5 bonnes pratiques pour mettre en place un logiciel en douceur

5 bonnes pratiques pour mettre en place un logiciel en douceur

Cela fait des mois (voire des années) que votre organisation se prépare et vous vous retrouvez maintenant dans la phase finale de votre projet de sélection et de mise en œuvre d’un logiciel d’entreprise. Bien que le projet soit en bonne marche jusqu'à aujourd'hui, tout peut s'effondrer si votre prestataire de services (fournisseur de logiciels, intégrateur ou revendeur) ne fait pas son travail correctement !

En tant que partie impliquée dans les décisions d'achat IT de votre entreprise, vous voulez vous assurer que le prestataire de services sélectionné sera le bon pour les besoins de votre entreprise. Beaucoup de temps et d'argent sont en jeu dans une telle entreprise et vous voulez tout faire pour assurer une transition en douceur du système existant vers le nouveau système.

Comment allez-vous gérer les changements, résoudre les conflits et faire que l’installation fonctionne aussi bien que ce qui était prévu lors de la phase d’évaluation et de sélection ? C'est que nous allons voir dans ces cinq bonnes pratiques qui permettront d'assurer une mise en œuvre réussie et en douceur.

5 bonnes pratiques d'implémentation de solutions logicielles 

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Bonne pratique N°1 : planifier de façon appropriée

Un projet de mise en œuvre du logiciel doit couvrir toutes les étapes de votre installation, qui englobent tous les processus impliqués permettant de faire fonctionner le logiciel dans votre environnement organisationnel. Le plan du projet de mise en œuvre comprend généralement ces étapes fondamentales :

  1. effectuer une évaluation des besoins de l'entreprise pour s'assurer qu’ils sont tous couverts
  2. cartographier vos processus opérationnels pour répondre aux exigences fonctionnelles et techniques du système
  3. analyser les besoins pour l'installation correcte du logiciel
  4. installer le logiciel
  5. configurer et personnaliser le logiciel après son installation
  6. exploiter et tester le logiciel pour s'assurer qu'il fonctionne comme il faut
  7. apporter les modifications nécessaires pour corriger les problèmes rencontrés dans la phase de test
  8. intégrer de systèmes avec les logiciels/systèmes nécessaires au sein de votre organisation
  9. former des utilisateurs clés pour que tous les utilisateurs soient au courant du nouveau système
  10. livrer le logiciel, c’est ce que l’on appelle la phase « de mise en service »
  11. opérer des changements à mesure que le temps passe pour refléter les évolutions au sein des processus de l'entreprise

Assurez-vous que votre planning d’installation inclut bien des livrables spécifiques pour chaque étape, une définition claire du champ d’action de chaque étape, les ressources nécessaires pour chaque étape et les plans d'urgence que vous pouvez mettre en action si le programme commence à prendre du retard. Rappelez-vous que votre plan de mise en œuvre doit s'étendre au-delà de la date de mise en service. Comme l'organisation continue de changer, le processus doit évoluer avec elle.

Voici quelques paramètres de votre plan de mise en œuvre qui doivent être considérés avec attention :

Conversion et migration des données

Mettre la priorité sur la conversion et la migration de vos données et s’assurer que cette conversion est de bonne qualité constituent les éléments les plus importants de toute mise en œuvre de solution logicielle d'entreprise. Ainsi, la conversion des données de l'ancien système logiciel vers le nouveau doit débuter au début du processus d’installation. Si vous souhaitez vous lancer sur votre nouveau système avec des données exactes, lancez le processus de nettoyage et de correction de vos données le plus tôt possible. Si des données inexactes sont converties, les données erronées peuvent avoir un effet domino négatif dans toute l'organisation. Les tests doivent être effectués pour s'assurer que les données exactes sont transférées dans la base de données du nouveau système. Il est important de disposer de données organisationnelles réelles (et non de données fausses utilisées uniquement pour les tests) afin d’assurer le bon fonctionnement des processus du nouveau système. Un processus de conversion structuré est également important pour respecter les délais de conversion et pouvoir passer aux phases de test et de formation.

Perturbation des activités courantes

Même les mises en œuvre les plus réussies peuvent perturber les activités d'une entreprise et entraîner une réduction de la productivité qui peut affecter temporairement la dynamique de fond. Et de nombreuses organisations n'ont pas les ressources internes ou la bande passante nécessaire pour gérer les complexités de l'implantation d’un ERP elles-mêmes, alors la tentative d'une mise en œuvre en n’ayant que les ressources disponibles peut entraîner de grandes perturbations opérationnelles et donc un grand impact sur le résultat net. Assurez-vous que votre plan de mise en œuvre est réaliste et que les ressources allouées ont été correctement anticipées. Assurez-vous également que des plans d'urgence sont en place pour les processus opérationnels déjà existants qui risquent d’être affectés par la mise en œuvre.

