Logiciel restauration

Un logiciel destiné au secteur de la restauration assiste les propriétaires de restaurants dans la gestion de leurs établissements.

Ces logiciels de loisirs destinés aux restaurateurs sont utilisés pour suivre l'inventaire, la facturation et les commandes. Ils permettent d’analyser en détail les données ainsi récoltées chaque mois.

Les restaurateurs peuvent également utiliser ces outils pour comparer leurs pratiques commerciales avec plusieurs emplacements.

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Qu’est-ce qu’un logiciel de restauration ?

Définition

Un logiciel restaurant est un véritable allié pour l’administration de votre établissement. 

Fonctionnant comme un ERP, le logiciel de restauration vous permet de gérer votre établissement avec une solution logicielle que vous déployez dans toute votre organisation. 

Chaque partie prenante accède aux modules nécessaires à son activité quotidienne. Par exemple :

  • Les serveurs gèrent les commandes et la caisse ;
  • Les cuisiniers mettent à jour les stocks ;
  • Le directeur ou le personnel administratif gèrent la comptabilité et analyse la performance de l’établissement.

Comment ça marche ?

La prise en main d’un logiciel restaurant nécessite généralement une journée de formation proposée par l’éditeur du logiciel d'encaissement. 

Lorsque vous maîtriserez l’outil vous pourrez le paramétrer pour qu’il s’adapte à votre restaurant : 

  • Définir le plan de la salle ;
  • Inscrire les menus que vous proposez ;
  • Choisir le niveau de détail que vous souhaitez appliquer à vos encaissements ;
  • La création éventuelle d’un programme fidélité.

Une fois le paramétrage effectué, le logiciel est alors prêt à vous accompagner au quotidien :

  • Pour préparer le service : gérer les réservations et les stocks ;
  • Pendant le service pour gérer les clients : les placer, prendre les commandes et les encaisser ;
  • Après le service : enregistrer la comptabilité et analyser la performance d’un service ou du restaurant.

Proposés en mode SaaS, le logiciel de restauration est accessible sur PC, smartphone, tablette ou caisse enregistreuse via une simple connexion internet. 

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de restauration ?

La préparation du service

Avant chaque service, vous utilisez le logiciel de restauration pour gérer les réservations (en ligne ou téléphoniques), préparez votre plan de table et relancez automatiquement par mail ou SMS les réservations en attente de confirmation. Vous en profitez également pour contacter votre fichier client (par SMS ou emailing) pour promouvoir votre produit du jour. 

En back office, vos cuisiniers préparent le service. Ils enregistrent les achats (prix, quantité) et réalisent l’inventaire des stocks de marchandises pour une gestion des commandes complète.

La gestion du service

Sur un ordinateur, une caisse enregistreuse tactile ou un smartphone (application mobile), le logiciel de restauration est toujours sous la main de vos serveurs. Ceux-ci accueillent vos clients, les placent selon le plan de table que vous avez défini, enregistrent les commandes et ajoutent éventuellement des commentaires personnalisés ou pré-enregistrés (Entrée + Plat, Cuissons, etc.).

Chaque commande déclenche un workflow :

  • La cuisine reçoit un bon avec le menus ;
  • Le bar reçoit est notifiés pour les boissons ;
  • Les marchandises nécessaires à la confection des plats sont retirées des stocks.

Post repas, vous encaissez vos clients sur votre écran tactile et réalisez des notes personnalisées selon leurs besoins : paiement d’une partie en tickets restaurants, partage de l’addition, etc.

Pour vos clients les plus fidèles, vous visualisez l’historique des commandes, le ticket moyen et le montant de l’ardoise (débiteur ou créditeur).

La performance organisationnelle

Chaque service se termine par une clôture de caisse qui déclenche la saisie automatique des écritures comptable du service.

