Suivi financier de chantier sur Excel : modèle à télécharger et alternatives

Par Jennifer Montérémal
Le 04/02/2021
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Que vous fassiez votre suivi financier de chantier sur Excel ou à l’aide de logiciels une chose est sûre : la plus grande rigueur est de mise !

De cette manière, les entreprises du BTP s’assurent que les dépenses réelles concordent avec le prévisionnel, notamment pour les projets de chantiers les plus longs. Et dans le cas contraire, elles sont en mesure de réagir à temps afin de maintenir la rentabilité de leurs activités.

Comment suivre vos dépenses et entrées d’argent à l’aide d’un tableur ?

Pour vous aider, nous mettons à votre disposition un tableau Excel de suivi de chantier gratuit à télécharger. Mais nous allons également nous pencher sur les avantages et les inconvénients de cette méthode, et proposer des alternatives logicielles, utiles pour garantir les meilleures marges possibles.

Tableau Excel de suivi de chantier gratuit à télécharger

Quelles informations doivent y figurer ?

Il n’existe pas une seule et même manière de procéder. En effet, le suivi financier de votre chantier se construit en fonction de vos besoins, de votre organisation et de la nature des travaux à effectuer. Mais pour résumer, disons qu’il permet de surveiller :

  • les dépenses :
    • dépenses en fournitures (engins de chantier, outillage, etc.), achetées par l’entreprise ou louées,
    • dépenses en matériaux utiles pour la construction (béton, cloisons, portes, fenêtres, etc.),
    • main-d'œuvre : rémunération des ouvriers qui travaillent sur le chantier, mais aussi paiement des éventuels sous-traitants.
  • la facturation : pour veiller au bon déroulement de vos affaires, il convient de suivre assidûment l’état des factures de vos clients, afin de vous prémunir contre les éventuels retards de paiement qui mettent à mal la trésorerie. Mais en gestion de chantier, ce travail implique une vigilance particulière. Vous devez en effet compter avec les particularités propres au secteur, comme les avances ou acomptes demandés à la commande, ou encore la facture de situation.

Le modèle à télécharger

Pour vous aider à y voir plus clair, nous mettons à votre disposition un modèle de suivi financier de chantier sur Excel à télécharger pour vous inspirer. À vous de le compléter et de l’enrichir avec vos propres informations.

Les avantages d’Excel pour le suivi de chantier

50 % des TPE/PME du BTP réalisent encore le suivi financier et administratif de leurs chantiers en utilisant Excel.

Graneet

    Si un nombre si important d’entreprises ont encore recours au fameux tableur, c’est parce qu’elles disposent déjà de l’outil, intégré à leur suite bureautique. Elles évitent donc des frais supplémentaires pour s’équiper.

    Par ailleurs, beaucoup de professionnels savent déjà très bien travailler sur Excel. A contrario, certaines solutions logicielles nécessitent un temps d'adaptation avant que les salariés deviennent parfaitement opérationnels.

    Enfin, lorsqu'il est bien utilisé, le tableur reste un outil très puissant et adaptatif.

    Les limites d’Excel

    Perte de temps

    Sur Excel, toutes les données sont majoritairement saisies à la main :

    • informations présentes sur les devis,
    • différents postes de dépenses,
    • gestion de la paie incluant les paramètres propres au secteur (heures maximales différentes, travail de nuit, travail intérimaire, sous-traitance, etc.),
    • suivi de la facturation avec toutes les spécificités qu’elle implique, etc.

    Même si l’intégration de formules de calcul à vos documents permet de gagner du temps, ces opérations restent chronophages.

    Par ailleurs, la perte de temps vient aussi du fait qu’en cas d’erreurs, il s’avère plus complexe d’en trouver la source dans un fichier Excel.

    Risque d’erreurs accentué

    Sous facturation, sur-facturation, oublis, double-saisie… nombreuses sont les coquilles auxquelles vous êtes exposé avec un tableur.

    Le problème, c’est qu’elles impactent :

    • votre trésorerie :
      • erreurs de facturation : il faut alors décaler le règlement ;
      • erreurs sur la gestion de la paie ;
    • et l’image de l’entreprise vis-à-vis des clients et fournisseurs.

    Manque de visibilité et de collaboration

    Il est difficile d'obtenir une vision en temps réel de l’activité de l’entreprise avec Excel.

    Par ailleurs, il ne s’agit pas d'un outil collaboratif : impossible de travailler à plusieurs en même temps sur un fichier. Pourtant, la gestion financière de chantier implique l’intervention de nombre d’acteurs différents :

    • conducteur de travaux qui renseigne l’avancement du chantier,
    • responsables de la facturation,
    • services RH, etc.

    Enfin, le tableur ne permet pas non plus la mise en place de workflows de validation.

    Le logiciel de suivi financier de chantier. La bonne alternative ?

    En fonction de la complexité des projets de chantiers à effectuer, une solution logicielle devient vite opportune pour nombre d’entreprises du BTP.

    Les avantages :

    • gain de temps, grâce à l’automatisation des processus et l’intégration native des spécificités et règles liées aux activités de chantier ;
    • diminution du risque d'erreurs. Par exemple, toutes les spécificités liées à la facturation (avance forfaitaire, retenue de garantie, etc.) sont prises en compte dans un outil spécialisé. Ceci permet d’éditer des factures correctes à coup sûr, et d’éviter les allers-retours avec le client ;
    • centralisation de l’information au sein d’un seul et même logiciel, souvent disponible en mode SaaS ;
    • visibilité en temps réel des flux financiers de l’entreprise ;
    • favorisation de la collaboration. Grâce au mode SaaS, la solution est accessible depuis n’importe quel poste, voire depuis un appareil mobile. Le travail d’équipe avec les collaborateurs sur chantier, mais aussi avec ceux en télétravail, s’en trouve facilité.

    Quel logiciel de suivi financier de chantier choisir ? Voici deux exemples d’outils qui ont fait leurs preuves.

    • 🛠️  TPS Chantier : la solution de gestion de chantier complète

    TPS Chantier est un logiciel de gestion de chantier global, qui s’adapte à tous types d’opérations. Optimisez vos ressources (et donc vos marges) et gérez les imprévus en obtenant une vue d’ensemble de vos activités en cours et de vos dépenses.

    La suite logicielle comprend également une application mobile, eTPS, pour que les équipes terrain transmettent directement dans le logiciel les informations indispensables au bon suivi financier (approvisionnements, utilisation de matériaux et fournitures, pointage des heures, etc.).

    • 🛠️  Traxxeo : le logiciel de gestion des ressources mobiles du chantier

    Les services financiers apprécient particulièrement Traxxeo pour gérer intelligemment les coûts de la main-d’œuvre : l’application de pointage Digital Timesheet fournit, par exemple, des coûts par personne détaillés et exacts.

    Le planning des ressources, quant à lui, offre de la visibilité pour piloter au mieux les activités et réduire les dépenses inutiles.

    Enfin, le suivi des outils, machines et véhicules permet de préserver l’entreprise des vols. L’optimisation de la maintenance et des déplacements sert également à garder les budgets sous contrôle.

    Vous l’aurez compris, le suivi financier d’un chantier avec Excel reste une solution envisageable (et encore fortement pratiquée), mais qui présente malheureusement des limites face aux nombreux enjeux liés au monde du BTP.

    Savoir être réactif, voire proactif dans la gestion de ses finances, communiquer de manière fluide entre les différents acteurs, et bénéficier d’une vue d’ensemble et en temps réel des dépenses, sont autant de leviers permettant d’assurer votre rentabilité… et donc votre pérennité.

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