L’audit de conformité : l’outil indispensable pour évaluer et améliorer

L’audit de conformité permet à une entreprise de réaliser un état des lieux objectif et précis de ses obligations réglementaires dans un domaine ou service particulier (protection des données, état des finances, conditions de travail…).

Il sert à identifier des écarts mineurs ou majeurs en vue d’apporter des corrections et d’assurer une mise en conformité. Différents types d'audit (externe, RGPD, pré-certification…) sont réalisables.

👉Découvrez comment est organisé cet outil d’évaluation (recueil des données, analyse, pistes d’amélioration…) et quels sont ses objectifs.

L’audit de conformité est un outil de contrôle et d’évaluation qui permet à une entreprise ou une institution de déterminer le niveau de conformité d’un système existant par rapport à un référentiel légal, réglementaire ou normatif.

Le système existant pouvant être :

• son secteur d’activité en général ou l’un de ses services (ressources humaines, paie…) ;
• la protection des données personnelles ;
• les conditions de travail ;
• l’environnement ;
• son territoire…

L’audit de conformité permet de faire un état des lieux et de définir des pistes d’amélioration. Il a pour but de vérifier et de mesurer la conformité d’un organisme avec pour objectifs :

• d’identifier les risques et d’y apporter des solutions concrètes ;
• de mieux gérer les activités ;
• de modifier éventuellement les pratiques ;
• de se prémunir contre des sanctions liées à la non-conformité…

Il existe plusieurs types d’audit visant à évaluer la conformité d’un établissement à des réglementations ou à des normes.

Il est mené par une personne extérieure à l’entreprise et peut porter sur de nombreux domaines :

• états financiers,
• organisation du travail,
• sécurité au travail, etc.

Il permet de déceler d’éventuels dysfonctionnements ou de comprendre un incident existant et de mettre en place des améliorations.

💡L’audit externe peut aussi servir à vérifier la conformité du système d’un fournisseur par rapport aux exigences d’une norme ou de règles propres à l’entreprise.

Aussi appelé « audit à blanc » ou « pré-audit », il permet à une entreprise de faire un test avant l’étape de la vraie certification ou labellisation, quelle que soit dernière :

• ISO 9001,
• ISO 14001,
• Qualiopi,
• IFS, etc.

💡L’audit de pré-certification convient aussi pour préparer et rassurer les acteurs et les personnels concernés avant le processus de certification ; mais aussi pour travailler les points faibles identifiés.

Le RGPD ou Règlement général européen relatif à la protection des données personnelles oblige les entreprises et les organisations de tous les secteurs d’activité à une meilleure gestion et protection des informations personnelles.

L’audit de conformité RGPD sert à savoir si la directive européenne est appliquée, et jusqu’à quel point. Il tient compte notamment des points suivants :

• le fonctionnement technique du système d’information et plus précisément le traitement des données personnelles ;
• la documentation mise en place (charte informatique, registre de traitement, formulaire de consentement…) ;
• la sécurité et la fiabilité du système d’information actuel.

💡En s’assurant de la conformité RGPD, les entreprises écartent les risques de sanctions et peuvent optimiser la sécurité de leur système d’information.

Ces deux étapes permettent de recenser les normes et les référentiels applicables dans les domaines choisis.

L’audit peut se réaliser de plusieurs manières et par le biais de différents outils :

• Constatations sur le terrain ;
• Entretiens avec les acteurs concernés ;
• Examens de documents, etc.

Voici les techniques de collectes d’informations les plus répandues en matière d’audit. Tous les éléments recueillis sont ensuite examinés et comparés avec les normes et réglementations pour identifier la présence éventuelle d’écarts.

💡Ces non-conformités sont généralement classifiées. Nous retrouvons :

• Les mineures qui n’ont pas de réelles incidences sur l’activité ou la sécurité de l’entreprise ;
• Les majeures qui elles peuvent avoir des répercussions sur le fonctionnement de l’organisme.

De nombreux professionnels (internes ou externes à l’organisation) peuvent vous accompagner dans la mise en place et dans la réalisation d’un audit de conformité :

• experts indépendants,
• cabinets spécialisés,
• entreprises de consulting…

Cependant, pour bénéficier d’un examen efficace, pertinent et proactif, il convient de s’adresser à un prestataire ayant les connaissances et l’expérience indispensables. Un expert en sécurité informatique peut vous épauler dans un audit de conformité RGPD, un expert-comptable dans un audit de conformité comptable, etc.

Vous pouvez aussi vous appuyer sur un logiciel spécifique qui assure une veille réglementaire. Cet outil vous permet :

• d’effectuer des recherches réglementaires par thème (incendie, cybersécurité, santé et sécurité au travail…) ;
• d’accéder à toutes les réglementations (décret, contrats…) à respecter ;
• d’avoir un suivi des textes législatifs (pour évoluer en fonction des nouveautés) ;
• de piloter votre stratégie de conformité ;
• et de mettre en place un plan d’action de mise en conformité.

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Le rapport d’audit présente les points forts, les opportunités d’amélioration et les non-conformités identifiées. Les recommandations sont des éléments primordiaux, car elles permettent d’apporter des corrections et de se mettre en conformité avec les réglementations ou les normes.

Pour une entreprise, l’audit de conformité est un moyen fiable et efficace de connaître sa position face à la législation et aux normes en vigueur.

Il s’appuie sur un état des lieux effectué à un instant T et il fournit des pistes d’amélioration détaillées. Vous pouvez faire appel à des spécialistes pour le réaliser ou bien vous reposer sur des logiciels adaptés.