Comment gérer les données techniques dans un projet industriel complexe ?

La gestion des données techniques est un enjeu quotidien dans le contexte des projets complexes d’ingénierie ou industriels. Les grandes entreprises industrielles font face à des enjeux de planification, d’optimisation et d’automatisation en matière d’approvisionnement, de gestion de production ou encore de gestion des stocks, par exemple. Leur défi est alors de mettre en œuvre un système de gestion des données techniques dans un souci d’amélioration continue de leurs processus.

Comment trouver les bons processus et choisir les bons outils ? Comment permettre à toutes les parties prenantes d’avoir accès aux informations pertinentes à tout moment de l’élaboration d’un produit ? Les outils de gestion de projet sont-ils la solution ?

appvizer vous éclaire en détail sur les enjeux du PLM, qu’on nomme aussi la gestion du cycle de vie du produit.

SOMMAIRE

• Le PLM au service de la gestion de projets complexes
  • Qu’est-ce que le PLM ?
  • Les avantages du PLM
  • Gestion de projet vs gestion de projet complexe : quelles différences ?
• Gestion des documents : aller plus loin que la GED
  • Pourquoi prêter attention à la gestion documentaire ?
  • Infographie : réussissez vos projets d’ingénierie grâce à une gestion documentaire optimisée
• Faciliter la gestion des données techniques
  • Système de gestion de données techniques : définition
  • La gestion de la configuration offre une vision métier
  • Comment faire ?
• [Livre blanc à télécharger] La gestion des flux d’informations dans les grands projets d’ingénierie
• Maîtrisez votre flux d’informations

Le PLM au service de la gestion de projets complexes

Qu’est-ce que le PLM ?

Le PLM (Product Lifecycle Management), aussi appelé en français gestion du cycle de vie du produit (GCVP) est un cadre organisationnel qui regroupe un ensemble de méthodes, de processus et de solutions logicielles.

Son but est de concevoir, de créer, d’entretenir, de maintenir et même de gérer le démantèlement d’un produit ou d’un équipement industriel.

C’est un levier de performance industrielle qui implique toutes les phases de l’étude préliminaire jusqu’à la phase d’exploitation des produits, en passant par l’établissement du cahier des charges et la construction.

Le PLM relève de l’ingénierie système : il ne s’agit pas que de gestion documentaire, mais il faut aussi gérer les processus inhérents aux projets de grande ampleur, ainsi que toutes les données techniques associées.

Les avantages du PLM

La gestion du cycle de vie du produit est facilitée aujourd’hui par les outils logiciels. Ces derniers synthétisent et dématérialisent l’ensemble des données liées à un produit ou à un équipement. Une solution PLM est paramétrable et évolutive pour suivre les changements du projet.

Entre autres, un logiciel PLM  :

• centralise toutes les données liées à un projet,
• centralise les documents concernant un projet,
• relie de très nombreux acteurs et favorise leur collaboration,
• offre une vision transversale du projet,
• permet une communication et un transfert d’informations plus fluides,
• fait gagner du temps dans la requête des informations pertinentes,
• produit un reporting adapté à chaque partie prenante ou corps de métier,
• met en place une procédure de validation claire,
• mesure les impacts financiers à chaque phase,
• mesure les conséquences d’un changement en cours de projet d’après les dépendances entre chaque élément,
• automatise les tâches répétitives,
• rationalise les étapes du projet, etc.

Gestion de projet vs gestion de projet complexe : quelles différences ?

La différence entre ces deux notions réside principalement dans le périmètre du projet, et donc dans toutes les conséquences qui en découlent. Explications.

Un projet complexe implique :

• une ampleur largement supérieure à un projet « classique »,
• des milliers d’acteurs différents : prestataires, MOE, MOA, clients, fournisseurs, sous-traitants, collectivités territoriales, etc.
• une co-construction du projet avec différentes parties prenantes,
• une gouvernance partagée du projet : les intérêts des parties prenantes peuvent diverger,
• une dimension politique qui peut changer l’orientation du projet en cours ainsi qu’allonger le temps de prise de décisions,
• des technologies évolutives : elles ne seront pas les mêmes au début et à la fin du projet,
• les difficultés et les prises de décision et changements associés remontent davantage du terrain vers le management, et non l’inverse,
• le volume de documents et de livrables attendus à chaque étape du projet sont considérablement supérieurs, etc.

Exemples de projets que l’on peut qualifier de « complexes » : la construction du « Grand Paris », le tunnel sous la Manche, l’EPR de Flamanville ou encore une plateforme pétrolière.

Gestion des documents : aller plus loin que la GED

La gestion électronique de documents (GED), ou Electronic Document Management (EDM) en anglais, fait référence aux logiciels permettant de gérer l’ensemble du cycle de vie des documents de la création à la suppression. Elle comprend des fonctions comme :

• la conception, la création et l’édition de documents,
• l’organisation de documents,
• le partage individuel ou groupé de documents,
• la sauvegarde de documents,
• l’historisation de documents sous plusieurs versions, etc.

Elle permet de mettre à disposition d’un groupe de personnes un ensemble de documents de manière collaborative. Comment savoir que les différents métiers ont accès aux documents qui leur sont pertinents ? Les accès aux différents documents ou classeurs de documents peuvent être autorisés par poste, par niveau hiérarchique, etc., et ce, pour tous les services.

