Facility management ▶︎ définition, services et enjeux

Le facility management ou la création d’un environnement de travail optimisé

Le facility management ou la création d'un environnement de travail optimisé

Si le facility management s’apparente à la notion de services généraux, indispensables au fonctionnement optimal de toute entreprise… savez-vous exactement de quoi il s’agit ?

Rouage essentiel de la qualité de l’environnement de travail, le facility management impacte sensiblement les organisations, notamment leur performance opérationnelle et économique.

Il est donc intéressant de relever ses enjeux, qu’ils touchent aux conditions de travail des collaborateurs ou à la productivité globale de l’entreprise.

Mais pour commencer, donnons une définition du facility management et étudions son champ d’intervention.

Suggestion de logiciels pour vous

Protecsys 2 Suite

Protecsys 2 Suite
L'excellence pour la sécurité des locaux et collaborateurs
Demande de démo
Voir ce logiciel

Twimm

Twimm
GMAO web/mobile des prestataires immobiliers
Demandez une démo
Voir ce logiciel

Kizeo Forms

Kizeo Forms
Digitalisez la gestion de vos interventions terrain !
Essai Gratuit
Voir ce logiciel

Qu’est-ce que le facility management ?

Facility management : définition

Le facility management (ou FM) se définit comme l’ensemble des services et prestations liés à la bonne gestion opérationnelle et stratégique des entreprises. Il s’agit d’activités touchant autant aux infrastructures qu’aux occupants :

  • l’entretien des bâtiments,
  • la gestion des locaux techniques et des fluides,
  • le nettoyage des locaux,
  • la sécurité,
  • la gestion du courrier,
  • l’accueil, etc.

Tous les services du facility management sont détaillés plus bas dans l’article.

L’objectif du facility management ?

Améliorer la performance des salariés en mettant à leur disposition un environnement de travail :

  • répondant aux exigences de leur métier,
  • conforme aux normes sanitaires, sécuritaires et environnementales.

💡 La notion de facility management désigne généralement une pluralité de services. Il s’avère de ce fait plus précis de parler de facilities management (que nous pourrions traduire par «gestion des installations»).

Services généraux ou facility management : quelles différences ?

À noter que le facility management implique souvent une externalisation des activités associées. En effet, lorsque la gestion est internalisée, on parle plutôt de services généraux.

Les services du facility management

Plus de 30 métiers et 150 spécialités sont concernés.

Facility management : services

© Workplace Magazine

Travaux techniques et d’ingénierie civile

  • gestion des bâtiments : construction, sécurisation, entretien,
  • maintenance des installations en extérieur : maçonnerie, tuyauterie, travaux de sols, plâtrage, couverture de toits,
  • maintenance multitechnique : veille du bon fonctionnement et de l’état de disponibilité des installations,
  • maintenance préventive : contrôle des installations, anticipation des pannes et des défaillances, pérennisation des équipements.

Gestion énergétique et développement durable

  • gestion des locaux techniques et des fluides,
  • génie électrique : installations électriques, éclairage, etc.,
  • génie climatique : régulation et maîtrise des dépenses énergétiques (climatisation, ventilation, chauffage, ou CVC).

Santé et sécurité

  • sécurité des infrastructures : maintenance, contrôle de conformité aux normes,
  • mesures de prévention contre les risques : prévention incendie (installation d’extincteurs, documentation), panneaux de signalisation (évacuation, etc.),
  • protection des locaux : systèmes d’alarmes, d’interphones, de vidéosurveillance.

Besoins fonctionnels et achats

  • achats de fournitures,
  • service de reprographie,
  • gestion des salles,
  • gestion du parc informatique : ou infogérance (externalisation partielle ou intégrale de la gestion et de la maintenance du système d’information d’une entreprise).

Qualité de l’environnement de travail

  • entretien des espaces verts, maintenance des sols et gestion des parasites,
  • nettoyage des locaux et des espaces communs,
  • restauration,
  • gestion des déchets.

