Le média de ceux qui réinventent l'entreprise
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La veille réglementaire HSE s’apparente, de prime abord, à un procédé simple d’observation et de compréhension de l’environnement juridique et normatif de son secteur d’activité. En réalité, quand on s’intéresse de plus près au sujet, on peut vite se rendre compte de sa complexité.
En effet, face à la multitude de textes réglementaires et d’exigences applicables (en moyenne 2 500 à 3 500 exigences réglementaires pour un site industriel en France), on comprend qu’un tel processus ne peut pas être pris à la légère : rigueur, méthode et expertise sont de mise.
Et pourtant, malgré son caractère indispensable, elle n’est pas toujours systématisée dans les organisations, par manque de temps, de moyens, d’outils ou encore de connaissances.
En tant que directeur d’un site, d’un groupe industriel ou fonction HSE dans votre entreprise (responsable Santé et Sécurité, responsable Environnement, coordinateur HSE, etc.), vous avez compris l’importance de cette démarche. Vous cherchez à mettre en place ou à améliorer votre processus de veille réglementaire et à définir des plans d’actions efficaces pour gérer votre conformité ? Voici un guide complet sur le sujet !
Une veille réglementaire HSE est une démarche organisée et formalisée au sein d’une entreprise, consistant à détecter, à analyser et à exploiter des informations relatives aux réglementations applicables à ses activités.
Si elle concerne toutes les organisations, quel que soit leur secteur d’activité, elle est essentielle pour les industries avec de fortes problématiques autour de l’environnement, de la santé et de la sécurité au travail, comme :
Faire de la veille réglementaire permet à toute entreprise de connaître les obligations qui lui incombent afin d’organiser et de surveiller la conformité de ses activités, de ses équipements, de ses infrastructures et de ses procédés.
Elle sert notamment à limiter les risques de non-conformité, avec des retombées positives telles que :
☝️ Cette activité de veille est même une nécessité dans toutes les entreprises disposant de systèmes de management certifiés ISO 14001, ISO 50001, OHSAS 18001, ISO 45001, qui doivent impérativement se tenir informées des évolutions réglementaires.
Dès lors, vous comprenez l’importance clé d’instaurer une véritable démarche de veille réglementaire HSE dans votre organisation.
Vous pouvez organiser votre activité de veille en adoptant le mode projet. En effet, en lui allouant du temps, des objectifs, des moyens et des personnes responsables, vous garantissez son efficacité.
Commencez ainsi par cadrer votre projet :
Que vous choisissiez de mener votre projet de veille en interne ou de l’externaliser, vous pouvez détailler toutes les attentes liées au projet dans un cahier des charges précis et clair, afin que le processus réponde aux besoins de l’organisation et que chacun des acteurs puisse s’y référer.
En fonction de votre industrie ou domaine d’activités, faites un tri parmi toutes les sources d’informations existantes, afin de ne retenir que les plus pertinentes.
Pour cela, listez l’ensemble des règlements et textes applicables aux activités de votre site ou groupe industriel en matière de conformité HSE.
Lors de votre sélection, privilégiez les sources réglementaires (textes de loi, arrêtés ministériels, etc.) plutôt que le contenu vulgarisé, plus accessible, mais souvent simplifié. Ce type de source peut faciliter la compréhension et la synthèse des exigences, mais le texte officiel doit prévaloir.
Enfin, la veille doit se concentrer sur les exigences réglementaires applicables à l’activité de votre entreprise, plutôt que sur les textes, qui peuvent contenir différentes exigences.
Une fois les sources identifiées, vous pouvez construire votre référentiel réglementaire, afin de structurer votre collecte d’informations. Il s’agit d’un registre ou fonds documentaire contenant toutes les obligations réglementaires applicables à votre organisation et à ses spécificités :
Pour baliser votre travail de recherche et classifier l’information, vous pouvez créer une arborescence logique, en utilisant des thématiques propres à votre organisation, puis subdiviser en sous-répertoires.
Répertoriez tous les textes applicables et assurez-vous de les associer avec des informations clés telles que leur type, leur titre, leur date de création/mise à jour, la source dont ils sont issus, etc.
💡 Il sera également important d’identifier quel support pourra être utilisé, pour un référentiel pratique et utile à tout le monde (tableau, logiciel de gestion de projet/de tâche, etc. ?) et, une fois construit, les équipes chargées de le maintenir à jour.
Une fois toutes les informations recueillies, centralisées et classées, l’objectif est alors de les traiter pour les rendre exploitables pour les besoins de l’entreprise.
Cela requiert une analyse approfondie des textes réglementaires, qui doivent parfois s’appuyer sur des compétences juridiques ou techniques, pas toujours détenues par la fonction HSE de l’entreprise.
Vous devrez alors identifier des experts capables d’analyser scrupuleusement chaque document, de recouper les informations et de les rendre compréhensibles pour toutes les personnes concernées dans l’entreprise.
Vous pouvez également envisager d’avoir recours à un outil dédié pour cette étape fastidieuse et complexe, surtout si vous n’avez pas toutes les compétences particulières dans un domaine technique, ni de bagage juridique suffisant.
Si un outil de veille réglementaire gratuit est peu recommandé, car rarement adapté à vos problématiques, une solution proposant un service expert personnalisé peut vous faire gagner en temps et en précision.
⚒️ C’est le cas de Red-on-line, une solution complète incluant du contenu sur mesure, des services personnalisés et des outils flexibles, afin de faciliter votre veille réglementaire HSE, avec :
Les résultats et les livrables de votre veille réglementaire doivent être diffusés à toutes les personnes concernées dans l’entreprise, dont les activités sont directement impactées :
La veille réglementaire HSE est aussi une étape préparatoire de l’évaluation de conformité. L’observation continue et rigoureuse du paysage normatif technique et juridique permet de comparer les exigences théoriques et la mise en pratique dans votre organisation.
L’activité de veille doit rendre les informations recueillies exploitables afin :
Voici des bonnes pratiques à mettre en application pour tirer le meilleur profit votre veille réglementaire :
En menant une veille réglementaire HSE votre organisation d’être agile et en constante adaptation. Elle permet de préparer les audits de conformité réglementaire, qui évaluent si votre référentiel est à jour, votre évaluation de la conformité est en progression par rapport aux précédents audits, et un dispositif de suivi et de pilotage des actions de mise en conformité est en place.
Fort·e de ces conseils, qu’allez-vous mettre en place pour veiller à votre conformité dès maintenant ?
