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Logiciels de Gestion des documents juridiques

Les outils juridiques prennent de plus en plus d’ampleur dans la gestion des dossiers administratifs. Un logiciel de secrétariat en ligne compte parmi les indispensables. 

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Gestion des documents juridiques : guide d'achat

Qu’est-ce qu’un logiciel de secrétariat juridique en ligne ? 

Définition 

Quelle que soit la forme ou la taille d’une société, sa vie est dictée par de nombreuses formalités juridiques. Un tel logiciel va les aider dans le processus de constitution de l’organisation jusqu’à sa dissolution. Il s’agit d’une solution informatisée visant à rendre pratique la demande d’approbation des comptes, la rédaction d’actes juridique et la signature des contrats. Elle permet d’optimiser la gestion de titres des clients et d’améliorer le travail collaboratif.    

Comment ça marche 

L’utilisateur n’a qu’à saisir les informations requises sur la société. Ces dernières vont s’afficher automatiquement sur les actes une fois la création lancée. 
Concrètement, une fois le logiciel mis en place, l’utilisateur pourra se connecter à son compte pour accéder aux modules. Des listes y sont proposées avec tous les éléments et les actes liés à la vie de la société. Ce sont ces listes qui vont permettre au secrétaire juridique de réaliser des contrats rapidement et en toute conformité. 

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de secrétariat juridique SaaS ?

La gestion des dossiers 

Utiliser un logiciel de secrétariat juridique permet à l’utilisateur de personnaliser les dossiers de la société à prendre en charge en fonction de ses activités. L’outil lui propose une gestion des dossiers clients, des dossiers des intervenants et des dossiers juridiques. 

La gestion des documents 

La fonctionnalité de gestion des dossiers est combinée étroitement avec le partage des documents et la gestion des accès pour permettre un travail collaboratif. En effet, le logiciel offre à l’utilisateur un outil de gestion de fichiers. Il s’agit d’un indispensable pour assurer la conservation des documents de manière à ce que personne ne puisse y accéder sans autorisation. Pour ce faire, le logiciel propose un portail client pour faciliter l’échange de document entre les avocats responsables du dossier et la société pour qui ils travaillent.   

Le suivi des dossiers 

Utiliser ce genre de logiciel permet un meilleur suivi juridique des sociétés. L’outil offre généralement une base documentaire sur les rendez-vous et les tâches à réaliser. Il facilite les annotations et classe automatiquement les dossiers par importance ou par date pour que l’utilisateur puisse se concentrer au cœur de son travail tout en assurant les tâches secondaires. 

D'autres fonctionnalités sont également présentes dans certains des logiciels secrétariat juridique :

  • rédaction de documents 
  • édition des feuilles de présence 
  • envoi des convocations 
  • historique des mouvements dans un registre 
  • signature électronique des documents 

Pourquoi utiliser un logiciel de secrétariat juridique en ligne ?

Avantages 

  • Il permet la rédaction optimisée des actes juridiques 
  • Il permet de gagner en productivité 
  • Il optimise la productivité de la structure, son agilité et sa rentabilité  
  • Il améliore la relation client 
  • Il assure la confidentialité des documents 

Inconvénients 

  • Les fonctionnalités assurées par les logiciels gratuits sont plus ou moins les mêmes. Or les besoins des cabinets d’avocats diffèrent d’une structure à une autre.

Les logiciels de secrétariat juridique professionnels les plus connus  

Pour cabinets d’avocats 

  • AJ2WEB
  • PolyActe 
  • Invoke Partner 
  • Legisway
  • Contrat’tech

Pour expert juridique 

  • Impal’Act 
  • Cegid 
  • Anays 

Logiciels secrétariat juridique gratuits 

  • Dokmee 
  • Termsfeed
  • Subdelirium

La gestion des documents juridiques nécessite un outil performant et fiable pour assurer à la fois la pérennité des entreprises et des directions juridiques. Un logiciel automatisé est indispensable pour améliorer la gestion des dossiers.