Qu’est-ce que la gestion des ventes ? Définition et solutions pour l'entreprise
Prêt à suivre une formation en gestion des ventes ? Suivez notre mini cours de gestion : dans cet article, nous vous expliquons en détail tous les processus métiers utiles à l’entreprise.
Découvrez tout ce qu’il faut savoir pour former son personnel, atteindre ses objectifs de vente, ou encore attirer des clients.
Par ailleurs, les technologies permettent aujourd’hui au personnel commercial d’automatiser certaines tâches. Nous allons vous apprendre comment ces solutions sont capables de vous aider. Appvizer vous donne toutes les clés pour comprendre la gestion des ventes.
Gestion des ventes : définition en 6 processus métiers
La gestion des ventes est une discipline constituée de six processus métiers visant à :
- planifier,
- organiser,
- et développer les ventes ainsi que le chiffre d’affaires d’une entreprise.
La gestion des ventes englobe ainsi des plans de formation et le contrôle des performances des commerciaux, afin d’améliorer la stratégie commerciale.
La gestion d’un processus de vente nécessite par ailleurs l’utilisation d’un logiciel de gestion commerciale : ses outils permettent en effet de centraliser les relations avec les prospects et rendent accessibles toutes les informations dont l’équipe commerciale a besoin.
Complétons notre définition de la gestion des ventes en détaillant les six processus métiers qui la composent :
1. La stratégie commerciale
La stratégie commerciale est un processus qui définit principalement :
- les objectifs commerciaux,
- les prévisions de ventes,
- la planification de la prospection,
- les techniques de vente à appliquer selon le type de prospect,
- la zone géographique à cibler.
2. Le recrutement et la formation
Le responsable des ventes doit constituer la meilleure équipe de vente possible.
Pour ce faire, il a recours à deux processus :
- recruter en nombre suffisant et de manière qualitative des commerciaux expérimentés,
- mettre en œuvre des formations à certaines techniques de vente pour que le personnel suive les cours appropriés, obtienne les certifications demandées et soit opérationnel.
L’entreprise doit disposer de ressources humaines formées et mobiles afin de parcourir la région ou le secteur attribué.
3. La stimulation de la force de vente
Pour motiver ses commerciaux, le directeur commercial applique différents moyens :
- un salaire attractif auquel viennent s’ajouter des primes de performance adaptées,
- un système de gestion des ventes qui notifie toute l’équipe lorsqu’un contrat est signé,
- une communication régulière et encourageante pour féliciter les efforts et les réussites, en mentionnant chaque membre de l’équipe,
- un challenge avec une dotation à la clé (un voyage, par exemple) peut être mis en place pour récompenser le meilleur vendeur.
4. La gestion des relations avec les clients
Ce processus métier englobe deux composantes :
- les informations récoltées sur un contact (nom, prénom, profession, etc.),
- l’historique des interactions avec ce contact, incluant les commentaires positifs ou négatifs.
L’équipe de vente doit renseigner soigneusement la fiche contact afin d’effectuer un suivi rigoureux.
Chaque fiche contact doit recenser :
- les informations de contacts qui permettent de qualifier un prospect,
- l’étape à laquelle se trouve le prospect : prise de rendez-vous, opportunité identifiée, vente, fidélisation, etc.,
- l’historique des échanges indiquant chaque canal de communication utilisé pour échanger avec le contact tel que le téléphone, l’email ou les réseaux sociaux, etc.
On associe généralement la gestion de la relation client à l’outil CRM (Customer Relationship Management) qui permet de centraliser toutes ces informations en les rendant accessibles à toute l’équipe.
De la qualité de vos échanges dépend l’expérience du client : soignez-les ! Vos clients satisfaits sont votre meilleure publicité.
5. L’administration des ventes
Ce processus vise à encadrer l’équipe dans la bonne exécution des tâches administratives. Le responsable commercial joue un rôle de conseil auprès de ses équipes : il apporte des réponses concrètes aux questions et donne ses recommandations selon le contexte de vente, le type de client ou prospect.
Il veille également à une bonne utilisation des documents types mis à disposition :
- modèles de devis,
- modèles de contrat,
- modèles de bons de commande,
- modèles de factures,
- les règles à appliquer concernant les réductions, etc.
đź’ˇ Nous allons voir plus loin comment un logiciel de gestion commerciale simplifie la gestion documentaire dans le Cloud pour toute l’équipe.
6. L’analyse des performances
Le directeur des ventes suit l’activité de chaque membre de l’équipe, et mesure son avancée par rapport aux objectifs à atteindre, et évalue les performances de celui-ci.
