7 logiciels pour organiser un webinar et 12 étapes clés pour le réussir

Comment organiser un webinar pour votre entreprise ?

Vous avez l’intention de proposer un webinar à vos contacts et prospects, mais vous ne savez pas comment vous y prendre. Vous pouvez commencer par choisir un outil pour le mettre en place : plateforme de webinar gratuite ou solution premium payante, on vous présente les avantages de chacun d’eux.

Pour organiser l’événement, de sa préparation jusqu’à son issue, suivez ensuite toutes les étapes clés pour le réussir. L’objectif ? Créer un webinar et l’intégrer intelligemment à une démarche marketing performante en engageant vos participants !

Que choisir entre un logiciel de webinar gratuit et une plateforme de webinaire professionnelle ? Appvizer vous présente une sélection de solutions, à comparer et à choisir en fonction de vos usages et de vos attentes.

Glowbl propose une offre gratuite de salle virtuelle avec « LiveStages publics », qui propose les fonctionnalités de base. Pour bénéficier d’une offre de webinaires professionnelle sécurisée, vous êtes facturé au nombre de participants.

En alternative gratuite, la solution join.me permet le partage d’écran standard jusqu’à 3 participants, mais n’offre pas de possibilité d’analyse.

Il suffit d’un code d’accès pour que les participants puissent rejoindre la conférence, sans besoin d’installer de plug-in ni de créer un compte.

Skype est un outil de visioconférence très populaire auprès du grand public. Partage d’écran, échanges via le chat : l’outil peut faire l’affaire pour un webinar en petit comité.

WebEx de Cisco est gratuit jusqu’à 3 personnes par réunion en formule basique, et vous devez télécharger le logiciel.
La solution permet de partager des fichiers, de les annoter en temps réel, d’échanger par chat et surtout d’enregistrer la web conférence.

YouTube Live est un outil de webinar gratuit simple pour diffuser votre web conférence, à partir d’un compte Google et d’une chaîne YouTube. Vous pouvez interagir avec vos participants en partageant votre écran d’ordinateur et utiliser une fonction de chat. Vous pouvez contrôler l’accès à votre diffusion en déterminant si votre vidéo est publique, non répertoriée, mais accessible par tous, ou privée.

👉 Si ces outils sont accessibles et gratuits pour diffuser en direct un webinar, ils présentent toutefois des limites pour une utilisation professionnelle :

• un nombre de participants restreint, ce qui vous enjoint à souscrire à une offre payante ;
• l’enregistrement absent, ce qui vous empêche de rentabiliser la production de votre webinar avec un replay (génération de leads) ;
• des fonctionnalités de marketing automation inexistantes, ce qui vous contraint à souscrire à des services tiers (landing page, emailing, etc.) ;
• des fonctionnalités d’analyse manquantes, de rapports, ou encore de tracking pour qualifier vos prospects ;
• une connexion impossible avec d’autres applications, comme votre CRM par exemple.

Si vous souhaitez appuyer votre stratégie marketing en proposant des webinaires, afin de qualifier vos prospects, des outils complémentaires doivent être envisagés. Ils vous permettront notamment de créer votre landing page sur mesure et mettre en place un marketing automatisé par email.

On entend beaucoup parler de Zoom ou encore de Teams dès qu’il s’agit de visio, mais quelles seraient leurs alternatives ? Focus sur deux solutions performantes et complètes.

Livestorm est une plateforme de webinaire polyvalente qui permet aux PME, aux startups ou aux grands groupes de mettre en place des webinaires de qualité professionnelle et de générer des leads qualifiés.

Parmi les points forts de Livestorm :

• la création d’une landing page d’inscription responsive,
• le marketing automatisé (gestion de la base de contacts, des mails, des invitations, rappels, intégration sur votre site web, etc.),
• des analyses poussées pour évaluer les comportements en direct et qualifier votre audience,
• la création de sondages interactifs,
• la mise en place rapide du replay après enregistrement.

