Obtenir la certification Qualiopi pour votre organisme de formation : ce qu’il faut savoir

En tant que professionnel de la formation, vous avez certaines obligations envers vos bénéficiaires afin d’offrir des conditions favorables à leur apprentissage.

C’est pour s’assurer que tous les organismes de formation respectent les mêmes cadres et critères de qualité que la certification Qualiopi existe.

Vous êtes un professionnel de la formation, mais ne savez pas comment vous y prendre pour être accrédité ? Pour obtenir Qualiopi et bénéficier de tous ses avantages, voici la marche à suivre 👉

Pour commencer, revenons sur quelques fondamentaux : c’est quoi Qualiopi ?

Qualiopi désigne une certification attestant de la qualité des prestataires de formation professionnelle en France. Créée en 2018, elle est obligatoire pour les organismes de formation souhaitant bénéficier de financements publics ou mutualisés.

Plus concrètement, elle vise à apprécier les prestations de formation proposées par les organismes certifiés, en vérifiant notamment leur capacité à :

• concevoir et délivrer des formations de qualité ;
• évaluer les acquis des apprenants ;
• s’adapter aux besoins de leurs clients.

La certification Qualiopi est basée sur un référentiel national de qualité, comportant 7 critères, eux-mêmes composés de plusieurs indicateurs (32 en tout).

En obtenant ce précieux sésame, les organismes de formation attestent ainsi de leur engagement dans une démarche qualité et rassurent leurs clients et financeurs quant au sérieux de leurs prestations.

Pour commencer, choisissez votre organisme certificateur agréé dans la liste officielle.

Contactez-le ensuite en lui adressant un dossier de demande de certification initiale.

💡 À savoir : la plupart des organismes mettent à disposition des formulaires pré-formatés sur leurs sites internet.

Les éléments à lui fournir pour demander l’audit sont les suivants :

• Raison sociale de votre organisme,
• Coordonnées d’un contact identifié,
• Numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité,
• Catégories d’actions concernées par la certification,
• Liste des sites liés au numéro de la déclaration d’activité,
• Preuves des certifications déjà obtenues (validité, périmètre, etc.),
• Dernier bilan pédagogique et financier (BPF) disponible,
• Date souhaitée pour l’audit.

Une fois votre demande acceptée, signez le contrat de certification avec l’organisme. Il s’agit d’une preuve de votre candidature à l’obtention de Qualiopi et sera valable pour toute la durée du cycle de certification.

Après la signature du contrat, l’organisme vous soumet un plan d’audit à valider. Il comprend :

• la date de l’audit,
• le « périmètre » ou type d’actions,
• les indicateurs évalués.

💡 Comptez minimum 3 semaines entre la signature du contrat et la date de l’audit.

Il faut entre 6 et 8 mois pour préparer la certification et programmer l’audit Qualiopi.

Si votre organisme ne respecte pas l’ensemble des indicateurs, adaptez vos méthodes et apportez les mesures correctives nécessaires pour mettre toutes les chances de votre côté.

Pour vous aider dans votre démarche de certification, le gouvernement met à disposition diverses aides 👉

• Le Guide de lecture du Référentiel National Qualité (RNQ). C’est une aide inestimable pour la lecture et l’interprétation. Vous y trouverez notamment :
  • un glossaire des termes utilisés dans le RNQ ;
  • le niveau attendu pour valider chacun des 32 indicateurs ;
  • les éléments de preuve que vous pouvez présenter à l’auditeur afin de lui démontrer la conformité des pratiques de votre organisme ;
  • des précisions concernant les catégories d’action ou les nouveaux entrants.
    
    
• Une Question-réponse sur la Certification qualité des prestataires d’actions concourant au développement des compétences. Elle vous aide à comprendre les modalités de réalisation des audits et les conséquences de la non-conformité.

💡 À savoir : certains prestataires proposent un accompagnement à la préparation de l’audit. Ils peuvent entre autres vous proposer la réalisation d’un audit blanc : les résultats vous servent alors de diagnostic.

Citons par exemple Axess, éditeur du logiciel e-parcours. Ce dernier est destiné aux organismes de formation qui souhaitent digitaliser et optimiser la gestion de leurs activités, le tout dans le respect des critères de qualité Qualiopi. En parallèle, Axess fournit un accompagnement complet pour obtenir la certification et la conserver, grâce notamment à l’analyse de vos méthodes et à la mise en place d’un plan d’action.

Le jour de l’audit, vous serez qualifié sur l’ensemble de votre démarche. La certification n’est délivrée qu’aux organismes de formation professionnelle capables de maîtriser une organisation alignée sur le référentiel.

Rédigez donc un document récapitulatif listant précisément chacun des points liés à la certification. Lors de votre présentation, votre interlocuteur demandera des pièces justificatives pour vos actions. Pensez à préparer chacune d’elles.

