Learning Management System (LMS) : quels bénéfices pour votre entreprise et la formation de vos employés ?

La formation des salariés est un enjeu majeur pour les entreprises. Il faut dire que les avantages sont nombreux, tant pour la société que pour les employés qui en bénéficient !

Et pour suivre au mieux les progrès de chacun et proposer des contenus pédagogiques de qualité et adaptés aux spécificités métiers, le Learning Management System (LMS) apparaît comme la meilleure solution. Formation express sur le sujet. 📖

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Qu’est-ce qu’une Learning Management System ?

Le Learning Management System (LMS) prend la forme d’une plateforme visant à la formation pédagogique d’apprenants. Cet outil que l’on peut traduire par “système de gestion de l’apprentissage” est principalement utilisé en entreprise, mais peut également faire figure de logiciel de formation à distance.

On estime les grands débuts du LMS au début des années 2000, en parallèle de la démocratisation des outils digitaux. On peut citer la très célèbre plateforme Moodle, lancée en 2002 et encore active aujourd’hui. Au fil des années, le monde de l’entreprise a rapidement intégré le Learning Management System comme un rouage essentiel de son organisation interne.

💡 À titre d’exemple, une étude réalisée par Seira Formation atteste que 87 % des entreprises françaises utilisent des solutions e-learning.

À qui sert un LMS ?

Sans surprise, un Learning Management System est avant tout destiné à favoriser l’apprentissage. À travers la création et la diffusion de modules pédagogiques, cet outil de training ambitionne de mettre les apprenants dans les meilleures dispositions possibles.

👉 Pour les employés, passer par une plateforme LMS permet entre autres de :

• monter en compétences et prétendre à un poste à plus haute responsabilité ;
• identifier ses points forts et ses axes d’amélioration ;
• se découvrir de nouveaux centres d’intérêt et faire évoluer ses missions ;
• se sentir valorisé et reconnu dans les progrès réalisés.

👉 Du côté de la direction, instaurer une plateforme de Learning Management System s’avère également très utile. Celle-ci permet notamment de définir une stratégie de formation personnalisée et de piloter au mieux la montée en compétences des collaborateurs. En effet, les cours intégrés au logiciel peuvent être :

• construits en interne,
• ou commandés auprès d’organismes de formation.

De la même manière, il est extrêmement simple pour les équipes dirigeantes de suivre les progrès des employés jour après jour, tout en les orientant sur les formations les plus adaptées à leur évolution professionnelle. 📈

Quel est son fonctionnement ?

D’une manière générale, il est possible d’intégrer un outil de Learning Management System de deux manières au sein de son entreprise :

• en mode SaaS (software as a service) : les données (modules pédagogiques, ressources numériques, réponses des apprenants, etc.) sont stockées dans le cloud et sont accessibles n’importe où, depuis n’importe quel appareil, à l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe. Flexible et accessible financièrement, il s’agit du type d’intégration privilégié au sein des entreprises ;

• en mode on premise : les données sont hébergées au sein d’un serveur local, ce qui présente certains inconvénients, notamment dans le cadre de formations à distance. Si le mode on premise permet in fine davantage de liberté, il implique en contrepartie un coût plus élevé, mais aussi, et surtout une équipe technique dédiée à sa maintenance.

🔎 Concernant son fonctionnement, concrètement un logiciel LMS suit une architecture relativement simple. On trouve généralement deux interfaces :

• une à destination des utilisateurs : l’apprenant navigue parmi différents modules pédagogiques, choisit les cours qu’il souhaite suivre, participe à des évaluations, consulte sa courbe de progression, etc. ;
• une réservée aux administrateurs : les formateurs créent ou intègrent le contenu pédagogique, choisissent les méthodes et critères d’évaluation, suivent les progrès des employés, assignent des modules d’apprentissage spécifiques selon les besoins du moment, etc.

En outre, la plupart des plateformes de Learning Management System proposent un modèle basé sur le principe de la scalabilité. Lors de l’intégration du logiciel, seules les options de base sont accessibles aux usagers et aux formateurs. Mais au fur et à mesure que les parties prenantes s’acclimatent aux différents outils, de nouveaux modules peuvent être intégrés pas à pas.

