Logiciels de gestion des procédures juridiques et de conformité légale

Qu’est-ce qu’un logiciel juridique en ligne ?

Définition

Les logiciels juridiques sont des outils informatiques spécialement édités pour aider les acteurs du monde juridique à automatiser la gestion de leurs projets. Grâce à un système de centralisation des données, ces programmes offrent une solution pratique visant à synchroniser toutes les opérations des agents au service d’un cabinet professionnel du droit.

Comment ça marche ?

Pour pallier les éventuels problèmes liés aux logiciels installés sur un serveur local, les éditeurs de ce genre de programmes ont misé sur des solutions en SaaS. En tant que service, ces outils hébergés sur le Cloud ne nécessitent aucune maintenance informatique, ni le rachat supplémentaire des mises à jour. Un abonnement et une inscription sont à effectuer pour permettre à toute l’équipe de juristes collaborant ensemble de bénéficier d’une plateforme synchronisée. Sachant que les données doivent rester confidentielles, l’hébergement de ces programmes se fait dans la majorité des cas sur un serveur privé. Une interface sécurisée et protégée sera mise à disposition de chaque cabinet d’avocats ou juristes d’entreprise.

Pour couvrir le domaine d’intervention du métier de juriste, les programmes proposés actuellement sont des progiciels. Cette solution combine plusieurs modules créés par métier dans un seul logiciel. Ainsi, une connexion à Internet permet à un cabinet de conseils juridiques et à ses partenaires de collaborer à distance.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel juridique SaaS ?

La direction d’un réseau de cabinets juridique nécessite des progiciels. Les fonctionnalités phares que doivent revêtir ces derniers sont les suivantes :

La gestion des documents

Un programme SaaS permet de gérer chaque document juridique. La création des fichiers peut être effectuée de manière automatique. Des outils sont mis à disposition de l’utilisateur pour créer un prototype de base (contrat, rapports, fiche de présence, modèle de procuration, procès verbal, etc). Grâce à ce mode d’opération, l’uniformisation des documents est assurée et l’organisation faciliter.

Le renforcement de la communication

Les outils informatiques proposés actuellement disposent d’un mode de communications intégré. Une plateforme de discussions est mise à disposition de toute l’équipe permettant d’échanger simultanément. Dans la majorité des cas, le tchat intègre une option de visioconférences, idéale pour faire une réunion tout en étant à distance.

L’option d’envoi des documents

Concrètement, les programmes traitant le métier juridique intègrent une option de gestion des emails. Grâce à cette fonctionnalité, il est plus aisé d’envoyer des courriers électroniques. Les documents juridiques peuvent être envoyés directement via la plateforme. Pour rendre cette option plus pratique, certains outils ont été édités pour supporter l’importation des contacts professionnels.

Qui utilise un logiciel juridique ?

Ce type de solution s’adresse avant tout à des cabinets d’avocats. Les programmes étant en perpétuelle évolution, il est plus facile pour les réseaux de juristes d’entreprise de trouver actuellement un outil capable de pérenniser leur activité. Les professionnels du droit ayant décidé de se lancer en tant que libéral pourront également utiliser ces logiciels, car il existe des outils intégrant des fonctionnalités basiques. Il va sans dire que les éditeurs œuvrent pour rendre leurs programmes plus intéressants et fiables pour cadrer ce métier.

Pourquoi utiliser un logiciel juridique en entreprise ?

Ces solutions digitales présentent des avantages pour les grandes entités. Ci-après une liste non-exhaustive de ces points forts et de ces faiblesses :

Avantages

Un logiciel en SaaS propose des modules liés à chaque branche du métier juridique assurant une expérience d’utilisation personnalisée
Il est possible de supprimer certains modules qui n’existent pas encore dans un cabinet juridique pour un encadrement parfait
Il permet de créer plusieurs sessions d’utilisateurs
Il intègre une option de partage élargissant la perception de collaboration à distance de chaque cabinet
Il assure la création des fiches clients, ce qui permet de gagner du temps au niveau du secrétariat juridique

Inconvénients

Les éditeurs de logiciels juridiques ont bloqué certaines fonctionnalités de leur programme pour les versions non payantes

Comment choisir un logiciel juridique ?

Les modules complémentaires : le premier critère à prendre en compte c’est la présence des modules. Un logiciel est à la hauteur d’un cabinet dans la mesure où l’éditeur propose des options personnalisables en fonction de chaque branche. Grâce à ce système informatique, il est plus simple de mettre sur pied un programme cadrant parfaitement aux domaines d’intervention de chaque juriste.
Le back office du programme : un outil est jugé meilleur grâce à son interface. Cette dernière se doit d’être compréhensible et intuitive. Du premier coup d’œil, le programme permet à l’utilisateur d’avoir une idée de comment la manipuler. Si l’utilisation nécessite encore une formation, il est fort possible que la prise en main soit complexe.
Le coût : il s’agit ici de bien vérifier si l’éditeur propose un forfait flexible. En temps normal, le coût varie en fonction de la taille de l’équipe. Cependant, il est important de voir si le prix peut jouer en faveur du cabinet dans le cadre de l'expansion de celui-ci. Le calcul doit se faire sur le long terme et non sur un mois. Aussi, il est important de savoir s’il existe une option de test. Cela permet de voir le potentiel de l’outil.

Les meilleurs logiciels juridiques gratuits et open source

Voici une liste des meilleurs programmes dans le domaine du droit référencés par Google. Pour plus d’informations, retrouvez la section juridique de notre magazine.