[Tutoriel] Comment communiquer efficacement en entreprise ?

Là où elle était considéré auparavant comme un objectif secondaire, la communication interne est aujourd’hui perçue comme un élément indispensable à la croissance d’une organisation.

Dans ce tutoriel, nous allons voir par quels moyens il vous est possible de l’améliorer mais également comment l’intégrer de façon durable dans la vie de votre organisation grâce au Réseau Social d’Entreprise.

La communication interne constitue aujourd’hui un enjeu de croissance essentiel pour les organisations. De par sa capacité à optimiser la performance des collaborateurs, à renforcer leur cohésion et à les fédérer autour d’un objectif et des valeurs communes, la communication interne n’a jamais autant peser de tout son poids dans la vie des organisations. Ces dernières en ont conscience et ne ménagent pas leurs efforts pour renforcer la collaboration et la communication en leur sein.

Pourtant, le déferlement quotidien de mails, la succession de messages échangés par chat et la multiplication d’outils collaboratifs sur le marché rendent la mise en place d’une culture basée sur l’échange et la collaboration particulièrement délicate pour de nombreuses organisations. L’information se noie dans la masse, les données se perdent et les collaborateurs sont trop sollicités : de quoi en décourager plus d’un.

Mais rassurez-vous : nous sommes là pour vous donner quelques pistes simples et concrètes pour vous permettre de bâtir une communication interne à la fois fluide et durable pour vous et vos collaborateurs.

Premier point : invitez vos collaborateurs à prendre la parole et à donner leur avis. Une communication interne forte repose sur les deux sens de circulation de l’information : Top down (des dirigeants vers les collaborateurs) et Bottom up (des collaborateurs vers les dirigeants).

La communication descendante est présente dans toutes les organisations mais les entreprises les plus innovantes et performantes favorisent également la communication montante. Comment procéder ? Invitez vos collaborateurs à prendre la parole, à donner leur avis et à proposer leurs idées : vous créez ainsi un climat de confiance et posez les bases d’un dialogue collectif sain et ouvert à tous.

Encourager les échanges est une chose importante. Cependant, il ne faut jamais oublier que toutes les informations ne se valent pas. Certaines doivent impérativement être communiquées dans un souci de cohésion d’équipe tandis que d’autres auront juste pour finalité de créer des situations problématiques dont vous vous seriez bien passer.

Classez donc les informations selon plusieurs critères :

• le niveau d’importance (mes collaborateurs doivent-ils être au courant ?),
• le niveau d’urgence (est-il urgent de partager cette information ?),
• la cible (cela concerne-t-il tous les collaborateurs ? Un service entier ?)
• le niveau de confidentialité (seul l’audience concernée doit-être au courant).

En agissant de la sorte, vous vous assurez de donner à vos collaborateurs uniquement les informations dont ils ont besoin et évitez de prendre le temps de ceux qui n’ont pas besoin de prendre connaissance de certaines informations.

L’un des facteurs principaux qui conduit à l’affaiblissement d’une communication globale est la perte d’informations. Cela concerne aussi bien les données partagées entre collaborateurs, que les documents ou la prise de décisions importantes. Il est essentiel que l’information soit communiquée selon plusieurs critères comme nous venons de le voir mais il est également nécessaire que celle-ci soit centralisée. 

Vous venez de définir de nouveaux objectifs pour votre organisation ? Vos collaborateurs doivent pouvoir les découvrir rapidement et sans difficultés. Vous avez organisé une réunion sur les processus en entreprise et ces derniers sont amenés à être modifier ? Prenez le temps de rédiger un compte-rendu, ce dernier permettra à tous vos collaborateurs de prendre connaissance des futurs changements sans les découvrir sur le tas. Vous gérez un projet avec plusieurs collaborateurs de différents services ? Tous doivent pouvoir avoir accès aux documents sans solliciter de façon permanente leurs collègues. 

Une information centralisée est synonyme de gain de temps pour tous et donc d’une efficacité accrue sur le long terme.

 Une communication interne puissante est souvent synonyme d’une identité forte. Nous l’avons précisé dans l’introduction de cet article : la communication interne, si elle est mise en place de manière efficace et précise, permet de fédérer vos collaborateurs autour d’un objectif et de valeurs communes. En atteignant cet objectif, vous ne rassemblez pas juste une masse d’individus autour d’un projet commun : vous créez un collectif soudé prêt à avancer de manière unie, ce qui aura un impact considérable sur la performance de chaque individu.

 Ainsi, il est indispensable de créer une culture d’entreprise forte. Pour ce faire, différents moyens liés à la communication sont possibles. Communiquer sur les règles et les valeurs inhérentes à votre organisation est un bon exemple pour établir un cadre pour vos collaborateurs. De la même façon, n’hésitez pas à multiplier des événements divers afin que vos collaborateurs apprennent à se connaître comme des formations, des conférences ou encore des déjeuners. Plus votre collectif sera fort et plus l’identité de votre organisation se renforcera.

Dernier point et pas des moindres : l’acquisition d’un outil collaboratif. La communication des organisations reposait auparavant sur la descente d’informations du top management au reste du groupe et sur l’envoi de mails. Cette époque est révolue : les collaborateurs aspirent désormais à participer activement à la vie de la structure à laquelle ils appartiennent et à faire entendre leur voix. Dans le même ordre d’idée, les processus d’échanges et de collaboration ont changés tant et si bien que les outils qui leur sont dédiés ont eux aussi évolués.

Ainsi, pour renforcer leur communication interne de manière efficace et pérenne, les organisations doivent s’équiper d’outils collaboratifs adaptés à leurs besoins et à leur structure. Elles seront ainsi en mesure d’appliquer tous les conseils que nous venons de lister, à l’échelle de tous les collaborateurs. Parmi les différents outils disponibles, le Réseau Social d’Entreprise fait partie des choix les plus plébiscités par les organisations. Voyons à présent en détail dans quelle mesure les multiples fonctionnalités de ce dernier peuvent vous aider à booster votre communication interne.

