Remplir un livre de police automobile : exemple et infos utiles !

Par Samantha Mur
Le 17/08/2020
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À quoi sert un livre de police automobile et comment le compléter ? Pour obtenir un exemple de livre de police automobile rempli, vous êtes à la bonne adresse.

En tant que vendeur professionnel d’automobiles d’occasion, votre activité est soumise à un certain nombre de règles, et la tenue d’un livre de police automobile en fait partie.

Ce document obligatoire, également appelé registre des biens mobiliers à l’usage des revendeurs de véhicules d’occasion, regroupe l’ensemble des achats et des ventes de véhicules de votre entreprise. Il consigne toutes les transactions effectuées et garde ainsi une trace de l’origine des véhicules et de leur prix d’acquisition.

Comment remplir un livre de police automobile ? Quels champs légaux doit-il comporter ? Comment gérer la tenue d’un livre de police informatisé à partir d’un logiciel en ligne ? Voici toutes les particularités à connaître pour remplir ce document avec précision, sans plus se poser de questions !

Comment remplir un livre de police automobile ?

Un livre de police est un document muni d’une couverture rigide et d’une reliure solide, dont les pages sont inamovibles et numérotées. Ces pages se présentent sous la forme de tableaux avec des champs à renseigner scrupuleusement.

Les règles à suivre pour le remplir :

  • les entrées se suivent, sans espace, et avec des numéros suivant un ordre chronologique ;
  • aucune page blanche n’est laissée ;
  • les informations ne doivent pas pouvoir être effacées ;
  • aucune rature ne doit apparaître.
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© sbc-auto

ℹ️ Le livre de police doit pouvoir être présenté en bonne et due forme à l’inspecteur, c’est-à-dire être rempli et entièrement à jour. En cas de contrôle par les autorités, il faut donc pouvoir y accéder facilement et à tout moment sur le lieu de l’établissement.

Quelles sont les différentes informations à faire paraître ?

Pour chaque entrée, les informations obligatoires servent à garantir la traçabilité des transactions de vos véhicules d’occasion.

Elles concernent le véhicule d’occasion, le vendeur, l’acheteur et la transaction :

Identification et description du véhicule d’occasion

  • le numéro de police (ou numéro de VO), par ordre chronologique,
  • la date d’entrée du véhicule sur le parc,
  • le type de véhicule,
  • la marque et le modèle du véhicule,
  • la couleur du véhicule,
  • l’année de mise en circulation,
  • le kilométrage à son compteur,
  • son numéro d’immatriculation,
  • le type mine de la carte grise et VIN (numéro de série),
  • son pays d’origine.

Identification du vendeur

Dans le cas d’une personne physique ou d’un particulier :

  • son nom,
  • son prénom,
  • son adresse,
  • le numéro de sa pièce d’identité.

Dans le cas d’une entreprise :

  • son nom,
  • ses coordonnées,
  • son numéro de SIRET.

Identification de l’acheteur

  • son nom,
  • son prénom,
  • son adresse,
  • le numéro de sa pièce d’identité.

Informations concernant la transaction

  • prix d’achat,
  • prix de vente,
  • mode de paiement,
  • la date de sortie,
  • la destination : vente, dépôt/vente, etc.

ℹ️ Concernant les informations de sortie, ces dernières ne constituent pas d’obligation légale, mais offrent une plus grande transparence en cas de contrôle.

Exemple de livre de police automobile rempli

Pour vous aider à remplir votre propre registre, voici l’aperçu d’un livre de police automobile rempli, comportant les champs obligatoires, pour être en conformité avec la législation en vigueur :

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© Autocerfa

En un coup d’œil, on peut lire l’immatriculation du véhicule, sa marque, ainsi que les autres caractéristiques capables de le distinguer d’un autre véhicule de la même catégorie.

Les particularités à connaître : obligations et sanctions

Obligations

  • Faire viser le registre par le commissariat de police, la gendarmerie ou la mairie de votre commune : il doit obligatoirement être coté et paraphé par les autorités avant toute inscription d’informations ;
  • Identifier précisément et sans équivoque chaque véhicule d’occasion de votre parc faisant l’objet d’une transaction ;
  • Chaque page doit faire figurer les textes de loi de référence.

☝️ Les conditions dans lesquelles un vendeur professionnel peut acheter et céder des biens mobiliers sont fixées par la loi n° 87-962 du 30 novembre 1987 et le décret n° 88-1040 du 14 novembre 1988.

Sanctions

L’absence de tenue d’un livre de police peut avoir pour conséquence :

  • des amendes d’un montant de 30 000 euros ;
  • un emprisonnement jusqu’à 6 mois ferme.

Durée de conservation du registre

Le livre de police automobile est à conserver au minimum 5 ans après la clôture de la société et doit être maintenu en bon état.

Les logiciels pour tenir un livre de police au format électronique

Un logiciel pour livre de police automobile ? Idéal pour respecter les champs obligatoires et faciliter sa tenue en gagnant du temps et en limitant les erreurs de saisie !

Voici trois logiciels à considérer pour vous simplifier la tâche :

  • Autocerfa : cet outil en ligne à l'usage des concessionnaires et des revendeurs de véhicules d’occasion permet de gérer vos documents administratifs, dont vos formulaires Cerfa et le livre de police informatisé disponible dans sa version ELITE.
     
  • KeplerVO : ce logiciel, pionnier dans la gestion du livre de police informatisé permet de tenir le document à jour et de l’éditer au format PDF. Conçu par des professionnels de l’automobile, il facilite et digitalise toutes les activités d’achat et de vente de véhicules.
     
  • Spider VO : cette solution tout-en-un pour concessionnaires auto et distributeurs de VO présente une large couverture fonctionnelle et permet de générer et d’éditer le livre de police informatique, dont la version PDF peut être imprimée à partir de toute imprimante.

💡 La tenue d’un registre établi par logiciel est autorisée, dans le respect des conditions suivantes :

  • le logiciel utilisé doit assurer la chronologie des entrées avec la numérotation et la date inscrites sur les pages, sans possibilité de modification (ou, le cas échéant, en créant un nouvel enregistrement informatique avec indication de son motif) ;
     
  • l’utilisateur doit être en mesure de prouver la fiabilité du dispositif et de présenter à tout moment sa version à jour au format PDF ou imprimé ;
     
  • l’activité du professionnel doit être en conformité avec les spécificités de la réglementation RGPD : pour en savoir plus, rendez-vous sur le site de la CNIL.

Les outils présentés sont conformes et vous assurent l’intégrité et la sécurité des données qu’ils enregistrent.

Nous vous avons livré l’essentiel pour remplir et tenir rigoureusement votre livre de police, en accord avec la réglementation. Passez-vous à la version digitalisée ?

Article mis à jour, initialement publié en mars 2020. 

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