Le portfolio management, ou comment gérer stratégiquement vos projets [+ Livre Blanc]

Les entreprises sont de plus en plus familières avec la notion de gestion de projet, mais celle de portfolio management (ou gestion de portefeuille de projets) leur échappe davantage.

Pourtant, les activités relatives à cette dernière tendent à se développer. Ceci est d’autant plus perceptible dans un contexte où le travail en mode projet gagne du terrain, alors même que les organisations deviennent plus complexes, plus étendues, parfois multi-sites.

Alors, comment arbitrer tous les projets qui fleurissent au sein d’une même entreprise ? Quels moyens possède la direction pour déterminer lequel générera le plus de valeur pour atteindre l’objectif ultime : augmenter le chiffre d’affaires ? De quelle façon assurer un pilotage efficace et une parfaite coordination des équipes concernées ?

Grâce au project portfolio management.

Découvrez sans plus attendre la définition complète de la gestion de portefeuille de projets, ses enjeux, ainsi que les outils indispensables à son déploiement.

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Le portfolio management, que l’on retrouve aussi sous les dénominations « project portfolio management » ou « gestion de portefeuille de projets » en français consiste à gérer l’ensemble des projets d’une entreprise (un portefeuille, donc) :

• en arbitrant les priorités,
• en centralisant l’ensemble des informations afférentes aux divers projets et ressources,
• en assurant la conformité avec la stratégie globale.

À l’heure où la plupart des organisations mènent plusieurs projets de front, cette approche holistique garantit davantage la réalisation de leurs objectifs, en accord avec les délais et budgets imposés. A contrario, une démarche cloisonnée de gestion de projet fait perdre en efficacité et en visibilité.

L’ensemble des activités relatives au portfolio management sont dirigées par le PMO, acronyme désignant à la fois :

• un service : le project management office,
• et une fonction : le project management officer.

Quelle est la nature exacte des activités en question ?

• Le suivi de projet. Le portfolio management impose de s’aligner avec la vision et la stratégie de l’entreprise. C’est pourquoi le suivi de projet consiste, de concert avec la direction, à arbitrer les priorités et à planifier les différents projets : qu’est-ce qui doit être exécuté en premier et pourquoi ?
  
  
• Le pilotage du portefeuille de projets. Il s’agit de vérifier :
  • les performances des différents projets,
  • leur situation en matière de maîtrise des délais, des ressources et des coûts.

☝️ L’ensemble de ces informations doit être transmis auprès de la direction au moyen de reportings réguliers.

• Le support à la gestion de projet. Le PMO accompagne les chefs de projet et les équipes dans la bonne exécution de leurs missions. Pour ce faire, il établit des processus et des référentiels communs dans le but :
  • de standardiser au maximum les pratiques,
  • d’insuffler une solide culture du projet au sein de l’organisation.

☝️ Les fonctions de support induisent également de mettre en place des logiciels spécifiques, et de veiller à leur adoption par les collaborateurs.

• La prise en charge de projets. Enfin, le portfolio management officer contribue à la gestion opérationnelle du projet en elle-même. Par exemple, il arrive parfois qu’il endosse la casquette de chef de projet sur un projet bien précis.

Même si les deux notions sont intimement liées, il est important de noter que la gestion de projet diffère de la gestion de portefeuille de projets :

• la première se concentre sur la réalisation opérationnelle d’un projet en particulier, jusqu’à son achèvement : bien faire le projet ;
• la seconde nécessite de prendre plus de hauteur en évaluant l’ensemble des projets de l’entreprise, ainsi que leur alignement avec sa stratégie globale : faire les bons projets.

Les entreprises composent de plus en plus avec un nombre croissant de projets, parfois complexes et déployés sur des sites différents. Pourtant, tous doivent répondre à des normes et objectifs communs.

Par conséquent, l’objectif premier de la mise en place d’une cellule projet est la centralisation de toutes les données, afin de piloter au mieux les processus, tant au niveau stratégique qu’opérationnel.

Quels sont les projets prioritaires ? Certains sont-ils redondants ? Quelle est l’utilité réelle de chacun d’entre eux ? Autant de questions que toute entreprise est amenée à se poser.