Dans ce tutoriel nous accompagnerons Marion, responsable communication fraîchement arrivée dans une ETI du secteur industriel. Elle a été recruté pour améliorer la communication interne de l’entreprise, favoriser les échanges et faciliter la collaboration.

Marion décide donc de créer un réseau social d’entreprise pour son organisation. Une de ses amies, qui travaille à l’Assurance Maladie, lui a dit qu’ils utilisent Jamespot en interne pour la totalité des 80 000 employés. Après avoir appris que Jamespot était une solution française, hébergée et sécurisée dans le cloud français, elle décide donc de suivre les conseils de son amie.

Tout d’abord, commençons par le commencement. Il faut avant tout créer son réseau social d’entreprise. Pour se faire, rien de plus simple, il suffit de se rendre sur le site de Jamespot.

Marion se rend sur le site de Jamespot, suis les instructions pour lancer sa plateforme de réseau social d’entreprise, et hop ! En 2 minutes le tour est joué !

Marion se rend maintenant dans l’administration de son réseau social d’entreprise Jamespot pour mettre les couleurs de la charte graphique de son entreprise sur la plateforme. Son amie de l’Assurance Maladie lui a dit que c’était possible et que cela favoriserait l’adoption de son réseau social d’entreprise par ses collègues qui verront en cette plateforme, une extension dans le digital de leur entreprise.

Une fois le réseau social d’entreprise Jamespot créé, il faut commencer à créer les groupes de travail dans lesquels les futurs collaborateurs pourront se retrouver pour échanger de l’information, communiquer et avancer ensemble sur leurs projets.

Marion recense alors tous les services (commercial, marketing, ressources humaines, informatique…) qui vont prendre part à la vie du réseau social d’entreprise qu’elle a lancé et créé autant de groupes que de services concernés. Pour ce faire elle utilise l’application « groupe » de Jamespot parmi les 100 applications disponibles sur la plateforme.

Elle nomme chacun de ces groupes et décide d’en passer certains en public pour que tout le monde présent sur la plateforme puisse avoir accès à l’information partagé dans ce groupe. Marion pense aussi à passer d’autres groupes en modérés pour que seul les membres de ces groupes puissent avoir l’information qui y est partagé. Et enfin, elle passe quelques groupes en privé, ceux de la direction notamment, ces groupes sont totalement sécurisés et uniquement les personnes qui en feront partie sauront qu’ils existent.

C’est bien beau d’avoir un réseau social d’entreprise, et des groupes de travail… Mais s’il n’y a personne dedans, on peut tirer un trait sur les échanges et la collaboration…

Maintenant que Marion a fini de créer les groupes de travail, il lui faut inviter ses collègues pour que son réseau social d’entreprise Jamespot prenne vie. Elle clique donc sur le bouton « inviter » en haut à droite de sa plateforme et commence à inviter ses premiers collègues en les ajoutant dans les groupes de travail qui les concernent.

Elle décide ensuite d’inviter la totalité des employés de son entreprise via un fichier CSV car cela lui aurait pris trop de temps manuellement. Avec toutes les fonctionnalités que propose Jamespot, elle peut aller jusqu’à personnaliser le mail d’invitation de chacun de ses collègues.

Ça y est, il y a du monde sur le réseau social d’entreprise, il faut maintenant leur faire comprendre comment il fonctionne. Un message d’annonce s’impose, et il faut s’assurer que tout le monde puisse le voir.

Marion a donc fini d’inviter ses collègues. Au moment de la création des groupes de travail, elle avait pensé à créer un groupe public qui regrouperait l’ensemble de ses collègues. Elle s’est renseignée sur le Jamespot Store et a découvert qu’il existait une application permettant de faire passer un message en priorité sur le flux d’activité en l’épinglant en haut de celui-ci. Il s’agit de l’application « Flash-Info ».

Marion décide donc de publier un Flash-Info dans le groupe public où ses collègues se trouvent. Dans son Flash-Info elle fait part du fonctionnement de la plateforme, redirige vers les tutoriels et FAQ produits par Jamespot afin d’aider au mieux ses collègues.

Maintenant que tout le monde sait se servir du réseau social d’entreprise, il est grand temps de commencer à collaborer et échanger.

La collaboration et les échanges étant au cœur du réseau social d’entreprise Jamespot, Marion et ses collègues postent donc les premiers articles, liens, événements… sur la plateforme et dans les groupes de travail adéquats. Ils commencent à échanger des messages sur l’application « Messenger » pour communiquer rapidement et efficacement entre eux. Les premières salles de visioconférence voient le jour sur leur réseau social d’entreprise pour faciliter les réunions à distance et les points de synchronisation en équipe.

Vous avez donc lancé un réseau social d’entreprise, très bien, maintenant il faut s’assurer qu’il perdure car vous avez su voir tous les bénéfices que vous allez en tirer.

Pour ce faire, il vous faut trouver des animateurs et des influenceurs en interne. Ces personnes vous aideront à faire en sorte que votre réseau social d’entreprise soit toujours utilisé. Ils animeront les utilisateurs du réseau social d’entreprise et plébisciteront les avantages de ce derniers au plus grand nombre.

Avec des animateurs et des influenceurs, votre réseau social d’entreprise est sûr de perdurer, vous permettant ainsi de capitaliser sur tous les échanges et informations partagées dessus.

Article sponsorisé. Les contributeurs experts sont des auteurs indépendants de la rédaction d’appvizer. Leurs propos et positions leur sont personnels.