Législation, avantages et outils : le b.a.-ba de la pointeuse de temps de travail

Quoi de plus efficace qu’une badgeuse pour comptabiliser le temps de travail de vos salariés ? Ils pointent en arrivant et en partant et hop ! En si peu de gestes, vous avez déjà toutes les données qu’il faut pour leur rémunération.

Mise en place et réglementation, rien de bien difficile. Pourquoi alors vos salariés ne sont-ils pas convaincus ? Voici 7 arguments en faveur de et contre la pointeuse de temps de travail, ils seront vite aussi engagés que vous dans la voie du pointage.

Selon le Code du Travail, toute entreprise se doit de contrôler les horaires d’arrivée et de départ de ses employés. Selon si vos collaborateurs sont salariés, cadres ou intervenants, le mode de contrôle peut varier. Cependant, vous êtes libre dans tous les cas d’installer ou non une pointeuse badgeuse.

Dans un arrêt du 14 mai 2019, la Cour de Justice de l’UE a décidé que seul un système de pointage des heures pouvait assurer le respect des droits des travailleurs quant aux heures de travail et repos. Il est donc à prévoir que la réglementation sur ces dispositifs évolue prochainement.

Pour le moment, pour installer une badgeuse vous n’avez qu’à :

• consulter et informer le Comité Social et Économique (CSE) de cette décision.
• Informer en amont de la mise en place du dispositif l’ensemble de vos salariés. La CNIL précise les modalités d’information sur son site.
• Mettre en place les mesures de sécurité nécessaires pour que seules les personnes habilitées aient accès aux données de pointage.

💡 Le pointage des horaires peut normalement être appliqué dans tous les secteurs à tous les niveaux de hiérarchie. Seules exceptions à la règle : le secteur primaire (activités d’agriculture) et celui des transports routiers.

Avec une pointeuse horaire, finies les quantités de papier dépensées pour gérer le temps. Vos salariés enregistrent leurs arrivées et départs en pointant leurs badges, cela ne leur prend que quelques secondes !

Heures supplémentaires, absences et congés, optimisez la gestion des horaires et réorganisez plus efficacement vos plannings grâce aux données récoltées automatiquement.

Le logiciel de la pointeuse compte également les heures travaillées en prenant en compte les heures supplémentaires. Votre service RH calcule bien plus efficacement les salaires de vos salariés en utilisant des données plus exactes. Vous évitez bien sûr les erreurs sur les bulletins de paie.

Puisque les données ne sont pas collectées manuellement, les heures indiquées par la pointeuse sont 100% fiables. En cas de doute, il suffit de s’y référer. Si le doute persiste cependant, il faudra alors prouver que le système lui-même est défectueux.

Les données enregistrées par la pointeuse sont automatiquement intégrées et classées par date et par salarié. En cas de contrôle par l’inspection du travail par exemple, vous aurez très facilement accès aux informations à mettre à disposition de l’inspecteur.

Vos salariés sont responsables de pointer leurs entrées et sorties du bureau. Cela vaut aussi pour leurs pauses. Toute anomalie est notifiée au manager en charge. Grâce à ce système vous avez un suivi des horaires de travail en temps réel.

Vous y gagnez énormément en productivité et efficacité : lorsqu’un salarié est en retard par exemple, celui-ci est comptabilisé par la pointeuse. Ainsi si ceci se reproduit, vous faites des rappels à l’ordre lorsque nécessaire. Autre exemple, vous êtes automatiquement informé lorsque vos salariés prennent des pauses que vous estimez trop longues ou trop répétitives.

💡 Pourquoi ne pas envisager, si votre activité le permet, du télétravail ou une nouvelle organisation du travail ? Vos salariés en retard car bloqués dans les embouteillages n’auront plus de problème !

Pour ce qui est des heures supplémentaires, grâce à la pointeuse vous ne pourrez plus vous tromper. Vos salariés sont assurés d’être correctement rémunérés sur leurs heures, et vous êtes notifié dès lors qu’un d’eux dépasse son quota d’heures.

Le climat social de l’entreprise est un point central des préoccupations des ressources humaines. En ce sens, comme tous les salariés doivent pointer peu importe leur statut, ils sont tous sur un même pied d’égalité.

