Subrogation de salaire : la fin de la galère !

Subrogation de salaire : la fin de la galère !

Cadre d’application, obligations, mise en place… êtes-vous vraiment au point sur la question de la subrogation ?

Intervenant lors de l’arrêt de travail d’un·e employé·e avec maintien de salaire, ce principe offre la possibilité à l’employeur de percevoir directement les indemnités journalières (ou IJ) dues par la Sécurité Sociale.

Simple nous direz-vous ?

En réalité, la subrogation soulève quelques interrogations. En effet, quelles sont les modalités et la procédure pour la mettre en œuvre ? Peut-il y avoir maintien de salaire sans subrogation ? Existe-t-il des nuances à connaître ?

Le point dans cet article.

Sommaire

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Quand intervient la subrogation ?

Le maintien de salaire en question

Lorsqu’un·e employé·e ne peut plus exercer, il·elle bénéficie, sous certaines conditions, d’un maintien de salaire. Les modalités d’obtention sont définies à la fois :

  • par la loi,
  • par la convention collective,
  • par les accords d’entreprise.

Dans le cas d’un maintien de salaire, c’est à l’employeur de compléter l’indemnisation versée par la Caisse primaire d’assurance maladie (ou CPAM).

Mais quels types d’arrêts de travail sont plus précisément concernés par cet avantage ?

Arrêt maladie et accident de travail

La loi garantit le maintien de salaire pour tout arrêt maladie, ou accident de travail, justifié dans les 48 heures par un certificat médical. Toutefois, certaines conditions viennent s’ajouter :

  • avoir au moins un an d’ancienneté dans l’entreprise,
  • bénéficier des IJ dues par la Sécurité Sociale,
  • être soigné en France, ou dans l’un des états membres de l’Espace économique européen.

Mais des dispositions particulières, prévues par les conventions collectives ou les accords d’entreprise, changent parfois la donne (sur la question de l’ancienneté par exemple).

D’autre part, l’employeur est tenu de verser le complément, ou salaire maintenu, après un délai de carence de sept jours calendaires, différent de celui de trois jours imposé par la Sécurité Sociale. Notez néanmoins que ce premier délai de carence est supprimé pour les accidents de travail et les maladies professionnelles.

Enfin, sachez que la durée et le taux du maintien de salaire varient en fonction de l’ancienneté de l’employé. Nous le constatons dans le tableau suivant :

Ancienneté Durée et taux du maintien de salaire
   de 1 à 5 ans d’ancienneté inclus
  • 90 % de la rémunération brute pendant les 30 premiers jours de l’arrêt
  • 2/3 de la rémunération brute pendant les 30 jours d’arrêt suivants
  de 6 à 10 ans d’ancienneté inclus
  • 90 % de la rémunération brute pendant les 40 premiers jours de l’arrêt
  • 2/3 de la rémunération brute pendant les 40 jours d’arrêt suivants
   de 11 à 15 ans d’ancienneté inclus 
  • 90 % de la rémunération brute pendant les 50 premiers jours de l’arrêt
  • 2/3 de la rémunération brute pendant les 50 jours d’arrêt suivants
  de 16 à 20 ans d’ancienneté inclus 
  • 90 % de la rémunération brute pendant les 60 premiers jours de l’arrêt
  • 2/3 de la rémunération brute pendant les 60 jours d’arrêt suivants
  de 21 à 25 ans d’ancienneté inclus 
  • 90 % de la rémunération brute pendant les 70 premiers jours de l’arrêt
  • 2/3 de la rémunération brute pendant les 70 jours d’arrêt suivants
  de 26 à 30 ans d’ancienneté inclus
  • 90 % de la rémunération brute pendant les 80 premiers jours de l’arrêt
  • 2/3 de la rémunération brute pendant les 80 jours d’arrêt suivants
  à partir de 31 ans d’ancienneté
  • 90 % de la rémunération brute pendant les 90 premiers jours de l’arrêt
  • 2/3 de la rémunération brute pendant les 90 jours d’arrêt suivants

Source : editions-legislatives.fr

Congé maternité, paternité et adoption

En revanche, dans le cadre d’un heureux événement, la législation diffère. Et pour cause : l’employeur n’est pas tenu de compléter l’indemnisation versée (plus élevée que dans les situations précédemment évoquées) pour assurer à l’employé le maintien de son salaire.

