Lean management : la clé pour optimiser vos processus… et décupler vos performances !

Le lean management vise à ce que votre entreprise gagne en compétitivité en réduisant le gaspillage, et donc les coûts inutiles, tout en améliorant la qualité.

Plébiscitée par de nombreuses structures, cette méthodologie permet de développer les performances de votre entreprise en analysant un par un les maillons de la chaîne de production.

L’objectif : optimiser chaque étape pour améliorer sans cesse vos processus.

Définition, outils et avantages, on vous dit tout ce qu’il y a à savoir sur le lean management.

Le lean management, par définition, est une organisation de travail basée sur l’amélioration des performances aussi bien en matière de coût que de production ou encore de qualité.

Lean signifie « maigre » en français. L’idée est donc de gommer tout superflu dans les processus de travail : transport, stock, délai, etc. Tout est matière à analyse afin d’en tirer le meilleur. Il ne s’agit donc pas seulement de réduire les coûts. Le lean management permet aussi d’améliorer la qualité ou de réduire les temps prévus pour chaque tâche.

👉 Les missions principales du lean management sont donc :

• la réduction des coûts ;
• l’élimination des tâches inutiles ;
• l’utilisation des quantités de ressources suffisantes ;
• l’amélioration de la qualité ;
• l’augmentation de la productivité et de la rentabilité.

In fine, l’objectif est :

• d’apporter une réelle valeur ajoutée au client ;
• d’améliorer les performances de l’entreprise ;
• d’impliquer les collaborateurs.

💡 Le principe d’amélioration continue est au cœur du lean management. On peut alors s’appuyer sur la roue de Deming ou méthode dite PDCA (Plan —Do —Check —Act).

Le lean management trouve ses origines à la fin des années 40 dans les usines du Groupe Toyota au Japon. Il s’agissait alors d’un système industriel basé sur la suppression du gaspillage dans le but de réduire les coûts de production.

On parle à ce moment-là de SPT pour Système de Production de Toyota (TPS en anglais pour Toyota Production System).

Avec le temps, ce système a pris le nom de lean management.

C’est en 1988 que l’ingénieur américain John Krafcik a publié un article sur ce thème tiré de sa thèse qu’il a soutenue au MIT (Massachussets Institute of Technology). Dans les années 90, le lean se développe de plus en plus, aux États-Unis d’abord, puis partout dans le monde.

Le lean management est désormais enseigné et appliqué dans le secteur industriel, mais pas uniquement. Il s’adresse à tous les domaines d’activité.

La démarche de lean management s’appuie sur 5 principes fondamentaux.

Le client est au cœur de la stratégie de lean management. À ce titre, il est fondamental pour vous d’identifier ce pour quoi votre client est prêt à payer. Qu’il s’agisse d’un produit ou d’un service vendu, vous devez être en mesure de savoir ce qu’attend réellement votre client.

• Quels sont ses besoins ?
• Est-il prêt à payer pour cela ?
• Ma solution répond-elle à sa problématique, son besoin ou son envie ?

Identifier la valeur ajoutée réelle pour votre client va vous aider à déterminer votre offre et à éliminer tout superflu qu’il ne souhaite pas payer.

👉 Pour résumer, mettez votre client au cœur de vos préoccupations. C’est lui qui va faire de votre offre une réussite et développer votre business, et ainsi accroître votre chiffre d’affaires.

À ce stade, une fois votre offre définie, vous allez déterminer la chaîne de valeur, de la matière première jusqu’à votre client.

L’idée ici est de décrire précisément chaque maillon de la chaîne :

• les étapes du processus ;
• les tâches à réaliser ;
• les moyens techniques et humains ;
• les temps nécessaires à chaque fois ;
• les délais ;
• la qualité et les quantités attendues.

L’objectif est d’éliminer toute action inutile ou tout procédé qui peut être évité afin d’aller à l’essentiel et de gagner en performance.

Chaque étape est alors analysée, mesurée et évaluée. On parle dans ce cas ��galement de NVA pour non-valeur ajoutée. Cela signifie que toute action sans valeur ajoutée peut (doit) être éconduite.

Une fois que la chaîne de valeur est en place et optimisée, il est temps de passer à un système dit de « flux tendu ». L’objectif est de pouvoir répondre à vos demandes client en minimisant vos coûts et vos délais de fabrication et de livraison.

Le flux de production doit alors être linéaire, fluide et maîtrisé par l’ensemble de vos collaborateurs. Il s’agit ici de suivre parfaitement chaque étape pour assurer une continuité de travail sans couture et sans fausse route.

Il est alors possible de diviser et d’organiser les tâches pour mieux les analyser, les suivre, et donc les améliorer en temps réel. Il est encore possible à ce stade d’éliminer des actions superflues.

Ici, c’est le client qui est demandeur de votre offre. Vous ne mettrez en place votre chaîne de production qu’une fois le besoin réellement identifié. On parle aussi de système juste-à-temps. Vous lancez les processus dès que votre client commande. C’est le meilleur moyen d’éviter tout gaspillage.

