Le reporting financier, où comment faire parler vos données pour adopter la meilleure stratégie

Les finances sont le nerf de la guerre d’une entreprise.

C’est pourquoi, les DAF, les contrôleur·es de gestion et autres comptables consacrent beaucoup de temps à surveiller leur état, à s’assurer qu’elles restent au beau fixe et aussi à accompagner au mieux la direction dans ses prises de décisions stratégiques.

D’où l’intérêt d’établir régulièrement un reporting financier.

Mais ce document, si indispensable, cristallise bien des enjeux. Comment se construit-il ? Quels sont les indicateurs financiers à surveiller ainsi que les bonnes pratiques à adopter ? Comment garantir la qualité et l’exhaustivité des données traitées, notamment à l’aide de logiciels de business intelligence ?

Éclairages 💡

Le reporting financier se définit comme un outil de contrôle présentant les différentes données financières de l’entreprise sur une période précise (mois, trimestre, année, etc.).

En règle générale, il se matérialise sous la forme d’un tableau de bord, regroupant différents KPIs, ou indicateurs clés de performance.

Mais la question de l’argent touche toutes les strates d’une organisation. Par conséquent, un reporting financier ne se construit pas uniquement sur la base d’informations comptables. En fonction des situations, il peut inclure des data en provenance d’autres services, comme :

• le service commercial,
• le service marketing,
• le service production,
• le service achats,
• le service RH, etc.

Enfin, ce rapport est d’ordinaire réalisé par le directeur administratif et financier, le comptable ou encore le contrôleur de gestion. Ces derniers veillent ainsi à la bonne santé financière de l’entreprise et sont en mesure de tirer la sonnette d’alarme au besoin.

💡 À savoir : aborder la notion de reporting financier implique généralement d’évoquer la question des outils adaptés à sa construction, en particulier les logiciels de business intelligence ou de dataviz.

👉  Exemple de reporting financier :

Le reporting financier révèle, à un instant T, les bonnes performances financières de l’organisation ou, a contrario, les points de vigilance et autres dérives.

L’objectif, par la suite, est bien évidemment de déployer des actions pour rectifier le tir et atteindre les objectifs attendus.

Ce rapport favorise et facilite la communication interne des analyses de données financières. S’il est bien construit, de manière visuelle et synthétique, il constitue un excellent support sur lequel baser les décisions du CoDir.

💡 À savoir : dans le cadre d’entreprises multi-sites ou de regroupement d’entreprises, les DAF s’appuient sur le reporting financier afin de garantir la consolidation des comptes.

Côté communication externe, il arrive de fonder les échanges sur les données présentes dans ce reporting.

💡 On pense en particulier aux relations avec les investisseurs, qui ont besoin d’obtenir régulièrement un état des lieux précis de la situation financière de l’entreprise qu’ils soutiennent.

Lorsque l’on consulte les ressources en ligne sur le sujet, on se rend vite compte que reporting financier et automatisation des données semblent aller de pair. En somme, l’élaboration de ce document induit le recours à des outils d’analytique (sur lesquels nous reviendrons plus tard).

👉  En ce sens, le reporting garantit une rapidité de traitement des data, ainsi que leur fiabilité et leur intégrité, dans l’objectif de disposer d’une vision consolidée, à tout moment, des finances de l’entreprise.

Le reporting est communément constitué d’un tableau de bord financier incluant divers indicateurs sur une période donnée.

Mais des indicateurs financiers, il en existe beaucoup !

Il incombe à chaque organisation de les définir en fonction de ses besoins et de son activité.

Plus le reporting sera aligné à ces réalités, plus il sera pertinent !

Voici néanmoins quelques KPIs financiers à surveiller de près afin de construire un bon reporting financier pour le contrôle de gestion, la direction des finances et la comptabilité :

• Le chiffre d’affaires : il reflète la bonne santé financière de l’entreprise, mais aussi son évolution dès lors qu’il est comparé aux périodes précédentes (on fera alors figurer cette tendance à l’aide d’un graphique).
  
  
• Le pourcentage de réalisation de l’objectif du chiffre d’affaires : il se rapporte au KPI précédent et permet tout simplement de voir si les objectifs de la société sont atteints.
  
  
• Le besoin en fonds de roulement : appelé aussi BFR, cet indicateur correspond à la somme nécessaire pour couvrir les besoins de l’entreprise le temps de toucher les encaissements.
  
  
• La trésorerie nette : également nommée disponibilités à vue, elle se réfère à la trésorerie mobilisable à court terme.
  
  
• La marge brute : très utile pour évaluer la rentabilité de l’entreprise, la marge brute représente la différence entre le tarif de vente d’un produit ou d’un service hors taxes, et son coût de revient hors taxes.
  
  
• Le seuil de rentabilité : il s’agit du chiffre d’affaires minimum à atteindre pour que l’organisation devienne rentable, c’est-à-dire pour qu’elle couvre l’ensemble de ses charges.
  
  
• L’excédent brut d’exploitation (EBE) : ce KPI révèle ce qu’il reste à l’entreprise après le règlement des charges d’exploitation.
  
  
• Le délai moyen de recouvrement : il correspond au nombre de jours moyen nécessaire à l’obtention du règlement des clients. Il permet, entre autres, d’apprécier si les processus de recouvrement mis en place sont adaptés.
  
