La comptabilisation du compte prorata : comment procéder ?

En matière de comptabilité, le secteur du BTP présente des spécificités et des techniques particulières.

Le compte prorata en est une. Créé quand plusieurs entreprises partagent un seul et même chantier, il permet de répartir les dépenses communes (eau, électricité, gardiennage…) entre les intervenants.

Quand faut-il le mettre en place et comment fonctionne-t-il ? Voici les informations essentielles à connaître sur la comptabilisation du compte prorata.

Le compte prorata est un compte spécifique du plan comptable d’une entreprise du bâtiment. Il est mis en place dès qu’un chantier est géré par plusieurs intervenants. Sa création n’est pas une obligation, mais elle est fortement recommandée pour éviter les conflits entre les entreprises.

En comptabilité, le compte prorata sert à recenser les dépenses communes sur le chantier, à savoir les charges nécessaires au bon déroulement des travaux. Ces frais sont imprévisibles et difficilement calculables avant le déroulement des travaux.

Le compte prorata permet de répertorier l’ensemble des charges et des acomptes reçus et de comptabiliser la TVA. Il est le plus souvent alimenté au prorata du temps que chaque entreprise a passé sur le chantier, d’où l’expression de « compte prorata ».

Il fonctionne aussi bien pour les marchés publics que pour les marchés privés du bâtiment et peut également concerner les sous-traitants.

👉 Un budget prévisionnel est établi en début de chantier et chaque entreprise verse un acompte.

Le compte prorata doit être mis en place avant le commencement des travaux. Il n'existe aucune disposition légale ou réglementaire concernant sa création. Il émane de la volonté commune des entreprises du bâtiment et fait l’objet d’une convention de gestion entre tous les participants au chantier.

Avec cette convention, les intervenants se mettent d’accord sur la création du compte prorata, sur son organisation, sur la répartition des dépenses et sur les modalités de règlement.

☝️ La convention de gestion du compte prorata est importante, car elle crée un lien juridique entre toutes les entreprises participantes.

• En marché public, le Cahier des Clauses Administratives Générales (CCAG) Travaux ne fait pas mention du compte prorata de chantier. Sa mise en place résulte donc uniquement de la convention des entreprises.
  
  
• En marché privé, la norme AFNOR NF P03-001 fait référence de façon explicite aux dépenses d’intérêt commun et au compte prorata dans l’article 14 ainsi que dans les annexes A, B et C. Elle propose des dispositions facilitant la mise en place et la gestion du compte prorata.

La gestion du compte prorata est confiée à un gestionnaire, titulaire du lot le plus important (le plus souvent le gros œuvre).

Ce gestionnaire se charge d’établir les factures du compte prorata ou les appels de fonds. Très souvent, il avance aussi les fonds couvrant les dépenses communes.

☝️ Les écritures comptables sont validées par un comité de contrôle.

Les charges communes aux entreprises du bâtiment participant au même chantier, aussi appelées dépenses d’intérêt commun, sont imputées dès la remise des prix.

Les charges du compte prorata en comptabilisation représentent des dépenses communes de consommation, parmi lesquelles se trouvent :

• le nettoyage et l’entretien des lieux ;
• les dépenses d’eau, d’électricité et de gaz ;
• le nettoyage du bureau de chantier et des installations d’hygiène ;
• la mise en sécurité du lieu…

☝️ Les fournitures ou les ouvrages destinés à être reçus par le maître d’ouvrage ainsi que les frais qui n’ont pas été déterminés dans les documents du marché ne constituent pas des dépenses d’intérêt commun.

Le gestionnaire répertorie l’ensemble des dépenses et les répartit entre tous les intervenants selon les modalités de répartition définies préalablement.

Les dépenses communes peuvent être ainsi réparties soit au forfait, soit au décompte. Cette dernière option est la plus répandue.

