Boostez votre activité avec le bon logiciel pour micro-entreprise

Vous venez de lancer votre micro-entreprise ou recherchez comment faire décoller votre activité ?

Si le statut de micro-entrepreneur (anciennement auto-entrepreneur) a été créé pour alléger les formalités administratives et vous permettre de vous concentrer davantage sur votre valeur ajoutée, la question du logiciel pour micro-entreprise surgit rapidement. Entre obligations légales et besoins métiers, difficile de déterminer quels outils s’avèrent indispensables au bon développement de votre activité.

Existe-t-il un logiciel auto-entrepreneur obligatoire ? Qu’en est-il de l’impératif du ticket de caisse pour l’auto-entrepreneur ? Quelles solutions sont les plus adaptées à la gestion opérationnelle de votre micro-entreprise ?

Pour y voir plus clair, nous vous invitons à lire cet article et à découvrir notre sélection de logiciels pour micro-entreprise.

Vous exercez une profession libérale ou un métier relevant de l’artisanat ou du commerce ? Grâce au statut de micro-entrepreneur, vous profitez d’une simplification des démarches de création d’entreprise et administratives, tout en bénéficiant d’une protection sociale.

Rappelons toutefois les conditions de revenus inhérentes à l’acquisition et à la conservation de ce statut. En effet, votre chiffre d’affaires annuel ne doit pas dépasser :

• 170 000 € pour une activité de vente de marchandises, de denrées à emporter ou à consommer sur place, ou pour des prestations d’hébergement (sauf pour les locaux d’habitation meublés dont le seuil s’élève à 70 000 €) ;
• 70 000 € pour les prestations de services ou les activités libérales ;
• pour les activités mixtes comprenant de la vente et de la prestation de services, le chiffre d’affaires total ne doit pas dépasser 170 000 € (comprenant un chiffre d’affaires maximal de 70 000 € pour les prestations de services).

Si vous respectez ces conditions, à vous le statut d’auto-entrepreneur et les avantages qui vont avec… avantages qui ne doivent pas vous faire oublier certaines obligations légales.

En premier lieu, pour obtenir votre statut de micro-entrepreneur, effectuez la déclaration de votre activité. Cette procédure est rapide et se réalise en ligne, sur le site de l’URSSAF.

Par la suite, vous devez déclarer votre chiffre d’affaires, de manière mensuelle ou trimestrielle. C’est à vous de choisir. Cette opération se réalise également sur internet, au cours du mois ou trimestre suivant celui à déclarer. Par exemple :

• entre début février et le 28 de ce même mois pour la période du 1er au 31 janvier ;
• entre début avril et le 30 de ce même mois pour la période du 1er janvier au 31 mars.

Nous l’avons dit, la particularité du régime d’auto-entrepreneur réside en sa simplicité. La gestion comptable s’en trouve, de ce fait, fortement allégée.

Seule la tenue quotidienne d’un registre des recettes et des achats est obligatoire, registre mentionnant le chiffre d’affaires et les dépenses de votre micro-entreprise.

Notez par ailleurs que l’ouverture d’un compte bancaire dédié à votre activité dans l’année suivant la création de votre entreprise est exigée. En revanche, il peut s’agir d’un compte personnel et non professionnel.

En tant qu’auto-entrepreneur vous payez des charges sociales, calculées au prorata du chiffre d’affaires déclaré. Le taux appliqué varie selon le type d’activité :

• un taux de 12,80 % pour les activités de vente, de vente de denrées à consommer sur place et de prestations d’hébergement,
• un taux de 22 % pour les prestations de service et les professions libérales.

💡 Si vous le souhaitez, vous avez la possibilité d’opter pour le versement libératoire de l’impôt sur le revenu. L’avantage ? Vous payez votre impôt sur le revenu en même temps que vos cotisations. Pour en faire la demande, adressez-vous directement à votre URSSAF dès votre adhésion au statut, ou dans les trois mois suivants le début de votre activité.

La micro-entreprise bénéficie parfois d’une franchise de TVA : elle n’a pas à la facturer aux clients et ne la récupère pas sur ses achats. Mais cette franchise reste soumise à conditions, et vous la perdez :

• pour les activités de vente :
  • au 1er janvier, si votre chiffre d’affaires N-1 et N-2 dépasse 82 800 €,
  • le 1er jour du mois de dépassement si, au cours de l’année civile, votre chiffre d’affaires dépasse 91 000 €.
• pour les prestations de service :
  • au 1er janvier, si votre chiffre d’affaires N-1 et N-2 dépasse 33 200 €,
  • le 1er jour du mois de dépassement si, au cours de l’année civile, votre chiffre d’affaires dépasse 35 200 €.

