Le média de ceux qui réinventent l'entreprise
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Le 1er juillet 2024 marquera un tournant pour toutes les entreprises françaises (notamment dans le B2B) avec la mise en place de la facture électronique. En effet, l’organisation de nombreuses entreprises va être bouleversée par cette nouvelle réglementation, les obligeant à échanger les factures d’achat et de vente uniquement par voie électronique. Pour cela, un cadre technique a été défini, auquel tout éditeur de logiciels qui édite ou traite des factures devra impérativement respecter.
L’échéance étant relativement proche, les équipes de développement doivent aujourd’hui opérer un choix, afin de permettre à leurs clients (utilisateurs) d’être en conformité avec cette nouvelle réglementation : soit avec une équipe interne dédiée pour répondre à ces impératifs techniques, soit en établissant un partenariat en vue d’intégrer une plateforme prête à l’emploi.
Afin de comprendre les enjeux de cette réforme, nous avons interrogé Christophe Laurence, co-fondateur de la société Open Bee, spécialisée dans les solutions de capture et de gestion électronique de documents et membre de la FNFE (Forum National de la Facture Électronique).
La réforme de la facture électronique a pour but d’encadrer la dématérialisation des factures d’achat et de vente pour toutes les entreprises, et ce, quelle que soit leur taille.
Les objectifs sont clairs : lutter contre la fraude à la TVA et renforcer la compétitivité des entreprises en simplifiant la gestion administrative des factures. Au-delà de ces objectifs, cette nouvelle réglementation vise également à aider les entreprises, notamment en :
La réforme impose de générer toutes les factures clients selon l’un des trois formats électroniques suivants :
*La particularité de Factur-X est d’encapsuler le fichier XML dans un PDF A/3 et d’y associer directement un lisible de la facture, ce que ne font pas les deux autres formats.
De même, pour la gestion des factures d’achat, si votre progiciel est composé d’une brique comptabilité, il vous sera également nécessaire de traiter ces formats pour intégrer les écritures associées aux factures fournisseurs reçues.
La mise en place du projet de dématérialisation des factures obligera les entreprises à transmettre électroniquement les factures vers un portail de facturation public ou privé, puis à réceptionner les factures depuis ce même portail.
Pour répondre à ces exigences, il vous sera nécessaire d’établir des connecteurs depuis votre suite logicielle vers ces plateformes, pour les flux ascendants et descendants.
Dans le cadre de ces nouvelles dispositions, les informations relatives au cycle de vie de la facture, du statut « déposé » au statut « encaissé », en passant par les divers états de validation, devront être systématiquement remontées au Ministère des Finances.
La génération de factures au format électronique nécessitera de conserver ces dernières de façon à garantir leur intégrité dans le temps. À cet effet, un coffre-fort électronique devra être intégré à votre suite logicielle, pour garantir un archivage à vocation probatoire.
Obligation existante depuis 2013, la conformité avec la Piste d’Audit Fiable (PAF) est également à prendre en considération en conjonction de cette réforme.
Pour rappel, la Piste d’Audit Fiable (PAF) consiste à mettre en place des procédures et des preuves permettant un contrôle du traitement des factures électroniques.
Par conséquent, pour garantir l’origine et l’intégrité des factures, il est important d’intégrer un mécanisme de signature électronique (cachet serveur) des factures, associé à la mise en place d’un outil permettant de réaliser des contrôles internes (documentés et permanents) spécifiques à la gestion des factures.
Vous l’aurez compris, l’évolution des réglementations au sujet de la facture représente un réel défi pour les éditeurs de logiciels. Afin d’accompagner leurs utilisateurs en toute sérénité, ces derniers se doivent d’anticiper les enjeux de la réforme.
« Si vous ne disposez pas du temps nécessaire et des ressources en interne pour répondre à l’ensemble de ces obligations, il est important de sélectionner un acteur capable de s’interfacer avec vos progiciels et qui dispose des briques nécessaires et complémentaires ».
Aujourd’hui chez Open Bee nous vous proposons de disposer d’une plateforme logicielle clé en main, Low-code, intégrant un ensemble de web services API prêts à l’emploi, qui vous permettront d’accompagner sereinement vos clients (utilisateurs) dans cette mise en conformité, et ce, dès 2024.
La plateforme « facture électronique »Christophe Laurence est le co-fondateur de la société Open Bee, éditeur logiciel spécialisé dans les solutions de capture d’informations et de gestion électronique de documents.
En 2004, après plusieurs années passées dans des start-ups technologiques à Singapour, Londres et Paris, suivies de quatre années chez Compaq dans l’infrastructure de stockage, Christophe cofonde la société Open Bee.
Son objectif : aider les organisations de toutes tailles et de tous secteurs à s’affranchir des contraintes du papier et des processus documentaires manuels par la mise en œuvre de solutions agiles, faciles de prises en main, sécurisées et capables d’apporter un retour sur investissement concret.
Sa devise : « L’excellence est dans les détails ».