Les principales fonctionnalités du Learning Management System

La diversification des contenus d’apprentissage

L’expérience utilisateur est primordiale dans la motivation des salariés. Il est donc nécessaire de leur proposer des modules variés, tant sur le fond que sur la forme. Autrement dit, l’idée est d’éviter au maximum les cours longs et soporifiques 😴 en misant sur des contenus originaux et ludiques. On peut ainsi imaginer :

• des vidéos ;
• des diaporamas interactifs ;
• des webinars ;
• des travaux collaboratifs ; etc.

Bien évidemment, il en va de même pour les modules d’évaluation. Plus les contenus sont diversifiés et originaux, plus les apprenants sont motivés à l’idée de s’exercer !

La liberté et la facilité de construction des modules pédagogiques

La grande majorité des logiciels LMS permettent d’intégrer des cours conçus par des formateurs professionnels. Il suffit de les télécharger, gratuitement ou non selon le prestataire et l’abonnement choisi, et le tour est joué.

Mais, il arrive que l’entreprise souhaite développer elle-même ses contenus pédagogiques. Il fait alors s’appuyer sur un logiciel pensé pour la création simplifiée de cours et d’évaluations. Intégration de graphiques, de vidéos et autres pistes audio sont autant de fonctionnalités basiques, mais très précieuses pour les formateurs.

L’intégration de l’intelligence artificielle

L’IA offre d'innombrables possibilités. Intégrée à un logiciel de Learning Management System, elle sert notamment à créer des cours et des évaluations à partir de documents partagés par les administrateurs.

🤖 Mais l’intelligence artificielle peut également servir à identifier les axes d’amélioration de chaque salarié et l’orienter vers des modules adaptés, ciblés pour le faire progresser.

L’accès à un système de reporting et d’analyse

Autre fonctionnalité de base d’une plateforme LMS, le reporting et l’analyse des cours mis en ligne.

• Tout d’abord, on pense forcément au suivi des progrès des apprenants. En effet, un système de reporting permet de suivre le rythme d’apprentissage de chacun et d’évaluer la qualité du travail effectué.
• Il sert aussi à identifier les défaillances du côté des formateurs. Par exemple, un module ayant un très faible taux d’exécution peut alerter les administrateurs. Il peut s’agir d’un cours mal construit, trop long ou tout simplement jugé pas assez attrayant, ce qui va amener l’équipe pédagogique à le retravailler en conséquence.

La compatibilité mobile

Bon, on vous l’accorde, il est très rare de voir des applications non responsives de nos jours. Mais, il est toujours préférable de s’assurer de la qualité de la transposition du logiciel de Learning Management System en version mobile !

En effet, il peut arriver que l’interface souffre de la comparaison et décourage les utilisateurs adeptes de la formation à distance via smartphone. Impossibilité de lire les vidéos, ralentissements, textes mal cadrés… voilà autant de petits désagréments qui peuvent nuire à l’apprenant et l’inciter à aller papillonner sur des applis qui n’ont rien à voir avec l’e-learning (même si l’on trouve pas mal de tutos sympas sur YouTube et Insta 😁). 🎥

La gamification

Comme son nom le laisse supposer, la gamification consiste à apporter une dimension ludique aux sessions d’apprentissage. Dans cette optique, plusieurs solutions sont envisageables. On trouve par exemple :

• les systèmes de points et de trophée à débloquer ;
• les challenges collaboratifs, qui peuvent par exemple prendre la forme d’escape games ou de serious games ;
• les challenges compétitifs entre employés pour les inciter à se dépasser, avec pourquoi pas une récompense à la clé (gare aux mauvais perdants…) ;
• les quiz interactifs ;
• etc.

💡 Le saviez-vous ? Une étude menée par TalentLMS avance que 61 % des employés sondés affirment qu’ils seraient davantage enclins à suivre une formation intégrant la gamification.