Vous devez éviter les conflits inutiles pour ne pas ruiner l’entente générale. La pointeuse permet d’éviter des situations ou à mêmes heures, un salarié est par exemple payé plus qu’un autre par erreur.

Vos salariés peuvent craindre un système qu’ils jugent installé de sorte à les surveiller. Ce n’est pas tant un inconvénient à la mise en place du système mais plutôt un problème à traiter en amont.

Expliquez leur l’intérêt pour eux et pour vous d’utiliser le pointage. Présentez leur les avantages cités plus haut : votre but n’est pas de les surveiller mais de les encadrer afin d’assurer une paie sans erreur, un comptage exhaustif des heures supplémentaires ainsi que le respect de leur santé. Avec une bonne communication autour de l’outil, vous serez parfaitement capable de les rassurer.

Lorsque votre salarié pointe son badge, un certain temps s’écoule avant qu’il se mette effectivement au travail. La pointeuse ne compte pas exactement le nombre d’heures effectuées mais plutôt le temps de présence au bureau.

De même, lorsqu’un de vos salariés oublie de pointer son badge à l’un de ses passages ou qu’il le perd pendant une courte période. Les données enregistrées sont toujours exactes mais elles ne sont du coup plus utilisables pour le calcul du salaire.

📢 Attention notamment aux actions malhonnêtes : il peut arriver par exemple qu’un salarié absent demande à ce qu’un collègue fasse passer son badge. C’est un manquement à la politique de la pointeuse et un motif de licenciement justifié.

Le Règlement Général pour la Protection des Données Personnelles (RGPD) impose à tout organisme de veiller à la protection et la sécurité des données utilisées par son système de pointage.

Il ne faut pas que votre pointeuse vous laisse tomber au moindre souci informatique. De nombreuses solutions et applications existent pour renforcer la sécurité de votre système et synchroniser les données de vos salariés en toute sécurité.

Incluez-y toutes les informations qui vous sembleraient importantes, notamment :

• Vos attentes par rapport à l’outil. Pourquoi en avez-vous besoin ?
• Le budget et l’endroit mis à disposition pour l’installation de la pointeuse au travail.
• Un planning simple des horaires pratiqués dans l’entreprise. Cela vaut pour les cadres, les salariés temps-plein, temps partiel et globalement l’ensemble de vos ressources humaines.
• Les contrats existants, le nombre de travailleurs.
• Les projets en cours et changements prévus, etc.

Cette étape préalable vous fera gagner un temps précieux dès l’installation de l’outil et notamment à l’étape de sélection.

Au-delà du matériel, il faut également que vous informiez vos employés de l’installation d’un système de pointage. Prenez le temps de les sensibiliser à son utilisation et proposez des formations spécifiques pour le personnel qui en aura la charge.

Ce n’est pas parce qu’un outil est disponible que vous avez accès à toutes ses fonctionnalités. Prenez en compte les limites légales imposées dans votre pays. En France par exemple, non seulement il est interdit d’utiliser le pointage biométrique (empreintes digitales, reconnaissance faciale) mais vous devez aussi garantir la sauvegarde des données de suivi du temps de travail des salariés pendant 5 ans.

Une fois vos besoins définis, vous aurez le choix parmi plusieurs types de pointeuses-badgeuses.

Certains outils de pointage sont mobiles et composés :

• d’une application pour smartphone pour vos travailleurs,
• et d’une interface web destinée aux managers et gestionnaires pour l’organisation et la réception des fiches de suivi horaires.

Optimisée pour votre personnel itinérant, vos salariés sur divers sites ou encore les emplois en télétravail, la pointeuse mobile vous donne plus de précision quant aux heures réelles effectuées et à la position de vos travailleurs à tout instant.

💡 Voici également pour vous notre annuaire des logiciels de pointage pour plus de choix.

La pointeuse présente beaucoup d’avantages, notamment pour votre organisation et la gestion RH. Suivez bien les étapes nécessaires à sa mise en place, et surtout choisissez le logiciel qui convient le plus à vos besoins et à ceux de vos salariés.

Bien que leur accord ne soit pas obligatoire, vous devez informer vos salariés avec un délai suffisant pour qu’ils puissent se faire à l’idée du changement. Indiquez-leur les avantages qu’elle présente pour eux, ils seront bien moins réticents à son installation.