Qu’est-ce que la gestion des ventes ? Définition et solutions pour l'entreprise

par Grégory Coste., le 07/01/2021
Les 7 étapes de la vente pour réussir son entretien commercial

Prêt à suivre une formation en gestion des ventes ? Suivez notre mini cours de gestion : dans cet article, nous vous expliquons en détail tous les processus métiers utiles à l’entreprise. Découvrez tout ce qu’il faut savoir pour former son personnel, atteindre ses objectifs de vente, ou encore attirer des clients. Par ailleurs, les technologies permettent aujourd’hui au personnel commercial d’automatiser certaines tâches. Nous allons vous apprendre comment ces solutions sont capables de vous aider. appvizer vous donne toutes les clés pour comprendre la gestion des ventes :

Gestion des ventes : définition en 6 processus métiers

La gestion des ventes est une discipline constituée de six processus métiers visant à planifier, à organiser et à développer les ventes ainsi que le chiffre d’affaires d’une entreprise.

La gestion des ventes englobe ainsi des plans de formation et le contrôle des performances des commerciaux, afin d’améliorer la stratégie commerciale.

La gestion d’un processus de vente nécessite par ailleurs l’utilisation d’un logiciel de gestion commerciale : ses outils permettent en effet de centraliser les relations avec les prospects et rendent accessibles toutes les informations dont l’équipe commerciale a besoin.

Complétons notre définition de la gestion des ventes en détaillant les six processus métiers qui la composent :

1. La stratégie commerciale

La stratégie commerciale est un processus qui définit principalement :

  • les objectifs commerciaux,
  • les prĂ©visions de ventes,
  • la planification de la prospection,
  • les techniques de vente Ă  appliquer selon le type de prospect,
  • la zone gĂ©ographique Ă  cibler.

2. Le recrutement et la formation

Le responsable des ventes doit constituer la meilleure Ă©quipe de vente possible.

Pour ce faire, il a recours Ă  deux processus :

  • recruter en nombre suffisant et de manière qualitative des commerciaux expĂ©rimentĂ©s,
  • mettre en Ĺ“uvre des formations Ă  certaines techniques de vente pour que le personnel suive les cours appropriĂ©s, obtienne les certifications demandĂ©es et soit opĂ©rationnel.

L’entreprise doit disposer de ressources humaines formées et mobiles afin de parcourir la région ou le secteur attribué.

3. La stimulation de la force de vente

Pour motiver ses commerciaux, le directeur commercial applique différents moyens :

  • un salaire attractif auquel viennent s’ajouter des primes de performance adaptĂ©es,
  • un système de gestion des ventes qui notifie toute l’équipe lorsqu’un contrat est signĂ©,
  • une communication rĂ©gulière et encourageante pour fĂ©liciter les efforts et les rĂ©ussites, en mentionnant chaque membre de l’équipe,
  • un challenge avec une dotation Ă  la clĂ© (un voyage, par exemple) peut ĂŞtre mis en place pour rĂ©compenser le meilleur vendeur.

4. La gestion des relations avec les clients

Ce processus métier englobe deux composantes :

  • les informations rĂ©coltĂ©es sur un contact (nom, prĂ©nom, profession, etc.),
  • l’historique des interactions avec ce contact, incluant les commentaires positifs ou nĂ©gatifs.

L’équipe de vente doit renseigner soigneusement la fiche contact afin d’effectuer un suivi rigoureux.

Chaque fiche contact doit recenser :

  • les informations de contacts qui permettent de qualifier un prospect,
  • l’étape Ă  laquelle se trouve le prospect : prise de rendez-vous, opportunitĂ© identifiĂ©e, vente, fidĂ©lisation, etc.,
  • l’historique des Ă©changes indiquant chaque canal de communication utilisĂ© pour Ă©changer avec le contact tel que le tĂ©lĂ©phone, l’email ou les rĂ©seaux sociaux, etc.

On associe généralement la gestion de la relation client à l’outil CRM (Customer Relationship Management) qui permet de centraliser toutes ces informations en les rendant accessibles à toute l’équipe.

De la qualité de vos échanges dépend l’expérience du client : soignez-les ! Vos clients satisfaits sont votre meilleure publicité.

5. L’administration des ventes

Ce processus vise à encadrer l’équipe dans la bonne exécution des tâches administratives. Le responsable commercial joue un rôle de conseil auprès de ses équipes : il apporte des réponses concrètes aux questions et donne ses recommandations selon le contexte de vente, le type de client ou prospect.