L’intégration avec vos logiciels existants

Pour fluidifier au mieux la prise en main d’un outil LMS, les développeurs essaient généralement de favoriser l’intégration avec les solutions couramment utilisées par les entreprises. Ainsi, certaines fonctionnalités de logiciels spécialisés dans les RH, la création vidéo ou le suivi commercial peuvent par exemple trouver un écho au sein de la plateforme de Learning Management System.

La certification de certains modules

Afin d’officialiser l'acquisition et la maîtrise de certaines compétences, il est parfois nécessaire de passer par des certifications reconnues. Dans cette optique, certains logiciels LMS proposent aux utilisateurs l’obtention d’un titre certifié après avoir validé une formation.

La prise en compte des spécificités métier

Selon le secteur d’activité de l’entreprise, un LMS peut proposer des contenus et des formations plus ou moins adaptés. Il existe ainsi des logiciels spécialisés dans la santé, l’hôtellerie, la vente ou encore l’immobilier.

Les avantages du LMS

Les atouts pour l’entreprise

Améliorer le bien-être des collaborateurs

En premier lieu, on peut se pencher sur les retombées positives pour l’entreprise. En proposant aux salariés de se former, et par extension de prétendre à des postes à plus haute responsabilité, vous contribuez à augmenter leur bien-être au travail.

Or, un employé qui se sait reconnu, valorisé et challengé est très bénéfique pour une entreprise. Ainsi, instaurer un logiciel de Learning Management System dans votre organisation contribue indirectement à :

• favoriser l’épanouissement de vos collaborateurs ;
• augmenter la productivité et la motivation ;
• fidéliser les employés et éviter un taux de turnover élevé ;
• renforcer l’esprit d’équipe, etc.

Optimiser les coûts de formation

Grâce au Learning Management System, les entreprises ont le contrôle sur les contenus diffusés auprès des employés. S’ils disposent de ressources en interne, ils peuvent déléguer la création des cours à une équipe de formateurs dédiée.

Par ailleurs, l’ensemble des contenus créés reste accessible à tous les apprenants, année après année. S’il est bien sûr nécessaire de remettre certains cours au goût du jour, le tronc commun reste le même. En clair, parier sur le LMS représente un coût conséquent lors de la phase de lancement, mais c’est généralement source d’un retour sur investissement positif.

Affiner les contenus pédagogiques

• Grâce aux outils de reporting intégrés aux logiciels LMS, les formateurs peuvent identifier les cours qui suscitent le plus d’intérêt et les meilleurs résultats.
• Et, à l’inverse, ils peuvent détecter ceux qui sont délaissés par les apprenants ou qui affichent un faible taux de rétention.

✅ Il est alors simple pour eux de retravailler le contenu et de tenter de le rendre plus attractif et efficient.

Faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs

Quand on arrive dans une nouvelle entreprise, il est parfois difficile d’intégrer les codes aussi rapidement qu’on le voudrait. Entre les logiciels inconnus à maîtriser et une nouvelle organisation du travail à appréhender, il est normal de se sentir un peu déboussolé.

Ainsi, l’onboarding est une étape cruciale pour l’entreprise, et le Learning Management System une aide précieuse. En préparant un parcours de formation adapté au nouvel employé, l’entreprise contribue grandement à faciliter son intégration. Celui-ci peut se familiariser avec son nouvel environnement à son rythme, tandis que les équipes dirigeantes observent ses progrès et favorisent une prise de poste optimale. 😀

Améliorer l’image de l’entreprise et son attractivité

Ça peut paraître évident, mais l’intégration d’une solution de Learning Management System contribue à moderniser et à donner une image positive de l’entreprise, notamment lorsqu’il est question du recrutement de nouveaux talents.

En effet, les personnes à la recherche d’un nouvel emploi se renseignent très souvent sur la culture d’entreprise. Et la présence du Learning Management System au sein de l’organisation est un argument à faire valoir auprès de candidats désireux d’intégrer une entreprise soucieuse du bien-être de ses employés.

