Planning d'aide à domicile : nos conseils + un exemple pour une organisation sans faille

Un planning de travail d’aide à domicile est une représentation des activités à effectuer ainsi que du temps qui leur est attribué sur une période donnée.

C’est un outil essentiel dans le secteur du service à la personne. Sans ça, vous risquez de vous perdre dans vos horaires ou même d’oublier de vous présenter à un rendez-vous.

Vous venez de lancer votre entreprise et ne savez pas comment gérer votre logistique ? Ou peut-être avez-vous des doutes sur votre organisation actuelle ?

Ne paniquez pas, voici quelques pistes à suivre, ainsi qu’un exemple de planning d’aide à domicile, pour vous organiser au mieux.

Voici les étapes à respecter pour bien commencer, sans rien oublier ni vous tromper.

Avant même de commencer à assembler vos activités sur votre planning, il vous faut décider de la périodicité qu’il va couvrir.

Préférez-vous la praticité d’avoir sous les yeux heure par heure le détail de vos prestations quotidiennes, voire même de pouvoir les cocher une par une dès que vous les avez terminées ?

Dans ce cas, vous pouvez opter pour un planning sous forme de to-do-list quotidienne. Il a l’avantage d’être complet et de pourvoir toutes les informations nécessaires pour chacune de vos prestations. C’est une option de facilité au quotidien, notamment pour votre équipe.

☝️ Attention, vous risquez néanmoins de vous perdre au milieu de trop d’informations et de vous focaliser uniquement sur vos activités du jour sans penser à la suite. Aussi, il faut l’actualiser quotidiennement ce qui représente une charge en plus à la fin de la journée.

Si ce qu’il vous faut c’est plutôt avoir un visuel sur l’ensemble de vos activités sur une plus longue période et savoir ce qu’aujourd’hui représente pour tout le mois, la meilleure option est un agenda mensuel. Vous pouvez ainsi :

• mieux vous représenter les activités quotidiennes de vos intervenants dans un ensemble ;
• visualiser vos objectifs à long terme de manière plus concrète ;
• obtenir plus de visibilité sur les périodes de congés.

☝️ Il prend cependant plus de temps à faire qu’un planning quotidien, puisqu’il faut y intégrer des activités sur le long terme. Comme il présente une plus grande période, il est aussi moins précis au quotidien.

Pour un début, nous vous conseillons le planning hebdomadaire.

Le planning hebdomadaire combine les avantages des deux options précédentes, tout en réduisant leurs inconvénients. Il est polyvalent : plus flexible qu’un planning mensuel, il offre une vision plus large qu’un planning quotidien.

Il vous permet de vous projeter sur une courte période sans trop vous éparpiller et vous propose un niveau de précision satisfaisant pour votre organisation au jour le jour.

💡 Commencer par un planning hebdomadaire vous aide à intégrer l’organisation du planning à vos activités. Vous pouvez par la suite développer un planning quotidien ou mensuel à partir des données hebdomadaires.

Commencez par lister vos tâches par ordre d’importance. Quelles sont les tâches que vous devez accomplir en premier ? Les rendez-vous que vous ne devez pas manquer ?

Dans un premier temps, repérez vos activités récurrentes. Ce sont toutes les tâches qui reviennent chaque semaine et doivent apparaître en priorité sur votre planning, avant d’en intégrer d’autres (visite à domicile tous les lundis après-midi, rendez-vous hebdomadaire avec un patient, travail administratif, etc.).

Par la suite, répertoriez toutes vos autres activités, rendez-vous et autres nouvelles interventions que vous programmez au fur et à mesure de votre journée pour la suite du planning ou à intégrer la semaine suivante. Ce sont vos activités ponctuelles (rencontre avec un nouveau client, visite chez un spécialiste, etc.).

💡 Si vous êtes auto-entrepreneur, nous vous conseillons de commencer par intégrer vos activités personnelles à votre planning pour ne pas oublier de les prendre en compte (heure des repas, temps de pause, heures de sommeil, etc.).

À partir de cette étape vous pouvez déjà vous appuyer sur un logiciel pour vous aider.

Une fois vos activités hiérarchisées, il reste encore à déterminer le temps que chacune d’elle représente.

Pour calculer une estimation, comptez large. N’oubliez pas de prendre en compte vos temps de déplacement, retards sur l’intervention précédente et autres éventuels contretemps qui pourraient se présenter.

C’est également le moment de mettre en avant vos échéances ou obligations de planning afin de ne pas les oublier (horaires à respecter, terme d’une activité récurrente, disponibilités du bénéficiaire, fin de traitement d’un patient, etc.).

💡 Si possible, divisez les activités qui vous prennent le plus de temps pour les faire en plusieurs fois, ou du moins avoir une meilleure idée du temps à leur accorder.

Une fois toutes les préparations faites, vous pouvez mettre en place votre planning.

