Comprendre le staffing et la nécessité de le digitaliser

Le staffing, c’est le nerf de la guerre des entreprises du service numérique (ESN) et des cabinets de conseil.

Réussir à trouver rapidement les compétences dont une entreprise a besoin est un défi permanent que la crise du covid a accentué, avec une tendance à la baisse des missions disponibles, sur un marché déjà très tendu et concurrentiel.

Alors pour bien comprendre la définition du staffing, ainsi que les différents enjeux et problématiques auxquels doivent faire face ces entreprises, démarrez sans plus attendre la lecture de cet article. On vous explique également l’importance de se digitaliser et d’utiliser un outil adapté au staffing.

C’est parti !

Le staffing se définit comme l’action d’affecter à un projet une personne dont les compétences permettent de mener une ou plusieurs actions de ce projet

C’est un processus qui se situe au cœur de l’activité des sociétés de service, chargées de trouver les meilleurs profils pour les projets de clients, qui n’ont pas les compétences adéquates à disposition. Il s’agit généralement des :

• cabinets de conseil,
• ESN,
• bureaux d’étude,
• sociétés d’ingénierie,
• et agences d’intérim.

Il est généralement géré par les directeurs d’agence, les managers ou des responsables staffing. Parfois, les missions à pourvoir sont communiquées en toute transparence aux consultants, pour qu’ils deviennent acteurs de leur staffing.

L’enjeu principal pour ces sociétés de service est de réussir à décrocher des contrats pour assurer la rentabilité de leurs activités. Pour ce faire, la maîtrise du staffing est essentielle.

Il faut concilier le mieux possible :

• ✅  les besoins du client qui souhaite obtenir la perle rare le plus rapidement possible pour mener à bien un projet donné,
• ✅  leurs propres besoins de rentabilité en essayant d’obtenir le meilleur taux d’occupation possible de leurs équipes (TACE) et de décrocher de nouveaux contrats,
• ✅  et idéalement, satisfaire les aspirations professionnelles des consultants en leur confiant des missions qui correspondent à leurs attentes.

De plus, elles doivent tenir compte des contraintes du client en respectant :

• son budget,
• et ses contraintes de timing (dates de début et de fin de la mission).

Les sociétés de service dont le staffing est le cœur de métier sont généralement bien équipées pour gérer les processus administratifs :

• un CRM pour le suivi de leurs clients et pour la prospection de nouveaux,
• un SIRH pour gérer les ressources humaines,
• un ERP pour facturer, saisir les temps, etc.

Mais quand il s’agit de gérer le staffing, beaucoup d’entre elles se contentent d’utiliser des fichiers Excel, de rédiger manuellement des fiches de besoins et de multiplier les réunions avec les autres managers.

Elles font alors face à différentes problématiques beaucoup plus nombreuses qu’on pourrait le penser, rendant complexe la gestion efficace du staffing.

Voici une liste non exhaustive, mais néanmoins complète des difficultés rencontrées :

• pas de vision d’ensemble des compétences disponibles,
• jongler entre les différents logiciels et fichiers Excel,
• manque de réactivité qui peut mener à la non-concrétisation d’opportunités,
• des fuites de rentabilité dues à consultants en intercontrat ou à une mauvaise estimation de la rentabilité d’un projet,
• insatisfaction client due à une mauvaise expérience avec un profil proposé,
• turn over dû à des consultants mécontents des missions confiées, car elles ne répondent pas à leurs attentes,
• des indicateurs prévisionnels figés peu fiables qui peuvent mener à des décisions erronées,
• des erreurs humaines (anomalies de planning, suppression de données, erreurs de calcul, etc.),
• manque de visibilité sur les mois à venir ne permettant pas d’anticiper.

Le staffing est un processus complexe, et la rude concurrence oblige les managers à prendre des décisions très rapidement, sans avoir toutes les cartes en main pour bien le faire. C’est là que réside tout l’intérêt de digitaliser son activité avec un outil de staffing performant.

▶ ︎ Pourquoi utiliser un logiciel de staffing plutôt qu’un fichier Excel ? 6 bonnes raisons de se digitaliser :

• ✅  gagner en rapidité grâce à l’automatisation des processus, notamment la proposition de matching pertinents prenant en compte des dizaines de critères ;
• ✅  prendre de meilleures décisions, plus fines et plus rapides grâce à des tableaux de bord intelligents et visuels pour suivre les indicateurs importants qui s’actualisent en temps réel (TACE, taux de disponibilité, etc.) ;
• ✅  supprimer les erreurs humaines (conflits de planning, suppression accidentelle de données, etc.) ;
• ✅  valoriser et fiabiliser les données grâce à leur centralisation, leur exhaustivité, leur mise à jour en temps réel et leur protection plus élevée que dans un fichier Excel ;
• ✅  maximiser la satisfaction de vos clients et de vos consultants grâce à l’optimisation globale de votre activité ;
• ✅  gérer le staffing à distance est plus qu’essentiel en ces temps où le télétravail se généralise et où de potentiels confinements ne doivent pas menacer votre activité.

▶ Il existe plusieurs solutions qui vous permettront de profiter de ces avantages. sur le marché. Prenons un exemple afin d’illustrer les fonctionnalités et les atouts d’un logiciel de staffing

Whoz est l’une des rares solutions du marché qui permette d’optimiser le staffing. Assistée par son moteur d’intelligence artificielle, la solution Whoz permet aux cabinets de conseil, sociétés d’ingénierie et ESN, de maîtriser leur cœur de métier et de maximiser leurs résultats (marge, TACE, CA), notamment en :

• offrant une visibilité à 360° sur les compétences disponibles en interne et en externe (partenaires de confiance, freelances, etc.) pour que les équipes répondent plus vite aux besoins client,

• proposant rapidement les meilleures options de staffing grâce à la prise en compte de toutes les données existantes et à jour (compétences, disponibilité, taux jour, séniorité, souhaits de missions, etc.),

• préparant l’avenir grâce aux tableaux de bord prévisionnels qui projettent la marge, le taux d’activité (TACE) et le chiffre d’affaires sur les semaines et mois à venir, en prenant en compte les imputations et les besoins de staffing des affaires et opportunités.

Découvrez d’autres logiciels pour optimiser vos activités de consulting.

Nous l’avons vu, fournir à vos clients les meilleures compétences possibles est un défi de taille à relever. En vous équipant d’un outil de staffing spécialisé, vous mettez toutes les chances de votre côté pour le faire mieux que votre concurrent, et rafler tous les contrats !

Mais attention cependant à ne pas privilégier la satisfaction de vos clients au détriment du respect des souhaits de carrières de vos collaborateurs. N’oubliez pas qu’ils constituent vos ressources les plus précieuses.

Aussi, prendre en compte leurs considérations peut s’avérer bénéfique sur le long terme, et vous permettre de garder et développer leurs compétences