Pourquoi utiliser un logiciel de paie ?

L’erreur n’est pas tolérée en matière d’établissement de fiches de paie ou de déclarations auprès des instances officielles. Pour votre PME ou TPE, il est primordial de s’appuyer sur un logiciel de gestion de paie afin d’éviter les écueils et de pouvoir profiter d’un support fiable. 

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La maîtrise du processus de paie

Faire le choix d’un logiciel de paie est une réelle solution pour votre entreprise. Il permet d’éviter d’avoir besoin d’un prestataire de service extérieur à votre établissement ou d’embaucher une personne qui sera dédiée à cette tâche. Il va vous faciliter l’édition des fiches de paie mais aussi le calcul des déclarations obligatoires. Plus besoin de vous soucier des décomptes des jours de congés payés. Tout se fait automatiquement. Vous pouvez gérer le processus du départ jusqu’à l’arrivée sans aucun intermédiaire extérieur. Cela vous permet aussi d’éviter les erreurs que vous pourriez faire si vous faisiez vous-même la gestion de paie sans aucun support. Le logiciel va pointer les erreurs et vous les notifier afin que vous puissiez les rectifier rapidement. 

Un accompagnement à la prise en main du logiciel

En faisant appel à un fournisseur de solutions de gestion, vous aurez la possibilité de prétendre à une formation rapide au logiciel de gestion de paie. Il est primordial de pouvoir poser des questions et de bien saisir toutes les fonctions du logiciel pour que vous évitiez les erreurs par la suite. Pour vous assurer que vous n’allez pas vous mettre en difficulté, demandez à un ou deux collaborateurs de venir assister à la formation. Ainsi vous serez plusieurs à pouvoir utiliser le logiciel de paie et si l’un de vous est absent ou en arrêt maladie, votre entreprise ne sera pas handicapée et dans l’attente de l’édition des bulletins de salaire. De nombreux fournisseurs de logiciels vous proposent une assistance par téléphone afin de vous accompagner ou de résoudre un problème.

A quoi devez-vous prêter attention ?

• Le logiciel de gestion de paie doit être mis à jour très régulièrement pour conserver un cadre légal d’établissement des salaires. Il est indispensable que le fournisseur vous propose ces mises à jour. Sinon le logiciel sera rapidement obsolète. Dans le domaine comptable, il y a des changements très réguliers et qui peuvent être fondamentaux. Alors non seulement le logiciel doit être mis à jour à chaque changement important mais la personne qui va l’utiliser dans votre entreprise doit se former continuellement et effectuer une veille sur la législation. En choisissant un logiciel de paie en ligne, vous avez la garantie d'avoir un logiciel totalement à jour en permanence et d'être en règle par rapport aux obligations légales.
• Le coût du logiciel sur poste peut paraître raisonnable à l’achat. Il faut compter entre 1000 et 3000 € pour un logiciel vraiment complet. En revanche, vous devez aussi budgétiser les nombreuses mises à jour qui vous seront indispensables. En faisant l'acquisition d'un logiciel de paie en ligne, vous payez un abonnement par mois et n'avez pas besoin de régler pour les mises à jour.
• Le logiciel de paie doit absolument être intuitif et facile à prendre en main. Inutile d’investir dans une usine à gaz. Il est indispensable que vous puissiez réaliser facilement l’intégration de vos données et que vous puissiez éditer facilement vos feuilles de paie.

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Logiciel sur poste ou logiciel en SaaS ?

A vous de choisir entre un logiciel installé sur un ou plusieurs postes informatiques ou si vous préférez opter pour un logiciel en SaaS (Software as a Service). L’avantage d’avoir un logiciel sur poste est que vous êtes totalement indépendant et que vous ne dépendez d’aucun prestataire de service. Toutefois, vous devez veillez à maintenir votre logiciel à jour, vous devez vous occupez vous même du paramétrage complet de votre logiciel ce qui nécessite de bonnes compétences en matière de paie et vous devez veiller à effectuer des sauvegardes régulières de vos données afin de ne pas vous retrouver démunis en cas de problème.

L'avantage du SaaS c'est qu'il vous donne accès à toutes vos données de n’importe quel poste et à distance. Ainsi si vous êtes en déplacement, vous pouvez vous connecter sur un ordinateur relié à Internet pour consulter vos informations ou rentrer des données. Et un élément non négligeable est que les mises à jour se font automatiquement. Pas besoin de faire de démarche, le logiciel à distance intègre les modifications. Il vous propose aussi une sécurisation poussée de toutes les informations inhérentes à votre établissement et est pré-paramétré pour que vous puissiez l'utiliser dans grandes connaissances en gestion de paie.