Comment limiter au maximum le risque client ? Les 6 étapes à connaître

La gestion de la trésorerie d’une entreprise n’est pas de tout repos. Entre les salaires, les fournisseurs et les taxes à payer, les décaissements peuvent rapidement prendre le pas sur les encaissements. Et lorsque ça arrive, les conséquences sont généralement synonymes de clé sous la porte 😬.

Pour assurer sa stabilité financière, une entreprise doit donc avoir un parfait contrôle sur ses rentrées et ses sorties d’argent. Malheureusement, dans les faits, la situation s’avère souvent compliquée. Se faire payer en temps et en heure fait parfois figure de véritable parcours du combattant. Ce constat est d’autant plus vrai dans le contexte économique actuel où nombreuses sont les entreprises qui travaillent à flux tendu 🥵.

Pour limiter ces menaces d’impayés et améliorer le pilotage de la trésorerie, des solutions existent. Zoom sur les bons réflexes à adopter pour lutter efficacement face au risque client 👌.

Quand on parle de risque client, il faut comprendre les sommes facturées à un client n’ayant pas encore été réglées. Autrement dit, les retards de paiement et les impayés.

Quand un client passe une commande auprès d’un fournisseur, un délai de paiement est fixé pour sceller la transaction. Or, il arrive fréquemment qu’un client accuse plusieurs jours de retard pour rembourser sa dette.

Du côté du fournisseur, la situation peut alors rapidement tourner au casse-tête 😱. En effet, celui-ci a déjà enregistré divers décaissements pour préparer et livrer la commande. L’absence de paiement en contrepartie influe alors négativement sur sa trésorerie et la santé économique de son activité.

D’une manière générale, on peut faire état de trois grands risques clients :

• les retards de paiement 📅
• les impayés ❌
• la perte d’un prospect ou d’un client 👋

Les retards de paiement sont malheureusement assez fréquents. Ils peuvent s’expliquer de plusieurs manières.

Tout d’abord, il peut s’agir d’une erreur involontaire. Un manque de communication ou un dysfonctionnement au sein des équipes comptables du client sont des cas de figure classiques.

Un retard de paiement peut aussi s’avérer volontaire. Ici, le client n’est pas en mesure d’honorer sa dette à la date initialement prévue. Toutefois, il a réellement besoin de vos services et décide de prendre le risque.

Les impayés peuvent s’expliquer de différentes manières.

Il n’est pas rare qu’un litige sur la commande en soit à l’origine. Qu’il soit de bonne ou de mauvaise foi, le client estime avoir été floué dans l’opération commerciale et refuse de procéder au remboursement.

Dans un autre registre, il est également possible que le client soit au bord de la faillite et n’ait tout simplement pas la capacité de rembourser.

Enfin, une entreprise peut perdre un prospect ou un client, car les conditions stipulées dans la transaction sont jugées trop strictes et peu avantageuses (fortes pénalités en cas de retard, etc.).

En tant qu’entreprise, les risques clients peuvent avoir de graves conséquences sur votre activité et votre réputation :

• croissance en berne, faute de trésorerie suffisante,
• temps perdu à courir après les débiteurs,
• pénalités financières en raison d’une trésorerie défaillante,
• image négative auprès des établissements bancaires,
• obligation de recourir aux capitaux propres pour améliorer la situation financière de l’entreprise,
• difficultés à entretenir de bonnes relations commerciales avec des clients jugés à risques.

Il est donc primordial de développer une stratégie efficace, ainsi qu’une solide procédure de recouvrement de créances, pour limiter au mieux ces risques clients ✊.

Avant d’intégrer un nouveau partenaire dans votre portefeuille clients, il est essentiel d’être sûr de sa fiabilité. Parmi les premiers réflexes à avoir, vous pouvez vous renseigner sur :

• la date de création de l’entreprise,
• le parcours de ses dirigeants,
• le chiffre d’affaires réalisé,
• le nombre de salariés,
• les avis laissés par leurs clients et collaborateurs,
• la stabilité de son secteur d’activité, etc.

Plus vous allez récolter d’informations sur les comportements de paiement, plus vous allez gagner en sérénité. Des bruits de couloir peuvent rapidement circuler sur la fiabilité d’une entreprise à honorer ses engagements. N’hésitez pas à faire jouer vos relations pour entrer en contact avec des sociétés qui ont déjà entretenu une relation commerciale avec votre prospect 👂👀.

Aujourd’hui, il est assez facile d’avoir accès à certaines informations financières.

Vous pouvez, par exemple, consulter la base de données du Registre du commerce sur Infogreffe. Ce site permet d’accéder à des informations très utiles :

• état de redressement judiciaire,
• traites impayées,
• paiements au Trésor public, etc.

En outre, analyser le bilan comptable de votre prospect est également un très bon indicateur de sa solvabilité 👍.