Il veille Ă©galement Ă  une bonne utilisation des documents types mis Ă  disposition :

  • modèles de devis,
  • modèles de contrat,
  • modèles de bons de commande,
  • modèles de factures,
  • les règles Ă  appliquer concernant les rĂ©ductions, etc.

Nous allons voir plus loin comment un logiciel de gestion commerciale simplifie la gestion documentaire dans le Cloud pour toute l’équipe.

6. L’analyse des performances

Le directeur des ventes suit l’activité de chaque membre de l’équipe, et mesure son avancée par rapport aux objectifs à atteindre, et évalue les performances de celui-ci.

En disposant d’un logiciel de gestion commerciale complet, le responsable d’équipe peut :

  • suivre l’activitĂ© de chaque commercial en temps rĂ©el et ajuster son planning en consĂ©quence,
  • piloter l’activitĂ© commerciale de toute l’équipe sur un tableau de bord muni d’indicateurs,
  • redĂ©ployer les efforts sur les actions les plus rentables,
  • Ă©tablir des rapports pour sa direction gĂ©nĂ©rale ou le service marketing.

Les 8 avantages du logiciel de gestion commerciale

Un logiciel de gestion commerciale est un système informatique qui simplifie les différents processus métiers de la gestion des ventes. Lorsqu’il est en mode SaaS, toute l’équipe l’utilise sur un navigateur web.

À la différence de la gestion de vente sur Excel propice aux erreurs dues aux multiples manipulations, un logiciel apporte des solutions concrètes, sans connaissances techniques.

Découvrons les différentes applications et leurs avantages pour toutes les fonctions de votre organisation.

Avantage n° 1 : effectuer un suivi efficace de chaque contact

En utilisant un outil CRM intégré, vos employés centralisent chaque information qu’ils récoltent sur leurs contacts. Les commerciaux constituent, enrichissent et maintiennent à jour ainsi une base de données de qualité.

En effectuant une simple recherche dans la base, un commercial peut trouver par exemple la bonne personne à contacter dans une société.

Cette source d’informations est précieuse : elle permet aussi à chacun d’approfondir ses connaissances sur le profil de clientèle, les différents comportements d’achats, le volume de vente ou le chiffre d’affaires généré, etc.

Avantage n° 2 : être réactif avec les prospects

L’équipe commerciale renseigne chaque échange avec chaque contact dans la base de données, afin de suivre la nature des interactions.

Tenir une fiche contact à jour permet aux commerciaux de suivre la progression du prospect dans les étapes de vente, et de saisir le meilleur moment pour déclencher la vente.

Le service marketing peut également profiter d’une bonne gestion des opportunités en poussant des campagnes d’emails ou de SMS, en adressant une offre commerciale adaptée aux bonnes personnes.

Par ailleurs, la version mobile d’un outil CRM permet aux commerciaux de terrain d’être réactifs en tournée.

Avantage n° 3 : éditer ses documents commerciaux facilement

Avec un logiciel de gestion des ventes en ligne, toute la base documentaire est accessible 24 h/24 en ligne.

Chaque employé dispose des documents commerciaux nécessaires et les édite en quelques clics : devis, bons de commande, contrats sont automatiquement remplis avec les données du contact.

La facturation récurrente est automatisée, ce qui dégage un temps précieux.

À noter, l’intelligence de l’archivage : chaque document est ensuite archivé et stocké en ligne de manière à être retrouvé facilement, selon vos propres règles de classement.

Avantage n° 4 : administrer simplement ses articles

Une brique fonctionnelle du logiciel, souvent appelée module achat, est essentielle aux activités de commerce et de négoce.

Ce module permet de gérer un catalogue entier de produits en effectuant la traçabilité de chaque article.

Vous pouvez y gérer simplement :

  • le descriptif et le tarif de chaque article,
  • les commandes et les factures fournisseurs associĂ©es,
  • le suivi des achats et la contremarque, etc.

Avantage n° 5 : maîtriser son stock

Un autre module permet de gérer l’intégralité de son stock afin de le maîtriser. Vous disposez d’un historique des mouvements pour anticiper les ruptures de stock et honorer vos commandes dans les temps.

De nombreuses fonctionnalités permettent par ailleurs de gérer des lots, le coût unitaire moyen, le réapprovisionnement, la gestion de plusieurs stocks répartis sur différents sites, ou encore la valorisation des stocks disponibles.

Avantage n° 6 : faciliter sa comptabilité

Un bon logiciel de gestion des ventes pour entreprise intègre des fonctionnalités qui facilitent l’édition et la bonne tenue de sa comptabilité.

