Caisse enregistreuse obligatoire : accordez la législation avec vos besoins !

Caisse enregistreuse obligatoire : accordez la législation avec vos besoins !

La caisse enregistreuse : obligatoire ou pas ?

Telle est la question que de nombreux commerçants se sont posée, particulièrement depuis le changement de législation survenu au 1e janvier 2018. En effet, pour lutter contre la fraude à la TVA (estimée par la Commission européenne à 21 milliards d’euros par an !), le gouvernement français a décidé de prendre des mesures afin de limiter le manque à gagner.

Mais si nul n’est censé ignorer la loi, la législation entourant l’utilisation des caisses enregistreuses demeure assez floue.

Les commerçants doivent-ils forcément en être équipés ? Qu’en est-il des logiciels de caisse ? Le ticket de caisse est-il obligatoire ?

Pour vous aider à vous situez par rapport à la loi, nous répondrons à toutes ces questions. Nous irons même plus loin en identifiant les avantages qu’offre un logiciel de caisse, puis en vous présentant une sélection de solutions de caisse adaptées à l’exercice de votre activité... en toute conformité.

 

Sommaire

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Une caisse enregistreuse est-elle obligatoire dans un commerce en 2019 ?

Que dit la législation ?

Selon l’article 105 de la loi des finances 2018, si vous effectuez des livraisons de biens et des prestations de services ne donnant pas lieu à facturation (conformément à l'article 289), mais enregistrez ces opérations au moyen d'un logiciel ou d'un système de caisse, vous devez utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions :

  • d’inaltérabilité,
  • de sécurisation,
  • de conservation,
  • d'archivage des données.

En d’autres termes, vous n’êtes nullement obligé de posséder une caisse enregistreuse. Vous avez parfaitement la possibilité de recourir à un facturier ou à un carnet à souches pour travailler.

Cependant, dès lors que vous avez choisi de vous équiper d’un logiciel de caisse, et êtes assujetti à la TVA, ce renforcement du dispositif de certification vous concerne. 

Et dans ce cas, veillez à être parfaitement en mesure de prouver votre conformité. Car dans le cas contraire, vous encourez une amende de 7500 € !

Quid de l’obligation du ticket de caisse

Vous ne vous sentez pas concerné·e et êtes tenté·e de vous passer d’une caisse enregistreuse ?

Même s’il ne s’agit pas de la même loi, nous tenons à vous éclairer davantage sur la législation entourant le ticket de caisse. Selon l’article 1 de l’arrêté n° 83-50/A du 3 octobre 1983 :

  • vous devez fournir à votre client une note lorsque le prix est supérieur ou égal à 25 € (TVA comprise) ;
  • lorsque le montant est inférieur à 25 €, la délivrance d'une note est facultative. Mais celle-ci doit être remise au client s'il la demande.

C’est pourquoi nous vous recommandons fortement de vous équiper d’une caisse enregistreuse, qu’elle soit obligatoire ou non. Celle-ci vous fera gagner un temps précieux (difficile de rédiger des notes “à la main” en plein rush !).

D’autre part, en optant pour une version moderne de la caisse enregistreuse, c’est-à-dire un logiciel de caisse, vous bénéficierez d’avantages considérables pour la gestion et la croissance de votre business.

Caisse enregistreuse ou logiciel de caisse ?

Finie l’époque de la vieille caisse enregistreuse des commerces d’antan, qui s'apparentait surtout à une sorte de calculatrice géante.

Aujourd’hui, la plupart des commerces utilisent un logiciel couplé à un terminal de caisse. Ce dernier se compose généralement d’un écran tactile, d’un tiroir de caisse et d’un terminal de paiement (type carte bleue par exemple).

Le logiciel de caisse comprend les mêmes fonctionnalités qu’une caisse enregistreuse classique, mais pas que !

Petit tour d’horizon des avantages apportés par les logiciels de caisse.

Quels sont les avantages d’un logiciel de caisse ?

Gain de temps

Le temps gagné par commande grâce à une caisse enregistreuse tactile gérée par logiciel serait de 20 %.

Source : market-inspector

Rappelez-vous la perte de temps provoquée par l’édition du ticket de caisse à la main !