L’ensemble de ces documents sont des sources précieuses en cas de litige auprès d’un client. C’est la raison pour laquelle ils doivent être rédigés avec la plus grande attention ☝️.

Bien évidemment, toutes les mentions légales obligatoires doivent figurer sur ces documents.

L’élaboration d’un devis ou d’une facture est soumise à des règles strictes. Il serait regrettable de vous retrouver dans une situation défavorable pour une inattention ou un manquement à la réglementation. Pour rappel, il est impossible de revenir sur les termes d’un devis ou d’une facture signée ❌.

Les conditions générales de l’opération commerciale entre votre client et votre entreprise ne doivent pas être sujettes au doute ou à interprétation. Privilégiez un vocabulaire et des formulations simples. C’est également l’occasion de fixer vos conditions de paiement et de délai (nombre de jours, etc.). Si vous décidez d’inclure des pénalités de retard, le client doit donc en être informé sur le contrat qu’il signe ✅.

Du point de vue de la relation commerciale, difficile de se montrer strict et méfiant envers un prospect en passe de s’engager dans une transaction avec vous. Insister sur les délais de paiement à tenir et les pénalités encourues pourrait presque sembler contre-productif.

Pourtant, cette pratique est indispensable pour vous protéger 🤝.

Pour vous aider à déterminer les conditions à fixer dans le contrat de vente, vous pouvez vous baser sur un système de scoring. Plus la note d’un client est élevée, plus les risques d’impayés sont importants. À vous d’ajuster en conséquence les délais et pénalités pour limiter les risques clients.

Ce système de notation n’est pas figé dans le temps et réservé à vos prospects. Vous pouvez très bien l’appliquer à votre clientèle régulière et modifier les délais pour une prochaine commande le cas échéant.

De la même manière, si vous constatez une évolution dangereuse de votre DSO (délai moyen de paiement), il est conseillé d’agir rapidement pour garder le contrôle sur votre trésorerie 🚨💸.

Devoir courir après des débiteurs n’a rien de très réjouissant. Multiplier les e-mails et autres appels téléphoniques pour faire le point sur les remboursements à honorer peut rapidement s’avérer usant.

Pour maximiser les chances d’accélérer les règlements clients qui tardent à arriver, la meilleure stratégie à adopter consiste à personnaliser vos relances selon le profil.

Les rappels envoyés aux clients doivent être proportionnels au niveau du risque client. S’il faut, bien entendu, vous montrer courtois et diplomate (😇), il n’est pas question de laisser traîner les choses et de vous faire endormir.

Si la situation ne s’améliore pas, vous devez :

• tenter de comprendre les raisons exactes du retard auprès de votre débiteur ;
• lui rappeler qu’il s’est engagé à respecter les termes d’un contrat pour lequel il a accepté de signer ;
• lui expliquer les conséquences sur votre activité ;
• obtenir de lui une date de remboursement claire et définitive.

En tant qu’entreprise, entamer une procédure de recouvrement amiable doit toujours être privilégiée à une action en justice. En effet, cette dernière est longue, onéreuse et souvent infructueuse 🤷‍♂️.

On vient de le voir, gérer au mieux le risque client implique un gros investissement.

Pour vous aider dans cette démarche, des solutions existent. En vous équipant d’un logiciel spécialisé dans la facturation, le recouvrement et la gestion du poste client de manière générale, vous pouvez notamment :

• attribuer une note de risque à vos prospects et clients ;
• voir évoluer ce scoring comportemental en fonction des actions de vos prospects et clients ;
• créer et suivre des tableaux de bord personnalisés sur vos flux financiers ;
• recevoir des alertes en cas de retards de paiement :
• automatiser et personnaliser les relances clients.

En bref, l’intérêt de ces plateformes est de vous libérer de tâches répétitives et chronophages, tout en vous apportant davantage de sérénité dans la gestion de votre trésorerie 🙏.

Exemple de logiciel :

🛠️ Esker est une suite de solutions de digitalisation des processus Order-to-Cash, à destination des ETI et grands comptes. Parmi ses nombreuses fonctionnalités, on compte la gestion du crédit client, avec définition des limites de crédit et intégration d’agences de scoring externes pour mieux maîtriser le risque. En parallèle, la plateforme optimise votre processus de recouvrement, par l’automatisation des relances, le déploiement de stratégies en fonction du profil client ou encore le suivi de vos KPIs (DSO, prévisions d’encaissement, etc.).

La gestion du risque client est une composante essentielle à prendre en compte pour la stabilité financière de votre entreprise. Plus vous êtes en capacité d’identifier les menaces potentielles, plus vous pouvez anticiper et agir en conséquence pour vous protéger.

Pour rappel, environ une facture inter-entreprise sur deux accuse d’un retard de paiement en France. De là à voir les choses changer prochainement grâce au passage à la facturation dématérialisée obligatoire à l’horizon 2024 ? 🤔