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Les entreprises sont de plus en plus familières avec la notion de gestion de projet, mais celle de portfolio management (ou gestion de portefeuille de projets) leur échappe davantage.
Pourtant, les activités relatives à cette dernière tendent à se développer. Ceci est d’autant plus perceptible dans un contexte où le travail en mode projet gagne du terrain, alors même que les organisations deviennent plus complexes, plus étendues, parfois multi-sites.
Alors, comment arbitrer tous les projets qui fleurissent au sein d’une même entreprise ? Quels moyens possède la direction pour déterminer lequel générera le plus de valeur pour atteindre l’objectif ultime : augmenter le chiffre d’affaires ? De quelle façon assurer un pilotage efficace et une parfaite coordination des équipes concernées ?
Grâce au project portfolio management.
Découvrez sans plus attendre la définition complète de la gestion de portefeuille de projets, ses enjeux, ainsi que les outils indispensables à son déploiement.
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Le portfolio management, que l’on retrouve aussi sous les dénominations « project portfolio management » ou « gestion de portefeuille de projets » en français consiste à gérer l’ensemble des projets d’une entreprise (un portefeuille, donc) :
À l’heure où la plupart des organisations mènent plusieurs projets de front, cette approche holistique garantit davantage la réalisation de leurs objectifs, en accord avec les délais et budgets imposés. A contrario, une démarche cloisonnée de gestion de projet fait perdre en efficacité et en visibilité.
L’ensemble des activités relatives au portfolio management sont dirigées par le PMO, acronyme désignant à la fois :
Quelle est la nature exacte des activités en question ?
☝️ L’ensemble de ces informations doit être transmis auprès de la direction au moyen de reportings réguliers.
☝️ Les fonctions de support induisent également de mettre en place des logiciels spécifiques, et de veiller à leur adoption par les collaborateurs.
Même si les deux notions sont intimement liées, il est important de noter que la gestion de projet diffère de la gestion de portefeuille de projets :
Les entreprises composent de plus en plus avec un nombre croissant de projets, parfois complexes et déployés sur des sites différents. Pourtant, tous doivent répondre à des normes et objectifs communs.
Par conséquent, l’objectif premier de la mise en place d’une cellule projet est la centralisation de toutes les données, afin de piloter au mieux les processus, tant au niveau stratégique qu’opérationnel.
Quels sont les projets prioritaires ? Certains sont-ils redondants ? Quelle est l’utilité réelle de chacun d’entre eux ? Autant de questions que toute entreprise est amenée à se poser.
C’est pourquoi le portfolio management concourt, grâce à des analyses précises, à identifier les rendements potentiels de chaque projet. De ce fait, la prise de décisions est mieux éclairée, et les organisations déterminent où il est le plus judicieux d’allouer leurs forces et leurs ressources.
Inutile de se lancer dans un nouveau projet si celui-ci ne répond pas aux objectifs globaux de l’entreprise !
Le project portfolio management permet :
Grâce au portfolio management, les différentes parties prenantes bénéficient d’une vue d’ensemble des projets de l’entreprise. Conséquence : en cas de désaccords, les communications s’en trouvent simplifiées et les conflits mieux désamorcés.
D’autre part, le PPM garantit de la transparence côté dirigeants. Ces derniers gagnent en visibilité sur les divers projets déployés, et peuvent donc plus facilement vérifier leur pertinence et leur bon déroulé.
Même si leurs natures divergent, tous les projets d’une même structure sont rarement isolés les uns des autres. Dans ce cadre, le project portfolio management participe à la gestion des interdépendances et des ressemblances entre ces différents projets :
Un outil PPM centralise et offre une meilleure visibilité sur les données relatives aux ressources globales de l’entreprise, qu’il s’agisse de ressources :
Il devient alors possible de les gérer plus finement, de définir si les ressources disponibles suffisent à entreprendre tel ou tel projet, et si cela vaut le coup au regard des retombées attendues.
La prise de risques s’intègre à la vie de toute entreprise. Néanmoins, le portfolio management encourage la prévision d’éventuelles déconvenues, des points bloquants à venir, et donc le déploiement de mesures pour les éviter.
Le project portfolio management va de pair avec l’utilisation de solutions spécifiques. S’il existe de nombreux outils sur le marché, les PMO jettent en général leur dévolu sur une catégorie de logiciels bien précise : les logiciels de gestion de portefeuilles de projets, ou logiciels PPM.
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PMO : guide complet pour structurer et outiller votre bureau des projets
Télécharger le Livre BlancQuels sont les atouts et fonctionnalités clés des logiciels de gestion de portefeuille de projets ?
La mise en place d’un tel logiciel se réfléchit en considérant le nombre de projets à traiter ainsi que le degré de maturité de l’entreprise quant à ces sujets.
💡 Exemples de logiciels :
Vous l’aurez compris, après l’ère de la gestion de projet arrive celle du project portfolio management. S’il reste encore majoritairement l’apanage des grosses entreprises, les petites structures ont tout à gagner à adopter ces nouveaux usages.
En effet :
assurent in fine à chaque organisation un déploiement efficient et rationnel de ses activités, gage de croissance !
PMO : guide complet pour structurer et outiller votre bureau des projets
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