Par ailleurs, les fonctionnalités de gestion de stock, comprises dans nombre de logiciels de caisse, vous assurent aussi un gain de temps significatif : chaque opération de caisse se répercute en temps réel sur votre inventaire.

Amélioration de la relation client

Certaines solutions de caisse mettent à disposition des outils pour travailler votre relation client. La réalisation d’opérations de fidélisation est facilitée par la présence de fichiers et de statistiques relatives à votre clientèle. Il ne vous reste plus qu’à vous appuyer sur eux pour définir le moment opportun pour lancer vos actions, comme une promotion personnalisée par exemple.

Optimisation de votre gestion comptable

Gagnez en efficacité et en rapidité grâce aux logiciels de caisse. Gérez les comptes de votre entreprise de manière automatisée, et évitez les tâches fastidieuses à la main… et les risques d’erreurs qui vont avec.

Visibilité pour votre stratégie business

Un bon dispositif de caisse comprend des tableaux de bord et des reportings. Ces derniers vous offrent une visibilité accrue de votre business : vous identifiez vos meilleures périodes de vente, vos best-sellers, et établissez une stratégie optimale pour accroître votre chiffre d’affaires.

Perfectionnement de votre management

En plus de celles de vos clients, recueillez les statistiques de vos employés. Riche de ces données, optez pour des actions de management pertinentes, en accord avec la réalité du terrain, et augmentez par là même la productivité.

L’acquisition d’un logiciel de caisse semble donc indispensable à la bonne conduite de votre commerce. Mais comment vous assurer un choix conforme à la législation ?

Nous reviendrons plus en détail sur les fonctionnalités de différents logiciels de caisse en fin d'article.

Comment choisir votre logiciel de caisse ?

Choisissez un logiciel de caisse certifié

Comme évoqué précédemment, votre logiciel de caisse doit répondre à des critères d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données. L’objectif de cette mesure est d’éviter que votre caisse ne soit considérée comme “frauduleuse”, et vous permette par exemple :

  • de réaliser un abandon de transaction sans saisir le règlement ;
  • de modifier un ticket de caisse déjà encaissé ;
  • de supprimer certaines lignes comptables, etc.

D’autre part, l’édition de tickets de caisse et de tickets Z détaillés et faisant figurer la TVA, est rendu obligatoire si vous possédez un logiciel de caisse.

 

💡Qu’est-ce qu’un ticket Z ?

Un ticket Z, fourni par votre système de caisse, est un récapitulatif de votre journée de travail. Il regroupe toutes les recettes en TTC enregistrées au cours de celle-ci. Édité en fin de journée, au moment de la clôture de caisse, il aide au traitement comptable.

 

Afin de garantir le respect de tous ces critères, assurez-vous que votre logiciel de caisse soit certifié. Cette certification s’obtient :

  • soit par un organisme accrédité : il vérifiera la conformité aux normes NF 525 et la certification LNE ;
  • soit par auto-certification de l’éditeur de logiciel : elle s’établit en fonction du modèle de l’administration fiscale.

Dans tous les cas, soyez en mesure de communiquer, en cas de contrôle, votre certificat d’homologation. Celui-ci peut prendre une forme physique ou dématérialisée, et doit être individuel.

Sans doute vous demandez-vous comment obtenir ce précieux sésame ? Rassurez-vous : depuis la mise en place des nouvelles normes légales au 1e janvier 2018, la plupart des logiciels de caisse ont obtenu les certifications nécessaires. Néanmoins, n’oubliez pas de vérifier ce point avant toute mise en place de votre solution de caisse.

Choisissez un logiciel de caisse adapté à vos besoins

La majorité des logiciels de caisse étant conformes à la législation, la différence se joue finalement sur les options supplémentaires qu’ils proposent, afin que vous bénéficiiez des nombreux avantages évoqués plus haut.

Pour vous aider dans votre choix, nous vous présentons une sélection de logiciels adaptés à tous types de besoins et de commerces.

Notre sélection de logiciels de caisse

Chrono-Caisse : l’option illimitée pour vos boutiques et votre e-commerce

Simple et facile à prendre en main, Chrono-Caisse vous accompagnera dans la gestion et la centralisation de vos opérations de caisse en toute simplicité.

