Obtenir la certification Qualiopi pour votre organisme de formation : ce qu’il faut savoir

En tant que professionnel de la formation, vous avez certaines obligations envers vos éventuels bénéficiaires : du suivi étape par étape ou encore des conditions favorables à leur apprentissage par exemple.

C’est pour s’assurer que tous les organismes de formation respectent le même cadre que la certification Qualiopi existe. Une seule certification pour attester de la qualité de l’ensemble des sites de formation.

Vous lancez votre activité de formation, mais ne savez pas comment faire pour être accrédité ? Pour obtenir Qualiopi et bénéficier de tous ses avantages, voici pour vous la démarche à suivre.

Pour cette étape, choisissez parmi les organismes certificateurs agréés de la liste officielle. Contactez ensuite celui de votre choix en lui adressant un dossier de demande de certification initiale. L’avantage est que la plupart des organismes mettent à disposition des formulaires pré-formatés sur leurs sites internet.

Les éléments à lui fournir pour demander l’audit sont les suivants :

• Raison sociale de votre organisme,
• Coordonnées d’un contact identifié,
• Numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité,
• Catégories d’actions concernées par la certification,
• Liste des sites liés au numéro de la déclaration d’activité,
• Preuves des certifications déjà obtenues (validité, périmètre, etc.),
• Dernier bilan pédagogique et financier (BPF) disponible,
• Date souhaitée pour l’audit.

Une fois votre demande acceptée, signez le contrat de certification avec l’organisme. Il est la preuve de votre candidature à Qualiopi et sera valable pour toute la durée du cycle de certification.

Après la signature du contrat, l’organisme vous soumet un plan d’audit à valider. Il comprend :

• la date de l’audit,
• le « périmètre » ou type d’actions,
• les indicateurs évalués.

💡 Comptez minimum 3 semaines entre la signature du contrat et la date de l’audit.

Il faut entre 6 et 8 mois pour préparer la certification et programmer l’audit Qualiopi.

Si votre organisme ne respecte pas l’ensemble des indicateurs, veillez à adapter vos méthodes et à apporter les mesures correctives nécessaires pour mettre toutes les chances de votre côté et obtenir le label.

Certains certificateurs proposent un accompagnement à la préparation de l’audit. Toutefois, si votre organisme choisi ne propose pas cette prestation, vous pouvez avoir recours à un accompagnateur Qualiopi externe.

Ils peuvent notamment vous proposer la réalisation d’un « audit blanc » : les résultats vous servent alors de diagnostic.

Voici une sélection des meilleurs logiciels pour vous accompagner dans la gestion de votre centre de formation et faciliter vos démarches Qualiopi.

La certification Qualiopi est payante. Le tarif dépendra de votre situation ainsi que de l’organisme certificateur auquel vous ferez appel.

Si par exemple votre organisme de formation possède déjà une autre certification pertinente, vous pouvez bénéficier d’un allègement des coûts d’audit.

Pour vous aider dans votre démarche de certification, le gouvernement met à disposition divers recours et aides. Étudiez en profondeur le contenu du Référentiel National Qualité, revoyez les mêmes points autant de fois que nécessaire.

D’abord, le Guide de lecture du Référentiel National Qualité (RNQ). C’est une aide inestimable pour la lecture et l’interprétation. Vous y trouverez notamment :

• un glossaire des termes utilisés dans le RNQ ;
• le niveau attendu pour valider chacun des 32 indicateurs ;
• les éléments de preuve que vous pouvez présenter à l’auditeur afin de lui démontrer la conformité des pratiques de votre organisme ;
• des précisions concernant les catégories d’action ou les nouveaux entrants.

Une Question-réponse sur la Certification qualité des prestataires d’actions concourant au développement des compétences est également mise à disposition pour vous aider à comprendre les modalités de réalisation des audits et les conséquences de la non-conformité.

Le jour de l’audit, vous serez qualifié sur l’ensemble de votre démarche. La certification n’est délivrée qu’aux organismes de formation professionnelle capables de maîtriser une organisation alignée sur le référentiel.

L’auditeur vérifie :

• l’intégration des processus de formation par votre équipe pédagogique ;
• le niveau d’expertise de votre organisme et les compétences de votre personnel de formation ;
• les moyens que vous employez pour l’encadrement et l’accompagnement ;
• la qualité et la quantité des prestations proposées ; etc.

La durée minimale d’un audit est fixée à 1 journée. Cependant, les variables dans le profil de votre centre de formation sont prises en compte pour son déroulement. Ainsi, selon votre chiffre d’affaires, le type de formation ou encore le nombre de sites audités, il peut durer plus longtemps.

Rédigez un document récapitulatif listant précisément chacun des points liés à la certification. Lors de votre présentation, votre interlocuteur demandera des pièces justificatives pour vos actions. Pensez à préparer chacune d’elles.

💡 L’audit initial peut se dérouler au choix dans votre établissement ou celui du certificateur.

Une fois le rendez-vous terminé, le certificateur vous transmettra un rapport établissant la conformité ou non de votre organisme. Il y a alors deux issues possibles :

• Votre démarche est entièrement conforme. Vous obtenez donc la certification Qualiopi du premier coup, félicitations !

• L’organisme certificateur a identifié des non-conformités. Ne vous inquiétez pas, rien n’est perdu : organisez rapidement un plan d’action correctif dans le délai fixé. Une fois les corrections faites et validées, vous obtiendrez la tant convoitée certification.

👉 En cas d’écart majeur au RNQ, le délai de correction est de 3 mois. Pour des écarts mineurs, vous avez le droit à 6 mois.

Dès que vous êtes conforme, votre organisme de formation est référencé auprès du ministère du Travail, de pôle emploi et de tous les autres financeurs publics. La certification délivrée est valable pendant 3 ans.

Après tout ce périple pour recevoir la certification, comment la conserver ? Un audit de surveillance est programmé 18 mois après l’audit initial. Si aucune des corrections nécessaires n’a été faite ou si une de vos actions n’est plus conforme, l’organisme est en droit de vous retirer votre certification.

L’audit de renouvellement est à programmer avant la fin de la période de validité de 3 ans.

💡 Là où l’audit de surveillance peut se faire en ligne, l’audit de renouvellement doit impérativement se faire sur site afin de vérifier l’évolution de votre structure d’accueil et la mise en œuvre permanente des actions validées 3 ans auparavant.

Qualiopi atteste de la qualité de votre offre de formation. Obtenir la certification vous permet de gagner plus de visibilité pour votre organisme de formation tout en rassurant votre clientèle.

L’audit d’accréditation demande beaucoup de préparation préalable. La demande de certification initiale, l’accompagnement, les ressources et recours pour la préparation… Ne ménagez pas vos efforts ! Et surtout, soyez sûr de bien étudier le RNQ tout du long, il vous sera grandement utile.

Même lorsque vous aurez obtenu le label, la partie n’est pas terminée : le jeu consiste maintenant à la conserver !