Plus concrètement, l’auditeur vérifie :

• l’intégration des processus de formation par votre équipe pédagogique ;
• le niveau d’expertise de votre organisme et les compétences de votre personnel de formation ;
• les moyens que vous employez pour l’encadrement et l’accompagnement ;
• la qualité et la quantité des prestations proposées ; etc.

La durée minimale d’un audit est fixée à 1 journée. Cependant, les variables dans le profil de votre centre de formation sont prises en compte pour son déroulement. Ainsi, selon votre chiffre d’affaires, le type de formation ou encore le nombre de sites audités, il peut durer plus longtemps.

💡 L’audit initial peut se dérouler au choix dans votre établissement ou celui du certificateur.

Une fois le rendez-vous terminé, le certificateur vous transmettra un rapport établissant la conformité ou non de votre organisme.

Il existe alors deux issues possibles :

• Votre démarche est entièrement conforme. Vous obtenez donc la certification Qualiopi du premier coup, félicitations !
  
  
• L’organisme certificateur a identifié des non-conformités. Ne vous inquiétez pas, rien n’est perdu : organisez rapidement un plan d’action correctif dans le délai fixé. Une fois les corrections faites et validées, vous obtiendrez la tant convoitée certification.

👉 En cas d’écart majeur au RNQ, le délai de correction est de 3 mois. Pour des écarts mineurs, vous avez le droit à 6 mois.

Dès que vous êtes conforme, votre organisme de formation est référencé auprès du ministère du Travail, de Pôle Emploi et de tous les autres financeurs publics. La certification délivrée est valable pendant 3 ans.

Après tout ce périple pour recevoir la certification, comment la conserver ?

Un audit de surveillance est programmé 18 mois après l’audit initial. Si aucune des corrections nécessaires n’a été faite ou si une de vos actions n’est plus conforme, l’organisme est en droit de vous retirer votre certification.

L’audit de renouvellement est à programmer avant la fin de la période de validité de 3 ans.

💡 Là où l’audit de surveillance peut se faire en ligne, l’audit de renouvellement doit impérativement s’effectuer sur site afin de vérifier l’évolution de votre structure d’accueil et la mise en œuvre permanente des actions validées 3 ans auparavant.

Le coût de la certification Qualiopi varie en fonction de plusieurs facteurs, tels que :

• la taille de l’organisme de formation,
• le nombre de sites concernés,
• le niveau de complexité des prestations proposées, etc.

Mais en général, les tarifs oscillent entre quelques milliers d’euros pour les petites structures et plusieurs dizaines de milliers d’euros pour les plus grandes.

Cependant, il est important de noter que le coût de la certification ne doit pas être un frein, car il peut être amorti par les bénéfices liés à la certification.

💡 On vous recommande de demander des devis auprès de plusieurs organismes certificateurs accrédités par le COFRAC afin de comparer les offres et choisir celle qui correspond le mieux à vos besoins et moyens.

La certification Qualiopi ne peut être délivrée que par des organismes certificateurs accrédités par le COFRAC (Comité français d’accréditation).

Ces derniers doivent respecter un cahier des charges très strict qui garantit leur impartialité, leur compétence et leur indépendance vis-à-vis des organismes de formation qu’ils certifient.

💡 Les organismes certificateurs accrédités sont répertoriés sur le site internet du COFRAC, et peuvent être contactés directement pour obtenir des informations sur leurs tarifs de certification et leurs offres.

Les 7 critères Qualiopi sont les suivants :

1. L’identification précise des objectifs de la prestation proposée et l’adaptation de cette prestation aux publics, lors de la conception des prestations.
   
   
2. L’adaptation des modalités d’accueil, de suivi pédagogique et d’évaluation aux publics, lors de la mise en œuvre des prestations.
   
   
3. L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement à l’offre de formation.
   
   
4. La qualification et le développement des compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations.
   
   
5. La prise en compte des appréciations et des réclamations reçues par les parties concernées.
   
   
6. La mise en œuvre d’une démarche d’amélioration continue de la qualité des prestations.
   
   
7. Le respect des dispositions légales et réglementaires relatives à l’activité de formation.

Qualiopi atteste de la qualité de votre offre de formation. Obtenir la certification vous permet de gagner plus de visibilité pour votre organisme de formation tout en rassurant votre clientèle.

L’audit d’accréditation demande beaucoup de préparation préalable. La demande de certification initiale, l’accompagnement, les ressources et recours pour la préparation… Ne ménagez pas vos efforts ! Et surtout, étudiez bien le RNQ tout du long, il vous sera grandement utile.

Même lorsque vous aurez obtenu le label, la partie n’est pas terminée : le jeu consiste maintenant à la conserver !