L’audit de conformité : l’outil indispensable pour évaluer le respect des obligations réglementaires en entreprise
L’audit de conformité permet à une entreprise de réaliser un état des lieux objectif et précis de ses obligations réglementaires dans un domaine ou service particulier (protection des données, état des finances, conditions de travail…).
Il sert à identifier des écarts mineurs ou majeurs en vue d’apporter des corrections et d’assurer une mise en conformité. Différents types d'audit (externe, RGPD, pré-certification…) sont réalisables.
👉Découvrez comment est organisé cet outil d’évaluation (recueil des données, analyse, pistes d’amélioration…) et quels sont ses objectifs.
Qu’est-ce qu’un audit de conformité au juste ?
Audit de conformité : définition
L’audit de conformité est un outil de contrôle et d’évaluation qui permet à une entreprise ou une institution de déterminer le niveau de conformité d’un système existant par rapport à un référentiel légal, réglementaire ou normatif.
Le système existant pouvant être :
- son secteur d’activité en général ou l’un de ses services (ressources humaines, paie…) ;
- la protection des données personnelles ;
- les conditions de travail ;
- l’environnement ;
- son territoire…
Pourquoi faire un audit de conformité : objectifs et avantages
L’audit de conformité permet de faire un état des lieux et de définir des pistes d’amélioration. Il a pour but de vérifier et de mesurer la conformité d’un organisme avec pour objectifs :
- d’identifier les risques et d’y apporter des solutions concrètes ;
- de mieux gérer les activités ;
- de modifier éventuellement les pratiques ;
- de se prémunir contre des sanctions liées à la non-conformité…
Audit de conformité vs audit d'efficacité : c'est pareil ?
Pas tout à fait. Ces deux types d’audit poursuivent des objectifs différents, même s’ils s’appuient souvent sur les mêmes informations.
L’audit de conformité vérifie si l’entreprise respecte bien les réglementations en vigueur. Il évalue le niveau de conformité aux normes, lois et politiques internes ou externes. En clair : est-ce que les règles sont respectées à la lettre ?
L’audit d’efficacité, lui, va plus loin. Il analyse si les processus en place permettent vraiment d’atteindre les résultats attendus. On ne se contente plus de dire “c’est fait”, mais plutôt “c’est bien fait”.
💡 Prenons un exemple. Une organisation peut parfaitement respecter les règles de protection des données personnelles (RGPD), mais avoir un processus de réponse aux demandes des utilisateurs lent et inefficace. Le premier point passe l’audit de conformité, le second échoue à l’audit d’efficacité.
L’idéal est de croiser les résultats pour renforcer à la fois le respect des obligations réglementaires et la performance interne.
Quels sont les types d’audit de conformité ?
Il existe plusieurs types d’audit visant à évaluer la conformité d’un établissement à des réglementations ou à des normes.
Audit externe
Il est mené par une personne extérieure à l’entreprise et peut porter sur de nombreux domaines :
- états financiers,
- organisation du travail,
- sécurité au travail, etc.
Il permet de déceler d’éventuels dysfonctionnements ou de comprendre un incident existant et de mettre en place des améliorations.
💡L’audit externe peut aussi servir à vérifier la conformité du système d’un fournisseur par rapport aux exigences d’une norme ou de règles propres à l’entreprise.
Audit de pré-certification
Aussi appelé « audit à blanc » ou « pré-audit », il permet à une entreprise de faire un test avant l’étape de la vraie certification ou labellisation, quelle que soit dernière :
- ISO 9001,
- ISO 14001,
- Qualiopi,
- IFS, etc.
💡L’audit de pré-certification convient aussi pour préparer et rassurer les acteurs et les personnels concernés avant le processus de certification ; mais aussi pour travailler les points faibles identifiés.
Audit de conformité RGPD
Le RGPD ou Règlement général européen relatif à la protection des données personnelles oblige les entreprises et les organisations de tous les secteurs d’activité à une meilleure gestion et protection des informations personnelles.
L’audit de conformité RGPD sert à savoir si la directive européenne est appliquée, et jusqu’à quel point. Il tient compte notamment des points suivants :
- le fonctionnement technique du système d’information et plus précisément le traitement des données personnelles ;
- la documentation mise en place (charte informatique, registre de traitement, formulaire de consentement…) ;
- la sécurité et la fiabilité du système d’information actuel.