En disposant d’un logiciel de gestion commerciale complet, le responsable d’équipe peut :
- suivre l’activité de chaque commercial en temps réel et ajuster son planning en conséquence,
- piloter l’activité commerciale de toute l’équipe sur un tableau de bord muni d’indicateurs,
- redéployer les efforts sur les actions les plus rentables,
- établir des rapports pour sa direction générale ou le service marketing.
Les 8 avantages du logiciel de gestion commerciale
Un logiciel de gestion commerciale est un système informatique qui simplifie les différents processus métiers de la gestion des ventes. Lorsqu’il est en mode SaaS, toute l’équipe l’utilise sur un navigateur web.
À la différence de la gestion de vente sur Excel propice aux erreurs dues aux multiples manipulations, un logiciel apporte des solutions concrètes, sans connaissances techniques.
Découvrons les différentes applications et leurs avantages pour toutes les fonctions de votre organisation.
Avantage n° 1 : effectuer un suivi efficace de chaque contact
En utilisant un outil CRM intégré, vos employés centralisent chaque information qu’ils récoltent sur leurs contacts. Les commerciaux constituent, enrichissent et maintiennent à jour ainsi une base de données de qualité.
En effectuant une simple recherche dans la base, un commercial peut trouver par exemple la bonne personne à contacter dans une société.
Cette source d’informations est précieuse : elle permet aussi à chacun d’approfondir ses connaissances sur le profil de clientèle, les différents comportements d’achats, le volume de vente ou le chiffre d’affaires généré, etc.
Avantage n° 2 : être réactif avec les prospects
L’équipe commerciale renseigne chaque échange avec chaque contact dans la base de données, afin de suivre la nature des interactions.
Tenir une fiche contact à jour permet aux commerciaux de suivre la progression du prospect dans les étapes de vente, et de saisir le meilleur moment pour déclencher la vente.
Le service marketing peut également profiter d’une bonne gestion des opportunités en poussant des campagnes d’emails ou de SMS, en adressant une offre commerciale adaptée aux bonnes personnes.
Par ailleurs, la version mobile d’un outil CRM permet aux commerciaux de terrain d’être réactifs en tournée.
Avantage n° 3 : éditer ses documents commerciaux facilement
Avec un logiciel de gestion des ventes en ligne, toute la base documentaire est accessible 24 h/24 en ligne.
Chaque employé dispose des documents commerciaux nécessaires et les édite en quelques clics : devis, bons de commande, contrats sont automatiquement remplis avec les données du contact.
La facturation récurrente est automatisée, ce qui dégage un temps précieux.
À noter, l’intelligence de l’archivage : chaque document est ensuite archivé et stocké en ligne de manière à être retrouvé facilement, selon vos propres règles de classement.
Avantage n° 4 : administrer simplement ses articles
Une brique fonctionnelle du logiciel, souvent appelée module achat, est essentielle aux activités de commerce et de négoce.
Ce module permet de gérer un catalogue entier de produits en effectuant la traçabilité de chaque article.
Vous pouvez y gérer simplement :
- le descriptif et le tarif de chaque article,
- les commandes et les factures fournisseurs associées,
- le suivi des achats et la contremarque, etc.
Avantage n° 5 : maîtriser son stock
Un autre module permet de gérer l’intégralité de son stock afin de le maîtriser. Vous disposez d’un historique des mouvements pour anticiper les ruptures de stock et honorer vos commandes dans les temps.
De nombreuses fonctionnalités permettent par ailleurs de gérer des lots, le coût unitaire moyen, le réapprovisionnement, la gestion de plusieurs stocks répartis sur différents sites, ou encore la valorisation des stocks disponibles.
Avantage n° 6 : faciliter sa comptabilité
Un bon logiciel de gestion des ventes pour entreprise intègre des fonctionnalités qui facilitent l’édition et la bonne tenue de sa comptabilité.
La connexion de ces fonctionnalités avec les autres modules du logiciel permet d’intégrer automatiquement toutes les données issues des factures, des encaissements, des achats, et des notes de frais.
Ceci permet de générer des écritures comptables sans risques d’erreurs ou omissions d’actif. À titre d’exemple, vous pouvez donner un accès sécurisé à votre expert-comptable afin qu’il effectue ou contrôle votre déclaration de TVA.
Avantage n° 7 : gérer toute son activité commerciale en temps réel
Tous les outils sont centralisés au sein d’une même interface.