Notez toutefois que la disparition de votre franchise TVA ne vous fera pas perdre votre statut de micro-entrepreneur tant que vous entrez dans les critères relatifs à votre chiffre d’affaires détaillés plus haut.

En règle générale, produire une facture n’est obligatoire que dans certaines conditions :

• vente de biens ou prestation de service entre professionnels,
• opérations de vente à distance,
• prestations de service d’un montant égal ou supérieur à 25 € TTC,
• prestations de service comportant l’exécution de travaux mobiliers,
• dès lors que l’acheteur demande une facture.

Les auto-entrepreneurs, même s’ils jouissent souvent de la franchise de TVA, sont donc régulièrement amenés à facturer.

Enfin, nombre de commerçants et prestataires de service s’interrogent sur l’obligation du ticket de caisse et du logiciel de caisse.

Sachez que l’émission d’une note, ou ticket de caisse, est exigée dans deux conditions :

• si le montant des achats ou de la prestation de service est égal ou supérieur à 25 € TTC,
• dès lors que le client le demande.

En revanche, libre à vous de procéder « à la main », à l’aide d’un carnet à souches par exemple. Mais si vous choisissez de recourir à un logiciel de caisse, ce dernier doit être conforme à la loi anti-fraude.

Après cet aperçu des obligations légales du micro-entrepreneur, il est temps de nous intéresser à la question logicielle. Quels outils sont obligatoires ? Lesquels vous aideront à mener votre activité de la manière la plus optimale possible ?

En réalité, aucun logiciel ne revêt de caractère obligatoire au regard de la législation française. Même vos factures peuvent être réalisées de manière « artisanale », à l’aide d’une solution de traitement de texte ou d’un tableur. Quant aux outils orientés métier, vous les choisissez en fonction de la nature de votre activité.

Cependant, nous avons recensé certains incontournables qui se révéleront vite de précieux atouts pour répondre à chacun de vos besoins… et soutenir votre croissance !

Voici la base par laquelle commencer.

Si ce n’est déjà fait, nous vous recommandons de créer, grâce à l’achat d’un nom de domaine, une adresse mail professionnelle mentionnant le nom de votre entreprise après l’arobase. Par exemple, une micro-entreprise de coiffure à domicile s’appelant Fes’tifs pourra donner lieu à une adresse mail du type julie@festifs.fr. Crédibilité et meilleure visibilité assurées.

Mais si vous n’êtes pas prêt·e à franchir le pas, sachez que certaines boîtes mail, au-delà de leurs fonctionnalités techniques, vous confèrent plus de crédit auprès de votre clientèle. En d’autres termes, oubliez le wanadoo.fr, un peu vieillot en 2019.

Gmail, le service de messagerie électronique développé par Google, constitue une bonne solution à la fois simple d’utilisation et ergonomique. De plus, il s’intègre à la G Suite comprenant notamment le logiciel de traitement de texte Google Doc et le tableur Google Sheets. Ces deux applications permettent de créer, d’éditer et de partager des documents.

Ce sont également des outils parfaitement optimisés pour le travail collaboratif grâce à des fonctionnalités de modifications et de commentaires en temps réel. En somme, lorsque vous débutez, les outils Google s’avèrent une bonne alternative gratuite à Word ou à Excel pour votre gestion documentaire.

Aperçu de Google Doc, source : chrome.google.com

Piloter une micro-entreprise nécessite de devoir mener de nombreuses activités de front.

Quelles tâches devez-vous accomplir aujourd’hui ? Quels sont les délais à respecter pour les différents projets dans lesquels vous êtes embarqué·e ? Comment prioriser vos actions ? Voilà autant de questions auxquelles vous êtes confronté·e au quotidien. Par conséquent, nous vous recommandons de recourir à un outil de gestion de projet.

⚒️ Advanseez est parfait pour débuter avec les logiciels de gestion de projet : il met notamment à disposition une version gratuite comprenant nombre de fonctionnalités pour vous familiariser avec l’outil.

Avantages d’Advanseez :

• des rapports et des analyses afin d’appréhender au mieux vos décisions stratégiques,
• des tableaux de bord et des plannings pour suivre les actions à mener,
• un logiciel simple d’utilisation et ne nécessitant aucun paramétrage,
• un outil collaboratif favorisant le partage de l’information.

Prix : à partir de 19,90 € par mois pour la version payante. Essai gratuit.