▶︎ L’avis Appvizer :

Que ce soit pour une web conférence interne ou dans un objectif d’acquisition de leads qualifiés, livestorm permet d’offrir une expérience de qualité aux participants. Pour l’organisateur du webinaire, la solution vient appuyer une stratégie de contenu pensée en amont et permet de recueillir des informations pertinentes afin d’identifier les contacts à fort potentiel d’opportunités.

LiveWebinar est une plateforme de visioconférence complète et personnalisable, qui facilite le travail collaboratif. Cette solution s’adresse aux petites comme aux grandes organisations pour la diffusion en direct et l’enregistrement de vidéos, aux couleurs de la marque.

Parmi les points forts de LiveWebinar :

• l’enregistrement des conférences en qualité HD,
• la transmission d’événements en direct sur les principales plateformes de médias sociaux (YouTube, Facebook, Vimeo, etc.),
• la création d’un nombre illimité de présentations au sein d’une même session, grâce à la fonctionnalité Breakout Rooms,
• un tableau blanc interactif comme support visuel pour la présentation et l’explication de vos idées,
• la génération de rapports et d’analyse pour décrypter les profils et usages de votre audience.

▶︎ L’avis Appvizer :

Outre ses riches fonctionnalités de diffusion et de partage, LiveWebinar favorise l’engagement des participants : vous pouvez illustrer vos propos en temps réel avec le tableau blanc, pour une présentation ludique et interactive. La solution se prête également à une expérience collaborative, avec la possibilité de diviser votre présentation en plusieurs sessions.

Un webinar pour valoriser son image de marque, c’est bien. Un webinar pour générer de nouveaux clients, c’est mieux. En adoptant la même approche que votre stratégie de marketing digital, vous préparez votre vidéoconférence en ligne en commençant par étudier les préoccupations de votre audience :

• focalisez-vous sur les attentes de votre public cible ;
• déterminez vos objectifs ;
• respectez le parcours de maturité jusqu’à la conversion.

L’inbound marketing, en synthèse

Le webinaire est l’un des formats efficaces du content marketing, la démarche pilier de l’inbound marketing, visant à développer vos contenus en ligne pour attirer des visiteurs et répondre à leurs problèmes.

Pour définir le sujet d’un webinaire qui va attirer les bons prospects, il convient donc de comprendre la problématique rencontrée par votre prospect à l’étape T de son parcours d’achat et de voir comment y répondre.

Dans le tableau ci-dessous, on remarque les différentes étapes qu’un décideur doit franchir avant de passer à l’acte d’achat, et les réponses qu’il attend à chaque étape :

Quel format de webinaire utiliser ? Voici dans le tableau suivant quelques exemples de webinars à mettre en place en fonction de votre type de public :

Un webinar à succès se prépare minutieusement ! C’est une question d’organisation, mais pas uniquement…

Une présentation de qualité, ça se travaille :

• sur le fond, il faut intéresser votre public, donc délivrer un contenu centré sur son questionnement et apporter les réponses ;
• sur la forme, il faut soigner la réalisation de sa présentation et ne délivrer qu’une seule idée par slide au risque de perdre ses participants ;
• l’aspect ludique est important, un auditoire apprend mieux en s’amusant, il faut donc à minima prévoir des petits clins d’œil pour soutenir l’attention, voir parsemer son discours de quelques pointes d’humour ;
• l’entraînement oral est indispensable, il faut travailler sa voix et les enchaînements.

💡 Important : comment choisir le bon titre ?

Le meilleur titre pour un webinar est celui que votre public ciblé comprend, qui évoque pour cette audience un bénéfice concret énoncé par une formulation qui accroche.

Avec un titre trop générique, contenant une formulation équivoque, vous pouvez passer complètement à côté de vos prospects !

Exemples :

• Titre 1 : Les solutions pour la relation client
• Titre 2 : Choisir son logiciel CRM : les 8 critères déterminants

Dans l’exemple n° 1, le titre est peu évocateur, on ne comprend pas précisément l’objet du webinar.