• Si la répartition des frais se fait au décompte, le gestionnaire établit un tableau de suivi de compte prorata. Il inscrit les dépenses au réel et les répartit entre les participants au prorata du montant de leur marché. Il réalise le décompte final à la fin du chantier et le soumet à chaque entreprise. Les frais sont ensuite retenus au prorata du montant de la facture de chaque société. En fonction des acomptes versés par les entreprises et du décompte final, les sommes excédentaires sont restituées.
  
  
• Si la répartition est au forfait, les frais concernés par le compte prorata sont précisés en début de chantier. Chaque intervenant règle sa quote-part. Le gestionnaire n’a pas à justifier les dépenses enregistrées au compte prorata.

La comptabilisation du compte prorata varie selon le statut de l’entreprise (gestionnaire ou utilisateur).

• Pour le gestionnaire, les dépenses sont intégrées dans le compte habituel des charges. Les appels de fonds sont enregistrés dans un compte de la classe produits (701).
  
  
• Pour les utilisateurs, les appels de fonds sont comptabilisés dans une subdivision du compte 604000 (achats d’études et de prestations de services).

💡 Astuce : l’utilisation d’un logiciel spécifique au secteur du bâtiment est recommandée pour comptabiliser aisément le compte prorata.

On pense par exemple à Graneet, une solution de gestion commerciale et financière à destination des PME du BTP. Grâce à elle, ces professionnels disposent d’une visibilité accrue sur l’ensemble des coûts associés au chantier afin de suivre avec précision les dépenses mutualisées. De plus, Graneet intègre le compte prorata dans le calcul automatique des différentes factures. Bref, voici un logiciel qui parviendra à coup sûr à fiabiliser vos processus financiers !

Après la réception des travaux, le gestionnaire clôture le compte prorata. Il adresse à chaque professionnel les charges à payer à ce titre. Les entreprises intervenantes disposent alors d’un délai de 15 jours pour faire part de leurs observations.

Pour solder le compte prorata en comptabilisation, il est nécessaire que les recettes hors taxes (HT) soient égales aux dépenses HT. Le comité de contrôle (ou comité de gestion) vérifie et valide le solde du compte prorata, ainsi que la répartition des charges.

Une fois le compte prorata approuvé, le gestionnaire édite les factures pour chaque entreprise. Il s'occupe de recouvrir les sommes restantes ou de restituer les fonds excédentaires.

En plus de la comptabilisation du compte prorata, le secteur du BTP présente d’autres spécificités en matière de facturation.

• Les acomptes sont des avances de fonds demandées avant le déroulement de l’intervention. Ils peuvent atteindre 40 % du coût total.
  
  
• Les situations intermédiaires de travaux s’éditent au fur et à mesure de l’avancement des travaux.
  
  
• Trois taux sont applicables selon la nature des travaux. Il est possible, sur une même facture, d’avoir deux taux différents : 
• la TVA réduite à 5,5 % couvre les travaux d’amélioration énergétique ;
• la TVA intermédiaire à 10 % concerne les travaux de rénovation ;
• le taux normal de TVA à 20 % s’applique aux travaux de construction dans le neuf.
  

• Lors de la réception des travaux, le client a le droit de retenir une somme sur le montant total de la facture. C’est ce qu’on appelle « retenue de garantie ». Cette somme, qui correspond généralement à 5 % du montant des travaux, lui permet de s’assurer de leur bonne exécution. La retenue de garantie est à restituer après un an si aucune malfaçon n’a été constatée. 

Le compte prorata est mis en place dès lors que plusieurs entreprises interviennent sur un même chantier. Il sert à répartir les dépenses liées au bon déroulement des travaux (électricité, eau, nettoyage des lieux…) entre tous les participants, au décompte ou au forfait, et proportionnellement à leur temps d’intervention. Il est administré par un gestionnaire (généralement l’entreprise de gros œuvre) qui répertorie les frais et établit les factures et il est validé par un comité de contrôle.

La comptabilisation du compte prorata est une spécificité du secteur BTP, au même titre que les acomptes, les situations intermédiaires de travaux, les taux de TVA et la retenue de garantie.