Les logiciels en ligne pour gestion des documents juridiques

Les outils juridiques prennent de plus en plus d’ampleur dans la gestion des dossiers administratifs. Un logiciel de secrétariat en ligne compte parmi les indispensables. 

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Logiciel de gestion des documents juridiques

Qu’est-ce qu’un logiciel de secrétariat juridique en ligne ? 

Définition 

Quelle que soit la forme ou la taille d’une société, sa vie est dictée par de nombreuses formalités juridiques. Un tel logiciel va les aider dans le processus de constitution de l’organisation jusqu’à sa dissolution. Il s’agit d’une solution informatisée visant à rendre pratique la demande d’approbation des comptes, la rédaction d’actes juridique et la signature des contrats. Elle permet d’optimiser la gestion de titres des clients et d’améliorer le travail collaboratif.    

Comment ça marche 

Le logiciel facilite la rédaction grâce à différents modèles de documents préétablis. L’utilisateur n’aura qu’à saisir les informations requises sur la société. Ces dernières vont s’afficher automatiquement sur les actes une fois la création lancée. L’outil assure différentes fonctionnalités dont le but principal est de simplifier et fiabiliser le travail d’un assistant juridique. Ces dernières sont programmées pour l’automatisation et la sécurisation des missions en droits de société et en matière de contrats. 
Concrètement, une fois le logiciel mis en place, l’utilisateur pourra se connecter à son compte pour accéder aux modules. Des listes y sont proposées avec tous les éléments et les actes liés à la vie de la société. Ce sont ces listes qui vont permettre au secrétaire juridique de réaliser des contrats rapidement et en toute conformité. D’autres modules sont développés pour assurer la transmission des documents aux clients ainsi que la signature électronique.  

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de secrétariat juridique SaaS ?

La gestion des dossiers 

Utiliser un logiciel de secrétariat juridique permet à l’utilisateur de personnaliser les dossiers de la société à prendre en charge en fonction de ses activités. L’outil lui propose une gestion des dossiers clients, des dossiers des intervenants et des dossiers juridiques. 

La gestion des documents 

La fonctionnalité de gestion des dossiers est combinée étroitement avec le partage des documents et la gestion des accès pour permettre un travail collaboratif. En effet, le logiciel offre à l’utilisateur un outil de gestion de fichiers. Il s’agit d’un indispensable pour assurer la conservation des documents de manière à ce que personne ne puisse y accéder sans autorisation. Pour ce faire, le logiciel propose un portail client pour faciliter l’échange de document entre les avocats responsables du dossier et la société pour qui ils travaillent.   

Le suivi des dossiers 

Utiliser ce genre de logiciel permet un meilleur suivi juridique des sociétés. L’outil offre généralement une base documentaire sur les rendez-vous et les tâches à réaliser. Il facilite les annotations et classe automatiquement les dossiers par importance ou par date pour que l’utilisateur puisse se concentrer au cœur de son travail tout en assurant les tâches secondaires. 

Qui utilise un logiciel de secrétariat juridique en ligne ? 

Toutes les structures concernées par la gestion juridique peuvent recourir à ce genre de logiciel. Il s’adresse particulièrement aux cabinets d’avocats et aux experts comptables en quête d’un outil capable de leur permettre de réaliser aisément des contrats tels que des baux. Il peut s’agir des avocats, des secrétaires ou des gestionnaires. Qu’importe les formes des sociétés, toutes les opérations juridiques courantes sont prises en compte par ce genre de logiciel.  

Pourquoi utiliser un logiciel de secrétariat juridique en ligne ?

Avantages 

  • Il permet la rédaction optimisée des actes juridiques 
  • Il permet de gagner en productivité 
  • Il optimise la productivité de la structure, son agilité et sa rentabilité  
  • Il améliore la relation client 
  • Il assure la confidentialité des documents 

Inconvénients 

  • Les fonctionnalités assurées par les logiciels gratuits sont plus ou moins les mêmes. Or les besoins des cabinets d’avocats diffèrent d’une structure à une autre.

Comment choisir un logiciel de secrétariat juridique en ligne ? 

La sécurité : les dossiers juridiques doivent être mis en lieu sûr pour éviter les fraudes et les tentatives de piratage. Il est de rigueur que le logiciel gère un niveau de confidentialité infaillible par droit d’accès ou en cachant littéralement les données sensibles. 

La navigation : la gestion des dossiers occupe la majorité du temps des cabinets d’avocats. Il est nécessaire que le logiciel réponde rapidement aux demandes de l’utilisateur.  L’outil ne doit présenter aucune défaillance ou bug, sous peine de retarder l’envoi d’un dossier important. 

Le coût : ce genre de logiciels est souvent proposé en plusieurs versions. Les outils gratuits, les outils moins chers et les professionnels.  La différence se trouve dans les fonctionnalités assurées par chaque logiciel et les petits avantages tels que la gratuité des mises à jour où l’inexistence de ces dernières. L’idéal est de choisir l’outil qui pourra répondre aux attentes de l’organisation. 

Les logiciels de secrétariat juridique professionnels les plus connus  

Pour cabinets d’avocats 

  • AJ2WEB
  • PolyActe 
  • Invoke Partner 
  • Legisway
  • Contrat’tech

Pour expert juridique 

  • Impal’Act 
  • Cegid 
  • Anays 

La gestion des documents juridiques nécessite un outil performant et fiable pour assurer à la fois la pérennité des entreprises et des directions juridiques. Un logiciel automatisé est indispensable pour améliorer la gestion des dossiers. 
 

Solutions complémentaires de gestion des documents juridiques

Calendrier juridique

Facturation juridique

Pratique du droit

Gestion de cas juridique

Application du code

Gestion des plaintes

Electronic Discovery

Gestion des règles et politiques