Dans l’exemple n° 2, le titre est clair et accrocheur. Le webinaire s’adresse clairement aux décideurs qui ont un projet CRM à mettre en place et qui cherchent un logiciel approprié à leurs attentes. La formulation donne envie d’assister au webinaire car elle promet d’aborder des critères déterminants, des réponses, c’est-à-dire un guide qui permet à l’audience ciblée de se décider.

Répéter sa présentation en solo, puis auprès d’un public bienveillant en amont permet de vérifier si l’on maîtrise tous les critères de réussite, à savoir :

• connaître son sujet sur le bout des doigts ;
• anticiper les questions pièges ;
• rythmer sa présentation en contrôlant la durée ;
• mémoriser les transitions de sa conférence ;
• surmonter son stress ;
• sourire, être chaleureux dans la tonalité de sa voix ;
• éviter la voix monocorde ;
• faire des pauses, des temps morts, des silences ;
• susciter la curiosité ;
• maîtriser son outil ou sa plateforme de webinar avant de se lancer.

Plus on maîtrise sa présentation, plus on est à l’aise, plus on est convaincant.

Prêt à captiver votre public ? C’est le moment de vous faire connaître afin d’attirer un maximum de participants, et surtout des personnes intéressées par le sujet de votre webinar !

C’est un basique, mais il faut déterminer et communiquer une date, ainsi qu’une heure précise : choisissez donc un jour et un horaire propice à la réunion d’un public cible disponible.

Comment faire la promotion de ses webinaires ou conférences en ligne ?

Conseils utiles :

• annoncer ses webinaires un mois à l’avance ;
• partager régulièrement les dates sur les réseaux sociaux tels que LinkedIn, Twitter, Facebook, Google+ ;
• inviter des prospects qualifiés, des clients selon le sujet par e-mail ;
• créer une landing page avec un formulaire d’inscription à l’événement ;
• récolter et qualifier les contacts inscrits via cette landing page (taille entreprise ; coordonnées, segmentation, etc.) ;
• écrire et publier à minima un article de blog annonçant chaque webinaire sur son site internet ;
• annoncer la date d’un webinaire dans sa newsletter ;
• demander à d’autres sites de parler de son webinaire ;
• intégrer un lien dans votre signature d’email renvoyant vers la page web présentant votre webinaire ;
• mettre en place un dispositif de marketing automation pour envoyer dans un 1er temps des e-mails de rappel pour inciter les non-inscrits à venir, et rappeler la date aux inscrits, 15 jours et 7 jours avant le jour J.

Exemple de landing page d’inscription à un webinar

Plein de petits ou grands détails viennent enrichir la diffusion de votre webinar : prêt à marquer l’esprit du public en direct ? Quel est le secret des meilleurs webinaires ?

Réponse : l’animation !

Pendant l’événement, comment marquer l’esprit du public en direct ? Pour enrichir la diffusion de votre webinar, afin de captiver vos auditeurs pendant sa web conférence, voici quelques techniques à appliquer :

• utiliser du matériel professionnel (caméra, micro…), pour s’assurer d’une bonne qualité de restitution du son ;
• vérifier que tout le monde vous entend correctement,
• créer un lien fort, de la proximité pour mériter la confiance de votre public,
• à la manière des émissions de télévision, on peut chauffer la salle pour briser la glace, en demandant aux invités de se présenter, pourquoi ils participent à votre web conférence,
• adopter une posture d’humain à humain, un esprit de partage,
• découper sa présentation en courtes phrases pour en maîtriser la durée et faire respirer le déroulement du webinaire par des pauses,
• s’appuyer sur une plateforme de webinar professionnelle (on en parle plus bas).

Faites participer votre public ! Plongez-le dans une expérience hors du commun, surprenez-le ! Le live facilite les échanges avec lui : participer est beaucoup plus marquant que d’écouter de manière passive et attire la sympathie.

