Nos experts analysent la GED de demain

Aujourd’hui, les entreprises veulent une gestion électronique des documents modulable qui soit à la fois transverse, globale, mais également et surtout « intelligente ».

Quelle GED de demain pour répondre aux besoins et demandes des entreprises ?

Réponse avec Jean-Louis Sadokh, Membre fondateur et Directeur Général de Groupe T2i France, éditeur de la solution Youdoc.

La première des tendances décelées par nos experts porte sur la capture de document sous format papier ou dématérialisé. L’objectif étant de pouvoir faciliter au maximum la vie de l’utilisateur au moment de l’étape de la capture de document en automatisant son indexation pour une meilleure expérience utilisateur. Pour atteindre cet objectif, les outils digitaux de la dématérialisation comme l’analyse sémantique, l’intelligence artificielle, la LAD (lecture automatique de documents), RAD (reconnaissance automatique de documents), OCR (reconnaissance optique des caractères), sont d’une grande importance. La GED de demain doit être en mesure d’intégrer dans sa solution une notion d’intelligence intuitive. Elle doit proposer de manière prédictive à l’utilisateur un classement ou une indexation de ses documents sans besoins de saisie de mots-clés, de dérouler des menus, ou de rechercher parmi les index. Les besoins des entreprises évoluant, l’ergonomie des logiciels de GED prend une place prépondérante.

Aujourd’hui, ce ne sont plus seulement les factures et les fiches de paie qui sont dématérialisées, mais une typologie de documents bien plus diverse.

D’après une étude effectuée par le cabinet Xerfi-Precepta, le marché de la dématérialisation en France va croître de plus de 7 % pour les années 2019 et 2020.

Les dirigeants d’entreprises sont de plus en plus nombreux à souhaiter une intégration de leurs archives documentaires dans une GED de par les avantages qu’elle procure en matière de recherche, mais également en gain de stockage physique.

La gestion électronique de documents apporte plusieurs bénéfices importants pour une entreprise, en matière de qualité, de productivité et de délais. La réduction des délais est réelle grâce à une accélération de la circulation de l’information, les documents et leur validation peuvent être transmis partout, tout le temps et dans le monde entier. En centralisant les documents dans une solution unique de GED, cette solution devient un véritable outil clé pour l’entreprise en complément de son ERP. Les attentes et les bénéfices d’un projet GED varient bien évidemment d’une organisation à l’autre selon leur secteur d’activité, leur contexte, leurs objectifs, leurs enjeux. La maîtrise des documents permet premièrement une diminution des coûts grâce à l’automatisation de certaines tâches sans valeur ajoutée et à la réduction des erreurs. Dans un deuxième temps, cela permet une amélioration globale de la performance. Une GED performante doit être accessible pour la grande majorité des utilisateurs et pas seulement pour les spécialistes ou les équipes techniques. Le ROI d’un projet rigoureusement mené et bien ciblé se compte en semaines.

La seconde tendance observée par nos experts est la valeur probante des documents. La diversité de la typologie des documents grandissant, les clients souhaitent que les documents stockés dans leur GED aient dorénavant une valeur juridique. Des mesures ont été prises dans ce sens en collaboration avec le cabinet d’audit PWC pour le développement de notre solution GED (Youdoc) pour répondre aux normes juridiques et législatives. L’un des bénéfices de la GED réside dans la conformité aux réglementations et certifications aux normes. Elles sont facilitées par des outils et fonctions de gestion des documents ainsi que des données conçues spécifiquement.

Pour exemple, la traçabilité d’un document est totale durant tout son cycle de vie. Un moteur d’événements permet à chaque utilisateur de retrouver la trace de chacune des modifications apportées au document. Une solution de GED conserve les historiques et la traçabilité nécessaires pour fournir des preuves de conformité à la demande. Pour également apporter une réponse à la problématique de la diversité des types de documents, un calendrier permet d’indiquer la durée de conservation de ceux-ci. La sensibilité juridique n’est pas la même selon le type de document, l’objectif étant de simplifier au maximum les choses. La sécurisation des données reste la priorité pour les entreprises surtout depuis l’entrée en vigueur du règlement général, renforçant et unifiant la protection des données pour les individus au sein de l’Union européenne. Un des éléments clés du RGPD réside dans le fait qu’il faut être en mesure de prouver la conformité du document.

Troisième tendance forte de la GED observée par nos experts, la gestion des cas métiers. On observe que de plus en plus de documents sont désormais stockés dans la GED, il devient alors indispensable de pouvoir les partager et les diffuser pour favoriser le travail collaboratif. La GED est un véritable outil transverse connecté à l’ensemble des systèmes d’information de l’entreprise (ERP, CRM), capable de gérer l’ensemble des données non structurées passées et présentes. En améliorant l’accessibilité immédiate des documents aux bonnes personnes, au bon moment et en tout lieu, les processus et le travail collaboratif sont optimisés dans des proportions considérables. La recherche de document doit être facilitée au maximum pour permettre de l’effectuer par le langage libre. Les utilisateurs finaux sont alors dispensés d’une recherche de document fastidieuse, d’une diffusion aléatoire, et d’une vérification de validation de document.

Même si le besoin des entreprises est croissant, il faut avant tout définir des conditions d’utilisation claires. Pour y parvenir, la meilleure solution réside dans la mise en place d’un Case Management semi-automatique qui établit un chemin avec des étapes prédéfinies pour chaque document à partager. Toutefois, il sera possible d’en dévier en ajoutant certaines étapes de validations pour faciliter le processus.

Un document peut ainsi être partagé entre des utilisateurs internes, des documents publiés en direction de clients et de fournisseurs, en fonction de l’évolution d’un dossier. Les conditions de circulation sont fixées par l’utilisateur lui-même sans qu’il n’ait besoin de solliciter le service informatique ou technique de son entreprise. Cela rend la GED bien plus souple qu’un BPM ou un Workflow en tant qu’outil collaboratif et par conséquent, cet outil est de plus en plus demandé par les entreprises. D’autant plus que pour reprendre les deux premières tendances analysées par nos experts, une GED collaborative priorise la traçabilité, la sécurité ainsi que la simplicité d’utilisation à travers son ergonomie.

Article sponsorisé. Les contributeurs experts sont des auteurs indépendants de la rédaction d’appvizer. Leurs propos et positions leur sont personnels.