Les atouts pour les apprenants

Maîtriser son projet professionnel

Beaucoup d’employés ont du mal à cerner avec précision ses envies en matière d’évolution professionnelle. Or, une absence de projection à plus ou moins long terme peut nuire à la motivation et au bien-être au travail.

À travers des exercices de training réguliers et le passage de formations et de certifications, il est plus simple de mieux définir les contours de son projet futur et de développer les compétences clés nécessaires pour atteindre cet objectif.

Progresser en parfaite autonomie

C’est l’une des grandes forces des outils LMS. En tant que salarié, il est parfois difficile de gérer son emploi du temps comme on le souhaite. Entre les périodes de rush et les imprévus, on peut avoir tendance à négliger les temps consacrés à la formation, d’autant plus si ceux-ci sont uniquement en présentiel. 😬

Avec une plateforme de Learning Management System, la question ne se pose plus. Chaque employé est invité à progresser à son rythme, en fonction de sa charge de travail. Si le logiciel est intégré en mode SaaS, il est même possible pour les collaborateurs de se former en ligne et à distance. Un avantage très pratique, notamment pour les salariés qui pratiquent le télétravail ou sont amenés à beaucoup se déplacer.

Augmenter la rétention des connaissances

Plusieurs études le prouvent. L’apprentissage en ligne offre un taux de rétention des connaissances bien supérieur à une formation en présentiel. Selon une enquête réalisée par la Research Institute of America, le taux de rétention en e-learning se situe entre 25 % et 60 %, contre entre 8 % et 10 % en présentiel.

Avoir accès en illimité à l’ensemble des contenus pédagogiques dans un espace centralisé

Grâce au Learning Management System, fini les parcours du combattant pour retrouver tel ou tel contenu perdu dans les bureaux de l’entreprise. Tous les cours et documents essentiels à la formation des employés sont centralisés dans une bibliothèque unique, commune et accessible à tout moment.

Quelques cas d’usages du Learning Management System

Maintenant qu’on en sait plus sur les opportunités offertes par un outil LMS, il est temps de regarder de plus près les cas d’usages dans lesquels il trouve tout son intérêt.

Exemple 1 : booster le taux de vente de votre enseigne

Après analyse de vos résultats, vous constatez que le taux de vente en magasin a légèrement baissé au cours de l’année qui vient de s’écouler, pourtant, le trafic est toujours le même. Vos vendeurs ne sont peut-être pas assez performants, et il convient de trouver une solution pour faire repartir les chiffres à la hausse. 💪

À cet effet, vous pouvez par exemple concevoir ou télécharger une série de formations articulées autour de la vente et de l’approche de la clientèle.

• Dès que ces contenus pédagogiques sont mis en ligne, vous pouvez suivre les progrès de chaque employé en la matière.
• Une fois les formations validées, c’est le moment d’en mesurer les résultats sur le terrain.
• Un taux de vente qui repart à la hausse peut alors refléter un progrès de vos vendeurs dans leur approche des clients, symbole de l’utilité de la formation qui leur a été imposée.

Exemple 2 : sensibiliser les collaborateurs sur des sujets graves

Harcèlement au travail, comportements déplacés, gestes de premiers secours… Il existe tout un tas de sujets qui méritent toute l’attention de vos collaborateurs. Et plutôt que de leur imposer des temps de formation pas toujours bienvenus, il est possible de les sensibiliser à ces sujets importants en entreprise en leur proposant de valider des certifications de manière autonome via une plateforme de Learning Management System.

Avec l’essor de l’intelligence artificielle, l’organisation du travail de nombreuses entreprises est d’ores et déjà en train de muter en profondeur. Or, cette nécessaire adaptation à des outils technologiques de plus en plus présents et performants doit être anticipée. Dans cette optique, former vos collaborateurs à la maîtrise de nouveaux outils informatiques via des cours conçus à cet effet va rapidement s’imposer comme une priorité.

Par le biais du Learning Management System, les employés se montrent naturellement plus enclins à se former. Ils évoluent et progressent à leur rythme et appréhendent avec plus de facilité la prise en main d’outils complexes.

