La gouvernance IT, ou comment aligner système d'information et stratégie business

Dans un contexte économique dominé par l’information, l’innovation et la course à la performance, la gouvernance IT (ou gouvernance SI) semble s’imposer comme une des meilleures stratégies d’optimisation de ses forces informatiques.

Pourquoi ?

Parce qu’elle tend à aligner les systèmes et technologies de l’information avec les objectifs business globaux de l’entreprise, dans un marché et un environnement de travail de plus en plus orientés vers la transformation digitale.

Mais de quoi parle-t-on exactement lorsque l’on aborde le sujet de la gouvernance informatique ? Quels sont les enjeux associés ainsi que les cadres de travail à adopter pour déployer un système d’information au plus proche de la réalité de votre organisation ?

Réponses dans notre dossier.

Le concept de gouvernance IT, ou gouvernance informatique, se définit comme un cadre formel visant à développer les technologies de l’information en accord avec les objectifs globaux et la stratégie de l’entreprise.

Ce processus est né du constat suivant : les systèmes d’information sont générateurs de valeur, ils ne doivent plus être considérés comme de simples soutiens logistiques :

💡 Nous retrouvons souvent la notion de gouvernance IT (ou gouvernance des technologies de l’information) assimilée à celle de gouvernance SI (gouvernance des systèmes d’information ou IS governance), ou encore à celle de gouvernance informatique.

La gouvernance SI repose sur des applications décrites dans un certain nombre de référentiels. Focus sur les deux principaux.

L’objectif d’ITIL ? Normer les bonnes pratiques à appliquer en matière de management de l’information.

La gouvernance informatique selon ITIL :

• S’intègre à la gouvernance d’entreprise globale, même si le référentiel ne fut pas créé initialement dans ce but ;
• Constitue un support sur lequel s’appuyer pour uniformiser les actions des services IT et celles de l’organisation ;
• Définit de bons usages organisationnels afin d’optimiser les processus métiers.

Autre référentiel connu du monde informatique, celui-ci est plus orienté gouvernance à proprement parler. Il s’enrichit des apports d’ITIL, mais vise surtout à améliorer la productivité et à proposer un cadre managérial, dans une démarche orientée business.

Pour ce faire, la gouvernance SI COBIT s’appuie sur cinq principes fondamentaux :

• Prendre en compte toutes les parties prenantes ;
• Couvrir les besoins IT de l'entreprise de bout en bout ;
• Appliquer un seul cadre de référence intégré ;
• Mettre en œuvre une approche globale des systèmes d’information ;
• Séparer gouvernance et gestion.

© ismanager

À la lecture de ces quelques éléments, peut-être vous demandez-vous en quoi la gouvernance IT diffère de la simple gestion informatique.

En réalité, il existe des nuances :

• la gouvernance IT est portée par l’objectif de soutenir le succès et la croissance de l’entreprise sur le long terme. C’est pourquoi elle est souvent assurée par un comité de pilotage, dans lequel siègent des représentants du service informatique, mais aussi d’autres acteurs clé de l’entreprise (dirigeants de l’entreprise, certains directeurs métier, etc.).
   
• la gestion informatique, quant à elle, veille au bon déroulement des activités et des processus au quotidien. Des profils plus techniques œuvrent à ces missions.

Les entreprises ont désormais compris que les SI ne revêtaient plus des intérêts purement opérationnels… mais bel et bien stratégiques !

Cette prise de conscience va de pair avec le fait de ne plus considérer l’IT comme un poste de dépenses à endiguer : dans une société et un marché en constante évolution, les coûts de l’entreprise ne sont plus uniquement liés aux équipements matériels ou au capital.

👉 Aujourd’hui, l’information règne en maître et devient une «matière première» à produire, à exploiter, à monnayer, etc. D’où l’intérêt d’avoir un système d'information performant pour gérer ses données et en tirer de la valeur.

Au final, les systèmes d’information comptent aujourd’hui parmi les postes créateurs de valeur. Ceci implique une coordination avec les prises de décisions des sphères dirigeantes.

De par les enjeux émergents de l’automatisation des fonctions, de la transformation digitale des entreprises et de la dématérialisation, les différents processus et métiers sont de plus en plus dépendants des systèmes d’information.

Mettre en place une gouvernance IT, c’est s’assurer une optimisation de tous ces flux de travail, et donc une productivité et une efficience accrues à tous les niveaux de l’organisation.