Relations externes de l’entreprise

  • accueil, gestion des visiteurs,
  • standard téléphonique,
  • gestion du courrier,
  • services de conciergerie et gardiennage.

Aménagement d’intérieur

  • peinture et décoration,
  • cloisonnement,
  • serrurerie,
  • sols et moquettes,
  • installation de cuisines, sanitaires, douches, etc.

Qui sont les acteurs du FM ?

Externalisation du facility management

Les acteurs qui vont suivre sont présentés dans une optique d’externalisation des activités liées au facility management.

Cette externalisation présente pour avantage majeur un gain de productivité, l’entreprise restant concentrée sur son cœur de métier.

Du côté des donneurs d’ordre

  • Le facility manager, ou responsable services généraux ou responsable de l’environnement de travail : il coordonne l’ensemble des activités œuvrant à l’optimisation des lieux de travail, et au respect des normes d’hygiène et de sécurité.
     
  • Les gestionnaires de bâtiments et les propriétaires d’actifs immobiliers : au-delà du simple entretien des bâtiments, leurs objectifs convergent de plus en plus vers la valorisation des biens.

Les entreprises du facility management

  • Les opérateurs multimétiers : qu’ils soient multispécialistes techniques ou multiservices (historiquement des entreprises du BTP et de l’énergie), ils tendent à élargir leurs prestations techniques pour une gamme plus complète.

👉 Exemple d’entreprises : Samsic FM (propreté) ou encore Engie-Cofely (énergie).

  • Les «pilotes FM» : des intervenants du conseil immobilier ou «property managers» par exemple, chargés du pilotage des services de facility management pour le compte d’un client.

👉 Exemple d’entreprises : Groupe Armonia ou encore Icade.

  • Les acteurs du Global FM : il s’agit des grands groupes s’étant spécialisés dans la maîtrise globale du facility management.

👉 Exemple d’entreprises : Vinci Facilities ou encore Bouygues E&S.

  • Les prestataires monométiers : des sociétés d’électricité, de plomberie, d’informatique, d’entretien, etc.

Les entreprises du facility management

© Fréquence FM

Les enjeux du facility management

Limitation des coûts et productivité

L’un des principaux objectifs du facility management est de prendre en charge les activités qui ont peu de valeur ajoutée pour l’entreprise, dans une volonté de réduction des coûts. Les dépenses de fonctionnement doivent être optimisées, tout en garantissant le confort et l’efficacité des salariés dans leurs tâches.

Ainsi, le facility management permet aux entreprises bénéficiaires :

  • de déployer leurs efforts sur leur cœur de métier,
  • d’augmenter en performance,
  • de créer de la valeur.

Qualité de vie au travail

Le facility management garantit la mise à disposition par l’entreprise d’espaces agréables pour ses visiteurs et salariés.

Mais en plus d’assurer de bonnes conditions de vie et de travail, le FM :

  • fait naître des lieux propices à la création, qui incitent les salariés à exploiter tout leur potentiel ;
  • favorise la circulation des informations ;
  • simplifie la mise en réseau des collaborateurs, des prestataires, des sous-traitants et des clients.

Conformité et responsabilité

Le risque n’épargne aucune entreprise : toutes ont grand intérêt à prévoir une stratégie de gestion des risques pour garantir la sécurité des occupants et prévenir tous les types de dangers.

Le facility management vise à atteindre les objectifs en matière de responsabilité :

  • sociale,
  • sanitaire,
  • environnementale.

Vers la création de valeur ?

Au cœur du facility management, la notion de service prend une nouvelle dimension : qu’il s’agisse des occupants, des collaborateurs ou des clients, la place centrale est désormais accordée à l’humain.

Les prestations visent à détecter les failles, améliorer, faire un pont entre les hommes et leurs expertises, favoriser l’action, tester, puis innover… et relever les défis pour créer de la valeur, en plus de pérenniser les infrastructures.