Renforcer l’esprit d’équipe

Les contenus intégrés au sein d’un logiciel de Learning Management System prennent des formes de plus en plus variées. Si l’on retrouve toujours des vidéos interactives, des quiz et autres PowerPoint, on voit éclore depuis quelques années des contenus pédagogiques de plus en plus exaltants pour les collaborateurs, notamment par le biais de la gamification.

Ainsi, en proposant régulièrement à vos équipes de participer à des jeux collaboratifs de type Escape ou Serious games, vous contribuez à renforcer l’esprit d’équipe entre vos collaborateurs. Les temps de formation ne sont plus perçus comme une corvée, mais comme des moments conviviaux et rafraîchissants.

Travailler sur les soft skills

Quand il est question de formation au travail, on pense inévitablement à l’amélioration des savoir-faire et des compétences dites techniques. Mais les savoir-être ne doivent pas être négligés pour autant ! Pour aider et inciter les collaborateurs à développer leurs soft skills, les logiciels LMS sont plus que bienvenus.

Gestion des conflits, maîtrise du stress, confiance en soi… Voilà autant de points sur lesquels peuvent travailler les employés afin de progresser tant sur le plan professionnel que personnel.

À ce titre, on peut imaginer voir certains collaborateurs parcourir ces formations en dehors du bureau, ce qui justifie une fois de plus la pertinence d’intégrer une plateforme de Learning Management System sur le bien-être et l’épanouissement des salariés.

Comment bien choisir son Learning Management System ?

Pour choisir au mieux la plateforme de Learning Management System à intégrer au sein de votre organisation, plusieurs critères sont à prendre en considération. Parmi les points clés qui doivent retenir votre attention, on peut penser à :

• la réactivité du SAV : des pannes et autres soucis techniques peuvent survenir de temps à autre au sein d’un logiciel LMS. Ce n’est pas une fin en soi. Néanmoins, il est essentiel de pouvoir compter sur un service client réactif et compétent dans la résolution des problèmes ;

• la simplicité et rapidité de prise en main : afin d’éviter la réticence des collaborateurs, la plateforme LMS se doit d’offrir une expérience utilisateur optimale. Cela se traduit notamment par une interface intuitive et accessible pour tous, y compris pour les salariés les plus éloignés de la sphère digitale ;

• la liberté accordée dans la conception des modules : plus les formateurs ont la possibilité de créer des cours ludiques et originaux, plus les apprenants répondent positivement aux objectifs de formation fixés par l’entreprise ;

• l’intégration d’un système de reporting : pour suivre les progrès des apprenants et adapter les cours en conséquence, il est indispensable de pouvoir suivre l’évolution de chacun en temps réel ;

• la présence d’un outil de feedback : il est important pour les apprenants de pouvoir faire des retours sur les formations suivies. Ont-ils jugé les contenus suffisamment clairs et compréhensibles ? Les modalités d’évaluation étaient-elles pertinentes ? Ces feedbacks sont très utiles et permettent aux formateurs de revoir les cours en cas de besoin, dans l’optique de proposer les meilleurs contenus aux collaborateurs ;

• l’hébergement en mode SaaS : si le stockage sur un réseau local peut avoir certains avantages, force est de constater que l’hébergement dans le cloud est à ce jour la solution qui offre le plus de flexibilité et de confort pour une entreprise. En effet, les salariés n’ont qu’à se créer un identifiant et un mot de passe pour accéder à distance et à n’importe quel moment à la plateforme LMS ;

• les prix pratiqués : les formules proposées par les éditeurs de plateformes LMS peuvent prendre différentes formes. D’une manière générale, il s’agit d’abonnements dont la tarification évolue selon le nombre d’apprenants.

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Le Learning Management System en bref

Vous l’aurez compris, le Learning Management System prend la forme d’une plateforme dédiée à l’apprentissage particulièrement utile pour les entreprises.

• D’un côté, elle permet aux administrateurs de suivre les progrès des équipes et de les orienter vers les formations les plus adaptées.
• De l’autre, les apprenants peuvent progresser à leur rythme en bénéficiant de contenus pédagogiques variés et attrayants.

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