Comment gérer la subrogation ?

Comment gérer la subrogation ?

Zoom sur une mission de la paie : la subrogation, dans le cas d’un arrêt de travail, est l’intervention de l’employeur dans le dispositif d’indemnisation du salarié. Quelles en sont les modalités et comment la mettre en œuvre ?

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En quoi consistent les indemnités journalières et maladie ?

En cas d’incapacité de travail d’un salarié, l’employeur est tenu d’assurer le maintien de sa rémunération lors de son arrêt maladie. Cette obligation, mentionnée à l’article D. 1226-1 à 1226-8 du Code du travail, fait suite à a loi de mensualisation du 19 janvier 1978.

Modalités du maintien de la rémunération du salarié

Le maintien de salaire se fait sur un laps de temps et selon un montant d’indemnisation basés d’une part sur l’ancienneté, d’autre part sur la durée d’incapacité du salarié. Il peut être partiel ou total. Un maintien intégral est soit une initiative de l’employeur, soit une disposition prévue dans le contrat individuel, pour le collectif de travail ou liée aux usages dans l’entreprise. Sont concernés les salariés ayant plus de trois ans d’ancienneté, à moins qu’une convention collective de branche ne soit plus favorable. Le maintien de salaire intervient dès le premier jour d’indemnisation pour :

  • les accidents du travail ;
  • les accidents de trajet lié au travail ;
  • les maladies professionnelles.

Dans les autres cas, le maintien ne s’enclenche qu’au onzième jour suivant le début des IJSS (indemnités journalières de la sécurité sociale).

À combien s’élève le montant des indemnités journalières maladie ?

Le maintien de salaire imposé par le Code du travail est au moins égal à :

  • 90 % de la rémunération du salarié au cours des 30 premiers jours d’arrêt de travail ;
  • 2/3 de sa rémunération au-delà.

La rémunération qui sert de base au calcul est celle de la période précédente. Aussi faut-il bien prendre en compte les éventuelles primes reçues par le salarié s’il y a lieu.

Qu’est-ce que la subrogation et comment la mettre en place ?

Selon le schéma classique, le salarié perçoit :

  • d’un côté les IJSS de la CPAM (caisse primaire d’assurance maladie) ;
  • de l’autre le complément de son employeur.

La somme des deux correspond à son maintien de salaire. Quand le mécanisme de subrogation intervient, l’employeur reçoit directement les IJSS de la CPAM, et les reverse, accompagnées du complément de rémunération, au salarié.

En cas de maintien intégral du salaire, l’employeur peut prendre l’initiative, de façon unilatérale, de mettre en place la quittance subrogative. En cas d’un maintien seulement partiel, l’accord préalable du salarié est nécessaire. Il est à indiquer sur l’attestation de salaire dans la case prévue à cet effet (vous pouvez téléchargez le formulaire Cerfa S3201 ici).

Pour la subrogation, la part de salaire apportée en complément du maintien doit être supérieure ou égale aux IJ (indemnités journalières). Si tel est le cas, elle peut survenir à compter du huitième jour d’arrêt de travail, ou dès le premier jour en cas d’accident du travail, du trajet au travail ou de maladie professionnelle.

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Le rôle de l’employeur

Avec la subrogation, le salarié arrêté continue à recevoir un virement mensuel et unique, émanant de son employeur. Celui-ci joue le rôle d’intermédiaire : une entité à la fois proche et familière, au potentiel rassurant, comparée au marasme administratif. Il incombera ensuite au salarié de déclarer l’indemnisation perçue sur sa déclaration de revenus. En tant qu’employeur, la subrogation peut toutefois nécessiter une avance de trésorerie non négligeable : il se peut que vous ayez à verser les IJSS au salarié sans les avoir encore touché de la sécurité sociale. Provisionnez suffisamment au niveau comptable pour ne pas subir les aléas sous-jacents.

IJSS : comment remplir le bulletin de paie du salarié ?

Côté employeur, le maintien de salaire s’accompagne d’un certain nombre de modalités à respecter. Sur le bulletin de paye notamment, veillez à exclure les IJSS du montant net imposable. Une zone est prévue pour renseigner leur montant net : « primes et indemnités non soumises à cotisations ». En cas de subrogation, il vous faut déduire le montant brut des IJSS au salaire brut. Comme ce que verse la sécurité sociale est déjà un montant net, il vous faut réintégrer la CSG (contribution sociale généralisée) et la CRDS (contribution à la réduction de la dette sociale) pour retrouver le brut. Dans le cas d’un maintien de salaire basé sur le salaire net, une régularisation est à faire pour compenser le gain de cotisations lié à l’exonération des IJSS.

Le maintien de salaire, qu’il soit total ou partiel, entraîne de vrais impératifs de gestion pour l’employeur. Pour vous conformer aux obligations légales, réaliser les bons calculs et respecter les modalités de part et d’autre, aidez-vous d’un outil performant. Les logiciels de gestion de paie comme PayFit, Ciel Paye, Nibelis ou encore Talentia, sont une aide précieuse. À jour des dernières réglementations, ce sont de vrais guides pour rester dans les clous tout en déployant une gestion sûre et efficace d’un point de vue opérationnel.

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