être en mesure de prouver que ce logiciel est certifié NF525. Dans le cas contraire, vous encourez une amende de 7 500 € !

Vous ne vous sentez pas concerné·e et êtes tenté·e de vous passer d’une caisse enregistreuse ?

Même s’il ne s’agit pas de la même loi, nous tenons à vous éclairer davantage sur la législation entourant le ticket de caisse. Selon l’article 1 de l’arrêté n° 83-50/A du 3 octobre 1983 :

• vous devez fournir à votre client une note lorsque le prix est supérieur ou égal à 25 € (TVA comprise) ;

• lorsque le montant est inférieur à 25 €, la délivrance d’une note est facultative. Mais celle-ci doit être remise au client s’il la demande.

Mais s’il est possible de rédiger, comme nous l’avons vu, des notes à la main, difficile de procéder ainsi dans les points de vente brassant un nombre important de clients. Par conséquent, peu nombreux sont les commerçants pouvant se passer d’un logiciel de caisse.

C’est pourquoi nous vous recommandons fortement de vous équiper d’une caisse enregistreuse via un organisme accrédité, qu’elle soit obligatoire ou non. 

Comme évoqué précédemment, votre logiciel de caisse doit répondre à des critères d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. L’objectif de cette mesure est d’éviter que votre caisse ne soit considérée comme « frauduleuse », et vous permette par exemple :

• de réaliser un abandon de transaction sans saisir le règlement ;
• de modifier un ticket de caisse déjà encaissé ;
• de supprimer certaines lignes comptables, etc.

D’autre part, l’édition de tickets de caisse et de tickets Z détaillés et faisant figurer la TVA, est rendue obligatoire si vous possédez un logiciel de caisse.

💡 Qu’est-ce qu’un ticket Z ?

Un ticket Z, fourni par votre système de caisse, est un récapitulatif de votre journée de travail. Il regroupe toutes les recettes en TTC enregistrées au cours de celle-ci. Édité en fin de journée, au moment de la clôture de caisse, il aide au traitement comptable.

Afin de garantir le respect de tous ces critères, assurez-vous que votre logiciel de caisse est certifié. Cette certification s’obtient :

• soit par un organisme accrédité : il vérifiera la conformité aux normes NF525 et la certification LNE ;
• soit par auto-certification de l’éditeur de logiciel : elle s’établit en fonction du modèle de l’administration fiscale.

Dans tous les cas, soyez en mesure de communiquer, en cas de contrôle, votre certificat d’homologation. Celui-ci peut prendre une forme physique ou dématérialisée, et doit être individuel.

Sans doute vous demandez-vous comment obtenir ce précieux sésame ? Rassurez-vous : depuis la mise en place des nouvelles normes légales au 1e janvier 2018, la plupart des logiciels de caisse ont obtenu les certifications nécessaires. Néanmoins, n’oubliez pas de vérifier ce point avant toute mise en place de votre solution de caisse.

La majorité des logiciels de caisse étant conformes à la législation, la différence se joue finalement sur les options supplémentaires qu’ils proposent, afin que vous bénéficiiez des nombreux avantages évoqués plus haut.

Pour vous aider dans votre choix, nous vous présentons une sélection de logiciels adaptés à tous types de besoins et de commerces.

Simple et facile à prendre en main, Chrono-Caisse vous accompagnera dans la gestion et la centralisation de vos opérations de caisse en toute simplicité.

Chrono-Caisse en quelques mots :

• Un tarif unique, de 42 € par mois, donnant accès à toutes les fonctionnalités, sans surprise ;
• Un tarif valable pour un nombre illimité de boutiques et d’utilisateurs ;
• La possibilité d’utiliser votre propre matériel, ou le matériel de location mis à disposition ;
• La connexion de Chrono-Caisse à votre site Prestashop ou WooCommerce ;
• Une prise en main facile et rapide ;
• Une aide précieuse à l’administration de vos devis et factures ;
• Une gestion des stocks automatisée et intelligente ;
• Une analyse complète de vos données en temps réel.

Fastmag boutique met à votre disposition toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion de votre caisse… mais pas que. Il va plus loin, en intégrant des fonctions de CRM.

