Chantiers connectés : comment économiser à la fois du temps et de l'argent dans la gestion de votre paie ?

Être responsable de la paie des travailleurs est une lourde responsabilité. Chaque mois, un responsable ou un directeur RH fait face à une pression conséquente, afin de payer à chacun un salaire juste, en temps et en heure.

Cette tâche, déjà ardue, l’est encore davantage quand s'ajoutent les difficultés liées au secteur de la construction.

Pour y faire face et retrouver de l’efficience dans la gestion de la paie, les entreprises de construction se tournent de plus en plus vers des logiciels de GTA dédiés au secteur. La digitalisation de la «Gestion des Temps et des Activités» vient soulager la pression et la lourdeur administrative des responsables de paie, tout en impactant positivement la productivité générale de l’entreprise.

Qu’est-ce que la GTA précisément et comment la digitaliser, pour une entreprise de construction ?

La GTA désigne, comme son nom l’indique, le domaine de Gestion des Temps et des Activités, renvoyant directement au temps de travail des employés, ainsi qu’au type d’activité effectué pendant ce laps de temps.

La GTA se rapporte donc, dans le cas d’une entreprise de BTP, au suivi :

• des absences et des présences sur chantier,
• et des tâches réalisées sur ces mêmes chantiers.

Pour une entreprise de construction, la gestion de la paie renvoie à deux problématiques :

1. Disposer d’un outil de gestion de paie efficace.
2. Mesurer correctement les activités des travailleurs.

Concernant les logiciels RH à proprement parler, les entreprises du BTP se dotent de plus en plus de SIRH, ou systèmes d’information RH. Cependant, la mesure des temps et des activités reste encore souvent délaissée par le phénomène de digitalisation.

Cela génère pourtant d’importantes difficultés, impactant autant le terrain que le département RH, voire même le service financier. La productivité de chacun se retrouve entravée par des processus de mesure et de remontée de l’information extrêmement chronophages et peu efficients. Pour les responsables de paie, les constats sont lourds : les informations arrivent incomplètes, tardivement ou se révèlent même erronées.

Actuellement, la plupart des outils de mesure des activités sont encore bien loin d’être ergonomiques. De l’encodage des heures sur des fiches papier (parfois perdues ou détériorées en fin de semaine), à l’utilisation excessive de tableaux Excel (dans lesquels les informations sont réencodées de manière successive), la prise d’information sur le terrain est chronophage et globalement inefficace.

Ceci explique sans doute la tendance croissante à l’utilisation de solutions digitales. L’utilisation d’une application de pointage, par exemple, peut véritablement révolutionner les processus d’une entreprise de construction, et génère d’importants bénéfices pour le gestionnaire de paie.

La gestion des salaires de travailleurs mobiles représente une tâche ô combien fastidieuse. Les heures sont consignées sur feuilles papier, fichiers Excel… avec une efficacité toute relative.

Avec une solution de pointage digitale intégrée à un système SIRH par exemple, l’encodage et le traitement correct des salaires deviennent immédiatement plus accessibles. Fini la lourdeur administrative et la pression démesurée sur les équipes :

• Une récolte automatisée des données de la paie. L’information arrive de manière sécurisée, structurée et préalablement validée.
  
  
• Fini les erreurs, les ressaisies chronophages, où la course à l’information manquante en fin de mois.
  
  
• Une vue structurée et centralisée de toute l’information nécessaire.

Vérifier quel travailleur est arrivé sur site, à quelle heure et combien de temps est-il resté présent ? Voilà un autre casse-tête traditionnel pour le département RH. Or, ces informations sont capitales pour le calcul des salaires et la gestion administrative.

• Avec une application de contrôle de présence spécialisée du BTP, il est désormais aisé de consulter la présence sur chantier des travailleurs, en temps et en heure.
  
  
• Le responsable RH peut confronter ces informations à un planning d’absences et alors rapidement réagir en cas d’absence imprévue. Il peut également prendre en compte ces imprévus dans le calcul de la paie des travailleurs.

Récolte des heures, contrôle de présence, planning des absences… le calcul de la paie nécessite un nombre de tableaux de bord important, tous aussi essentiels.

Devoir croiser et recroiser les sources d’information peut pourtant se montrer aussi pénible que chronophage pour les gestionnaires de paie. La bonne suite d’outils digitaux intégrés permet alors de supprimer cet inconvénient.

• En digitalisant à la fois le pointage, le contrôle de présence et le planning des absences par exemple, il est désormais possible d’accéder à une vue structurée de toute l’information nécessaire.
  
  
• Les données émanant des différents outils, ou de l’environnement digital du client permettent également de faire ressortir les anomalies ou points d’attention : un travailleur n’a pas effectué assez d’heures ou au contraire, a dépassé le quota hebdomadaire maximal ? Ces informations sont désormais automatiquement amenées à l’attention des responsables RH.

«Chez nous, les processus sont très complexes. Il est difficile de trouver un logiciel de gestion des temps et des activités adapté.».

Cette réalité, les entreprises de construction la connaissent bien.

Ressources mobiles, unicité de chaque chantier, multiplicité des métiers (intervention, chantier, bureau, etc.)… le secteur de la construction revêt des difficultés spécifiques. Là où des logiciels de RH traditionnels peinent à fournir un service adapté, des solutions spécialisées viennent répondre aux besoins spécifiques d’une entreprise de BTP, parmi lesquels :

• Grande possibilité de paramétrages : heures maximales différentes, travail de nuit, validations successives, catégories de travailleurs, calendriers, horaires spécifiques, travail intérimaire, sous-traitants… une application spécialisée est capable de traiter toute la diversité des situations caractéristiques du BTP, pour fournir au responsable de paie une information complète.
  
  
• Multiples vues disponibles : selon les besoins (vue par semaine, par jour, par chantier, etc.), les responsables RH obtiennent une vue adaptée de l’information.
  
  
• Intégration à l’environnement digital existant : d’un côté, vos codes chantiers, structure de coûts… sont intégrés dans la solution de pointage, par exemple. De l’autre, les données récoltées sur le terrain sont intégrées dans votre environnement digital actuel (SIRH déjà en place, ERP, etc.).

Se doter d’un logiciel de GTA spécialisé dans le secteur de la construction permet donc d’économiser à la fois du temps et de l’argent dans le processus de paie. Fini les coûts associés aux erreurs ou aux délais. La pression en fin de mois est grandement diminuée, tandis que les salaires sont payés plus justement et précisément. Vous évitez les mécontentements, ou le temps perdu à rechercher péniblement une information à la validité douteuse. Dans l’ensemble, le temps de travail de chacun est valorisé. Les équipes sont alors davantage disponibles pour des tâches plus riches, plus intéressantes et à plus grande valeur ajoutée.

Faire le choix du bon logiciel de GTA est donc essentiel. Les solutions de pointage digital, planning d’absences ou de ressources de Traxxeo par exemple sont parfaitement adaptées aux besoins du secteur de la construction.