Feuille de présence en ligne, attester la présence de vos salariés simplement !

Réunion, formation, travail quotidien… La feuille de présence ou d’émargement reste toujours très utilisée en entreprise.

S’il y a quelques années, elle désignait le document papier en bout de table affublé d’un stylo, elle prend peu à peu la forme d’un fichier dématérialisé disponible en ligne ou via un logiciel.

Découvrez quels sont les avantages d’une feuille de présence dématérialisée et quel outil privilégier selon vos besoins.

Il s’agit du document que doivent signer les employés d’une entreprise ou les membres d’une association pour attester de leur présence.

En entreprise, la feuille de présence, aussi appelée feuille d’émargement, sert aussi à noter :

• les heures d’entrée et de sortie des employés afin de comptabiliser les heures travaillées, éventuellement les heures supplémentaires, ainsi que les frais de repas ou de transport ;
• les absences de personnel (congés, arrêt maladie, retard…).

Ce document est également utile et indispensable lors des sessions de formation des salariés. La signature indique que l’employé a bien participé à la formation. La feuille de présence constitue une preuve juridique. Elle fait partie des obligations légales des formateurs prévues par le Code du travail (article R6332-26) et peut être réclamée à tout moment par les organismes financeurs.

Selon les besoins, la feuille de présence peut être journalière, hebdomadaire ou mensuelle. Elle peut contenir diverses informations, comme le nom, le prénom, le statut, la date, l’heure et la signature ou le poste, l’heure d’arrivée et de sortie.

Une feuille de présence au format papier implique un temps de traitement et engendre un coût matériel. Elle s’avère aussi plus complexe à stocker et à archiver. Les salariés peuvent vite se tromper de ligne et signer dans une mauvaise case, ce qui rend caduc le document.

La feuille de présence en ligne permet d’automatiser le processus. Soit, vous enregistrez vous-même depuis un ordinateur la présence des salariés. Soit, vous leur adressez un lien de signature afin de créer un rapport d’émargement numérique.

Opter pour une feuille de présence en ligne apporte les avantages suivants :

• gain de temps (pas de saisie informatique des données ni de temps consacré à la vérification ou au déchiffrement par exemple) ;
• partage et traitement des données plus faciles ;
• suivi en temps réel de la présence des employés ;
• traçabilité et centralisation des informations (le document dématérialisé écarte les fraudes et les risques de perte).

Contraignante, facile à perdre et peu pratique, la feuille de présence en format papier n’est plus d’actualité. Elle laisse sa place au document dématérialisé, plus simple à gérer et à conserver. Voici deux solutions pour réaliser une feuille de présence en ligne.

Vous pouvez vous appuyer sur un tableur Excel que vous personnalisez comme vous le souhaitez (ajout de colonnes et de lignes à la demande). Ce fichier est simple à compléter et à imprimer. Il propose aussi de multiples formules préprogrammées qui permettent notamment de calculer automatiquement le nombre total d’heures travaillées sur une semaine, sur un mois…

Ce format comprend cependant des limites, notamment en ce qui concerne la signature électronique non disponible sous Excel.

En choisissant un logiciel de gestion des temps et des activités, un logiciel de pointage ou encore un logiciel de feuilles de présence, vous automatisez la gestion du contrôle des présences.

Par exemple, une solution telle qu’Eurécia Suivi des temps permet aux collaborateurs de déclarer en quelques clics leurs heures, en toute autonomie, via des feuilles de temps en ligne. En parallèle, les managers peuvent vérifier en temps réel les présences et détecter de potentielles anomalies. Toutes les feuilles de temps centralisées dans Eurécia constituent des justificatifs à valeur légale, en cas de contrôle de l’administration.

Bien souvent, ces outils comprennent d’autres fonctionnalités intéressantes relatives à la GTA (gestion des congés et absences par exemple), voire aux processus RH de façon générale. C’est notamment le cas s’ils sont intégrés à des SIRH, à l’exemple d’Eurécia.

Essentielle pour calculer les heures travaillées des salariés ou pour financer des formations, la feuille de présence peut vite devenir une tâche chronophage et un casse-tête (erreurs, données illisibles, perte…). Heureusement, les outils numériques permettent de simplifier la donne. Ils assurent la collecte et le traitement des informations, sécurisent les processus via la signature électronique et facilitent l’archivage.