Comment faire une veille réglementaire HSE efficace et assurer votre conformité ?

Par Samantha Mur
Le 26/04/2021
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La veille réglementaire HSE s’apparente, de prime abord, à un procédé simple d’observation et de compréhension de l’environnement juridique et normatif de son secteur d’activité. En réalité, quand on s’intéresse de plus près au sujet, on peut vite se rendre compte de sa complexité.

En effet, face à la multitude de textes réglementaires et d’exigences applicables (en moyenne 2 500 à 3 500 exigences réglementaires pour un site industriel en France), on comprend qu’un tel processus ne peut pas être pris à la légère : rigueur, méthode et expertise sont de mise.

Et pourtant, malgré son caractère indispensable, elle n’est pas toujours systématisée dans les organisations, par manque de temps, de moyens, d’outils ou encore de connaissances.

En tant que directeur d’un site, d’un groupe industriel ou fonction HSE dans votre entreprise (responsable Santé et Sécurité, responsable Environnement, coordinateur HSE, etc.), vous avez compris l’importance de cette démarche. Vous cherchez à mettre en place ou à améliorer votre processus de veille réglementaire et à définir des plans d’actions efficaces pour gérer votre conformité ? Voici un guide complet sur le sujet !

Pourquoi faire de la veille réglementaire ?

Veille réglementaire HSE : définition

Une veille réglementaire HSE est une démarche organisée et formalisée au sein d’une entreprise, consistant à détecter, à analyser et à exploiter des informations relatives aux réglementations applicables à ses activités.

Si elle concerne toutes les organisations, quel que soit leur secteur d’activité, elle est essentielle pour les industries avec de fortes problématiques autour de l’environnement, de la santé et de la sécurité au travail, comme :

  • l’agroalimentaire,
  • la pharmacie,
  • le BTP et la construction,
  • les énergies, etc.

    Les intérêts de la veille réglementaire HSE pour votre entreprise

    Faire de la veille réglementaire permet à toute entreprise de connaître les obligations qui lui incombent afin d’organiser et de surveiller la conformité de ses activités, de ses équipements, de ses infrastructures et de ses procédés.

    Elle sert notamment à limiter les risques de non-conformité, avec des retombées positives telles que :

    • des coûts pouvant être évités (amendes ou non-indemnisation en cas d’accident ou de sinistre, par exemple),
    • une gestion saine des relations sociales,
    • la maîtrise du taux d’accident du travail,
    • le maintien de la productivité de l’entreprise, etc.

    ☝️ Cette activité de veille est même une nécessité dans toutes les entreprises disposant de systèmes de management certifiés ISO 14001, ISO 50001, OHSAS 18001, ISO 45001, qui doivent impérativement se tenir informées des évolutions réglementaires.

    Dès lors, vous comprenez l’importance clé d’instaurer une véritable démarche de veille réglementaire HSE dans votre organisation.

    Comment faire une veille réglementaire HSE ?

    Étape n° 1 : définir la méthodologie de veille

    Vous pouvez organiser votre activité de veille en adoptant le mode projet. En effet, en lui allouant du temps, des objectifs, des moyens et des personnes responsables, vous garantissez son efficacité.

    Commencez ainsi par cadrer votre projet :

    • identifiez vos objectifs : qu’attendez-vous du processus de veille ? Identifier des résultats opérationnels précis permettra d’optimiser le temps à lui consacrer ;

    • dégagez du temps à sa mise en place : pour déployer votre activité de veille et le faire exister en tant que tel, octroyez-lui un temps formalisé dans les plannings ;

    • désignez un chef de projet : délimitez le rôle de la·du responsable veille réglementaire, et des autres acteurs impliqués dans le projet, internes comme externes (directions, représentants du personnel, collectivités, actionnaires, etc.) ;

    • définissez le périmètre de votre veille :
      • Quelles sont les informations recherchées ?
      • Sous quelle forme ou format sera-t-elle matérialisée ?
      • Selon quels critères ? (périodicité de mise à jour de la base de données, quelle utilisation en faire pour l’évaluation de la conformité, etc.) ;

    • déterminez les moyens à mettre en place : en plus des ressources humaines et financières, quels sont les moyens requis : outils, formation, budget, etc. ?

    Que vous choisissiez de mener votre projet de veille en interne ou de l’externaliser, vous pouvez détailler toutes les attentes liées au projet dans un cahier des charges précis et clair, afin que le processus réponde aux besoins de l’organisation et que chacun des acteurs puisse s’y référer.

    Étape n° 2 : identifier des sources fiables et pertinentes

    En fonction de votre industrie ou domaine d’activités, faites un tri parmi toutes les sources d’informations existantes, afin de ne retenir que les plus pertinentes.

    Pour cela, listez l’ensemble des règlements et textes applicables aux activités de votre site ou groupe industriel en matière de conformité HSE.

    Lors de votre sélection, privilégiez les sources réglementaires (textes de loi, arrêtés ministériels, etc.) plutôt que le contenu vulgarisé, plus accessible, mais souvent simplifié. Ce type de source peut faciliter la compréhension et la synthèse des exigences, mais le texte officiel doit prévaloir.

    Enfin, la veille doit se concentrer sur les exigences réglementaires applicables à l’activité de votre entreprise, plutôt que sur les textes, qui peuvent contenir différentes exigences.