💡En s’assurant de la conformité RGPD, les entreprises écartent les risques de sanctions et peuvent optimiser la sécurité de leur système d’information.
Comment faire un audit de conformité efficace : 4 étapes clés
1 - Faire une étude documentaire et un état des lieux des activités concernées
Ces deux étapes permettent de recenser les normes et les référentiels applicables dans les domaines choisis.
2 - Choisir le type de collecte d’informations de l’audit
L’audit peut se réaliser de plusieurs manières et par le biais de différents outils :
- Constatations sur le terrain ;
- Entretiens avec les acteurs concernés ;
- Examens de documents, etc.
Voici les techniques de collectes d’informations les plus répandues en matière d’audit. Tous les éléments recueillis sont ensuite examinés et comparés avec les normes et réglementations pour identifier la présence éventuelle d’écarts.
💡Ces non-conformités sont généralement classifiées. Nous retrouvons :
- Les mineures qui n’ont pas de réelles incidences sur l’activité ou la sécurité de l’entreprise ;
- Les majeures qui elles peuvent avoir des répercussions sur le fonctionnement de l’organisme.
3 - Faire appel à un prestataire ou s’équiper d’un logiciel adapté
De nombreux professionnels (internes ou externes à l’organisation) peuvent vous accompagner dans la mise en place et dans la réalisation d’un audit de conformité :
- experts indépendants,
- cabinets spécialisés,
- entreprises de consulting…
Cependant, pour bénéficier d’un examen efficace, pertinent et proactif, il convient de s’adresser à un prestataire ayant les connaissances et l’expérience indispensables. Un expert en sécurité informatique peut vous épauler dans un audit de conformité RGPD, un expert-comptable dans un audit de conformité comptable, etc.
Vous pouvez aussi vous appuyer sur un logiciel spécifique qui assure une veille réglementaire. Cet outil vous permet :
- d’effectuer des recherches réglementaires par thème (incendie, cybersécurité, santé et sécurité au travail…) ;
- d’accéder à toutes les réglementations (décret, contrats…) à respecter ;
- d’avoir un suivi des textes législatifs (pour évoluer en fonction des nouveautés) ;
- de piloter votre stratégie de conformité ;
- et de mettre en place un plan d’action de mise en conformité.
4 - Faire un reporting de l’état de conformité
Le rapport d’audit présente les points forts, les opportunités d’amélioration et les non-conformités identifiées. Les recommandations sont des éléments primordiaux, car elles permettent d’apporter des corrections et de se mettre en conformité avec les réglementations ou les normes.
Exemple de rapport d'audit de conformité pour structurer le vôtre
Besoin d’un coup de pouce pour rédiger votre rapport d’audit ? Voici un exemple type à adapter selon votre entreprise, vos activités et le type d’audit réalisé. Remplissez les champs manquants avec vos propres données.
1. Informations générales
Nom de l’organisation auditée : [....................................................]
Date de l’audit : [....................................................]
Type d’audit : [Audit interne / Audit externe / Audit de conformité RGPD / Autre]
Responsable de l’audit : [....................................................]
Auditeur(s) : [....................................................]
2. Objectifs et périmètre
Objectif principal : [Évaluer le respect des réglementations, identifier les non-conformités, etc.]
Périmètre de l’audit : [Départements concernés, processus analysés, type d’activités couvertes, etc.]
3. Méthodologie
Collecte d’informations : [Étude documentaire, entretiens, questionnaires, observations terrain...]
Critères de conformité utilisés : [Normes ISO, règlementation RGPD, politiques internes, etc.]
4. Constatations
Points de conformité :
- [Exemple : Le traitement des données personnelles est documenté et à jour]
- [Exemple : Les formulaires internes respectent les exigences légales]
Non-conformités identifiées :
- [Exemple : Absence de registre des traitements de données]
- [Exemple : Aucune procédure de gestion des violations de sécurité]
5. Recommandations
Mesures correctives proposées :
- [Exemple : Mettre en place un registre RGPD dans les 30 jours]
- [Exemple : Former les équipes au traitement des données personnelles]
6. Conclusion
Niveau global de conformité : [Conforme / Partiellement conforme / Non conforme]
Commentaires de l’auditeur : [....................................................]