Les solutions modernisant le facility management

Que vous soyez prestataire, gestionnaire ou responsable de services en entreprise, pourquoi ne pas vous tourner vers des outils de gestion dédiés pour vous simplifier la vie ?

  • Le reporting mobile des inspections terrains :
    • Avantages : service de sécurité, gardiennage, audits qualité… un outil approprié permet de prendre le virage de la dématérialisation et de centraliser la documentation relative à la gestion de vos immeubles.
    • Exemple d’outil : Kizeo Form permet la création de formulaires sur mesure, pour un suivi mobile et optimal des interventions : les gestionnaires configurent simplement l’application et le personnel sur place le complète directement, sans risque d’oubli.
       
  • La gestion des interventions et des tournées :
    • Avantages : ce type d’application vous aide à superviser vos équipes terrain et à gérer toutes les interventions en temps réel.
    • Exemple d’outil : Praxedo fournit un support mobile pour les équipes chargées des contrôles et de la maintenance des installations. Quant aux responsables de conduite d’activité, ils bénéficient d’une visibilité optimale sur le planning des tournées.
       
  • La GMAO pour la maintenance des sites :
    • Avantages : la GMAO (gestion de la maintenance assistée par ordinateur) est destinée à optimiser les services de maintenance en incluant la gestion des équipements, de la maintenance corrective ou préventive, des demandes d’intervention, etc.
    • Exemple d’outil : Twimm centralise toutes les informations au sein d’une plateforme et permet notamment de générer des rapports d’activités afin de visualiser l’ensemble des interventions de maintenance ou des travaux.
       
  • La gestion de la sécurité :
    • Avantages : pour des raisons réglementaires et pratiques, la sécurité ne fait pas toujours partie des contrats de facility management. Les décisionnaires souhaitant renforcer la sécurité de leurs actifs et de leurs collaborateurs peuvent choisir une solution dédiée.
    • Exemple d’outil : Protecsys 2 Suite est spécialisé dans les activités liées à la sûreté et à la sécurité. Il se décline en plusieurs éléments tels qu’un système de contrôle d’accès aux locaux ou encore de la vidéosurveillance.
       
  • La gestion du nettoyage industriel et commercial :
    • Avantages : des outils dédiés permettent à la fois de proposer des locaux agréables à vivre, mais aussi de répondre à des normes d’hygiène, qui doivent parfois se conformer à des obligations légales très strictes (épisode du Covid 19 par exemple).
    • Exemple d’outil : Ogustine Selfservice permet de vendre facilement vos prestations de ménage en ligne. Mais le plus par rapport à un simple site de réservation sur internet : un back office pour gérer l’ensemble de vos activités (facturation, agenda, télégestion, gestion de la qualité, etc.).

Le FM, au cœur des évolutions de l’entreprise

Avec un écosystème de l’entreprise devenant plus large, plus englobant, le FM occupe une place centrale dans les enjeux d’écoresponsabilité, de bien-être au travail, mais aussi de digitalisation des processus.

Les nouvelles technologies bouleversent les usages, ce qui entraîne la transformation du modèle de services lui-même : grâce à des technologies de pointe et des outils de dernière génération, les acteurs du facility management peuvent améliorer leur efficacité opérationnelle tout en offrant une plus grande valeur ajoutée à leurs clients.

Et vous, quel visage prend le facility management pour votre entreprise ?

Article mis à jour, publié initialement en décembre 2019.

Suggestion de logiciels pour vous

Praxedo

Praxedo
Logiciel de gestion d'interventions le plus avancé du marché
Essai gratuit 30 jours
Voir ce logiciel

Twimm.me

Twimm.me
Supervision et administration de vos biens immobiliers
Demandez une démo
Voir ce logiciel

Kizeo Forms Immobilier

Kizeo Forms Immobilier
CR de visite automatisé pour gestion et transaction
Essai gratuit
Voir ce logiciel
Commenter cet article

Ajouter un commentaire