Mais dans les faits, nombreux sont les conventions collectives et accords d’entreprise constituant des exceptions à la règle. Ces derniers peuvent garantir un salaire maintenu, fixer le montant du complément (100 % du brut, x % du brut, 100 % du net, etc.), mais également définir les conditions d’octroi (conditions d’ancienneté par exemple).

Au final, l’employeur a de grandes chances d’être amené, assez régulièrement, à verser un salaire compensatoire.

À ce moment-là intervient la subrogation.

Définition de la subrogation

➡️ Pour résumer, selon le schéma classique du maintien de salaire, l’employé perçoit donc :

  • d’un côté les IJ de la Caisse d’assurance maladie ;
  • de l’autre le complément de son employeur.

La somme des deux correspond à son maintien de salaire.

Quand le mécanisme subrogatoire s’enclenche :

  • l’employeur reçoit directement les IJ de la CPAM. Puis il les reverse, accompagnées du complément de rémunération, au salarié.
  • ou l’employeur se fait rembourser le montant correspondant aux IJ directement par la CPAM.

infographie sur la subrogation de salaire

Source : humanis.com

La subrogation est-elle obligatoire ?

La subrogation constitue un avantage non négligeable pour l’employé : il ne reçoit plus d’un côté ses IJ, de l’autre le complément de l’entreprise. L’ensemble est perçu en une seule et même fois.

Cependant, il est important de noter que la subrogation n’est pas obligatoire. L’employeur, subrogé de plein droit, choisit librement de l’appliquer ou non.

En revanche, s’il opte pour cette facilité, mais que le montant du complément n’est pas au moins égal au montant des IJ, il lui faut l’accord par signature du salarié.

Subrogation et mi-temps thérapeutique

Enfin, évoquons la situation du mi-temps thérapeutique.

Suite à un arrêt maladie ou un accident, il peut être convenu par le médecin traitant, après acceptation du médecin-conseil de la CPAM, que le salarié reprenne son activité seulement à temps partiel (un temps complet ne pouvant lui offrir les conditions nécessaires à sa guérison) : c’est ce que l’on appelle le mi-temps thérapeutique. Cependant, malgré l’avis favorable des professionnels de santé, le mi-temps thérapeutique est soumis à l’acceptation de l’employeur.

💡 Notez que depuis 2012, il est possible de bénéficier de ce temps partiel, même s’il n’est pas consécutif à un arrêt de travail. Cet avantage opère dans les cas suivants :

  • affection de longue durée (ALD),
  • déclaration d’un accident du travail,
  • maladie professionnelle.

Mais alors, comment se déroule la rémunération de l’employé ?

Il est rémunéré de la sorte :

  • le salaire versé par l’employeur, calculé en fonction de son contrat de travail et du nombre d’heures effectuées dans le cadre de son temps partiel thérapeutique,
  • auquel s’ajoutent les IJ déterminées par le médecin-conseil de la CPAM. Le montant des indemnités s’élève à environ à 50 % du salaire journalier, calculé sur la base des trois derniers mois de salaire.

Dans le cas du versement des indemnités journalières, il peut alors y avoir subrogation. Les conditions d’application restent les mêmes que lors d’un arrêt de travail.

La subrogation : les obligations de l’employeur

subrogation de salaire

La demande de subrogation

Convaincu·e par la mise en place de la subrogation ? Voyons alors plus en détails comment l’appliquer.

Avant toute chose, rappelons que la subrogation nécessite parfois une avance de trésorerie non négligeable : il se peut que vous ayez à verser les IJ au salarié sans les avoir encore touchées de la Sécurité Sociale. Provisionnez suffisamment au niveau comptable pour ne pas subir les aléas sous-jacents.

Ensuite, la demande de subrogation s’opère au moment de la déclaration de l’arrêt de travail via la DSN (déclaration sociale nominative). Sachez qu’en cas de subrogation, le signalement d’événements relatifs aux arrêts de travail peut s’effectuer dans des délais différents, simultanément à l’envoi de la DSN mensuelle.

💡 Si vous ne vous êtes pas encore mis à la DSN (malgré l’obligation, certaines entreprises n’ont pas encore franchi le pas…), nous vous recommandons de le faire : vous gagnerez du temps grâce à la transmission des informations et aux signalements des événements aux divers organismes (CPAM, Urssaf, Pôle Emploi, etc.) en une seule et même déclaration dématérialisée.