Produire des devis et des factures

Pas de logiciel de comptabilité obligatoire pour le micro-entrepreneur, mais vous serez amené·e à produire régulièrement des factures. Et s’il vous est possible de les réaliser à la main et d’assurer le suivi de manière plus « artisanale », vous réaliserez vite à quel point cette tâche devient chronophage. Concentrez-vous sur votre activité et gagnez en confort et en productivité à l’aide d’un logiciel adapté à vos besoins.

⚒️ Avec Silex, établissez des devis et factures en 30 secondes, conformes à la loi, même si vous débutez.

Avantages de Silex :

• une solution pensée pour les besoins des indépendants,
• une gestion simple et complète des devis et factures,
• l’automatisation et le suivi des relances,
• le suivi et l’analyse de vos dépenses et de la progression de votre chiffre d’affaires,
• la synchronisation à votre compte en banque.

Prix : 15 € par mois. Essai gratuit.

Même une micro-entreprise implique la gestion de nombreuses tâches annexes à l’activité principale. Relation clients et fournisseurs, gestion de catalogue de produits et de stocks… pour un auto-entrepreneur travaillant souvent seul, cela fait beaucoup de paramètres à considérer.

Mais savez-vous qu’il existe des outils pour vous aider ? Ces logiciels de gestion d’entreprise, aussi appelés ERP (Enterprise Resource Planning), automatisent vos processus opérationnels. De plus, il existe des solutions parfaitement adaptées aux besoins et aux bourses des micro-entrepreneurs, à l’instar d’Æ Gestion et EBP Gestion.

⚒️ DoliCloud est un logiciel SaaS basé sur les modules proposés par la solution Dolibarr. Grâce à lui, bénéficiez d’une couverture complète de votre activité.

Avantages de DoliCloud :

• de nombreuses fonctionnalités couvrant vos besoins en gestion des clients, fournisseurs et contacts, catalogue de produits, commandes, gestion de stocks, etc.
• une prise en main rapide et facile,
• les avantages du SaaS combinés avec un accès à la base de donnée du logiciel,
• un haut niveau de personnalisation.

Prix : 9 € par mois. Essai gratuit.

L’acquisition de votre clientèle, et surtout sa fidélisation, constituent les piliers de la réussite de votre activité. En ce sens, le CRM (customer relationship management), consistant à placer le client au cœur de votre stratégie business, sert positivement votre micro-entreprise.

Cette stratégie s’avère un excellent moyen de se distancier de votre concurrence et d’affirmer votre identité et votre image de marque. Mais comment y parvenir ? En commençant par utiliser un logiciel CRM pour travailler votre relation client à travers divers points de contact.

⚒️ vCita est un outil qui remplit des fonctions de CRM et accompagne votre stratégie marketing, mais pas que !

Avantages de vCita :

• la possibilité de gérer vos campagnes d’emailing,
• un module de capture de clients pour augmenter leur satisfaction,
• la création d’une belle page vitrine dédiée à votre activité,
• des fonctions de gestion de planning,
• une fonctionnalité de prise de rendez-vous en ligne avec paiement.

Prix : à partir de 17 € par mois. Essai gratuit.

Enfin, les micro-entrepreneurs n’y pensent pas immédiatement et pourtant il s’agit d’un point important, notamment en cas de manipulation de données sensibles. En effet, une perte de data impactant critiquement votre business est vite arrivée, particulièrement si vous conservez ces données sur des supports de stockage physiques (disques durs par exemple) : vol de matériel, incendie, etc. Heureusement, des solutions existent.

⚒️ RG Backup de RG System est un outil de sauvegarde et de restauration de données sécurisé à un tarif très abordable.

Avantages de RG Backup :

• une sauvegarde simple et rapide où vous voulez, quand vous voulez,
• une technologie de déduplication globale brevetée par Dell EMC, pour ne pas sauvegarder deux fois la même donnée,
• plusieurs supports de sauvegarde possibles : BaaS (Backup as a Service), on premise (sur site) ou sur un autre site de votre choix,
• une interface intuitive et accessible à tous,
• sans engagement.

Prix : à partir de 2 € par mois. Essai gratuit.

Le choix du bon logiciel pour votre micro-entreprise est fondamental. Ces outils précieux existent pour vous aider à gagner en productivité, en efficience et à vous concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée. Car dans un monde de plus en plus concurrentiel, c’est votre savoir-faire qui fera la différence.

De plus, grâce aux petits prix des solutions proposées et à la possibilité de les tester gratuitement, vous limitez les risques pour votre trésorerie et vous assurez de vous équiper de logiciels correspondant vraiment à vos besoins.

Et vous, quel logiciel pour micro-entreprise utilisez-vous ? N’hésitez pas à nous faire part de votre expérience et de vos suggestions en commentaires.