Comment améliorer la communication interne ? 6 conseils et 7 outils

Comment améliorer la communication interne d’une entreprise, d’une association ou d’une startup ? Comment faire circuler les informations en interne pour favoriser un bon cadre de travail et aider vos employés à atteindre leurs objectifs ?

Dans cet article, appvizer a recensé pour vous six conseils : des idées pour mieux communiquer en entreprise — et faire de la communication interne un véritable outil RH —, ainsi qu’une liste d’outils de communication interne (réseaux sociaux d’entreprise) à utiliser pour optimiser votre management de l’information.

Êtes-vous décidé à booster la productivité de vos collaborateurs tout en consolidant une véritable culture d’entreprise ? C’est parti !

Quelle est la place de la communication interne dans l’entreprise ? Quels sont les risques d’un manque de communication ?

En réalité, toutes les entreprises pratiquent déjà la communication en interne, sans forcément s’en rendre compte. Par exemple, l’échange d’informations essentielles au bon déroulement des projets ou liées à l’organisation de l’entreprise est une forme de communication interne.

La communication interne sert à :

• développer et accroître une culture d’entreprise,
• renforcer le sentiment d’appartenance des collaborateurs,
• valoriser les compétences,
• transmettre des informations stratégiques sur l’évolution de l’entreprise,
• décloisonner l’entreprise,
• améliorer la collaboration au sein de chaque équipe et entre les équipes.

Il est même possible d’aller plus loin : une communication interne efficace est un facteur non négligeable de rétention des talents.

En effet, un salarié qui ne se sent pas écouté ni inclus dans une organisation n’a pas envie d’y rester. Une bonne communication interne peut donc indirectement réduire les coûts RH en réduisant le turnover.

➡️ Nous vous donnons maintenant 6 conseils pour améliorer votre communication interne.

Comment peut se manifester un manque de communication interne ? Comment le repérer ?

Plusieurs indices peuvent laisser supposer un manque de communication dans votre organisation :

• l’indisponibilité des personnes,
• des pertes d’informations,
• un manque d’adaptation face à des cultures de communications différentes,
• une résistance au changement,
• un environnement de travail qui change très rapidement ou marqué par l’instabilité.

Par exemple, la croissance forte et rapide d’une startup ou d’une PME et l’agrandissement rapide de leurs équipes sont un signal à ne pas négliger. Ne ratez pas le virage de la communication interne pour ne pas altérer l’ambiance de travail générale et créer des tensions.

• améliorer la productivité,
• centraliser les informations,
• développer une culture d’entreprise et partager des valeurs,
• rassembler et souder les équipes,
• éviter les conflits.

Qu’est-ce qui, dans l’entreprise, représente une entrave à la communication interne ? Plusieurs choses :

• la hiérarchisation trop forte et l’hermétisme entre les différents niveaux de l’entreprise : l’information ne passe pas, chacun évolue dans son monde et on ne se comprend pas ;
• la filtrage d’informations : l’écoute est sélective, on ne retient que les informations pertinentes pour nous à un moment donné, on est incapable de retransmettre d’autres informations reçues à d’autres personnes ;
• le manque d’harmonie au niveau de la terminologie : tout le monde n’utilise pas les mêmes mots pour désigner les mêmes concepts, le message ne passe pas et on ne se comprend pas.

💡 Le glossaire d’entreprise est une bonne solution pour résoudre le dernier problème. Un document unique recense le vocabulaire spécifique à votre entreprise ou à vos activités, votre « jargon », à utiliser pour échanger dans l’entreprise.

Il est ici question de créer un environnement de travail propice au bien-être et à la productivité de vos équipes — ces deux notions étant intimement liées. La confiance, la bienveillance et le temps sont trois ingrédients indispensables pour que les collaborateurs et les collaboratrices s’expriment.

À la clé ? Un sentiment d’appartenance à l’entreprise et une forme de loyauté envers l’employeur.

