Comment une PME peut-elle mettre en place une dématérialisation responsable avec un ROI rapide ?

par Laurence Desoulière. Article mis à jour le 9 juin 2021, publié initialement en septembre 2020
Comment une PME peut-elle mettre en place une dématérialisation responsable avec un ROI rapide ?

Dans le cadre du plan de relance annoncé le 3 septembre 2020, et dans le cadre de la loi climat votée le 4 mai 2021, des fonds sont débloqués pour accompagner la transition numérique et la transition écologique des TPE/PME.

Spécialiste du marché de l’archivage électronique et de la GED, je m’interroge sur la façon dont une PME peut atteindre ces 2 objectifs simultanément.

Et si la dématérialisation responsable était une des réponses ? Et si cela faisait partie d’un volet du green IT (un ensemble de techniques visant à réduire l’empreinte sociale, économique et environnementale du numérique*), de manière simple et rapide tout en mettant en place un ROI quasi immédiat.

Pourquoi les PME françaises sont-elles en retard dans la transition numérique ?

Aujourd’hui la France affiche un net retard et se place en 15e position de l’indice relatif à l’économie et à la société numérique (classement DESI de la commission européenne mentionné dans un rapport du sénat publié l’été 2019).

Les causes ? Un manque de connaissances des dirigeants et de ressources pour la mise en place, ainsi qu’un manque d’accompagnement financier.

Deux ans après, la situation s’améliore, aidée par diverses initiatives dont le plan France Relance du gouvernement, mais aussi le télétravail déclenché en masse par la crise de la Covid-19, qu’il a bien fallu accompagner par des moyens et ressources numériques.

Qu’est-ce que la dématérialisation en 2 lignes 

  1. Transformer les données clés d’une entreprise sur papier en données digitales en s’assurant de la non-altération et de fidélité des documents traités.

  2. Garder ces données dans un espace sécurisé, traçant toute action sur ces documents et permettant une gestion électronique des actes administratifs de l’entreprise dans le temps.

Quels documents dématérialise-t-on ? 

Les documents contenant des données clés pour l’entreprise et traçant ses relations avec ses fournisseurs, ses clients et ses salariés :

  • des factures clients authentifiées et suivies électroniquement,
  • des contrats signés électroniquement,
  • des factures fournisseurs contenant des éléments financiers et comptables ayant vocation à être audités et ventilés,
  • des bulletins de salaire électroniques envoyés dans un coffre-fort,
  • des notes de frais suivant un processus de validation, etc.

Tous ces documents ont bien sûr une valeur pour l’entreprise, mais aussi l’administration fiscale, et représentent bien souvent une masse de papier qui complexifie leur traitement.

Qu’est-ce qu’une dématérialisation responsable ?

Quand on sait que 40 % des documents imprimés sont des documents PDF (c’est-à-dire électroniques**), cela montre à quel point le papier est présent. Et dématérialiser sans mettre en place une gestion électronique des processus en parallèle peut doubler la note au lieu d’amener des économies, etc.

Une dématérialisation responsable, c’est donc se demander comment se passer du papier à toutes les étapes en gagnant du temps de travail et de l’argent, tout en ayant une « politique de green IT », c’est-à-dire en ne remplaçant pas la pollution liée à la production et la circulation du papier (eau, transport, etc.) par une pollution numérique énergivore :

  • En trouvant un partenaire ayant déjà accompagné des entreprises à atteindre un objectif Zéro Papier tout en gagnant un temps précieux sur les tâches administratives répétitives.

  • En étant vigilant sur l’infobésité et en identifiant des fonctionnalités menant à la sobriété numérique.

  • En sélectionnant une société ayant un label de confiance numérique (par exemple le label Truxt) garantissant une pérennité opérationnelle ou une des nombreuses certifications du domaine.

  • En choisissant une solution dans le cloud, car les serveurs y sont mutualisés avec une consommation bien moindre que la somme de serveurs individuels.

  • En favorisant un fournisseur français ayant un hébergement vert ou au moins ayant une norme ISO 50001 sur la gestion de la consommation électrique des datacenters.

  • En privilégiant un écosystème français afin d’éviter la fuite de vos données comme le permet le « cloud act » américain et s’inscrire dans un programme de consommation d’énergie propre

En France, 18 % de l’énergie est produite par des énergies renouvelables, avec une part importante qui provient de l’hydraulique, et nous avons adopté une loi sur la transition énergétique portant à 40 % les énergies renouvelables d’ici 2030.

