Silae Expense : Digitalisez la gestion des notes de frais et frais pro
Silae Expense : en résumé
Silae Expense est un logiciel de gestion des notes de frais conçu pour les entreprises de toutes tailles souhaitant digitaliser et simplifier leurs processus de gestion des dépenses professionnelles. Intégré à l’écosystème Silae, il s’adresse principalement aux responsables RH, financiers, et managers, ainsi qu’aux collaborateurs en mobilité. Ce logiciel propose une plateforme web et mobile (iOS et Android) pour faciliter la saisie, la validation et l’archivage des frais.
Parmi ses principaux atouts : la numérisation automatique des justificatifs, la gestion des indemnités kilométriques via un calcul automatisé conforme au barème URSSAF, et un archivage électronique légal permettant la suppression du format papier.
✅ Silae Expense se distingue par sa flexibilité, son déploiement rapide via invitation, et une synchronisation fluide avec la base de paie Silae.
Quelles sont les principales fonctionnalités de Silae Expense ?
Saisie automatisée des frais professionnels
Silae Expense permet aux utilisateurs de saisir leurs dépenses en temps réel grâce à des outils de numérisation intelligente. Depuis l’application mobile ou le portail web, les justificatifs sont photographiés, reconnus automatiquement (OCR), et préremplis dans le formulaire de note de frais.
- Lecture automatique des tickets (montant, date, TVA, fournisseur)
- Réduction des erreurs de saisie et des oublis de justificatifs
- Envoi immédiat aux managers pour validation
- Disponible sur mobile (iOS et Android), idéal pour les déplacements
Exemple : un commercial en déplacement peut numériser une facture de restaurant dès la sortie de l’établissement, évitant l’accumulation et la perte de justificatifs.
Déclaration simplifiée des indemnités kilométriques
Grâce à une intégration native avec un module cartographique (Maps) et la prise en compte du barème URSSAF, les déplacements sont automatiquement mesurés et valorisés.
- Calcul automatique des distances
- Application des règles fiscales en vigueur (type de véhicule, puissance fiscale)
- Gain de temps et conformité garantie
Exemple : un technicien itinérant peut déclarer son trajet domicile-client via l’application, qui calcule le montant à rembourser sans intervention manuelle.
Workflow de validation paramétrable
Les notes de frais suivent un circuit de validation défini par l’entreprise, avec des alertes et rappels automatisés pour chaque étape.
- Transmission automatique aux managers selon la hiérarchie définie
- Possibilité de refus partiel ou total avec motif
- Suivi en temps réel des statuts
Exemple : dans une PME, un chef d’équipe valide les frais de ses collaborateurs avant transmission à la direction financière.
Archivage électronique à valeur probante
Conforme aux obligations fiscales françaises (NF203 CCFN), Silae Expense propose un archivage numérique des justificatifs, remplaçant les formats papier.
- Conservation légale des documents (10 ans)
- Accessibilité centralisée pour contrôles ou audits
- Réduction des coûts de stockage physique
Exemple : un responsable RH n’a plus à conserver les justificatifs papier dans des classeurs ou armoires d’archives.
Déploiement rapide et synchronisation automatique
Les salariés sont invités par mail via un système d’onboarding simple. Une fois la solution activée, leur profil est synchronisé avec la base de paie Silae.
- Importation automatique des entrées et sorties
- Attribution des droits et accès selon les rôles
- Activation en quelques minutes
Exemple : lorsqu’un nouvel employé est ajouté dans Silae Paie, il reçoit automatiquement une invitation à utiliser Silae Expense.
Pourquoi choisir Silae Expense ?
- Gain de temps opérationnel : les fonctions de numérisation et de calcul automatique réduisent fortement la saisie manuelle.
- Conformité légale garantie : l’archivage électronique est conforme aux normes françaises et évite les risques en cas de contrôle.
- Intégration native avec Silae Paie : la synchronisation assure une cohérence des données entre les services RH et finance.
- Adapté à tous les profils d’entreprise : la solution convient aussi bien aux TPE qu’aux grandes entreprises multisites.
- Expérience utilisateur fluide : la version mobile permet aux collaborateurs de gérer leurs frais en déplacement, en toute autonomie.
Ses avantages
Temps réel, orienté données, intégration aux API
Archivage à valeur probante
Meilleur OCR du marché, technologie dite de Deep learning IA
Synchronisation en temps réel directement intégré à Silae Paie
Disponible sur tout support (Mobile, Desktop, Tablette)
PCI-DSS, ISO 27001











Silae Expense : Ses tarifs
Standard
Tarif
sur demande
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