Il vous est alors possible de mettre en place un système de précommande vous laissant le temps de fabriquer ou de recevoir le produit commandé par votre client. Dans la restauration par exemple, cela se matérialise par le fait de ne pas préparer les plats à l’avance, mais de les élaborer qu’une fois la commande passée.

L’étape finale consiste à mettre en place un système d’amélioration continue. En effet, vous n’êtes pas à l’abri d’un problème qui survient dans les différentes étapes de la chaîne de valeur. Par ailleurs, les processus évoluent et les technologies font toujours preuve d’innovation.

Il est alors opportun pour vous d’y prêter attention pour tendre sans cesse vers une qualité de produit et/ou de service parfaite.

💡 Pour ce faire, vous pouvez vous appuyer sur des outils comme la roue de Deming. Vous pouvez également organiser des réunions régulières pour obtenir des feedbacks permettant :

• d’améliorer encore et toujours les procédés, les moyens et la qualité ;
• d’optimiser les coûts.

☝️ Il est important, dans cette démarche d’amélioration continue, d’interroger chaque salarié impliqué afin d’avoir des retours pertinents et concrets. C’est le meilleur moyen de procéder à la mise en application d’actions concrètes, et ce dans un délai rapide ou en tout cas raisonnable.

Le lean management présente de nombreux avantages :

• L’amélioration de la qualité : l’objectif du lean management est d’éliminer le superflu en augmentant la qualité.
  
  
• La satisfaction client : si qualité il y a, satisfaction client il y aura. Cela permet d’attirer de nouveaux clients, mais aussi de fidéliser les actuels.
  
  
• Une hausse des ventes : qui dit satisfaction client dit ventes, et donc augmentation du chiffre d’affaires.
  
  
• L’implication des collaborateurs : en interne, les collaborateurs qui ont des tâches précises, claires et définies à réaliser seront de fait plus impliqués. Ils seront alors plus productifs et efficaces dans leur travail.
  
  
• Une réduction des coûts : le principe du lean management est d’éviter toute tâche ou toute action inutile. Cela permet in fine de réduire les coûts de production.
  
  
• Une réduction des gaspillages : la parfaite utilisation des ressources permet de limiter, voire de supprimer le gaspillage. C’est de bon augure pour la démarche RSE (responsabilité sociétale des entreprises).

☝️ Le lean management est une organisation agile où vos collaborateurs savent précisément ce qu’ils ont à faire, et où vos clients sont au centre des décisions stratégiques. Le tout suit un objectif d’amélioration des performances de votre entreprise pour accroître continuellement votre business.

Il existe plusieurs outils à votre disposition en lean management. Listons-en quelques-uns.

Il s’agit d’une méthode japonaise qui organise et optimise le temps de travail.

Les 5 S sont :

• Seiri : débarrasser ;
• Seiton : ranger ;
• Seiso : nettoyer ;
• Seiketsu : standardiser ;
• Shitsuke : discipliner.

L’objectif est de limiter les pertes de temps.

La méthode des 5 P vise à répondre cinq fois à la question « Pourquoi ? » afin d’aller au plus profond de la problématique.

En lean management, les Muda sont les actions superflues qui peuvent être éliminées :

• la surproduction ;
• le surplus de stock ;
• les défauts, les retouches ou les rebuts ;
• les temps d’attente ;
• les transports inutiles ;
• les déplacements inutiles ;
• les traitements inutiles.

Cette démarche consiste à aller directement sur le terrain pour constater et analyser les choses sans se contenter d’un retour descendant.

Il s’agit de prendre la réelle mesure des processus.

La méthode Kaizen arrive en fin de processus du lean management, lors de la phase d’amélioration continue.

L’objectif est de résoudre les problèmes rapidement et de mettre en place des actions correctrices concrètes dans le but de perfectionner les processus.

La méthode Kanban est un système de gestion des stocks par étiquettes, dans le modèle « flux tiré ».

Cet outil permet de cartographier les différents processus.

Le VSM est un bon moyen d’identifier les obstacles pour mieux les corriger.

La roue de Deming est un outil qui intervient au moment de la phase d’amélioration continue.

Elle permet de mettre en place une gestion de projet dont le but est de progresser sur les processus à venir.

Mettre en place le lean management dans votre entreprise passe par plusieurs solutions :

• définir des objectifs précis et réalistes (méthode SMART) ;
• réduire les temps de pauses pour être plus productifs ;
• optimiser les postes de travail pour plus d’efficacité ;
• détailler les processus et les tâches à réaliser ;
• impliquer les salariés ;
• aller sur le terrain ;
• expérimenter ;
• analyser et piloter l’ensemble des maillons de la chaîne de valeurs.

💡 Vous pouvez vous appuyer sur les outils et méthodes précédemment cités pour mettre concrètement en place votre démarche de lean management.

En quelques mots, le lean management est une méthode qui consiste à réduire les actions ou les processus inutiles. L’objectif est de limiter le gaspillage et de réduire les coûts, tout en développant une qualité de produit ou de service.

Le lean management passe par plusieurs phases, de l’identification du besoin réel du client jusqu’à l’amélioration continue des processus, et des produits ou des services proposés.

Pour cela, il existe différents outils à l’instar de la méthode des 5 S ou encore de la méthode Kanban pour optimiser la gestion des stocks.