[Étude de cas] Business Intelligence : enfin une passerelle entre financiers et dirigeants ?

Les outils numériques aident le DAF à devenir moteur dans la création de valeur. À condition de pouvoir maîtriser le flux de données croissant qui en découle…

L’intérêt de la Business Intelligence, c’est qu’elle s’impose comme le meilleur atout du DAF dans ce processus pour optimiser sa force de proposition. De quoi assumer un nouveau rôle auprès des décideurs ?

Dans cet article, nous vous livrons le retour d’expérience de l’entreprise Verdié Voyages sur la manière dont la Business Intelligence a augmenté ses performances.

Les directions financières sont constamment sollicitées par les décideurs, qui ont besoin d’indicateurs de pilotage au quotidien. En deux mots : des données fiables et sans délai ! C’est à cette condition que les financiers pourront s’asseoir à la table des stratèges.

Mais que se passe-t-il lorsque le DAF collecte des informations en amont d’une prise de décision ?

Dans un premier temps, les équipes financières mettent à jour leurs bases de données, tout en étant captives des contraintes de la DSI (J+1, J+3, etc.). Elles doivent ensuite croiser les informations provenant de divers logiciels de comptabilité, de trésorerie, ou de tableurs Excel. Enfin, elles effectuent des retraitements à la main pour neutraliser tel ou tel effet, parce que l’exceptionnel est bien souvent la règle.

Obtenir une donnée fiable en bout de chaîne ainsi que le temps nécessaire pour l’analyser est un sacré challenge. Conséquence ? La prise de décision se fait sur la base d’une information incomplète, non pertinente ou déjà obsolète. Et les dirigeants finissent par se passer de cette analyse…

Chez Verdié Voyages, l’outil de Business Intelligence MyReport a décloisonné l’entreprise.

Directeurs de BU et direction financière travaillent main dans la main à optimiser la performance.

Verdié Voyages compte 4 marques, 35 agences et plus de 200 collaborateurs.

Cette configuration va de pair avec certaines problématiques à régler :

• Processus chronophages et fastidieux,
• Trop de traitements manuels dans Excel,
• Peu de temps pour l’analyse et le pilotage,
• Besoin d’équiper la direction de dashboard de pilotage.

3 ans après son arrivée au sein du groupe, le DAF a souhaité remettre à plat certains processus internes.

La remontée de données était si complexe et chronophage qu’il était impossible d’avoir une vision globale de la performance en temps réel. Les équipes financières n’étaient donc pas en mesure de fournir des indicateurs de pilotage aux différentes BU. L’entreprise était cloisonnée, sans aucune synergie entre finance et métiers.

De plus, l’équipe financière était trop dépendante de la DSI. En plus de devoir lui demander de mettre à disposition les données au rythme des modifications structurelles de ces dernières, le service financier devait s’adapter aux disponibilités de la DSI, elle-même fortement impliquée dans ses tâches quotidiennes et autres projets en cours. Les collaborateurs devaient donc retravailler manuellement dans Excel les reportings et les états comptables justifiant les comptes annuels.

Depuis l’adoption de la solution MyReport :

L’outil a donc permis d’instaurer « une transversalité au sein de l’entreprise, qui décloisonne les organisations et favorise la prise de décision concertée. ».

En centralisant les données dans un entrepôt de données et en la rendant exploitable et accessible, MyReport permet au directeur financier d’avoir une vue à 360° des performances de chaque service métier.

Grâce à MyReport, les données sont accessibles et exploitables. Les collaborateurs n’ont plus besoin d’aller faire une demande à la DSI. Les métiers ont une forte autonomie dans l’établissement de leurs rapports.

Pour reprendre les mots de Laurent Albouy :

« Nous évoluons dans un écosystème à forte volumétrie en termes de flux comptables, à titre d’exemple MyReport nous a permis de gagner environ 15 jours de travail pour la justification des comptes clients de notre réseau d’agences de voyages, car désormais la mise à jour des données entre nos produits métiers et notre comptabilité CEGID est quasiment instantanée.

Dorénavant, la direction reçoit automatiquement une photographie des ventes journalières contre une fois par mois auparavant. C’est indispensable pour notre activité, nous devons analyser quotidiennement l’activité commerciale de notre réseau en le comparant au cumulé (YTD). ».

Grâce à la BI, de nouveaux processus se créent qui permettent de prendre des décisions éclairées de manière fluide.

Dans les faits, le DAF et ses équipes peuvent travailler sur une solution qui va collecter à partir des différentes sources, fiabiliser et structurer la donnée. Plus besoin de mettre à jour trois tableaux manuellement, et de contrôler les liaisons pour s’assurer de la fiabilité de son reporting. Plus besoin non plus de créer son tableau de bord de toute pièce.

Avec cet outil de pilotage, le DAF apporte un éclairage opérationnel majeur sur l’activité de l’entreprise. Il peut sereinement poser son analyse et proposer des leviers d’actions à ses dirigeants. De quoi instaurer une relation de confiance et un véritable dialogue d’égal à égal.

Une nouvelle relation qui bénéficie à chaque partie, alors pourquoi s’en priver ?