  
• Les classements : ils font ressortir vos tops clients, top produits, les zones géographiques où vous performez le plus, etc.
  
  
• La capacité d’autofinancement : la CAF désigne l’excédent monétaire dégagé par l’entreprise afin de garantir son financement.

👉  Pour plus de détails sur ces KPIs, découvrez notre article dédié aux indicateurs financiers.

💡 À savoir : bien entendu, dans la mesure où la finance revêt une dimension holistique dans toute l’entreprise, tous les éléments qui impactent son état peuvent être étudiés, à l’exemple :

• des indicateurs commerciaux (panier moyen, taux de transformation, etc.),
• ou encore des indicateurs RH (taux de turnover, taux d’absentéisme, etc.).

Rappelez-vous, l’utilité d’un reporting réside avant tout dans son partage, auprès de votre direction par exemple, ou encore de vos investisseurs.

Conséquence : vous êtes tenu d’élaborer le document le plus visuel et lisible possible.

👉  Optez pour les bons graphiques, limitez-vous aux informations essentielles et servez-vous, pourquoi pas, des apports de la technologie pour rendre le tout dynamique et interactif.

Ce rapport n’a pas vocation à rester figé dans le temps.

On vous recommande alors de remettre constamment en question la manière dont vous le construisez, notamment au niveau du choix de vos KPIs, à mesure que votre business évolue (diversification des activités, ouverture sur le marché international, etc.).

Les données utilisées dans votre reporting doivent toujours être exactes, et bien sûr les plus récentes possible.

👉  Pour ce faire, on ne peut que vous conseiller d’utiliser les bons outils. Mais comme il s’agit d’un point crucial, on va dès à présent s’y attarder plus en détail.

Le réflexe de beaucoup de sociétés ? Commencer à établir leurs reportings financiers sur Excel. En même temps, c’est si pratique : tout le monde s’est déjà essayé au fameux tableur.

👉  Exemple de reporting financier Excel

Mais soyons clairs, procéder de la sorte présente vite des limites.

En effet, vu le faible degré d’automatisation qu’autorise l’outil, recueillir l’ensemble des données de l’organisation, puis les analyser scrupuleusement, devient vite très chronophage. De plus, Excel, c’est la porte ouverte aux erreurs de saisie qui compromettent la qualité de vos tableaux de bord.

Ajoutez à cela un rendu qui n’est pas des plus graphique et lisible, et vous comprendrez pourquoi la notion de reporting financier est fortement associée à la technologie développée par les logiciels de BI.

Vu le volume de données croissant à traiter (qui, pour rappel, ne proviennent pas toutes de la compta !), l’élaboration de rapports financiers est sérieusement facilitée par l’utilisation de solutions spécifiques.

🌟 Et les grandes stars en la matière restent les logiciels de business intelligence, ou logiciels de BI.

Leurs atouts ?

• ✅  ils récoltent et centralisent l’ensemble de vos data, depuis une multitude de sources ;
• ✅  ils en facilitent l’analyse et la confrontation ;
• ✅  ils simplifient la création de tableaux de bord personnalisés, dynamiques, et actualisés en temps réel ;
• ✅  ils permettent le partage des données et reportings auprès des personnes concernées et autorisées (système de gestion des accès).

En somme, grâce à l’automatisation des processus, ces solutions suppriment les risques d’erreurs liées aux interventions manuelles, et surtout font gagner un temps précieux aux directeurs financiers, alors davantage concentrés sur des affaires stratégiques et à forte valeur ajoutée. En parallèle, la centralisation des données au sein d’un même outil assure leur consolidation.

🛠️ Exemples de logiciels de BI :

• DigDash : à destination des ETI et grands groupes. Pilotez votre activité grâce à DigDash Enterprise, explorez vos données et communiquez autour de tableaux de bords et de graphiques pertinents. Une solution puissante et agile qui s’adapte au plus près des besoins et spécificités de chaque projet, qui dispose d’une interface simplifiée notamment via le Self-Service BI, pour répondre aux problématiques des utilisateurs métiers.
  
  
• MyReport : adapté aux PME et ETI, MyReport centralise vos données en provenance de sources variées, et vous permet de les analyser et de les partager à l’aide de tableaux de bord hyper simples à réaliser. Le logiciel mise vraiment sur la facilité d’utilisation, ce qui en fait une solution parfaitement conforme aux besoins de PME peu familières avec ce type d’outils. De plus, bénéficiez d’un accompagnement optimal de la part d'un consultant dédié pour exploiter pleinement le potentiel de l’outil.

Les finances et le budget étant le nerf de la guerre, le reporting financier, indispensable aux DAF, contrôleurs de gestion et comptables, soutient le bon pilotage de l’entreprise. Grâce à lui, vous procédez à une analyse fine des différents KPIs pour surveiller la direction de l’entreprise, et opter pour une stratégie fructueuse.

Mais dans l’absolu, il n’existe pas de reporting financier type : libre à chaque structure de sélectionner les indicateurs les plus pertinents au regard de son activité et de ses objectifs.

En revanche, une chose est sûre : l’exercice requiert une grande rigueur et la fiabilité des données étudiées. De ce fait, on vous recommande chaudement le recours à un logiciel de BI, qui fera parler vos data en quelques clics, comme par magie, pour mieux vous laisser entrevoir l’avenir !