Comment tenir à jour votre inventaire sans vous arracher les cheveux : astuces et outils

Afin de maximiser les profits et de minimiser les pertes, un as des étiquettes à codes-barres doit maîtriser la gestion d’inventaire sur le bout des doigts.

Cela nécessite notamment une bonne organisation, une analyse de la rentabilité et un reporting régulier. Appvizer vous dévoile quelques bonnes pratiques pour une gestion efficace de votre inventaire.

La gestion d’inventaire correspond à un ensemble de processus complexes nécessitant une connaissance approfondie des stocks. Elle consiste à analyser les entrées et les sorties de produits, ainsi qu’à maintenir des niveaux de stocks optimaux.

En d’autres termes, la gestion d’inventaire est un processus consistant à surveiller les stocks de votre entreprise. Elle vous permet de savoir exactement quel produit est disponible, où et à quel moment.

👉La gestion d’inventaire demeure donc fondamentale pour toute entreprise afin d’optimiser la chaîne d’approvisionnement tout en étant capable de répondre aux demandes des clients et d’identifier les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent critiques.

On distingue 4 types d’inventaires :

• L’inventaire annuel, réalisé une fois par an lors de la clôture des comptes ;
• L’inventaire périodique, effectué plusieurs fois par an à une fréquence prédéterminée. Ce dernier comptabilise toutes les références stockées ;
• L’inventaire tournant reflète des comptages réguliers programmés sur l’année de certaines références ;
• L’inventaire permanent comptabilise chaque mouvement d’entrées et de sorties d’articles pour ainsi refléter en temps réel le stock disponible.

Il existe plusieurs techniques de gestion d’inventaire, en voici quelques exemples :

• La méthode du Juste-à-Temps (JAT) : cette technique permet de produire des biens juste avant leur utilisation. In fine, les stocks sont les plus bas possibles, mais en quantité suffisante pour répondre à la demande. Le JAT permet ainsi d’éviter les coûts liés à la surproduction et à la surconsommation des stocks ;
• La méthode FIFO (ou PEPS en français) : cette méthode consiste à utiliser les stocks les plus anciens en priorité = premier entré, premier sorti. Elle est particulièrement adaptée aux produits périssables ou soumis à une obsolescence rapide ;
• La méthode ABC : cette méthode, calquée sur la loi de Pareto des 80/20, consiste à classer les stocks en fonction de leur valeur.
  • A = % du stock qui représente 80 % de vos revenus ;
  • B = % du stock qui représente 15 % de vos revenus ;
  • C = % du stock qui représente 5 % de vos revenus.

    La méthode ABC permet de prioriser les stocks en fonction de leur popularité et de leur rentabilité . 

L’un des principaux avantages d’une bonne gestion d’inventaire repose sur la réduction des coûts associés à l’entreposage inutile. En surveillant les entrées et sorties attentivement, votre entreprise évite les stocks excédentaires et réduit donc ses coûts de stockage.

☝️De plus, notez que la réduction des stocks excédentaires vous permet de libérer l’espace de stockage, et donc potentiellement, de réduire les coûts liés à l’agrandissement d’un entrepôt existant ou d’un nouveau dépôt.

Une bonne gestion d’inventaire permet également d’améliorer la satisfaction de vos clients. En effet, en surveillant minutieusement les niveaux de stocks, votre entreprise veille à ce que les produits soient disponibles et en quantité suffisante pour satisfaire la demande.

☝️Cela réduit le temps d’attente et augmente inéluctablement la satisfaction client.

Répondre avec justesse à la demande client est un exercice délicat. En ayant un stock insuffisant, vous pouvez perdre vos clients, mais en accumulant un excédent de stocks, ces derniers pèseront sur vos finances.

Pour écouler ces stocks, il vous faudra trouver des moyens tels que des remises pour inciter les clients à acheter, la destruction du stock non utilisé, etc.

☝️Une bonne gestion d’inventaire nécessite une analyse et une capacité d’adaptation constante de la chaîne de production. Tout ceci dans le but d’optimiser les processus en rationalisant les activités afin de booster les rendements.

En vous appuyant sur des données empiriques, une bonne gestion de stock et d’inventaire vous permet d’anticiper la demande tout en optimisant :

• les approvisionnements,
• la production,
• et la distribution.

Afin de gérer efficacement votre inventaire, organisez vos stocks en catégories uniques. Plusieurs avantages s’offriront à vous :

• vous trouverez plus facilement les articles commandés,
• vous saurez à quel moment une catégorie nécessite un réapprovisionnement,
• et vous serez à même d’identifier avec précision quels produits se vendent le mieux.

