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L’audit de conformité : l’outil indispensable pour évaluer et améliorer

Par Rita Hassani IdrissiMis à jour le 3 janvier 2023, publié initialement en décembre 2022

L’audit de conformité permet à une entreprise de réaliser un état des lieux objectif et précis de ses obligations réglementaires dans un domaine ou service particulier (protection des données, état des finances, conditions de travail…).

Il sert à identifier des écarts mineurs ou majeurs en vue d’apporter des corrections et d’assurer une mise en conformité. Différents types d'audit (externe, RGPD, pré-certification…) sont réalisables.

👉Découvrez comment est organisé cet outil d’évaluation (recueil des données, analyse, pistes d’amélioration…) et quels sont ses objectifs.

Qu’est-ce qu’un audit de conformité au juste ?

Audit de conformité : définition

L’audit de conformité est un outil de contrôle et d’évaluation qui permet à une entreprise ou une institution de déterminer le niveau de conformité d’un système existant par rapport à un référentiel légal, réglementaire ou normatif.

Le système existant pouvant être :

  • son secteur d’activité en général ou l’un de ses services (ressources humaines, paie…) ;
  • la protection des données personnelles ;
  • les conditions de travail ;
  • l’environnement ;
  • son territoire…

Pourquoi faire un audit de conformité : objectifs et avantages

L’audit de conformité permet de faire un état des lieux et de définir des pistes d’amélioration. Il a pour but de vérifier et de mesurer la conformité d’un organisme avec pour objectifs :

  • d’identifier les risques et d’y apporter des solutions concrètes ;
  • de mieux gérer les activités ;
  • de modifier éventuellement les pratiques ;
  • de se prémunir contre des sanctions liées à la non-conformité…

Quels sont les types d’audit de conformité ?

Il existe plusieurs types d’audit visant à évaluer la conformité d’un établissement à des réglementations ou à des normes.

Audit externe

Il est mené par une personne extérieure à l’entreprise et peut porter sur de nombreux domaines :

  • états financiers,
  • organisation du travail,
  • sécurité au travail, etc.

Il permet de déceler d’éventuels dysfonctionnements ou de comprendre un incident existant et de mettre en place des améliorations.

💡L’audit externe peut aussi servir à vérifier la conformité du système d’un fournisseur par rapport aux exigences d’une norme ou de règles propres à l’entreprise.

Audit de pré-certification

Aussi appelé « audit à blanc » ou « pré-audit », il permet à une entreprise de faire un test avant l’étape de la vraie certification ou labellisation, quelle que soit dernière :

  • ISO 9001,
  • ISO 14001,
  • Qualiopi,
  • IFS, etc.

💡L’audit de pré-certification convient aussi pour préparer et rassurer les acteurs et les personnels concernés avant le processus de certification ; mais aussi pour travailler les points faibles identifiés.

Audit de conformité RGPD

Le RGPD ou Règlement général européen relatif à la protection des données personnelles oblige les entreprises et les organisations de tous les secteurs d’activité à une meilleure gestion et protection des informations personnelles.

L’audit de conformité RGPD sert à savoir si la directive européenne est appliquée, et jusqu’à quel point. Il tient compte notamment des points suivants :

  • le fonctionnement technique du système d’information et plus précisément le traitement des données personnelles ;
  • la documentation mise en place (charte informatique, registre de traitement, formulaire de consentement…) ;
  • la sécurité et la fiabilité du système d’information actuel.

💡En s’assurant de la conformité RGPD, les entreprises écartent les risques de sanctions et peuvent optimiser la sécurité de leur système d’information.

Comment faire un audit de conformité efficace : 4 étapes clés

1 - Faire une étude documentaire et un état des lieux des activités concernées

Ces deux étapes permettent de recenser les normes et les référentiels applicables dans les domaines choisis.

2 - Choisir le type de collecte d’informations de l’audit

L’audit peut se réaliser de plusieurs manières et par le biais de différents outils :

  • Constatations sur le terrain ;
  • Entretiens avec les acteurs concernés ;
  • Examens de documents, etc.

Voici les techniques de collectes d’informations les plus répandues en matière d’audit. Tous les éléments recueillis sont ensuite examinés et comparés avec les normes et réglementations pour identifier la présence éventuelle d’écarts.

💡Ces non-conformités sont généralement classifiées. Nous retrouvons :

  • Les mineures qui n’ont pas de réelles incidences sur l’activité ou la sécurité de l’entreprise ;
  • Les majeures qui elles peuvent avoir des répercussions sur le fonctionnement de l’organisme.

3 - Faire appel à un prestataire ou s’équiper d’un logiciel adapté

De nombreux professionnels (internes ou externes à l’organisation) peuvent vous accompagner dans la mise en place et dans la réalisation d’un audit de conformité :

  • experts indépendants,
  • cabinets spécialisés,
  • entreprises de consulting…

Cependant, pour bénéficier d’un examen efficace, pertinent et proactif, il convient de s’adresser à un prestataire ayant les connaissances et l’expérience indispensables. Un expert en sécurité informatique peut vous épauler dans un audit de conformité RGPD, un expert-comptable dans un audit de conformité comptable, etc.

Vous pouvez aussi vous appuyer sur un logiciel spécifique qui assure une veille réglementaire. Cet outil vous permet :

  • d’effectuer des recherches réglementaires par thème (incendie, cybersécurité, santé et sécurité au travail…) ;
  • d’accéder à toutes les réglementations (décret, contrats…) à respecter ;
  • d’avoir un suivi des textes législatifs (pour évoluer en fonction des nouveautés) ;
  • de piloter votre stratégie de conformité ;
  • et de mettre en place un plan d’action de mise en conformité.

🛠 Witik par exemple, est une solution de mise en conformité 100 % made in France qui aide les PME, ETI et les grands groupes à piloter leurs différents programmes de conformité (RGPD, la loi Sapin II et ISO). Grâce à son module d’évaluation des tiers, vous déployez facilement des audits de conformité chez vos sous-traitants pour vous prémunir contre toute sanction de la CNIL, tout en renforçant la transparence dans votre relation client-fournisseur. Plus encore, Witik vous accompagne de manière personnalisée et sécurisée sur l'ensemble de votre mise en conformité : registres automatisés, module collaboratif, système d'alertes surpuissant, et bien plus encore !

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4 - Faire un reporting de l’état de conformité

Le rapport d’audit présente les points forts, les opportunités d’amélioration et les non-conformités identifiées. Les recommandations sont des éléments primordiaux, car elles permettent d’apporter des corrections et de se mettre en conformité avec les réglementations ou les normes.

L’audit de conformité en bref

Pour une entreprise, l’audit de conformité est un moyen fiable et efficace de connaître sa position face à la législation et aux normes en vigueur.

Il s’appuie sur un état des lieux effectué à un instant T et il fournit des pistes d’amélioration détaillées. Vous pouvez faire appel à des spécialistes pour le réaliser ou bien vous reposer sur des logiciels adaptés.

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