Formation des utilisateurs

La formation est cruciale pour le succès d'une mise en œuvre de solutions logicielles organisationnelles. Tous les utilisateurs du système doivent être pleinement formés afin qu'ils comprennent comment le nouveau système sera intégré aux opérations globales de l'entreprise. Tous les utilisateurs doivent être formés pour profiter pleinement des capacités du système (sinon, quel serait l’objectif d’avoir accès à autant de nouvelles fonctionnalités ?). Une formation appropriée garantit une mise en œuvre harmonieuse et tire le meilleur parti de votre nouveau système, car il est évident que le manque de formation du personnel directement impacté conduirait à des problèmes de mise en œuvre.

Bonne pratique N°2 : faire un suivi continu

Le suivi devrait être intégré à toutes les étapes du projet de mise en œuvre. À mesure que la mise en œuvre progresse, une vérification minutieuse de chaque étape vous permettra de vous assurer que le prestataire de services fournit bien tous les produits et services spécifiés dans le contrat et que l’installation se passe comme prévu. Le prestataire de services doit travailler en étroite collaboration avec votre personnel informatique et les administrateurs des systèmes pour être certain que les problèmes techniques sont traités rapidement et avec les bons interlocuteurs de votre entreprise, ou avec les utilisateurs principaux, ou avec les « super-utilisateurs » du système, afin de vérifier que la fonctionnalité et l'expérience de l'utilisateur suivent bien leur cours comme planifié. 

Dès le début de la mise en œuvre, et jusqu'au moment où le nouveau système est opérationnel à 100 %, votre organisation doit surveiller le processus et en mesurer les résultats afin d'améliorer son efficacité et sa rentabilité. Le fait de ne pas surveiller correctement cette progression peut également, entre autres, conduire à une dérive des objectifs (voir la bonne pratique n°4).

Une autre pratique exemplaire de suivi est de déployer le nouveau système de logiciel de votre organisation en plusieurs phases, afin de vérifier les performances du système et des employés qui l'utilisent (et surtout, de voir de quelle manière ces deux éléments travaillent ensemble).

Bonne pratique N°3 : maintenir les collaborateurs informés

Si certains collaborateurs ont fait partie du projet depuis son lancement, alors tenez-les au courant pendant la mise en œuvre. Assurez-vous que votre projet promeut et défend les acteurs impliqués, tels que les experts, les leaders d'opinion et les prestataires de services qui travaillent en étroite collaboration tout au long de la mise en œuvre afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Un projet mal géré et suivi est souvent un facteur d'échec de la mise en œuvre : la communication est essentielle pour le succès du projet d’installation du logiciel. Il est donc impératif de régulièrement fournir des informations détaillées et des rapports intermédiaires à vos collaborateurs tout au long de la mise en œuvre.

Bonne pratique N°4 : prévenir la dérive des objectifs

Lorsque les changements apportés au champ d’application de votre installation échappent à tout contrôle et le projet prend soudainement beaucoup plus de temps et implique beaucoup plus de travail et de ressources que prévu initialement, vous faites alors face à une dérive des objectifs. Si cette dérive survient pendant l’installation de votre logiciel, c'est souvent parce que le projet de mise en œuvre n'a pas été correctement défini, documenté ou contrôlé. Il est facile que cela se produise : les tâches changent, les produits reçus ne sont pas forcément conformes aux prévisions, et avant même de nous en rendre compte, notre planning de lancement vole en éclat.

Une légère dérive des objectifs est probablement inévitable, car les choses ne se déroulent jamais exactement comme prévu (le respect du calendrier est d’ailleurs l'un des défis les plus régulièrement cités avec les mises en œuvre de solutions logicielles d'entreprise). Cependant, une planification de projet qui fournit un champ d’application bien orienté et bien défini et qui inclut les ressources appropriées (humaines et budgétaires) permettra de garder votre projet d’installation sur de bons rails et de réduire les retards sur les objectifs.

Bonne pratique N°5 : négocier des produits ou services supplémentaires

N’oubliez pas que les personnes impliquées dans les débats concernant la sélection des logiciels ne sont pas celles qui seront directement affectées par leur mise en œuvre. Idéalement, votre objectif doit consister à lier les paiements à l’accomplissement des jalons dans le processus de mise en œuvre. Néanmoins, soyez prêt à négocier le coût des produits ou des services supplémentaires selon les besoins. Bien que la plupart des contrats énoncent des faits évidents en termes de contrat de licence et de besoins continus pour ce qui est de la prise en charge et de la maintenance, ils en disent peu sur les niveaux de service à respecter pour que la mise en œuvre soit considérée comme complète. En cas de doutes, demandez aux prestataires de services d'établir un accord de niveau de service (SLA) ou un énoncé des travaux (SOW) et de le joindre comme avenant à votre contrat.
 

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Assurer une mise en œuvre réussie et en douceur : conclusion

La mise en œuvre du logiciel que votre équipe a soigneusement choisie après de longues heures de travail est la dernière étape cruciale de tout le processus. Si vous suivez les cinq conseils pour l’implantation de logiciels décrits ci-dessus, alors vous aurez la garantie d’une mise en œuvre tout en douceur, sans prendre de risques de conflits ou de problèmes.

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