Voici quelques astuces d’interactions pour y parvenir :

• utilisez la zone de chat pour proposer aux participants de poser leurs questions ;
• partagez votre écran, dévoilez un document exclusif, ou une vidéo en direct,
• lancez un sondage en direct,
• faites venir un invité surprise (un « guest » prévu),
• donnez la parole à un participant s’il témoigne d’un retour intéressant pour l’auditoire,
• prévoyez 10 minutes à la fin de votre webinar pour répondre aux questions à minima.

C’est incontournable, ne serait-ce que pour améliorer votre manière de faire : il faut laisser de l’espace disponible pour récolter les avis et commentaires, des participants.

Pour aller plus loin et (pré) qualifier ses prospects les plus intéressés, c’est-à-dire les contacts à relancer en priorité, il faut savoir les détecter.

Pour identifier ces personnes, observez leurs comportements et réactions, leurs réponses orales, écrites (sondages, avis), le nombre d’interactions avant (exemple : partage et commentaires sur les réseaux sociaux ou sur votre site web) et pendant le webinar.

Utiliser un outil pour sonder le public en live est utile, disposer de fonctionnalités pour analyser le comportement de votre public en direct est indispensable pour qualifier vos prospects.

C’est fini : votre webinar se termine, on arrive à la dernière slide récapitulative de votre présentation. Vos auditeurs peuvent visualiser un résumé court de votre présentation.

Vous avez pensé à intégrer un CTA (call to action) invitant à vous contacter, vous, l’expert sur le sujet : une adresse mail, une adresse web, un n° de téléphone.

Avant de se quitter, pensez à remercier les personnes qui vous ont accordé leur temps et leur attention. Au-delà de la politesse, remercier les participants est un acte de respect, de considération qui vous honore. Avec un merci, vous marquez des points de ce côté-ci.

Et juste avant de se dire « au revoir », il faut maintenir l’attention sur vous, et inciter à revenir vers vous. Il s’agit de fidéliser l’audience de votre webinar, d’en profiter pour générer plus de notoriété, et au passage déclencher la phase finale de closing auprès de prospects proches de l’acte d’achat de votre solution.

Le retour d’expérience utilisateur compte sur bien des plans. Les KPI (indicateurs de performance) sont faits pour être exploités !

Voici quelques conseils utiles pour évaluer la qualité réelle de votre webinar, ainsi que l’intérêt porté par chaque participant.

• comptez le nombre de personnes qui quittent votre web conférence durant les 10 premières minutes ; si le taux d’attrition ne dépasse pas 15 %, c’est que ce sont eux qui se sont trompé de sujet, sinon, réévaluez la qualité de votre son et votre présentation ;
• comptez les interactions effectuées par les participants sur votre chat ou lors de réponses à un sondage ; s’il y a très peu de participations, imaginez d’autres types de sondage comme des quizz plus ludiques.

• observez les données de contact des personnes inscrites telles que le prénom, le nom, l’adresse email, le numéro de téléphone, la fonction de l’inscrit, sa société, son secteur d’activité, la taille de l’entreprise ;
• identifiez les sources les plus efficaces pour attirer des prospects qualifiés à vos webinaires en utilisant des adresses web (url) avec des tracking ; cela vous permet de voir quelles sources sont les plus utilisées par vos prospects les plus chauds (emailing, réseaux sociaux, article de blog ? etc.) ;
• mesurez le comportement de chaque participant en termes d’actions sur un CTA en particulier ; s’il a demandé à être rappelé, il est par exemple plus avancé dans son parcours d’achat que s’il a demandé à télécharger un contenu.

Grâce aux URL de tracking, vous pouvez voir combien de personnes arrivent sur votre landing page et constater combien s’inscrivent réellement. Vous pouvez calculer le taux global d’inscription par rapport au nombre de visites global, et également calculer le taux d’inscription par canal de communication (réseaux sociaux, emailing, direct, etc.).