Fastmag boutique en quelques mots :

• Le management de vos points de vente et de votre encaissement en toute simplicité ;
• Un outil intuitif et ergonomique, grâce à une interface légère ;
• Un travail sur smartphone facilité, afin d’accompagner le client sur toute la durée de son acte d’achat ;
• Un logiciel s’adaptant aussi bien à la mono-boutique qu’au réseau de magasins ;
• Vos données sécurisées et hébergées en temps réel sur le cloud ;
• La possibilité de mettre en place des fiches clients, ainsi que des programmes de fidélité et d’exploitation de données ;
• L’organisation de campagnes SMS ;
• L’envoi de tickets de caisse par email.

L’application Genius caisse connectée, proposée par la Poste, se télécharge sur votre tablette Android. Il ne vous reste plus qu’à choisir les fonctionnalités qui vous conviennent.

Genius caisse connectée en quelques mots :

• Une application développée pour tablette, vous permettant d’encaisser en magasin ou en situation de mobilité ;
• Un système modulable s’adaptant à tous les besoins (gestion des stocks, statistiques, etc.)...
• … et à tous les budgets ! Ne payez que ce dont vous avez besoin ;
• La possibilité d’adhérer au pack Genius Essentiel si vous ne disposez pas du matériel nécessaire ;
• Une solution disponible avec ou sans abonnement.

Hangers met à la disposition des artisans de proximité et des commerçants un outil complet pour une vision à 360° de leurs ventes. Rapide et simple à installer, Hangers fournit une solution sur mesure qui s’adapte à votre secteur (boulangerie, pressing, commerces de bouches, etc.) pour vous concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

Hangers en quelques mots : 

• Une application tout-en-un qui gère à la fois vos devis, vos factures et votre commerce, 
• Un système de création de ticket simplifié (4 étapes seulement pour enregistrer une commande),
• Une offre modulable qui s’adapte à vos besoins avec une synchronisation automatique sur votre tablette, 
• Des alertes par SMS pour avertir vos clients de la disponibilité de leur commande, 
• Le paiement direct ou en plusieurs fois disponible en ligne ou au guichet et la facturation en fin de mois pour les clients B2B,
• Une prise en charge des réductions personnalisées en fonction de vos clients, 
• Des données sécurisées grâce à des serveurs protégés par TLS/SSL.

L'Addition, acteur reconnu des caisses enregistreuses pour restaurateurs, propose une solution compatible avec le système Apple.

L’Addition en quelques mots :

• L’unique caisse enregistreuse spécifique aux restaurateurs reconnue par Apple ;
• Une réponse efficace à l’ensemble des besoins des restaurateurs (commande à table, réservation en ligne, gestion des happy hours, etc.)...
• … et pour tous types d’établissements (bar, restaurant, boulangerie, food-truck, etc.) ;
• Un outil facile, intuitif et rapide à prendre en main ;
• Une gestion de la communication et de la relation client facilitée (envoi de mail, ticket de caisse dématérialisé, compte client, etc.) ;
• Un fonctionnement hors connexion, pour éviter les problèmes en cas de coupure internet.

Lightspeed Restaurant est un logiciel de caisse enregistreuse tactile conçu spécialement pour les restaurateurs. Complète et sécurisée, cette plateforme évolutive compte de multiples intégrations et plusieurs fonctionnalités pour faciliter vos tâches quotidiennes, mais aussi pour suivre votre activité.

Lightspeed en quelques mots :

• la prise en charge de divers paiements sécurisés (carte de crédit, paiement sans contact, smartphone),
• la certification NF 525, qui garantit que vos données sont sécurisées sur le cloud,
• un historique de toutes vos commandes,
• la synchronisation de votre menu et de votre caisse enregistreuse avec les principaux services de livraison (Deliveroo, UberEats, Just Eat),
• une application mobile pour suivre votre activité depuis n’importe quel endroit.

En définitive, la bonne vieille caisse enregistreuse n’est pas obligatoire. Mais en pratique, nous rencontrons peu de commerces pouvant se dispenser d’un système de caisse moderne et performant, ne serait-ce que pour doper l’efficacité des équipes, l’amélioration des conditions de travail et la croissance de l’entreprise.

Mais si vous faites le choix de vous tourner vers un logiciel de caisse, encore faut-il vous assurer qu’il est certifié !

Fort heureusement, la plupart des éditeurs de logiciels fournissent les certifications nécessaires. Votre choix se portera alors sur le logiciel de caisse répondant le mieux à vos besoins, et qui sera capable de soutenir la croissance de votre activité.

Et vous, avez-vous opté pour un logiciel de caisse ? Si oui, lequel ?