Enfin, au moment de votre signalement, il vous suffit de cocher la case « subrogation » et de renseigner les éléments suivants :

  • les dates entre lesquelles vous demandez la subrogation :
    • la date de début correspond à celle à laquelle l’arrêt de travail commence,
    • la date de fin correspond à celle à laquelle l’obligation de maintien de salaire se termine, telle que définie par la convention collective ou les accords d’entreprise. Il ne s’agit pas nécessairement de la date de fin de l’arrêt de travail.
  • le RIB du compte bancaire sur lequel doivent être versées les indemnités journalières.

comment signaler une subrogation de salaire ?

Source : dsn-info.fr

💡Notez que pour le format papier, vous pouvez télécharger l’attestation de salaire pour le paiement des indemnités journalières sur amelie.fr.

Exemple de bulletin de salaire avec subrogation

Si vous avez opté pour la subrogation, il est à votre charge, en tant qu’employeur, de la faire figurer sur le bulletin de travail du salarié concerné.

Par conséquent, la personne en charge de l’établissement de la paie doit rester vigilante sur plusieurs points :

  • l’éventuel retour anticipé du salarié au travail,
  • les dates de début et de fin de la subrogation.

Pour exemple, le bulletin peut s’établir de la sorte :

Salaire de base
  - Retenues pour absence maladie
+ IJSS brut
+ Garantie sur le net
= Salaire brut
— Charges sociales salariales
+ IJSS nettes
= Salaire net

Source : la-paie-facile.com

Subrogation et prélèvement à la source

Depuis 2019, le régime de prélèvement à la source (ou PAS) a été instauré. Ce changement se répercute de ce fait sur les IJ. En effet, comme tout type de revenu, celles-ci peuvent être soumises à imposition. Si le versement est réalisé par la CPAM, cette dernière procède au prélèvement.

En revanche, s’il y a subrogation, l’employeur assume la gestion du prélèvement à la source.

Quel calcul mettre alors en place ?

  • En cas d’arrêt suite à une maladie non professionnelle : les IJ brutes sont imposables à 100 %, moins 3,28 % de CSG déductibles. Remarquez que dans ce cas de figure, les IJ sont prises en compte dans le calcul du PAS dans la limite des 60 premiers jours calendaires d’un arrêt de travail continu.
  • En cas de congé parental : les IJ brutes sont imposables à 100 %, moins 3,28 % de CSG déductibles.
  • En cas d’arrêt suite à une maladie professionnelle ou un accident de travail : les IJ brutes sont imposables à 50 %, moins 3,28 % de CSG déductibles.

Exemple :

    Maladie non professionnelle    Congé parental    Maladie professionnelle ou accident de travail 
IJ brutes 513,66 euros 1 536,36 euros 641,03 euros
Abattement fiscal - - 50 %
CSG déductible 3,8 % 3,8 % 3,8 %
  IJ soumises au PAS. 494,14 euros 1 477,98 euros 308,34 euros

Source : paie-news.fr

Accompagnez-vous des bons outils

Nous avons vu que le maintien de salaire avec subrogation, qu’il soit total ou partiel, entraîne de vrais impératifs de gestion pour l’employeur, particulièrement au moment de l’établissement de la fiche de salaire. Pour vous conformer aux obligations légales, réaliser les bons calculs et respecter les modalités de part et d’autre, il apparaît indispensable de vous aider d’un outil performant.

C’est pourquoi nous vous présentons une sélection de logiciels de paie, pour mettre en pratique la subrogation en toute légalité… et en toute tranquillité !

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subrogation : logiciel de paie Inexpaie

Source : inextenso-social.fr

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La subrogation… dans de bonnes conditions !

Si la subrogation ne constitue pas une obligation pour l’employeur, elle reste en général fortement appréciée par le salarié. Gage de simplicité pour lui, elle garantit une réception de salaire simplifiée, et potentiellement plus rassurante que lorsque l’administration entre dans l’équation. C’est pourquoi nous vous recommandons d’envisager cette option lors de l’arrêt d’un de vos employés.

La question de la subrogation s’avère toutefois plus complexe qu’il n’y paraît, et soulève certaines obligations légales. D’où l’intérêt de vous accompagner d’un logiciel de paie performant, parfaitement en accord avec la structure de votre entreprise et la législation en vigueur.

Et vous, quelle est votre position en tant qu’employeur sur la subrogation ?

Article mis à jour, publié initialement en avril 2017.

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