 

caisse enregistreuse obligatoire : visuel Chrono Caisse

 

Chrono-Caisse en quelques mots :

  • Un tarif unique, de 42 € par mois, donnant accès à toutes les fonctionnalités, sans surprise ;
  • Un tarif valable pour un nombre illimité de boutiques et d’utilisateurs ;
  • La possibilité d’utiliser votre propre matériel, ou le matériel de location mis à disposition ;
  • La connection de Chrono-Caisse à votre site Prestashop ou WooCommerce ;
  • Une prise en main facile et rapide ;
  • Une aide précieuse à l’administration de vos devis et factures ;
  • Une gestion des stocks automatisée et intelligente ;
  • Une analyse complète de vos données en temps réel.

 

Fastmag boutique : gérez à la fois votre caisse et votre CRM

Fastmag boutique met à votre disposition toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion de votre caisse… mais pas que. Il va plus loin, en intégrant des fonctions de CRM.

 

 

Fastmag boutique en quelques mots :

  • Le management de vos points de vente et de votre encaissement en toute simplicité ;
  • Un outil intuitif et ergonomique, grâce à une interface légère ;
  • Un travail sur smartphone facilité, afin d’accompagner le client sur toute la durée de son acte d’achat ;
  • Un logiciel s’adaptant aussi bien à la mono-boutique qu’au réseau de magasins ;
  • Vos données sécurisées et hébergées en temps réel sur le cloud ;
  • La possibilité de mettre en place des fiches clients, ainsi que des programmes de fidélité et d’exploitation de données ;
  • L’organisation de campagnes SMS ;
  • L’envoi de tickets de caisse par email.

 

Genius caisse connectée : le système de caisse “à la carte” pour votre tablette

L’application Genius caisse connectée, proposée par la Poste, se télécharge sur votre tablette Android. Il ne vous reste plus qu’à choisir les fonctionnalités qui vous conviennent.

 

 

Genius caisse connectée en quelques mots :

  • Une application développée pour tablette, vous permettant d’encaisser en magasin ou en situation de mobilité ;
  • Un système modulable s’adaptant à tous les besoins (gestion des stocks, statistiques, etc.)...
  • … et à tous les budgets ! Ne payez que ce dont vous avez besoin ;
  • La possibilité d’adhérer au pack Genius Essentiel si vous ne disposez pas du matériel nécessaire ;
  • Une solution disponible avec ou sans abonnement.

 

L’Addition : le logiciel de caisse au service des restaurateurs

L'Addition, acteur reconnu des caisses enregistreuses pour restaurateurs, propose une solution compatible avec le système Apple.

 

 

L’Addition en quelques mots :

  • L’unique caisse enregistreuse spécifique aux restaurateurs reconnue par Apple ;
  • Une réponse efficace à l’ensemble des besoins des restaurateurs (commande à table, réservation en ligne, gestion des happy hours, etc.)...
  • … et pour tous types d’établissements (bar, restaurant, boulangerie, food-truck, etc.) ;
  • Un outil facile, intuitif et rapide à prendre en main ;
  • Une gestion de la communication et de la relation client facilitée (envoi de mail, ticket de caisse dématérialisé, compte client, etc.) ;
  • Un fonctionnement hors connexion, pour éviter les problèmes en cas de coupure internet.

 

Équipez-vous avec le bon logiciel de caisse !

En définitive, la bonne vieille caisse enregistreuse n’est pas obligatoire. Mais en pratique, nous rencontrons peu de commerces pouvant se dispenser d’un système de caisse moderne et performant, ne serait-ce que pour doper l’efficacité des équipes, l’amélioration des conditions de travail et la croissance de l’entreprise.

Mais si vous faites le choix de vous tourner vers un logiciel de caisse, encore faut-il vous assurer qu’il soit certifié !

Fort heureusement, la plupart des éditeurs de logiciels fournissent les certifications nécessaires. Votre choix se portera alors sur le logiciel de caisse répondant le mieux à vos besoins, et qui sera capable de soutenir la croissance de votre activité.

Et vous, avez-vous opté pour un logiciel de caisse ? Si oui, lequel ?

 

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