La télégestion, ou comment garder le contrôle de vos opérations... à distance !

La télégestion est une révolution fonctionnelle pour les structures d’organisation de tous les milieux dont le service à la personne.

Jusqu’ici très utilisée dans la maintenance de gros engins, elle est encore peu répandue dans le secteur du service à la personne : elle ne commence vraiment à se démocratiser que depuis quelques années.

Vous vous interrogez sur la télégestion et les avantages qu’elle pourrait présenter pour votre secteur d’activité sans savoir desquels il s’agit ? Aucun souci, nous vous présentons ici ses principales utilisations et un bon nombre de raisons de vous y intéresser.

La télégestion est une technologie de gestion à distance. Elle est possible grâce à l’utilisation d’outils qui récupèrent de l’information à partir d’un point A et font la transmission des données au B, par le biais de réseaux électroniques, informatiques et de télécommunication.

Elle vous permet notamment d’enregistrer des informations sur un ordinateur central à partir d’un smartphone, ou encore de contrôler les opérations d’un appareil à distance.

La télégestion répond aux besoins des professionnels dans de nombreux domaines, allant de la maintenance d’équipements au secteur du service à la personne.

Elle se décline en de nombreux outils.

Elle consiste à assurer la maintenance d’équipements à longue distance.

Les outils de télémaintenance permettent de modifier et paramétrer une installation sans avoir à se rendre sur place.

C’est particulièrement utile dans le traitement de l’eau potable par exemple, la gestion d’énergie ou encore l’éclairage public.

La télémaintenance représente un gain de temps et de moyens, notamment lors de réglages sur des équipements éloignés ou difficiles d’accès.

Elles peuvent se faire à double sens ou à sens unique. Par exemple :

• des échanges en direct entre un smartphone et un ordinateur central,
• le partage d’informations entre des utilisateurs distants (client-intervenant-agence).

Pour ce qui est des outils de télécommunication à sens unique, citons par exemple les téléalarmes. Ce sont des capteurs qui reçoivent des informations en cas de panne ou problème de fonctionnement et transmettent des alertes pour permettre d’intervenir rapidement.

Il s’agit de la dématérialisation des feuilles de présence et de la mise à disposition en temps réel des informations de présence.

Le pointage par télégestion peut présenter des fonctionnalités supplémentaires en rapport telles que :

• la lecture de QR codes,
• la signature électronique,
• ou encore géolocalisation du lieu de pointage.

💡 Dans le secteur du service à la personne, le pointage par télégestion optimise l’organisation des équipes et changements de tour de garde, notamment auprès de patients dépendants par exemple. Il contribue également à mieux comptabiliser les heures de travail des salariés et à améliorer l’organisation de votre planning au quotidien grâce aux heures réelles effectuées.

Grâce à la télégestion, vous offrez une plus grande transparence à vos clients ou patients en restant en constante communication avec eux. Vous améliorez également leur confort et celui des prestataires quant à l’organisation des tâches.

• Temps de réaction : vous gardez en permanence un œil sur vos installations et recevez des alertes en cas de problème pour pouvoir agir rapidement (réparation d’équipements, aide à domicile pour les personnes fragilisées, etc.).
  Également, il vous est plus aisé de communiquer avec vos clients ou patients en cas de retard, absence de dernière minute ou encore annulation de rendez-vous.

• Documentation simplifiée : il est notamment question de mettre à disposition des modèles de documentation à compléter (listing des tâches, feuilles de facturation, rédaction de contrats, etc.), pour permettre à vos intervenants de concentrer leur énergie sur leurs prestations plutôt que sur la gestion de tâches annexes. Uniformiser la documentation contribue à éviter les erreurs et à automatiser leur traitement dans la base de données.

• Télécommande : pour pouvoir commander des actions à distance, contrôler à distance du matériel médical, modifier des paramètres.
  L’horodatage par exemple est un outil de télécommande qui permet de programmer à l’avance l’heure de lancement d’une action. Très pratique pour éviter les problèmes liés à la perte de données ou au manque de réseau au moment de lancer la tâche !

La télégestion n’a pas pour vocation de changer votre structure de traitement de l’information. Ce qui change, en revanche, c’est la disponibilité de l’information et les délais de transmission et communication.

• Traçabilité : vous disposez d’un visuel sur l’ensemble de vos activités en temps réel (statut et statistiques d’intervention, état des installations, déroulement des prestations, etc.) et suivez vos intervenants en temps réel.
  Avoir le détail des prestations effectuées au fur et à mesure de la journée vous aidera à les comptabiliser plus efficacement et avec plus d’exactitude. Cela simplifie la gestion d’information et la rémunération de vos salariés à hauteur du service rendu.

• Planification : vous réduisez considérablement vos délais de transmission et les coûts de planification. Les plannings sont disponibles à tout moment en cas de modification ou annulation, ce qui évite la superposition d’horaires et bien d’autres erreurs de planification.
  
  
• Centralisation : vous centralisez la documentation tout en la rendant accessible à distance pour vos intervenants. Vous mettez à leur disposition l’ensemble des missions, la documentation administrative ou encore la base de données de contacts par rapport à des patients (médecin traitant, bouton ou num d’urgence, proches à contacter, etc.).
  Vous évitez ainsi les erreurs de facturation, puisque le détail des prestations ainsi que des tarifs sera à disposition à tout moment.

La télégestion se décline en de nombreuses formes (applications pour smartphone, logiciels indépendants, capteurs et dataloggers).

Les logiciels de gestion des interventions, notamment, regroupent des outils de gestion et organisation qui fonctionnent ensemble afin de faciliter le travail logistique des prestataires. À vous de voir lesquels vous conviendront le mieux selon les besoins de votre entreprise et de vos collaborateurs.

👉 Pour vous donner une meilleure idée des outils à votre disposition, nous vous proposons de vous référer à la page suivante : Comparer les logiciels de Gestion des interventions et tournées.

💡 L’APA (allocation personnalisée de l’autonomie) et la PCH (prestation compensatoire du handicap) sont des allocations et aides parmi d’autres dont le but est d’aider à la mise en place d’outils de télégestion chez des personnes en situation de handicap ou de perte d’autonomie.

La télégestion est une technologie innovante très polyvalente, utilisable dans de nombreux secteurs pour de nombreuses tâches.

Pour vous, intégrer des solutions de télégestion à vos activités permet d’améliorer l’efficacité de votre système de gestion, pour réduire entre autres votre marge d’erreur et vos délais de transmission d’informations. Le tout sans impliquer de changement drastique quant à l’organisation de vos activités.

Pour vos prestataires, ça représente une charge de travail annexe en moins et plus de temps et d’énergie à consacrer à leurs missions. De même qu’une meilleure gestion de leur rémunération.

Vos clients apprécieront également le gain en transparence et confort du service.