    Étape n° 3 : élaborer son référentiel réglementaire

    Une fois les sources identifiées, vous pouvez construire votre référentiel réglementaire, afin de structurer votre collecte d’informations. Il s’agit d’un registre ou fonds documentaire contenant toutes les obligations réglementaires applicables à votre organisation et à ses spécificités :

    • secteur d’activité,
    • nombre d’employés,
    • statut juridique,
    • classement ICPE, etc.

    Pour baliser votre travail de recherche et classifier l’information, vous pouvez créer une arborescence logique, en utilisant des thématiques propres à votre organisation, puis subdiviser en sous-répertoires.

    Répertoriez tous les textes applicables et assurez-vous de les associer avec des informations clés telles que leur type, leur titre, leur date de création/mise à jour, la source dont ils sont issus, etc.

    💡 Il sera également important d’identifier quel support pourra être utilisé, pour un référentiel pratique et utile à tout le monde (tableau, logiciel de gestion de projet/de tâche, etc. ?) et, une fois construit, les équipes chargées de le maintenir à jour.

    Étape n° 4 : traiter et analyser les informations HSE

    Une fois toutes les informations recueillies, centralisées et classées, l’objectif est alors de les traiter pour les rendre exploitables pour les besoins de l’entreprise.

    Cela requiert une analyse approfondie des textes réglementaires, qui doivent parfois s’appuyer sur des compétences juridiques ou techniques, pas toujours détenues par la fonction HSE de l’entreprise.

    Vous devrez alors identifier des experts capables d’analyser scrupuleusement chaque document, de recouper les informations et de les rendre compréhensibles pour toutes les personnes concernées dans l’entreprise.

    Vous pouvez également envisager d’avoir recours à un outil dédié pour cette étape fastidieuse et complexe, surtout si vous n’avez pas toutes les compétences particulières dans un domaine technique, ni de bagage juridique suffisant.

    Si un outil de veille réglementaire gratuit est peu recommandé, car rarement adapté à vos problématiques, une solution proposant un service expert personnalisé peut vous faire gagner en temps et en précision.

    ⚒️ C’est le cas de Red-on-line, une solution complète incluant du contenu sur mesure, des services personnalisés et des outils flexibles, afin de faciliter votre veille réglementaire HSE, avec :

    • des référentiels réglementaires exhaustifs adaptés à chacun de vos sites opérationnels,
    • des analyses et l’accompagnement d’experts juristes HSE, basés à l’international,
    • des logiciels pour gérer vos processus réglementaires et mieux piloter votre conformité.

    Étape n° 5 : partager le contenu de la veille

    Les résultats et les livrables de votre veille réglementaire doivent être diffusés à toutes les personnes concernées dans l’entreprise, dont les activités sont directement impactées :

    • mettez en place une stratégie et des moyens de communication pour effectuer cette transmission (email, feed thématique sur l’intranet, logiciel de gestion de projet ou plateforme collaborative, etc.) ;
    • divulguez toutes les informations pertinentes : textes de référence, mais aussi leurs éléments d’interprétation par des experts, les recommandations, ainsi que le délai attendu ;
    • prévoyez des référents ou de la documentation complémentaire pour accompagner la mise en œuvre des nouveautés réglementaires.

    Étape n° 6 : préparer l’évaluation de la conformité HSE

    La veille réglementaire HSE est aussi une étape préparatoire de l’évaluation de conformité. L’observation continue et rigoureuse du paysage normatif technique et juridique permet de comparer les exigences théoriques et la mise en pratique dans votre organisation.

    L’activité de veille doit rendre les informations recueillies exploitables afin :

    • d’anticiper les évolutions réglementaires dans le but de préparer la mise en conformité, le cas échéant ;
    • de mesurer le taux de conformité de l’entreprise en vérifiant que les procédés, les infrastructures, les équipements, etc. sont conformes au cadre réglementaire ;
    • de démontrer les opérations de mise en conformité en cours, en cas de contrôle, avec l’établissement d’un plan d’action, pour chaque non-conformité relevée.

    Derniers conseils pour assurer votre conformité réglementaire HSE

    Voici des bonnes pratiques à mettre en application pour tirer le meilleur profit votre veille réglementaire :

    • maintenez la base de données à jour : installez un suivi et paramétrez des alertes sur les textes de votre fonds documentaire, afin de rester à jour et de réévaluer régulièrement votre niveau de conformité ;

    • définissez des indicateurs pour mesurer aussi bien l’état de votre veille que l’avancement de votre plan d’action, en évaluant les impacts de vos actions correctives, et en ajustant si nécessaire ;

    • hiérarchisez les exigences et les risques associés pour toute non-conformité, afin de mieux prioriser vos actions ;

    • capitalisez sur le travail collaboratif : récoltez du feedback sur la mise en œuvre de la démarche afin de toujours remettre en perspective son efficacité et sa valeur ajoutée. Vous vous inscrivez dans une démarche d’amélioration continue, afin d’optimiser le processus global pour que tout le monde soit gagnant.

    En menant une veille réglementaire HSE votre organisation d’être agile et en constante adaptation. Elle permet de préparer les audits de conformité réglementaire, qui évaluent si votre référentiel est à jour, votre évaluation de la conformité est en progression par rapport aux précédents audits, et un dispositif de suivi et de pilotage des actions de mise en conformité est en place.

    Fort·e de ces conseils, qu’allez-vous mettre en place pour veiller à votre conformité dès maintenant ?

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