  • En s’associant à un prestataire ayant lui-même un programme de protection de l’environnement concret et tangible.

Comment avoir un ROI rapide ?

Quant au ROI, il se mesure au temps de mise en place et d’adoption par l’entreprise d’une plate-forme de dématérialisation responsable. Plus il sera rapide, plus les économies attendues seront au rendez-vous.

Quelques jours de déploiement et de formation, une adoption quasi instantanée des utilisateurs avec un accès rapide, une interface intuitive, une disponibilité en ligne d’une base documentaire unique, etc.  

À l’arrivée, un gain de temps, une réduction des erreurs de saisie ou de perte de documents, et aussi une réduction des coûts d’impression, de stockage, de fonctionnement, de frais postaux associés aux processus papier.

ZeenPlanet : soyez Green & Zen comme Zeendoc

Je vous recommande de tester Zeendoc, notre solution d’archivage et de GED, éditée par la société SAGES INFORMATIQUE qui, depuis 21 ans, accompagne et optimise le processus de numérisation et l’archivage électronique des documents administratifs des PME et collectivités françaises.

Avec près de 150 millions de pages déposées, c’est autant de pages non imprimées (encore plus non dupliquées ou copiées ou jetées à la poubelle sans être lues), et stockées sur des serveurs hébergés en France.

95 % de nos utilisateurs déclarent avant tout gagner du temps et 91 % sont prêts à nous recommander *** 

Avec notre Green Project, SAGES INFORMATIQUE a fait un premier pas à son échelle en plantant 1 arbre par jour avec la startup forestière EcoTree, spécialisée dans la gestion et l’exploitation durables des forêts françaises. En effet, d’ici 2030, la France doit renouveler 500 000 hectares de forêt pour compenser son retard écologique. Un objectif réalisable, au regard des 17 millions d’hectares forestiers dont dispose aujourd’hui l’Hexagone. 

  • Ces jeunes arbres plantés vont grandir et absorber chacun en moyenne 1 tonne de CO2 tout au long de leur vie.

  • Le reboisement des parcelles va également recréer de l’emploi local et favoriser le développement d’une biodiversité riche et diversifiée. 

  • Planter un arbre, c’est s’engager sur 40 à 50 ans et stocker du carbone pour des années, un parallèle avec Zeendoc, son logiciel de GED, qui stocke et archive les données clés des entreprises de ses clients sur le long terme.

  • Se lancer dans la dématérialisation avec Sages Informatique et ses 2 activités (ScanCenter et Zeendoc), c’est aussi avoir un objectif zéro papier.

Mais notre Green Project ne s’arrête pas là. Notre programme ZeenPlanet, c’est aussi une démarche bas carbone visant à compenser pour nos clients les émissions liées à l’utilisation de la GED Zeendoc.

Accompagnée par le cabinet Avvena dans une démarche volontaire bas carbone, SAGES INFORMATIQUE a mis en place son plan d’action :

  • un bilan carbone en janvier 2021 suivi d’une compensation globale de ses émissions avec le label Gold Standard au titre de 2020,
  • l’adhésion au programme Planet Tech’ Care qui rassemble les acteurs du numérique responsable du Syntec Numérique,
  • une infrastructure renforcée en mai 2021 bénéficiant de la norme ISO 50001 en matière de consommation et de gestion de l’énergie avec son hébergeur Iguane Solutions,
  • et enfin, le lancement d’un comité carbone en interne mené par les collaborateurs de Sages qui choisiront, dès le mois de juin 2021, des pistes d’action de réduction des gaz à effet de serre pour l’entreprise.

À propos de l’auteur, Laurence Desoulière — Directrice Markting de SAGES INFORMATIQUE :

Laurence décrit sa vision d’une dématérialisation responsable et l’atteinte d’objectifs liés à la transition numérique et écologique des PME françaises.

Article sponsorisé. Les contributeurs experts sont des auteurs indépendants de la rédaction d’appvizer. Leurs propos et positions leur sont personnels.

* Source : Wikipedia

** Source : Doxense

*** Source : Enquête de satisfaction été 2019 de Zeendoc auprès de ses utilisateurs