Les données du tableau de bord du logiciel de restauration sont actualisées en temps réel. Vous visualisez notamment : 

  • Des indicateurs de performance : taux de fréquentation, proportion de réservations, chiffre d’affaires total et par plat, par serveur, montant du couvert moyen ;
  • Les menus préférés ;
  • Le coût de revient par plat ;
  • Les marchandises qui ont atteint le seuil de réapprovisionnement ;

Qui utilise un logiciel restaurant ?

La paramétrabilité des logiciels de restauration les rendent accessibles à tous les profesionnels de la restauration : les restaurants, bars, brasseries, pizzérias, crêperies, food-truck, boulangeries, hôtel-restaurants, traiteurs, etc.

En interne, ces outils informatiques sont utilisés par tous les corps de métiers : 

  • Les serveurs qui prennent les commandes et encaissent les clients ;
  • Les cuisiniers et barman qui reçoivent les bons de commande ;
  • Le personnel administratif mesure la performance de l’établissement.

Pourquoi utiliser un logiciel de restauration ?

Le logiciel de restauration améliore l’expérience client en simplifiant les processus internes et permettent une gestion complète de l'activité de restauration.

Avantages 

  • Il accroît la productivité et la rapidité de vos équipes surtout lors d’une forte intensité du service.
  • Vos services sont mieux organisés grâce à une visibilité des suivis de chaque client. Il vous permet de réduire le temps d’attente et de réduire les risques d’erreurs.
  • Vous gérez au plus juste votre caisse enregistreuse en ligne. La facturation est claire et rapide. 
  • Votre client est accueilli et reconnu pour sa fidélité. Vous pouvez générer des remises pour récompenser la fidélité de vos clients. 
  • Vous avez une vue d’ensemble de votre planning de réservation et du ticket moyen par jour, semaine ou mois.
  • Envie de communiquer avec vos clients ? Utilisez les outils de marketing direct afin de réaliser un emailing ou l’envoi de SMS afin de proposer une offre spéciale ou une promotion.
  • Une question spécifique sur un vin ? Vos serveurs ne sont plus pris de court, ils visualisent des fiches et commentaires depuis l’application.
  • Le logiciel notifie automatiquement les serveurs des plats en rupture de stock qui sont plus commandables.

Inconvénients

  • Centrés sur la gestion commerciale et la comptabilité peu de logiciels incluent la gestion des ressources humaines dans leurs fonctionnalités.
  • Certains paramètres peuvent être laborieux à gérer s’il changent régulièrement. Le plan de table en est un bon exemple.
  • Il est primordial de vérifier la compatibilité de vos périphériques d'encaissement avec le logiciel : terminal de paiement, imprimante ticket...

Une solution en SaaS ou en interne ?

Votre logiciel de restauration est proposé sous deux versions : le SaaS (Software as a Service) ou en interne (monoposte, multiposte ou en réseau). 

Les avantages du logiciel restaurant en SaaS

  • Facile à prendre en main et avec possibilité d’avoir une formation par le service client de l’éditeur de logiciel.
  • Mises à jour régulière et transparente : pas de risques que votre caisse enregistreuse ne soit pas accessible à cause d’une mise à jour qui la bloque.
  • Le service Cloud qui enregistre vos données et permet de récupérer des fichiers effacés.
  • La possibilité de réaliser la gestion des ventes et de consulter le chiffre d’affaires depuis votre smartphone depuis l’application mobile.
  • Le coût réduit sur le court terme grâce à des abonnements au tarif dégressif.

Les avantages d’un logiciel interne :

  • La sécurisation de vos données qui ne sont pas placées sur un serveur Internet mais directement sur votre propre serveur.
  • Pas de dysfonctionnement lorsqu’il y a une coupure Internet ou si votre fournisseur de solution informatique connaît des problèmes.

Les logiciels pour restaurants doivent être certifié selon la loi finance comme toutes les solutions d'encaissement. Ils permettent au restaurateur un gain de temps considérable pour la gestion de son activité.

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