Mon business a décollé depuis que j’ai arrêté Excel

Lorsque l’on veut créer son entreprise, on fait attention aux frais. Surtout en début d’activité, lorsque la trésorerie est limitée. Pour gérer leur comptabilité, les créateurs d’entreprise comme les TPE déjà en activité, ont souvent recours à Excel. Ce tableur est rapide à prendre en main et facile d’utilisation. Mais il n’est pas vraiment adapté à la comptabilité. Et en phase de développement d’activité, il montre rapidement ses limites. Retrouvez tous nos conseils et avis sur les logiciels de comptabilité.

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Excel un logiciel qu’il faut bien connaître

Pour avoir une comptabilité fiable et fonctionnelle sur Excel, il faut tout d’abord bien maîtriser ce logiciel. En effet, des connaissances de base du tableur ne suffiront pas pour gérer efficacement votre entreprise. D’autant plus que, vous devrez penser dès le départ :

• aux informations dont vous aurez besoin pour gérer et monitorer votre activité
• aux obligations légales qu’il vous faudra intégrer dans Excel
• aux flux d’informations qui circuleront au sein de votre entreprise et aussi vers l’extérieur (entre votre société et votre expert-comptable par exemple)

De plus, pour bien gérer votre activité commerciale et comptable via Excel, il vous faudra aussi penser à tous les utilisateurs et à leurs besoins spécifiques. En premier lieu, votre expert-comptable, bien sûr, mais aussi vos (futurs) employés. Chacun souhaitera, pour réaliser sa mission, avoir accès à des informations particulières. Utiliser Excel implique donc une importante phase de mise en place. D’autant plus que, pour que la gestion de votre comptabilité sous Excel soit au minimum fonctionnelle, il vous faudra :

• mettre en place des opérations de débit/crédit
• pouvoir catégoriser vos dépenses : salaires, achats, remboursement de crédit…
• pouvoir catégoriser vos moyens de paiements : carte bleu, chèque, virement, retraits
• suivre l'évolution des comptes grâce à un solde bancaire
• prévoir un historique mensuel des mouvements comptables

Pour qu’Excel demeure fonctionnel et s’adapte à votre développement, il faudra aussi penser aux possibilités d’évolution du logiciel. Ainsi, il sera plus pertinent de créer des listes déroulantes évolutives pour les catégories et pour les paiements. Il vous sera donc nécessaire de maîtriser cet aspect de la suite bureautique. Sans oublier, bien entendu, une solide connaissance des formules de calcul….

Une gestion chronophage

La mise en place d’Excel, en tant que logiciel de gestion de votre activité, prendra du temps. Et, son utilisation au quotidien, en demandera encore plus. En effet, que ce soit pour établir un devis, une facture ou saisir des lignes comptables, le nombre d’étapes à suivre sera conséquent. Ainsi, si nous prenons l’exemple concret de la gestion de factures dans Excel, il vous faudra :

• créer un nouveau classeur ou un onglet
• numéroter manuellement les factures
• saisir les coordonnées du client et les lignes de produit
• créer les formules de calcul des sommes, des remises, de la TVA, de l’escompte si applicable, etc…
• enregistrer la facture et l’envoyer par mail au client
• établir vous-même une routine de relance des paiements
• suivre manuellement les paiements
• établir un tableau récapitulatif de toutes les factures
• mettre en place des rapports d’activité
• etc…

La procédure est fastidieuse et se répète à chaque client. Les risques d'erreurs sont évidemment importants, que ce soit lors de la saisie ou dans les formules de calcul…. Excel, en tant que logiciel de gestion, atteint dans ce cas très vite ses limites.

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