En paramétrant ses propres indicateurs, le responsable des ventes peut suivre l’activité liée à chaque pilier de la gestion des ventes sur un tableau de bord :
- le ratio stock/vente,
- l’avancée des ventes effectives par rapport aux révisions,
- le nombre de contacts prospectés par vendeur,
- le nombre d’opportunités créées, etc.
Le responsable de l’équipe commerciale peut ainsi connaître son activité commerciale en temps réel et effectuer des ajustements en fonctions des résultats obtenus.
Avantage n° 8 : accroître sa productivité
Vous l’avez compris : un logiciel de gestion commerciale est un système collaboratif en ligne composée de plusieurs applications, aussi appelées modules.
Chaque module est connecté aux autres. Les informations émanant de différentes sources circulent et sont automatiquement mises à jour.
Chaque action déclenche une autre action : un commercial fait par exemple signer une commande. La commande déclenche une demande côté stock et génère l’envoi d’une facture par exemple.
En réduisant la charge administrative qui pesait autrefois sur le personnel de vente, tous les services de l’entreprise accroissent aujourd’hui leur productivité.
Solutions conseillées pour les entreprises
Nous vous présentons ici une sélection de solutions parmi les systèmes les plus complets du marché.
Ces logiciels de gestion d’entreprise incluent la gestion documentaire : vous pouvez donc y intégrer tout document utile comme un support de vente au commercial.
EBP Gestion Commerciale, pour gérer sa chaîne commerciale de A à Z
Que vous soyez une TPE ou une PME, de 2 à 250 salariés, EBP Gestion Commerciale est peut-être la solution idéale pour gérer votre activité commerciale de bout en bout.
Vous cherchez un outil en ligne facile à mettre en place pour vos équipes, avec une équipe de support dédiée pour répondre à vos questions ? Tournez-vous vers EBP : tous ses utilisateurs louent leur accompagnement et leur professionnalisme.
Avant de lister leurs principales fonctionnalités, voici un aperçu des possibilités pour votre gestion des ventes :
Les principales fonctionnalités de la solution EBP Gestion Commerciale :
- la création de devis, factures, bons de commande et tous documents commerciaux personnalisés,
- le suivi des règlements et des factures impayées pour garder un oeil sur la trésorerie,
- la gestion des stocks en multi-dépôt,
- la consultation des indicateurs financiers et chiffres-clés pour un suivi global de l'activité dans un tableau de bord,
- la gestion de la rétribution des commerciaux avec le calcul automatique des commissions par commercial selon le barème de commissionnement,
- la gestion des achats (articles, commandes fournisseurs, factures fournisseurs, etc.),
- l'organisation optimale de l'équipe commerciale grâce à la gestion des plannings et la synchronisation Outlook.
- une application mobile pour avoir de la visibilité à tout moment.
EBP Gestion Commerciale
Kwixeo, la solution des indépendants, TPE et PME
Kwixeo est un logiciel de facturation et de gestion commerciale entièrement modulable, qui permet aux indépendants comme aux TPE et PME, de gérer l’ensemble de leurs activités de manière centralisée.
Sa prise en main simple et intuitive, combinée à des fonctionnalités résolument utiles, permet aux chefs d’entreprise d’automatiser un maximum de tâches et de gagner du temps, le tout à un prix abordable.
Exemple de tableau de bord sur Kwixeo :
Les principales fonctionnalités de la solution Kwixeo :
- tableau de bord commercial personnalisable et en temps réel pour suivre les performances,
- gestion des profils et données de l’équipe commerciale,
- communication directe avec les prospects, clients et fournisseurs (emails, lettres, fax, rappels automatiques de rendez-vous, etc.),
- centralisation des produits et prestations proposés dans un catalogue,
- création de bons de commande et de devis en quelques clics,
- génération de factures, factures d’acompte et relance des impayés,
- sauvegarde sécurisée des données,
- analyse de la marge et gestion des coûts,
- création et suivi des opportunités et des tunnels de vente.
La solution généraliste Sage 100c Gestion Commerciale
Sage 100cloud Gestion Commerciale est un logiciel de gestion commerciale recommandé pour les PME et ETI. Parmi les entreprises qui utilisent la solution, on remarque : Silverso, Deléage et Jieldé.
Sage 100cloud Gestion Commerciale offre un large éventail de fonctionnalités dédiées aux entreprises de cette taille pour leur permette de piloter leur activité commerciale, d’administrer leurs ventes, gérer leurs achats et leur stock avec une traçabilité en temps réel des opérations.