Qui dit optimisation des processus, dit également optimisation des dépenses. En d’autres termes, la gouvernance SI rationalise les investissements informatiques en fonction des besoins réels et des priorités.

Ceci implique une réduction des budgets alloués aux postes non prioritaires, tandis que des efforts sont fournis pour ceux qui génèrent le plus de valeur ajoutée.

Gouvernance IT et gestion des risques vont de pair. Les DSI doivent être capables de les anticiper :

• par des mesures préventives telles que la gestion des incidents,
• en tenant compte du contexte réglementaire.

Cette prise en considération des risques informatiques dans l’établissement de la stratégie globale permet d’obtenir une vision plus réaliste de la situation de l’entreprise, ainsi qu’une meilleure visibilité sur les dépenses à venir, et constitue de surcroît un véritable avantage concurrentiel.

En définitive, l’objectif ultime de la gouvernance IT reste de bénéficier d’un avantage concurrentiel indéniable, grâce à :

• l’apport de valeur des services IT,
• l’alignement stratégique avec les besoins réels de l’entreprise et du marché.

© Journal du Net

Mettre en place une gouvernance IT implique :

• de s’accorder avec la stratégie et les objectifs court terme et long terme de l’entreprise ;
• de superviser et mesurer les performances de l’IT ;
• de s’assurer que les systèmes d’information créent de la valeur business et génèrent un bon ROI (Return On Investment) ;
• de gérer les risques informatiques ;
• d’anticiper les besoins et les évolutions futures afin d’orienter au mieux ses actions IT ;
• d’insuffler à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise la culture de la gouvernance SI.

Pour y parvenir, il convient de créer un plan stratégique et de définir les bonnes pratiques à suivre au sein de l’organisation. Par ce cadre, les rôles sont également précisés, afin que chacun connaisse les actions à exécuter.

Si nous suivons les conseils du Manifeste pour la Gouvernance des Systèmes d’Information, ceci implique des activités :

• de planification et d’organisation : mettre en place une démarche proactive et planifier les activités en fonction des priorités réelles de l’entreprise, des budgets, des ressources, le tout en accord avec les exigences business ;
   
• de pilotage : s’assurer que l’opérationnel concorde avec le prévisionnel, et faire des réajustements si nécessaire (ressources, budgets, etc.). Ce rôle échoit en général au CIO (chief information officer) ;

• de coordination : coordonner les flux de demandes, mais aussi les actions de toutes les parties prenantes de l’entreprise ;
   
• de contrôle : un contrôle au plus juste des actions mises en place, qui doivent être mesurées (à l’aide de KPIs et de tableaux de bord par exemple) afin de toujours garantir la parfaite concordance avec les besoins de l’entreprise, et par extension avec ceux de la clientèle cible.

Face aux différents impératifs inhérents à une bonne gouvernance IT, il va de soi que l’utilisation d’un logiciel adapté s’impose à la DSI, afin :

• de bénéficier d’une vision d’ensemble des projets, de la gestion des ressources ou encore du budget,
• de piloter l’ensemble des projets IT le plus finement possible.

Nous pouvons compter sur plusieurs types de logiciels :

🛠️ Les ITSM (Information Technology Service Management) :

• Avantage : ils servent à gérer les services informatiques de l’entreprise.
• Exemple : EV Service Manager est une solution développée en accord avec les bonnes pratiques ITIL. Elle rationalise entre autres les processus, au moyen de workflows et de l’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée. Par ailleurs, elle gère plus finement le budget IT, grâce à une visibilité sur les données financières. Le tout de manière parfaitement agile.

🛠️ Les PPM (Portfolio Project Management) :

• Avantage : ils accompagnent l'entreprise dans la gestion au global de tous ses projets.
• Exemple : citons Project Monitor, outil permettant de prioriser et de communiquer au sein des équipes sur la roadmap de la DSI. Grâce à ce logiciel PPM, objectivez l’arbitrage des projets, pilotez efficacement le plan de charge des ressources et gérez la planification et la préparation budgétaire du portefeuille.

La gouvernance IT semble donc parfaitement s’intégrer aux organisations axées performance, en offrant une réponse à la fois technique et organisationnelle à la complexification du marché.

Mais si elle se construit autour du contrôle et de la standardisation, il est important que l’entreprise et les parties prenantes s’approprient le sujet, afin de ne pas perdre en agilité et en innovation. C’est pourquoi la gouvernance SI coudoie la conduite du changement, indispensable pour que l’ensemble des équipes adhère au projet et collabore pour répondre efficacement à ce même objectif de création de valeur.