7 bonnes pratiques pour réussir la mise en place d'un logiciel

par Nicolas Payette, le 18/01/2021
7 étapes pour construire un plan de prospection performant (+ exemple PDF)

Mettre en place un logiciel dans son entreprise, dans le cadre d’un changement de logiciel ou non, est bien souvent un projet qui renferme de nombreux challenges.

Comment allez-vous gérer cette transition, les changements, résoudre les conflits et faire en sorte que l’installation fonctionne aussi bien que ce qui était prévu lors de la phase d’évaluation et de sélection ?

Nous vous livrons 7 bonnes pratiques pour mettre toutes les chances de votre côté et assurer la mise en place de votre logiciel avec succès.

Bonne pratique n°1 : planifier de façon appropriée

Un projet de mise en œuvre du logiciel doit couvrir toutes les étapes de votre installation, qui englobent tous les processus impliqués permettant de faire fonctionner le logiciel dans votre environnement organisationnel.

Le plan de déploiement d’une application informatique comprend généralement ces étapes fondamentales :

  1. effectuer une évaluation des besoins de l’entreprise pour s’assurer qu’ils sont tous couverts,
  2. cartographier vos processus opérationnels pour répondre aux exigences fonctionnelles et techniques du système,
  3. analyser les besoins pour l’installation correcte du logiciel,
  4. installer le logiciel,
  5. personnaliser et configurer le logiciel,
  6. exploiter et tester le logiciel pour s’assurer qu’il fonctionne comme il faut,
  7. apporter les modifications nécessaires pour corriger les problèmes rencontrés dans la phase de test,
  8. intégrer avec les logiciels existants au sein de votre organisation,
  9. former des utilisateurs clés pour que tous les utilisateurs soient au courant du nouveau système,
  10. livrer le logiciel, c’est ce que l’on appelle la phase « de mise en service ».

Assurez-vous que votre planning d’installation inclut bien pour chaque étape :

  • des livrables spécifiques,
  • une définition claire du champ d’action,
  • et les ressources nécessaires.

💡 Rappelez-vous que votre plan de mise en œuvre doit s’étendre au-delà de la date de mise en service. Comme l’organisation continue de changer, le processus doit évoluer avec elle.

Bonne pratique n°2 : organiser la migration des données

S’assurer que la migration des données existantes est de bonne qualité, constitue un des éléments les plus importants de toute mise en œuvre de solution logicielle d’entreprise. En effet, si des données inexactes sont converties, les données erronées peuvent avoir un effet domino négatif dans toute l’organisation.

Des tests doivent être effectués pour s’assurer que les données exactes sont transférées dans la base de données du nouveau système. Il est important de disposer de données organisationnelles réelles (et non de données fausses utilisées uniquement pour les tests) afin d’assurer le bon fonctionnement des processus du nouveau système.

Un processus de conversion structuré est également important pour respecter les délais de conversion et pouvoir passer aux phases de test et de formation.

Bonne pratique n°3 : anticiper la perturbation des activités courantes

Même les mises en œuvre les plus réussies peuvent perturber les activités d’une entreprise, et entraîner une réduction de la productivité qui peut affecter temporairement la dynamique de fond.

Assurez-vous que votre plan de mise en œuvre est réaliste et que les ressources allouées ont été correctement anticipées. Assurez-vous également que des plans d’urgence sont en place pour les processus opérationnels déjà existants qui risquent d’être affectés par la mise en œuvre.

Bonne pratique n°4 : former les utilisateurs

La formation est un enjeu crucial pour le succès d’une mise en œuvre de solutions logicielles organisationnelles.

Une formation appropriée garantit une mise en œuvre harmonieuse et permet d’exploiter le plein potentiel de la solution mise en place.

Pour maximiser le succès de la prise en main de vos logiciels métier et collaboratif, utiliser un outil comme K-Studio peut s’avérer judicieux. Cet outil de simulation d’application réaliste mise sur l’apprentissage par la pratique en reproduisant parfaitement l’environnement du logiciel (données, fonctionnalités, etc.).

Vos collaborateurs peuvent ainsi être formés en présentiel, à distance ou en e-learning sur vos applications, sans besoin d’accéder à un environnement de formation ou de pré-production, et sans crainte d’impacter vos bases de données. Ils se préparent ainsi à utiliser vos applications métier en situation réelle de travail, en toute sérénité.

Bonne pratique N°5 : assurer un suivi continu

Dès le début de la mise en œuvre, et jusqu’au moment où le nouveau système est opérationnel à 100 %, votre organisation doit surveiller le processus et en mesurer les résultats afin d’améliorer son efficacité et sa rentabilité. Ne pas le faire peut, entre autres, conduire à une dérive des objectifs (voir la bonne pratique n°7).

Pour vérifier que l’installation se passe comme prévu, faites collaborer utilisateurs, équipes informatiques et administrateurs des systèmes afin que :

  • les fonctionnalités et l’expérience utilisateur soient bien conformes à ce qui était prévu,
  • les problèmes techniques soient traités rapidement.

💡 Une autre pratique exemplaire de suivi est de déployer le nouveau système de logiciel de votre organisation en plusieurs phases, afin de vérifier les performances du système et des employés qui l’utilisent.

Bonne pratique n°6 : maintenir les collaborateurs informés

Si certains collaborateurs ont fait partie du projet depuis son lancement, il est important de les tenir régulièrement au courant pendant la mise en œuvre par des informations détaillées et des rapports intermédiaires.

Assurez-vous que votre projet promeut et défend les acteurs impliqués tels que :

  • les experts,
  • les leaders d’opinion,
  • les utilisateurs-testeurs,
  • et les prestataires de services impliqués.

Bonne pratique n°7 : prévenir la dérive des objectifs

Lorsque le projet prend beaucoup plus de temps et implique beaucoup plus de travail et de ressources que prévu initialement, vous faites alors face à une dérive des objectifs.

Souvent inévitable, car les imprévus font partie du jeu, elle n’impactera pas nécessairement le planning si elle est maîtrisée. Dotez-vous d’un tableau de bord gestion de projet et de tous les outils nécessaires au suivi régulier des objectifs, afin de pouvoir rapidement ajuster les paramètres et garder le contrôle sur le déroulement.

Mener ce projet en utilisant une méthode agile peut être une bonne méthode si elle est appliquée dans les règles de l’art.

Article mis à jour, publié initialement en octobre 2017.