Comment organiser efficacement un événement professionnel

Comment organiser efficacement un événement professionnel

Vous avez décidé d’organiser une conférence plénière, une réunion d'entreprise, un congrès professionnel, un atelier, un séminaire ou une convention pour promouvoir l’expertise de votre entreprise ou pour renforcer la motivation de vos collaborateurs ? Apprenez-en plus sur les bonnes pratiques en organisation d’événement d'entreprise et comment mieux planifier ce moment fort de vos relations publiques pour qu’il booste votre business !

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Pourquoi ce type d’événement doit s’organiser bien à l’avance

La communication que représente un événement professionnel expose votre entreprise, notamment auprès de vos clients et de vos partenaires. Comme toute action marketing, en prévoir et en détailler à l’avance les différentes étapes se révèlent indispensables pour que sa réussite soit totale.

Les 4 éléments-clés qui aident à planifier tout type de réunion professionelle

Organiser un événement passe impérativement par la définition préalable des objectifs associés à la manifestation. Il s’agit de préciser notamment :

  • le message-clé, la cible et le but stratégique de la conférence, de la convention ou de la formation,
  • la date envisagée, en prenant soin d’éviter les vacances, les jours fériés et les périodes intenses dans le domaine d’activité des invités,
  • la localisation et la nature de l’espace d’accueil, en prévoyant par exemple une solution de repli si vous avez opté pour une présentation en plein air ou sur site,
  • le style et l’ambiance de l’événement, avec la réalisation d’un scénario détaillé des interventions (nom de l’orateur, durée, accompagnement vidéo ou musical éventuel...) et la recherche d’animations marquantes (« highlights »).

Maîtriser l’ensemble de ces éléments vous permet de prendre des décisions beaucoup plus simples et plus rapides sur les préparatifs.

De nouveaux outils pour une préparation des badges en entreprise

Les différentes opérations « logistiques » réclamées par l’événement doivent ensuite s’intégrer dans un calendrier calé plusieurs semaines à l’avance.

La préparation des invitations représente l’une des tâches primordiales et les plus chronophages.

Les nouvelles technologies sont à mobiliser pour l’automatiser au maximum. Les outils les plus avancés (Prezevent notamment) vous permettent de gérer dans une interface unique l’ensemble de vos contacts et toutes les étapes liées à l’invitation, de l’envoi par emailing ou SMS (avec la possibilité de campagnes de relance) à la validation de la présence future.

Elles prennent également en charge la création de badges ou de laissez-passer. N’hésitez pas à utiliser leur fonctionnalité de personnalisation de ces documents pour donner toutes les informations utiles aux participants (impression d’un QR code, insertion d’un plan d’accès...) : les meilleures réunions professionnelles sont celles qui sont bien préparées en amont.

Les 2 solutions qui rendent vraiment professionnel le déroulement de votre événement

Créer un environnement positif, serein et inspirant constitue une obligation pour que votre audience soit réceptive au message transmis lors de votre événement. Cet impératif débute dès l’accueil de vos invités (« checkin ») et nécessite d’animer les différents moments de votre communication.

Le Checkin, pour des relations publiques au top dès l’accueil

Il s’agit en premier lieu d’éviter le stress associé aux files d’attente : le « checkin ». L'émargement électronique représente alors l’outil à privilégier pour un séminaire, une conférence en présentiel ou une formation de plusieurs dizaines de personnes.

Une solution en ligne comme Prezevent vous permet d’équiper les hôtesses d’iPad, qui, d’un simple scan de badge, vont enregistrer la présence du participant avec synchronisation immédiate à votre liste d’invités.

Elle vous prévient même par SMS lors de l’arrivée de vos VIP pour que vous puissiez venir les saluer en personne !

Au-delà du caractère moderne de ce type d’accueil, vous retrouvez une souplesse organisationnelle importante pour gérer les différents groupes attendus (presse, clients...) et pour placer vos invités (par exemple lors de déjeuners).

Un événement professionnel plus marquant grâce à l’animation

Pour favoriser l’engagement et l’interactivité des participants avec votre événementiel, il est important d’offrir une animation de qualité. Celle-ci doit à la fois mobiliser l’intelligence collective et valoriser la prise de parole.

Vous pouvez conserver les interventions au micro, mais complétez-les de nouveaux canaux d’expression plus rapides comme le SMS ou les réseaux sociaux couplés à un « mur de messages ».

Les invités et l’organisateur visualisent en instantané ces réflexions, ce qui aide à faire avancer le débat ou émerger des idées nouvelles.

Cette forme de communication peut aussi s’associer à un hashtag pour créer facilement du contenu lors d’événements ouverts au public.

Mettre en place un « TweetWall » connecté à Twitter dynamise immédiatement votre meeting : vous offrez la possibilité d’interagir en direct tout en stimulant votre notoriété online !

Et pour maintenir l’attention de votre audience de manière ludique, n’oubliez pas de proposer à intervalles réguliers des sondages et des quizz en ligne.

L’astuce à connaître pour mesurer la réussite d'une réunion d'entreprise ou d'un événement 

La gestion d’un événement professionnel ne se termine pas lorsque vos derniers invités sont partis ! Analyser l’implication des participants et l’impact du contenu délivré se révèle essentiel pour juger de la réussite de votre colloque, de votre journée incentive, de votre petit-déjeuner client ou de votre atelier teambuilding.

Un émargement à haute valeur ajoutée

Le nombre de participants aux différentes animations qui ont rythmé votre événement fait partie des principaux éléments à prendre en compte pour évaluer le potentiel de séduction de vos relations publiques.

Mais ne commettez pas l’erreur de vous arrêter à ce simple chiffre : les solutions numériques utilisées pour l’accueil de vos invités vous permettent de créer des listes d’émargement à plus forte valeur ajoutée.

En quelques instants, vous pouvez ainsi identifier quels VIP sont venus précisément à votre convention, à quelles sessions ils ont décidé d’assister et avec quelles parties de votre exposé ils ont réellement interagi.

Autant d’éléments qui vous aident à mieux préparer votre prochain séminaire !

De la réunion des participants à l’engagement suivi en temps réel

Selon Guillaume Gruet, co-fondateur de Prezevent :

L’objectif d’un événement d’entreprise est de créer des conversations et des opportunités

La mesure de l’engagement et de l’attention de l’audience lors de votre événement constitue l’autre critère à retenir pour évaluer la performance. Elle nécessite un reporting fiable, indépendant et régulier.

L’application Prezevent vous propose par exemple la remontée en temps réel des messages, des questionnaires d’évaluation et des enquêtes de satisfaction remplis tout au long du meeting.

Ces rapports vous permettent de connaître de manière détaillée la qualité de la prestation ressentie par le public et de prendre d’éventuelles mesures correctrices pour les prochaines interventions.

Ils sont particulièrement appréciés par les acteurs de la formation professionnelle en présentiel : ils mettent en évidence les animations qui fonctionnent et, par l’étude des échanges avec la salle, les contenus à approfondir.

Vous pouvez ainsi améliorez vos réunions d’entreprise en connaissance de cause !  

 

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Conlusion

L’organisation d’un événement professionnel devient une stratégie de communication interne ou externe de plus en plus privilégiée par les entreprises. Sa réussite repose sur une implication continue des participants dans un environnement propice à l’échange. Créer cette ambiance favorable nécessite de planifier en détail les objectifs et le déroulement du meeting, puis d’utiliser des solutions logicielles avancées pour l’accueil des invités, l’animation et la mesure en temps réel de l’engagement.

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