La connexion de ces fonctionnalités avec les autres modules du logiciel permet d’intégrer automatiquement toutes les données issues des factures, des encaissements, des achats, et des notes de frais.

Ceci permet de générer des écritures comptables sans risques d’erreurs ou omissions d’actif. À titre d’exemple, vous pouvez donner un accès sécurisé à votre expert-comptable afin qu’il effectue ou contrôle votre déclaration de TVA.

Avantage n° 7 : gérer toute son activité commerciale en temps réel

Tous les outils sont centralisés au sein d’une même interface.

En paramétrant ses propres indicateurs, le responsable des ventes peut suivre l’activité liée à chaque pilier de la gestion des ventes sur un tableau de bord :

  • le ratio stock/vente,
  • l’avancĂ©e des ventes effectives par rapport aux rĂ©visions,
  • le nombre de contacts prospectĂ©s par vendeur,
  • le nombre d’opportunitĂ©s crĂ©Ă©es, etc.

Le responsable de l’équipe commerciale peut ainsi connaître son activité commerciale en temps réel et effectuer des ajustements en fonctions des résultats obtenus.

Avantage n° 8 : accroître sa productivité

Vous l’avez compris : un logiciel de gestion commerciale est un système collaboratif en ligne composée de plusieurs applications, aussi appelées modules.

Chaque module est connecté aux autres. Les informations émanant de différentes sources circulent et sont automatiquement mises à jour.

Chaque action déclenche une autre action : un commercial fait par exemple signer une commande. La commande déclenche une demande côté stock et génère l’envoi d’une facture par exemple.

En réduisant la charge administrative qui pesait autrefois sur le personnel de vente, tous les services de l’entreprise accroissent aujourd’hui leur productivité.

Solutions conseillées pour les entreprises

Nous vous présentons ici une sélection de solutions parmi les systèmes les plus complets du marché.

Ces logiciels de gestion d’entreprise incluent la gestion documentaire : vous pouvez donc y intégrer tout document utile comme un support de vente au commercial.

Kwixeo, la solution des indépendants, TPE et PME

Kwixeo est un logiciel de facturation et de gestion commerciale entièrement modulable, qui permet aux indépendants comme aux TPE et PME, de gérer l’ensemble de leurs activités de manière centralisée.

Sa prise en main simple et intuitive, combinée à des fonctionnalités résolument utiles, permet aux chefs d’entreprise d’automatiser un maximum de tâches et de gagner du temps, le tout à un prix abordable.

Exemple de tableau de bord sur Kwixeo :

Tableau de bord Kwixeo

© Kwixeo

Les principales fonctionnalitĂ©s de la solution Kwixeo :

  • tableau de bord commercial personnalisable et en temps rĂ©el pour suivre les performances,
  • gestion des profils et donnĂ©es de l’équipe commerciale,
  • communication directe avec les prospects, clients et fournisseurs (emails, lettres, fax, rappels automatiques de rendez-vous, etc.),
  • centralisation des produits et prestations proposĂ©s dans un catalogue,
  • crĂ©ation de bons de commande et de devis en quelques clics,
  • gĂ©nĂ©ration de factures, factures d’acompte et relance des impayĂ©s,
  • sauvegarde sĂ©curisĂ©e des donnĂ©es,
  • analyse de la marge et gestion des coĂ»ts,
  • crĂ©ation et suivi des opportunitĂ©s et des tunnels de vente.

La solution généraliste Sage 100c Gestion Commerciale

Sage 100cloud Gestion Commerciale est un logiciel de gestion commerciale recommandé pour les PME et ETI. Parmi les entreprises qui utilisent la solution, on remarque : Silverso, Deléage et Jieldé.

Sage 100cloud Gestion Commerciale offre un large éventail de fonctionnalités dédiées aux entreprises de cette taille pour leur permette de piloter leur activité commerciale, d’administrer leurs ventes, gérer leurs achats et leur stock avec une traçabilité en temps réel des opérations.

Voici un exemple de rapport d’analyse des ventes en image dans le logiciel Sage 100c Gestion Commerciale :

Exemple de rapport d’analyse des ventes dans la solution de gestion des ventes Sage 100C

Les principales fonctionnalités de la solution Sage 100cloud Gestion commerciale :

  • remplissage automatisĂ© des factures d’après les donnĂ©es clients issues d’un bon de commande,
  • calcul automatique de la commission sur vente pour chaque commercial,
  • gestion des achats et des remises ou rĂ©ductions accordĂ©es aux clients,
  • dĂ©tection d’anomalies dans le stock,
  • tableau de bord mis Ă  jour en temps rĂ©el pour suivre l’activitĂ© commerciale,
  • analyse de la marge et projection des ventes,
  • suivi de la relation client avec historique des Ă©changes,
  • import et gestion des catalogues et prix fournisseurs,
  • gestion multidevise.