Pourquoi prêter attention à la gestion documentaire ?

La gestion documentaire est un point d’attention crucial et primordial pour le bon déroulement d’un projet complexe ou d’ingénierie. Comme vu précédemment, ces projets sont de très grande ampleur, ils peuvent être internationaux et multiplient les parties prenantes.

Les entreprises impliquées expriment alors un besoin croissant de collaboration et de confidentialité pour une gestion documentaire optimale dans le cadre de ces projets. 

Pour ce faire, les logiciels dédiés facilitent l’accès aux intervenants à l’ensemble des documents via une plateforme collaborative, mais assurent également la traçabilité et la sécurité des données entre les clients, fournisseurs, prestataires, etc.

Face à l’augmentation du volume et de la complexité des documents dans les sociétés d’ingénierie, les enjeux sont multiples :

• le stockage de documents,
• la gestion des données techniques présentes dans les documents,
• l’évolution du cycle de vie de ces documents au cours du projet,
• la gestion des processus métier liés au projet

Autrement dit, ces enjeux dépassent le cadre de la simple GED.

Il faut éviter de fragmenter les référentiels de données dans l’entreprise, mais plutôt assurer la cohérence des données ou permettre la consolidation des données au niveau de la direction, par exemple.

C’est là qu’intervient le logiciel de PLM et de gestion documentaire, qui s’apparente au référentiel, au cœur du système d’informations de l’entreprise. Il garantit une documentation fiable et unique, qui permet le suivi des évolutions, la visualisation de l’historique complet d’un équipement en cas d’audit, par exemple.

Infographie : réussissez vos projets d’ingénierie grâce à une gestion documentaire optimisée

Les documents sont les premiers supports de communication et d’informations. Or, les projets d’ingénierie regroupent des milliers d’intervenants, durent plusieurs années voire plusieurs décennies, et représentent des budgets pharaoniques.

Ils sous-entendent également des milliers de documents à gérer. Ces documents sont constamment mis à jour pour rendre compte de l’évolution du projet et représentent un flux d’informations gigantesque qui peut être difficile à suivre pour tous les maillons de la chaîne.

L’infographie suivante présente les avantages d’une gestion documentaire appliquée, c’est-à-dire relative au contexte d’un projet (équipements et éléments du projet).

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Source : blog Architectural Engineering and Construction

Faciliter la gestion des données techniques

Système de gestion de données techniques : définition

Un système de gestion des données techniques, ou PDM (Product Data Management) est un ensemble d’outils logiciels qui traitent la gestion des données techniques dans le cadre d’un projet industriel ou d’ingénierie. Il prend en compte le stockage, la gestion et le contrôle des données et processus liés à un produit à chaque phase du projet.

Une solution PDM permet :

• d’accéder rapidement aux données et aux documents techniques,
• de visualiser tous les fichiers pertinents pour un acteur,
• de naviguer par le contenu pour accéder aux référentiels uniques

Le SGDT se trouve aujourd’hui assez limité sur un marché où l’on trouve des logiciels PLM qui ajoutent une dimension collaborative et de gestion du cycle de vie.

La gestion de la configuration offre une vision métier

La configuration est l’ensemble des caractéristiques fonctionnelles et physiques d’un produit selon un point de vue donné. 

Dans le cadre de la gestion de données techniques, la gestion de configuration permet d’offrir différentes vues d’un produit ou d’un projet, sous forme d’arborescence, en adaptant les données présentées selon l’acteur qui les visualise.

Ainsi, chaque métier ne voit que les informations pertinentes qui le concernent et gagne du temps lors de la recherche de données. Il est alors possible de structurer et de représenter des données hétérogènes tout en garantissant une cohérence pour l’utilisateur.

Comment faire ?

Un logiciel PLM permet d’organiser les flux d’échange dans les projets grâce à :

• une vue d’ensemble du processus,
• la gestion des cycles de relectures, commentaires et annotations des documents,
• la gestion de la validation et de l’approbation,
• la diffusion et la transmission des documents
• la mise en place de processus fluides et simples,
• la mise à disposition de documents de manières collaboratives,
• la gestion des droits d’accès aux données par acteur.

[Livre blanc à télécharger] La gestion des flux d’informations dans les grands projets d’ingénierie

Comment gérer les flux d’informations dans les projets d’ingénierie ? Téléchargez le livre blanc Les flux d’informations dans les projets d’EPC et de BTP pour découvrir les bonnes pratiques en mettre en place dans vos projets.

Le livre blanc au format PDF commence par dresser un état de l’art des flux d’informations dans les projets d’ingénierie, avant de développer six impératifs à mettre en place et à respecter pour gagner en compétitivité :

• mettre en place la colonne vertébrale du système d’information,
• codifier les informations,
• assurer la confidentialité,
• organiser les flux d’échanges,
• organiser les dossiers, les livrables et les configurations documentaires,
• piloter l’avancement et suivre les attendus.

Maîtrisez votre flux d’informations

La gestion des données techniques est la clé pour assurer la réussite de vos projets complexes et affirmer votre compétitivité. Un flux d’informations maîtrisé, combiné à une vision globale et personnalisée du projet pour chaque intervenant, est un pilier à soigner tout particulièrement pour la gestion de projets industriels.