Un inscrit n’est pas un participant acquis ! En effet, entre l’inscription et la participation, vous risquez de perdre du monde en « route ». D’où l’importance du choix de la date et de l’heure. Pas de panique : un taux de participation est extrêmement rare, surtout en BtoB : les décideurs ont constamment des priorités à gérer.

💡 Astuce : leur envoyer un email de « rattrapage » les invitant à voir le replay !

Tous vos participants et ceux qui n’ont pu se rendre disponible le jour J réclament avec impatience la rediffusion de votre webinar.

La mise en ligne de votre web conférence est l’occasion de satisfaire tout le monde, et vous y trouverez également des avantages :

• vous fidélisez les participants,
• vous reprenez contact avec les inscrits qui n’ont pas participé,
• vous touchez une nouvelle audience de non inscrits,
• vous qualifiez de nouveaux prospects grâce à votre contenu exclusif.

☝️Fait remarquable : avec les webinaires « à la demande », vous pouvez augmenter votre taux de participation de manière exponentielle en proposant plusieurs dates pour assister au webinaire, ou au replay.

Exemple de landing page d’inscription à un webinar en replay

💡 Astuce : exploitez les données déjà récoltées pour maximiser le taux de participation de votre webinar en replay !

Vous pouvez publier un article sur votre blog pour mettre en exergue le replay. Cela comporte plusieurs intérêts :

• attirer des visiteurs, soit une audience qui vous connaît, soit de nouveaux internautes, afin de les transformer en prospects, voire en clients,
• diffuser des retours positifs de vos participants,
• favoriser votre notoriété en proposant le partage sur les réseaux sociaux.

Considérez votre article comme un point d’entrée avec des prospects potentiels. À ce titre, un lien vers la page d’inscription au replay est indispensable !

Vous avez fait en sorte d’obtenir l’adresse email des participants ; profitez-en pour leur envoyer un email de remerciement : pour leur intérêt, pour leur temps, etc. En second plan, on en profite pour fidéliser une audience nouvelle et « commencer à vendre ».

Toujours dans une logique inbound, il s’agit de garder le contact avec vos participants, et plus particulièrement avec les prospects les plus qualifiés, c’est-à-dire les plus proches de l’achat.

L’email de remerciement doit donner envie à vos contacts de revenir vers vous et de parler de vous autour d’eux.

Pour cette raison, il est nécessaire de segmenter votre base et de personnaliser votre email en fonction des contacts :

• les contacts les plus froids ont besoin de plus d’informations ; il faut les diriger vers du contenu qualitatif capable de compléter leur prise d’information et de nourrir leur réflexion, comme un livre blanc ;
• vous pouvez proposer un rendez-vous personnalisé à vos prospects les plus chauds ; l’objectif sera alors de les convaincre de faire appel à vos services ; c’est l’étape de closing ;
• les personnes inscrites, mais qui n’ont pas participé doivent à minima recevoir un email les invitant à voir le replay de votre webinar ; l’objectif est de relancer ces contacts a priori intéressés par le sujet.

✓ Pour vous assurer de ne manquer aucune étape, nous vous proposons de télécharger gratuitement notre check-list récapitulative :

Que vous envisagiez le webinar sous l’angle de la formation interne, pour la génération de prospects qualifiés, pour recruter ou encore pour la communication interne, votre chance est d’établir une relation directe avec vos auditeurs.

C’est un moment particulier et une occasion rare de favoriser la proximité, susciter la confiance, et de démontrer une expertise : la préparation en amont est donc d’une importance capitale. Il faut savoir se mettre dans la peau du participant pour lui offrir la meilleure expérience possible.

Un webinar représente aussi une occasion d’élargir son audience, un moyen de développer sa notoriété, ainsi qu’un contenu efficace pour attirer des clients potentiels.

Si un outil gratuit suffit pour une web conférence réunissant peu de participants, les plateformes de webinar professionnelles s’imposent pour exploiter ce format d’un point de vue marketing, et rentabiliser ce contenu avec le replay !