Voici un exemple de rapport d’analyse des ventes en image dans le logiciel Sage 100c Gestion Commerciale :
Les principales fonctionnalités de la solution Sage 100cloud Gestion commerciale :
- remplissage automatisé des factures d’après les données clients issues d’un bon de commande,
- calcul automatique de la commission sur vente pour chaque commercial,
- gestion des achats et des remises ou réductions accordées aux clients,
- détection d’anomalies dans le stock,
- tableau de bord mis à jour en temps réel pour suivre l’activité commerciale,
- analyse de la marge et projection des ventes,
- suivi de la relation client avec historique des Ă©changes,
- import et gestion des catalogues et prix fournisseurs,
- gestion multidevise.
Vous pouvez tester la solution gratuitement pendant 30 jours.
Sage 100cloud Gestion Co
Les solutions spécialisées pour les activités de négoce
La solution idylis.com
idylis.com est un logiciel de gestion collaboratif en ligne pour les sociétés de service et de négoce. Des TPE et PME telles que StoriAtipic, Rouge Vif, ou les Chantiers Cardinal, utilisent cette solution complète pour administrer leurs ventes, leurs achats, gérer leur comptabilité et la paie. Le module CRM permet d’identifier les opportunités et d’effectuer un suivi de la clientèle efficace.
Voici un exemple de rapport de gestion de vente en image dans le logiciel en ligne Idylis.com :
Les principales fonctionnalités de la solution idylis.com :
- Ă©dition de devis et de factures,
- gestion des paiements,
- gestion complète d’un catalogue de produits,
- gestion des achats et du stock,
- gestion de la relation client avec historique des Ă©changes,
- pilotage de l’activité commerciale avec tableau de bord,
- envoi de campagnes marketing ciblées,
- gestion de la comptabilité,
- espace sécurisé pour votre expert-comptable,
- gestion des employés (bulletins de salaire),
- gestion des tâches, feuille de temps, etc.).
Vous pouvez demander une démonstration du logiciel et tester la solution gratuitement pendant 15 jours.
Dailybiz
La solution TRADE.EASY
TRADE.EASY est un ERP 100 % français qui répond aux besoins spécifiques des entreprises du commerce de gros. C’est la solution idéale pour bénéficier d’une gestion automatisée des flux de marchandises en temps réel. Parmi les entreprises qui ont fait le choix de TRADE.EASY, nous pouvons citer Agrobiothers, Senya ou encore Galileo.
Le périmètre fonctionnel de cette solution, hautement paramétrable, couvre l’ensemble des processus d’une entreprise de négoce : relation client, achats, ventes, stocks et logistique, jusqu’à l’export des écritures comptables.
TRADE.EASY intègre des fonctionnalités différenciantes. Parmi elles, nous pouvons évoquer :
- la gestion de la hiérarchie client (enseigne/centrale d’achat/entrepôt/point de vente),
- la gestion des contrats clients (conditions tarifaires propres à un client ou un groupe de clients),
- la gestion de descente tarifaire (6 niveaux de remise),
- l’allotissement de commandes (demande de produits consolidées de plusieurs magasins à livrer sur un entrepôt),
- la traçabilité (numéro de lots, DDM, DLC, n° de série),
- les articles composés,
- la personnalisation des documents (création de différents modèles pour tenir compte des exigences légales, contractuelles ou réglementaires rattachées à un client),
- l’EDI pour un échange de données informatisé (commandes, factures, avis d’expédition),
- les fiches de coûts (pour un calcul précis du prix de revient),
- le multi-stocks.
Vous pouvez demander une démonstration gratuite du logiciel.
TRADE.EASY
La formation du personnel
Les éditeurs de ces logiciels en ligne fournissent toute l’aide nécessaire pour faciliter l’arrivée d’un nouveau commercial, la prise en main et l’apprentissage de la solution.
Il est tout à fait possible de former ses employés en ligne ou de leur faire suivre des cours sur site afin qu’ils maîtrisent la solution.
Pour mieux vous accompagner, les éditeurs proposent généralement :
- une base de savoir avec des tutoriels et des démonstrations,
- des formations en ligne sous forme de webinaires,
- des cours dispensés dans vos locaux,
- un support dédié aux utilisateurs par email, chat et téléphone.
Les éditeurs vous conseillent par ailleurs dans le paramétrage du logiciel de gestion en fonction de vos besoins et de vos spécificités métiers. Le plus simple est de demander une démonstration afin d’apprécier l’étendue des capacités de la solution qui vous intéresse.