C’est pourquoi le portfolio management concourt, grâce à des analyses précises, à identifier les rendements potentiels de chaque projet. De ce fait, la prise de décisions est mieux éclairée, et les organisations déterminent où il est le plus judicieux d’allouer leurs forces et leurs ressources.

Inutile de se lancer dans un nouveau projet si celui-ci ne répond pas aux objectifs globaux de l’entreprise !

Le project portfolio management permet :

• de s’assurer de cet alignement, et de le maintenir dans le cas où l’organisation opère un changement d’orientation stratégique ;
• de diffuser plus facilement le même degré d’information auprès des équipes, afin que chacun comprenne l’intérêt de ses actions.

Grâce au portfolio management, les différentes parties prenantes bénéficient d’une vue d’ensemble des projets de l’entreprise. Conséquence : en cas de désaccords, les communications s’en trouvent simplifiées et les conflits mieux désamorcés.

D’autre part, le PPM garantit de la transparence côté dirigeants. Ces derniers gagnent en visibilité sur les divers projets déployés, et peuvent donc plus facilement vérifier leur pertinence et leur bon déroulé.

Même si leurs natures divergent, tous les projets d’une même structure sont rarement isolés les uns des autres. Dans ce cadre, le project portfolio management participe à la gestion des interdépendances et des ressemblances entre ces différents projets :

• partagent-ils des choses en commun, comme un centre de ressources et des objectifs ?
• certains projets similaires peuvent-ils se compléter mutuellement, ou servir de modèles à d’autres ? Ce questionnement contribue notamment à :
  • réduire les risques,
  • gagner en productivité en appliquant des processus déjà éprouvés,
  • identifier quelles actions garantissent un meilleur retour sur investissement.
• au contraire, quel schéma ne fonctionne pas et comment ne pas répliquer les mêmes erreurs ?
• certains projets bloquent-ils la réalisation d’un autre ?

Un outil PPM centralise et offre une meilleure visibilité sur les données relatives aux ressources globales de l’entreprise, qu’il s’agisse de ressources :

• humaines,
• financières,
• technologiques.

Il devient alors possible de les gérer plus finement, de définir si les ressources disponibles suffisent à entreprendre tel ou tel projet, et si cela vaut le coup au regard des retombées attendues.

La prise de risques s’intègre à la vie de toute entreprise. Néanmoins, le portfolio management encourage la prévision d’éventuelles déconvenues, des points bloquants à venir, et donc le déploiement de mesures pour les éviter.

Le project portfolio management va de pair avec l’utilisation de solutions spécifiques. S’il existe de nombreux outils sur le marché, les PMO jettent en général leur dévolu sur une catégorie de logiciels bien précise : les logiciels de gestion de portefeuilles de projets, ou logiciels PPM.

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Quels sont les atouts et fonctionnalités clés des logiciels de gestion de portefeuille de projets ?

• ils couvrent l’ensemble des besoins transverses du portfolio management :
  • la planification,
  • la gestion des ressources humaines et financières,
  • la gestion des tâches,
  • le suivi de projet,
  • la génération de reportings et de tableaux de bord, etc. ;
• ils centralisent les données nécessaires à la gestion efficace des portefeuilles,
• ils permettent la mise en place de workflows pour automatiser au maximum les processus et éviter la multiplication des outils ;
• ils accompagnent le pilotage stratégique des activités afin d’arbitrer et orchestrer au mieux les projets, et de veiller à l’atteinte des objectifs ;
• ils facilitent la collaboration et la communication entre les différentes parties prenantes de l’entreprise, etc.

☝️ La mise en place d’un tel logiciel se réfléchit en considérant le nombre de projets à traiter ainsi que le degré de maturité de l’entreprise quant à ces sujets.

Vous l’aurez compris, après l’ère de la gestion de projet arrive celle du project portfolio management. S’il reste encore majoritairement l’apanage des grosses entreprises, les petites structures ont tout à gagner à adopter ces nouveaux usages.

En effet :

• la centralisation du pilotage de ses projets au sein d’une même instance,
• la diffusion de pratiques communes,
• et la priorisation intelligente des actions à effectuer,

assurent in fine à chaque organisation un déploiement efficient et rationnel de ses activités, gage de croissance !