À l’inverse, si votre culture d’entreprise repose sur la rétention d’informations et le cloisonnement des services et des compétences, vous constatez une absence de communication interne à coup sûr. En conséquence, vos projets avancent moins bien et vos équipes sont moins impliquées.

💡 Célébrez les événements marquants pour vos collaborateurs : anniversaire, anniversaire d’arrivée dans l’entreprise, mariage, naissance, réussite d’un projet marquant, arrivée ou départ d’un collaborateur, etc.

Pour définir la meilleure stratégie de communication interne pour votre organisation, voici quelques étapes à respecter :

• identifier les différentes cibles,
• adapter le contenu aux cibles que l’on souhaite informer,
• varier les types de contenus et les supports de communication : site web, newsletter interne, blog, bulletin d’information/affichage, intranet, réseau social d’entreprise, vidéo, événement, etc.,
• s’orienter vers un type de management plus souple et bienveillant.

Améliorer la communication revient souvent à décloisonner cette dernière : en d’autres termes, on souhaite que la communication devienne transversale, que les informations passent de manière verticale, et plus seulement horizontale. C’est un problème récurrent dans les PME.

👉 La direction est au fait des évolutions opérationnelles, et les collaborateurs suivent les prises de décision en amont.

Attention ! Erreur à ne pas commettre : ne faire des annonces que pour les bonnes nouvelles ou ne communiquer que les informations factuelles sur un projet ou un client.

La transparence appelle à communiquer sur tous les changements en cours ou à venir : ne pas savoir ce qu’il se passe est pire et peut être une véritable source de stress pour certains collaborateurs. Changement de direction, rachat, réorganisation, nouveaux processus… Toute information est bonne à partager.

Afterwork, petit-déjeuner, pause café, déjeuner, événement en soirée, séminaire annuel… Les occasions ne manquent pas pour échanger entre collègues.

Créer des rendez-vous réguliers renforce les liens de vos collaborateurs, sans parler de la quantité d’informations échangées de manière informelle !

Les fameux « feedbacks » chers au monde de l’entreprise ont plusieurs objectifs :

• valoriser le travail réalisé,
• encourager les collaborateurs,
• leur donner de la visibilité sur leur travail pour qu’ils sachent où se positionner, s’ils doivent redoubler d’efforts ou si leur travail est apprécié à sa juste valeur, etc.

Pour faire des retours à vos collaborateurs, nul besoin de créer un rendez-vous très formel dans le cadre d’une réunion à proprement parler, comme on le ferait pour un entretien professionnel. Cela peut être fait de manière hebdomadaire sur le travail réalisé pendant la semaine, même de manière informelle, voire à l’oral.

Si vous appliquez déjà cette méthode dans votre organisation, c’est déjà une première étape de franchie. Félicitations !

👉 Mais vous pouvez aller encore plus loin, et inverser le sens des feedbacks : les retours ne se font plus seulement des managers aux collaborateurs, mais également des collaborateurs aux managers, voire à la direction.

Vous adoptez ainsi une communication interne transversale et bidirectionnelle caractérisée par :

• des retours d’expérience,
• l’écoute et la prise en compte des remarques de collaborateurs,
• l’expression de besoins,
• l’émergence de nouvelles problématiques et de propositions pour les résoudre.

La formation peut être un bon moyen d’arriver à cette fin.

La communication collaborative peut paraître un pléonasme : on communique rarement seul.e (on ne vous juge pas si vous le faites 😉).

Plus sérieusement, cette forme de communication est aussi une forme d’engagement pour vos équipes. Vos collaborateurs participent activement à la communication interne de votre entreprise ; ils sont vecteurs d’informations et ne se contentent pas de recevoir des messages.

De plus en plus, la communication collaborative est également une attente des collaborateurs. Ces derniers souhaitent être davantage impliqués ; et cela passe, le plus souvent, par des outils communs à toute l’entreprise.

L’objectif ici est d’encourager les collaborateurs à communiquer entre eux, au sein d’une équipe, et entre équipes. On revient à l’idée d’une communication transversale.

