Qu’est-ce qu’un logiciel juridique en ligne ?

Définition

Les logiciels juridiques sont des outils informatiques spécialement édités pour aider les acteurs du monde juridique à automatiser la gestion de leurs projets. Grâce à un système de centralisation des données, ces programmes offrent une solution pratique visant à synchroniser toutes les opérations des agents au service d’un cabinet professionnel du droit - droits de propriété/ droit de propriété intellectuelle/ droit des affaires/ droit du travail... 

Comment ça marche ?

Pour pallier les éventuels problèmes liés aux logiciels de gestion installés sur un serveur local, les éditeurs de ce genre de programmes ont misé sur des solutions en SaaS. En tant que service, ces outils hébergés sur le Cloud ne nécessitent aucune maintenance informatique, ni le rachat supplémentaire des mises à jour. Un abonnement et une inscription sont à effectuer pour permettre à toute l’équipe de juristes collaborant ensemble de bénéficier d’une plateforme synchronisée. Sachant que les données doivent rester confidentielles, l’hébergement de ces programmes se fait dans la majorité des cas sur un serveur privé. Une interface sécurisée et protégée sera mise à disposition de chaque cabinet d’avocats ou juristes d’entreprise.

Pour couvrir le domaine d’intervention du métier de juriste, les programmes proposés actuellement sont des progiciels. Cette solution logicielle combine plusieurs modules créés par métier dans un seul logiciel. Ainsi, une connexion à Internet permet à un cabinet de conseils juridiques et à ses partenaires de collaborer à distance. 

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel juridique SaaS ?

La direction d’un réseau de cabinets juridique nécessite des progiciels. Les fonctionnalités phares que doivent revêtir ces derniers sont les suivantes :

La gestion des documents et données administratives

Un programme SaaS permet de gérer chaque document juridique. La création des fichiers peut être effectuée de manière automatique. Des outils sont mis à disposition de l’utilisateur pour créer un prototype de base (contrat, rapports, fiche de présence, modèle de procuration, procès verbal, etc). Grâce à ce mode d’opération, l’uniformisation des documents immatériels est assurée et l’organisation faciliter. La dématérialisation des documents notamment administratifs et leur gestion permet aux employés de gagner du temps sur des tâches chronophages. 

Le renforcement de la communication

Les outils informatiques proposés actuellement disposent d’un mode de communications intégré. Une plateforme de discussions est mise à disposition de toute l’équipe permettant d’échanger simultanément. Dans la majorité des cas, le tchat intègre une option de visioconférences, idéale pour faire une réunion tout en étant à distance. Cela permet une meilleure gestion de cabinet car au sein de celui-ci, les employés travaillent de manière collaborative.

L’option d’envoi des documents

Concrètement, les programmes traitant le métier juridique et les métiers du droit, intègrent une option de gestion des emails. Grâce à cette fonctionnalité, il est plus aisé d’envoyer des courriers électroniques. Les documents juridiques peuvent être envoyés directement via la plateforme. Pour rendre cette option plus pratique, certains outils ont été édités pour supporter l’importation des contacts professionnels. 

Pourquoi utiliser un logiciel juridique en entreprise ?

Ces solutions digitales présentent des avantages pour les grandes entités. Ci-après une liste non-exhaustive de ces points forts et de ces faiblesses : 

Avantages

• Un logiciel en SaaS propose des modules liés à chaque branche du métier juridique assurant une expérience d’utilisation personnalisée 
• Il est possible de supprimer certains modules qui n’existent pas encore dans un cabinet juridique pour un encadrement parfait
• Il permet de créer plusieurs sessions d’utilisateurs
• Il intègre une option de partage élargissant la perception de collaboration à distance de chaque cabinet
• Il assure la création des fiches clients, ce qui permet de gagner du temps au niveau du secrétariat juridique

Inconvénients

• Les éditeurs de logiciels juridiques ont bloqué certaines fonctionnalités de leur programme pour les versions non payantes

Comment choisir un logiciel juridique ? 

• Les modules complémentaires : le premier critère à prendre en compte c’est la présence des modules. Un logiciel de gestion est à la hauteur d’un cabinet dans la mesure où l’éditeur propose des options personnalisables en fonction de chaque branche. Grâce à ce système informatique, il est plus simple de mettre sur pied un programme cadrant parfaitement aux domaines d’intervention de chaque juriste. 
• Le back office du programme : un outil est jugé meilleur grâce à son interface. Cette dernière se doit d’être compréhensible et intuitive. Du premier coup d’œil, le programme permet à l’utilisateur d’avoir une idée de comment la manipuler. Si l’utilisation nécessite encore une formation, il est fort possible que la prise en main soit complexe.  
• Le coût : il s’agit ici de bien vérifier si l’éditeur propose un forfait flexible. En temps normal, le coût varie en fonction de la taille de l’équipe. Cependant, il est important de voir si le prix peut jouer en faveur du cabinet dans le cadre de l'expansion de celui-ci. Le calcul doit se faire sur le long terme et non sur un mois. Aussi, il est important de savoir s’il existe une option de test. Cela permet de voir le potentiel de l’outil. 

Les meilleurs logiciels juridiques gratuits et open source

Voici une liste des meilleurs programmes dans le domaine du droit et du secteur juridique référencés par Google. 

• Dokmee
• Termsfeed
• Subdelirium  

Les logiciels juridiques professionnels

Pour profession de juriste libéral

• Startup Documents
• Snapterms
• Appstatut
• Docracy 

Pour un cabinet de juriste

• Easyquorum
• RedBooth
• Galexy
• Anays

Pour cabinet d’avocat

• LegalTech
• ProAvo-K
• Office Avocat
• Kleos