Signature : [....................................................]
Les 5 meilleurs outils de gestion de la conformité
En matière d’audit de conformité, les bons outils font toute la différence. Plateformes tout-en-un, solutions spécialisées RGPD ou logiciels de contrôle interne : voici notre top 5 pour garder votre entreprise dans les clous (et dormir tranquille 💤).
Auditool
🛠 Auditool, une plateforme complète qui vous aide à améliorer vos produits et processus en continu. Avec Auditool, les entreprises peuvent gérer leurs audits QHSE, cyber, contrôle interne, et bien plus encore ! Les auditeurs partagent leurs travaux, annotent les référentiels et génèrent automatiquement des livrables pertinents pour vous aider. Suivez en temps réel les statistiques de conformité et l'avancement des actions correctives, tout en offrant des restitutions adaptées à chaque partie prenante de l'entreprise.
Auditool
MasterControl
🛠 MasterControl est l’un des leaders mondiaux de la gestion de la conformité dans les secteurs hautement réglementés comme la santé, la pharma ou l’aéronautique. Le logiciel centralise vos données, automatise vos rapports d’audit et suit en temps réel l’état de votre conformité face aux normes ISO ou FDA. Son moteur de workflow intégré vous évite les erreurs et vous fait gagner un temps précieux sur vos processus qualité. Bonus : tout est traçable et sécurisé, de l’audit interne au reporting final.
MasterControl
Netwrix Auditor
🛠 Netwrix Auditor est la référence pour surveiller vos données sensibles et garantir la conformité aux réglementations comme le RGPD ou la loi Sarbanes-Oxley. Le logiciel détecte les écarts, trace toutes les modifications, et vous alerte en cas de comportement suspect. Idéal pour renforcer la sécurité de votre SI et prouver, preuve à l’appui, que votre entreprise est bien en règle.
Netwrix Auditor
VComply
🛠 Avec VComply, dites adieu aux feuilles Excel indomptables ! Ce logiciel cloud vous permet de piloter votre conformité réglementaire et vos risques via une interface claire et intuitive. Vous créez vos critères, assignez les tâches, suivez les actions correctives et générez des rapports en un clic. Simple, visuel et collaboratif, VComply s’adapte à tous les types d’organisation, de la PME au grand groupe.
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Witik
🛠 Witik, une solution de mise en conformité 100 % made in France qui aide les PME, ETI et les grands groupes à piloter leurs différents programmes de conformité (RGPD, la loi Sapin II et ISO). Grâce à son module d’évaluation des tiers, vous déployez facilement des audits de conformité chez vos sous-traitants pour vous prémunir contre toute sanction de la CNIL, tout en renforçant la transparence dans votre relation client-fournisseur. Plus encore, Witik vous accompagne de manière personnalisée et sécurisée sur l'ensemble de votre mise en conformité : registres automatisés, module collaboratif, système d'alertes surpuissant, et bien plus encore !
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L’audit de conformité en bref
Pour une entreprise, l’audit de conformité est un moyen fiable et efficace de connaître sa position face à la législation et aux normes en vigueur.
Il s’appuie sur un état des lieux effectué à un instant T et il fournit des pistes d’amélioration détaillées. Vous pouvez faire appel à des spécialistes pour le réaliser ou bien vous reposer sur des logiciels adaptés.
En tant que Content & Event Manager chez Axialys, Rita Hassani Idrissi a une expertise particulière dans les solutions VoIP et la relation client. Titulaire d'un double diplôme de Master PGE et MSc en Marketing et Innovation Produit de l'ICN Business School, elle a acquis une solide formation en marketing et commerce. Son parcours lui a permis de développer des compétences approfondies en gestion de contenu, organisation d'événements et communication stratégique. Elle a également contribué en tant qu'auteure à des plateformes telles qu'Appvizer et Digital CMO, partageant ses analyses sur les tendances du marché et les innovations en matière de relation client et de transformation numérique.