Comment parvenir à une communication collaborative efficace en entreprise ? Pour commencer, il est important de donner accès aux mêmes outils à tous les collaborateurs.

Comment communiquer facilement en entreprise, sans perdre de temps à trier ses emails ou à fouiller ses documents pour retrouver la dernière version ? De nombreux outils numériques existent pour faire circuler l’information et encourager la collaboration : les réseaux sociaux d’entreprise (RSE).

Chat, fil d’actualités, planification, échange et gestion électronique de documents, versionnage de documents, groupes de discussion avec gestion des droits d’accès… Tout est prévu pour que chacun dispose d’un outil personnalisé pour améliorer son travail au quotidien, au bureau ou en mobilité via une application mobile.

Appvizer compare plusieurs logiciels RSE pour vous aider à faire votre choix.

• Entreprises concernées : toutes les entreprises
• Points forts d'Azendoo :
  • des espaces de travail par équipe et par sujet,
  • des intégrations avec vos outils, pour la gestion documentaire notamment,
  • un meilleur suivi des tâches,
  • une application mobile.
• Prix : offre Starter, offre Business (15 €/utilisateur/mois) ou offre Entreprise (29 €/utilisateur/mois).

• Entreprises concernées : TPE, PME, ETI et grands comptes
• Points forts de Jamespot :
  • une solution française hébergée en France,
  • un gain de réactivité,
  • un partenaire de votre transformation digitale qui s’adapte à votre entreprise,
  • la collaboration et l’agilité concentrées dans un outil.
• Prix : plateforme collaborative à partir de 9 €/mois/utilisateur

• Entreprises concernées : TPE et PME
• Points forts de Netframe :
  • outil personnalisable et adaptable,
  • des fils de discussion qui simplifient les échanges (semblables à WhatsApp),
  • une prise en main rapide et une utilisation facile.
• Prix : à partir de 3 €/mois/utilisateur

• Entreprises concernées : toutes les entreprises
• Points forts de Slack :
  • l’outil de communication unifiée le plus avancé au monde,
  • des chaînes de discussion thématique pour s’adresser aux bons interlocuteurs,
  • une fonction de recherche puissante,
  • des clients prestigieux comme Deezer, Zapier, IBM, Trivago ou la BBC.
• Prix : gratuit pour les fonctionnalités principales, puis à partir de 6,25 €/mois/utilisateur

• Entreprises concernées : toutes les entreprises
• Points forts de talkSpirit :
  • une solution française hébergée en France,
  • un support client à l’écoute et réactif,
  • une interface simple à prendre en main et agréable,
  • l’intégration avec d’autres outils comme vos réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, Twitter), Pipedrive ou Zendesk.
• Prix : à partir de 3 €/mois/utilisateur

• Entreprises concernées : TPE, PME, ETI et grands comptes
• Points forts de Workplace by Facebook :
  • une interface familière à tous les utilisateurs privés de Facebook,
  • une gestion intuitive de la plateforme,
  • un outil facilement accepté par les utilisateurs.
• Prix : 3 $/utilisateur/mois

• Entreprises concernées : toutes les entreprises
• Points forts de Yammer :
  • l’intégration avec Office 365,
  • une communication ouverte et dynamique,
  • une gestion du savoir (knowledge management) dans un outil collaboratif.
• Prix : à partir de 2,30 €/mois/utilisateur

La communication et l’esprit d’équipe sont intimement liés : investir dans la première renforce le second. Donner à vos collaborateurs un espace dédié à la communication interne favorise leur engagement au quotidien et, in fine, leur productivité.

Vous avez peur que vos équipes détournent l’usage d’un RSE pour des préoccupations non professionnelles ? Faites-leur confiance ! C’est là aussi un enjeu de la communication interne : renforcer votre culture d’entreprise et partager des valeurs communes. Et puis, est-ce un si gros risque, comparativement au temps perdu à chercher une information ou pallier un manque de communication ?

Et vous, avez-vous des idées innovantes pour améliorer votre communication interne ?