Vous pouvez tester la solution gratuitement pendant 30 jours.

Les solutions spécialisées pour les activités de négoce

La solution idylis.com

idylis.com est un logiciel de gestion collaboratif en ligne pour les sociétés de service et de négoce. Des TPE et PME telles que StoriAtipic, Rouge Vif, ou les Chantiers Cardinal, utilisent cette solution complète pour administrer leurs ventes, leurs achats, gérer leur comptabilité et la paie. Le module CRM permet d’identifier les opportunités et d’effectuer un suivi de la clientèle efficace.

Voici un exemple de rapport de gestion de vente en image dans le logiciel en ligne Idylis.com :

Exemple de rapport de gestion de vente dans l’outil CRM de gestion des ventes Idylis.com

Les principales fonctionnalités de la solution idylis.com :

  • Ă©dition de devis et de factures,
  • gestion des paiements,
  • gestion complète d’un catalogue de produits,
  • gestion des achats et du stock,
  • gestion de la relation client avec historique des Ă©changes,
  • pilotage de l’activitĂ© commerciale avec tableau de bord,
  • envoi de campagnes marketing ciblĂ©es,
  • gestion de la comptabilitĂ©,
  • espace sĂ©curisĂ© pour votre expert-comptable,
  • gestion des employĂ©s (bulletins de salaire),
  • gestion des tâches, feuille de temps, etc.).

Vous pouvez demander une démonstration du logiciel et tester la solution gratuitement pendant 15 jours.

La solution TRADE.EASY

TRADE.EASY est un logiciel de gestion commerciale spécialement conçu pour les activités de négoce, de courtage international, de trading de biens et de matières premières. Parmi les négociants qui utilisent la solution, on note : LBX Asie, ALP-c, Eurapac.

TRADE.EASY inclut des fonctionnalités dédiées au transport de marchandises qui facilitent grandement la gestion de la logistique comme les Incoterms.

La complétude de la solution permet aux négociants de piloter leur gestion des ventes, l’activité commerciale, de la prospection à la gestion des achats auprès de fournisseurs. Ils disposent d’indicateurs précis et actualisés en temps réel sur l’état des commandes, des encaissements et de la trésorerie.

Voici un exemple d’analyse des ventes en image avec un état de la trésorerie prévisionnelle dans le logiciel TRADE.EASY :

Exemple d’analyse des ventes dans le logiciel de gestion des ventes TRADE.EASY

Les principales fonctionnalités de la solution TRADE.EASY :

  • gestion et suivi intĂ©gral de la logistique,
  • gestion et suivi des commandes,
  • centralisation des Ă©changes avec les contacts avec messagerie intĂ©grĂ©e,
  • traçabilitĂ© des articles et des rĂ©fĂ©rences,
  • envoi de rapports sur la livraison en cours aux clients par email,
  • synchronisation bancaire,
  • archivage des documents grâce Ă  un outil de gestion documentaire intĂ©grĂ©,
  • gestion des rĂ©glementations douanières,
  • identification des prospects chauds,
  • gestion du portefeuille de clients.

Vous pouvez demander une démonstration gratuite du logiciel.

La formation du personnel

Les éditeurs de ces logiciels en ligne fournissent toute l’aide nécessaire pour faciliter l’arrivée d’un nouveau commercial, la prise en main et l’apprentissage de la solution.

Il est tout à fait possible de former ses employés en ligne ou de leur faire suivre des cours sur site afin qu’ils maîtrisent la solution.

Pour mieux vous accompagner, les éditeurs proposent généralement :

  • une base de savoir avec des tutoriels et des dĂ©monstrations,
  • des formations en ligne sous forme de webinaires,
  • des cours dispensĂ©s dans vos locaux,
  • un support dĂ©diĂ© aux utilisateurs par email, chat et tĂ©lĂ©phone.

Les éditeurs vous conseillent par ailleurs dans le paramétrage du logiciel de gestion en fonction de vos besoins et de vos spécificités métiers. Le plus simple est de demander une démonstration afin d’apprécier l’étendue des capacités de la solution qui vous intéresse.

Article mis à jour, publié initialement en février 2019.