Comme pour un puzzle, posez d’abord vos pièces importantes : vos activités récurrentes. Elles serviront de point de repère pour la suite.

Dans l’espace restant, vous pouvez ensuite répartir vos activités ponctuelles au fur et à mesure de leur apparition.

❗ Gardez un équilibre quant aux heures de travail de vos intervenants et à leurs intervalles de pause au moment de leur attribuer une tâche. N’oubliez pas de respecter les contraintes légales du nombre d’heures par semaine.

Votre planning n’a pas à être parfait depuis le départ. Il va différer d’une journée à l’autre. Pensez à garder un temps en fin de période pour faire un bilan et revoir les changements à faire pour la période suivante. C’est le moment pour faire des modifications et retravailler les problèmes de planification avant de réaffecter les nouvelles interventions ponctuelles.

Une fois le planning rédigé, toutes les informations nécessaires doivent être lisibles en un coup d’œil. Il peut par exemple prendre cette forme :

• Les intervenants se trouvent sur la colonne de gauche, les journées de travail sur la ligne horizontale du haut.

• La deuxième ligne du tableau représente le nombre d’heures travaillées.

• Chaque travailleur se voit attribuer un certain nombre de tâches par jour, classées grâce à un code couleur.

• Le détail des tâches est inscrit dans la case qui lui correspond.

• La durée de chacune de ces tâches est représentée par la taille de la case correspondante et son emplacement, c’est le moment de la journée (matin, après-midi).

Pour vous aider à démarrer et organiser vos idées sans avoir à gérer la forme, nous vous proposons un modèle de planning d’aide à domicile sur Excel à télécharger :

Il ne vous reste plus qu’à le remplir avec vos propres informations !

Lorsqu’on parle planification, la première option à laquelle on pense est bien souvent Excel.

C’est effectivement une solution économique, pratique, et apparemment à la portée de tout professionnel.

Voici comment créer un planning simple sur l’application en 4 étapes, sans aucune compétence particulière :

Ce type de planning permet d’avoir en visuel sur un seul espace les heures d’arrivée et départ de vos salariés et leurs jours de présence. Puisque vous rentrez les informations à la main, tout changement est à votre charge. Prenez donc garde aux erreurs, ce n’est pas facile de s’y retrouver parmi toutes ces cases !

De plus, ce genre de planning est très rudimentaire et devient rapidement illisible : dès lors que vous avez un trop grand nombre d’employés ou d’informations à intégrer sur une seule case (horaires et détail des prestations quotidiennes), il s’alourdit.

Enfin, pour créer un planning plus complet que ça sans risquer de le rendre inutilisable, il vous faudra un certain nombre de compétences sur Excel (savoir gérer plusieurs feuilles de calcul, travailler avec des tableaux, mises en forme conditionnelles, etc.).

En comparaison, utiliser un logiciel spécialisé est bien plus simple et pratique. Puisque son but est déjà la création de planning, il a une utilisation plus intuitive qu’Excel. L’automatisation des tâches administratives réduit la marge d’erreur et augmente la satisfaction de vos travailleurs quant à la gestion de leurs salaires et horaires de travail.

Autres fonctionnalités notables de ce type de logiciels :

• Un espace de gestion collaborative des plannings. Il facilite l’échange à distance avec vos intervenants, qui ont alors accès à l’information actualisée en temps réel ;

• Le pointage à distance. Il est immédiatement pris en compte dans le calcul des heures effectives. Le logiciel peut également calculer la durée moyenne de vos interventions et en tenir compte ;

• La mise à jour des informations à chaque période en fonction des données récoltées (tâches récurrentes, nouvelles prises de rendez-vous, dates d’échéance, etc.

Votre choix de logiciel se fera en fonction des options et fonctionnalités proposées. Pour vous aider à trouver quel logiciel s’adapte le mieux à vos besoins, nous vous proposons de comparer les meilleurs logiciels de gestion de planning.

Un planning de service d’aide à domicile est un outil essentiel d’organisation pour votre entreprise. Il fait office de guide au jour le jour et permet de se projeter dans vos objectifs sur le long terme.

Quelle que soit la périodicité que vous comptez couvrir, pensez à bien lister toutes vos tâches et à calculer leurs durées et échéances avant de les intégrer à votre planning. N’oubliez pas non plus de prendre du temps régulièrement pour le retravailler.

Bien qu’Excel semble un bon support de départ pour un non expert, dépassé un certain stade des besoins spécifiques requièrent des compétences spécifiques. Lorsque vous choisissez d’utiliser un logiciel spécialisé à la place, vous comptez dès le départ sur un outil qui s’occupera du plus gros des tâches de planification pour vous.

Un planning n’est pas un document fixe, l’important est de tenter de vous y tenir au mieux. En cas de problème, il est toujours possible de rectifier le tir pour la période suivante.