Vous pouvez également classer vos stocks selon leur rentabilité. Les produits les plus vendus doivent être stockés à un emplacement stratégique pour faciliter leur récupération.

Une fois la classification de catégories uniques et de sous-catégories de produits opérées, vous êtes capable d’identifier en temps réel et rapidement les catégories qui plaisent le plus aux clients.

👉Vous pouvez donc vous approvisionner en conséquence et maximiser le retour sur investissement de vos stocks.

L’étiquetage des stocks est étroitement lié avec son organisation. L’objectif d’un bon étiquetage de la marchandise repose sur :

• l’identification claire de chaque article ;
• l’information de ses spécificités (date d’expiration, présence de matières dangereuses, exigences d’emballage, etc.).

Un reporting régulier est essentiel pour une gestion efficace de votre inventaire. Ce dernier vous permet de :

• suivre l’évolution des stocks,
• repérer les tendances,
• et d’anticiper la demande future.

☝️Le reporting vous aide également à identifier les produits à faible rotation impactant négativement la rentabilité de votre entreprise.

Il est fondamental de savoir quels produits se vendent le plus rapidement grâce à la méthode ABC, puis de les placer dans un endroit facilement accessible. Ainsi, vous optimisez l’utilisation de l’espace de stockage et vous réduisez le temps nécessaire pour récupérer les produits avant leur expédition.

☝️Il est également essentiel de tenir compte des tendances saisonnières et des changements de consommation des clients pour ajuster la hiérarchisation des stocks.

En matière de gestion d’inventaire, la méthode du stylo et du papier va vite présenter ses limites. En optant pour un logiciel d’inventaire, vous automatisez de nombreuses tâches manuelles chronophages et potentiellement sources d’erreur. Mais avant de vous équiper d’un logiciel de gestion, il faut tout d’abord différencier les deux types d’inventaires existants et déterminer lequel vous correspond le mieux :

• La gestion des stocks liée à la production, qui est généralement prise en charge par un ERP. Dans ce cas, l'ERP permet de calculer la capacité de production en fonction des stocks disponibles (par exemple : j'ai 5 dossiers, 3 assises et 10 pieds, donc je peux fabriquer seulement 3 chaises), et d'enregistrer la réalisation du produit fini.
  
  
• La gestion interne des stocks de l'entreprise, qui comprend tous les stocks qui ne sont pas destinés à être vendus, tels que les immobilisations comptables ou les consommables de l'entreprise. Par exemple : le matériel informatique (souris, clavier, ordinateur), le mobilier (bureau, chaises), les produits d'entretien (papier toilette, nettoyant), les outils (perceuse, ponceuse...) et les consommables associés.

  
  🛠C’est exactement ce que vous permet le logiciel de gestion d’inventaire Hector.
  Grâce à des fonctionnalités intuitives et automatisées, il vous aide à surveiller votre stock consommable en suivant en temps réel les entrées et sorties. Véritable outil tout-en-un, il vous permet également de gérer les prêts de votre matériel, les maintenances périodiques, et le renouvellement de votre parc. Vous profitez également d’un suivi en temps réel de l’état de dépréciation de vos actifs. Le plus ? Vous pouvez utiliser l'application mobile et l'API ouverte pour gérer votre équipement depuis n'importe quel appareil et intégrer Hector avec les autres solutions que vous utilisez déjà.

☝️Sachez qu’un logiciel d’inventaire peut également être intégré à d’autres systèmes, tels que les systèmes de gestion des commandes et des expéditions, pour une efficacité accrue.

La gestion d’inventaire implique souvent de travailler avec de nombreuses sources de données, telles que :

• les niveaux de stock,
• les commandes,
• et les mouvements de stock.

Traiter ces différentes informations manuellement peut s’avérer complexe, car les données sont dispersées et difficilement synchronisables. En utilisant un logiciel d’inventaire, vous créez une source unique de données en temps réel, consultable et mise à jour par tous les services concernés. La prise de décision est alors facilitée, et vous améliorez l’efficacité globale de l’entreprise.

Vous l’aurez compris, la mise en place d’une gestion d’inventaire efficace est essentielle pour optimiser vos coûts, améliorer la satisfaction client et rationaliser vos opérations commerciales.

L’utilisation d’un logiciel pour inventaire vous aide à atteindre ces objectifs en automatisant les tâches manuelles, en fournissant des données en temps réel et en permettant une planification des stocks plus précise. Investir dans un logiciel de gestion de stock adapté se révèle être une excellente solution pour améliorer la productivité de votre entreprise et favoriser sa croissance à long terme.

Il ne vous reste plus qu’à choisir le logiciel de gestion de stock qui répondra le mieux à vos attentes et à vos besoins !