Le top 11 des gestionnaires de tâches collaboratifs pour sa gestion de projet

Choisissez un gestionnaire de tâches collaboratif efficacement : appvizer vous propose d’observer différentes approches pour organiser le travail en équipe en examinant dix  11 logiciels en ligne (article mis à jour en février 2018). Voici une liste de 5 outils gratuits et 6 solutions payantes : du logiciel le plus simple au logiciel de gestion de projet plus évolué, découvrez les fonctionnalités phare et les services indispensables pour obtenir un gain de temps et une hausse de votre productivité.

De plus en plus d’entreprises cherchent un outil de gestion de projet collaboratif gratuit pour fuir la gestion des tâches avec Excel, trop contraignante et chronophage. Les solutions gratuites proposées ci-dessous permettent de mieux structurer le travail et son organisation.

Description :
Asana est un excellent compromis entre un outil rigide, austère et une solution très graphique mais limitée. Les startups adeptes du travail collaboratif en ligne utilisent cet outil de gestion de tâches en version gratuite pour collaborer de manière organisée : projets, tâches et sous-tâches sont imbriquées intelligemment et assignables. Chacun peut également observer la vue calendrier pour constater l’avancement du planning par rapport au temps restant.

3 points forts à connaître :

• hiérarchie des tâches fonctionnelle,
• notifications automatiques.
• Asana est désormais disponible à partir de 9,25 €/mois/utilisateur. Vous pouvez utiliser Asana gratuitement avec un compte basic. Vous pouvez aussi essayer la version premium de la solution gratuitement pendant 30 jours.

Description :
Redmine est un logiciel de gestion de projet Open Source fonctionnel, malgré une interface d’origine austère et rigide. Cette solution gratuite permet une gestion de tâches complète : les gestionnaires peuvent créer des projets, sous projets, administrer et attribuer des tickets, gérer l’avancée de la rodmap produit, disposer d’un digramme de Gantt et d’un calendrier. Redmine peut convenir à une entreprise qui disposent des ressources internes compétentes en développement afin d’amortir les coûts d’installation, de configuration et de sauvegarde.

3 points forts à connaître :

• un nombre d’utilisateurs illimités,
• les catégories de tâches sont personnalisables,
• les options de vues selon différents critères.

Description :
Mindmeister, le logiciel de mind mapping très connu, a lancé son propre outil de gestion de projet en ligne. Intérêt : les utilisateurs de Mindmeister peuvent exploiter leur travail de cartographie mentale en créant des tâches dans MeisterTask, par simple glisser-déposer. Démonstration dans la vidéo ci-dessous :

En version gratuite, vous ne pouvez connecter que 2 applications, mais le nombre de vos projets et tâches sont illimités. De nombreux agents du secteur public ont adopté cet outil pour la simplicité d’utilisation.

3 points forts à connaître :

• intégrations avec les applications connues (Slack, Freshdesk, G Suite, ect.),
• des membres illimités pour un projet,
• versions mobile de l’application.

Description :
La version gratuite de Todoist séduit les étudiants et les particuliers qui souhaitent organiser un événement important comme un mariage. Ce logiciel todolist gratuit offre en effet des fonctionnalités séduisantes : amis et famille peuvent échanger et construire leurs projets en attribuant des étiquettes et des filtres) leurs tâches, au sein de leurs projets divers. Pour dépasser les 5 personnes maximum par projet et profiter de toutes les fonctionnalités professionnelles (notifications et rappels par emails, etc.) il faut passer en version payante.

3 points forts à connaître :

• intégrations avec 60 applications (Dropbox, Alexa, Zapier, etc.),
• 80 projets en version gratuite,
• version mobile de l’application.

Description :
Trello convient parfaitement aux organisations qui n’ont besoin que d’un simple gestionnaire de tâches. La renommée de cet outil de travail collaboratif gratuit repose sur la simplicité de prise en main. Vos collaborateurs manient des tableaux (cartes) à la manière de modèles de Kanban : la gestion des tâches est très visuelle. Pour dépasser les 10 MO de stockage autorisés, il faut passer en version payante… ou connecter son Google Drive.

3 points forts à connaître :

• tableaux, listes et cartes illimités,
• membres illimités,
• rapidité d’adoption.

La gestion de tâches en ligne avec un outil de gestion de projet gratuit comporte quelques risques et, à l’usage, les utilisateurs comme les managers d’équipe peuvent se sentir frustrés par le manque de fonctionnalités. Checklist des limites…

Les solutions gratuites brident les possibilités. C’est assez normal dans le cas d’un éditeur de logiciel qui souhaite faire tester son outil, ça l’est beaucoup moins si vous devez vous même développer une fonctionnalité sur mesure pour répondre à un usage en entreprise. Dressez la liste de vos besoins !

Si vous utilisez déjà une application comme Google Drive ou Dropbox pour stocker vos fichiers, pouvez-vous l’utiliser avec votre gestionnaire de tâche gratuit ? La connexion est-elle possible ? La compatibilité vous fait gagner du temps, à l’inverse vous perdez en productivité pour rapatrier toutes vos données…

Aucun certificat de sécurité ? Fuyez ! Les versions gratuites ne garantissent pas la sécurité de vos données et certaines sont assez floues sur la confidentialité… Pour obtenir des garanties à tous les niveaux, les entreprises se tournent vers les logiciels payants. Argument supplémentaire pour choisir une solution complète : la multiplication des outils gratuits dans une entreprise décuple les possibilités d’infecter tout le parc informatique.

Un fichier de perdu, une tâche introuvable, mauvaise manipulation, difficulté de compréhension, mode d’emploi en anglais : vérifiez bien que vous bénéficiez d’un support technique et d’un support utilisateur ! Vous devez pouvoir trouver de l’aide en cas de besoin, et même pour répondre à l’une de vos attentes métiers spécifiques.

Les sociétés comme certaines startups ou TPE qui démarrent avec une petite équipe utilisent souvent un simple gestionnaire de tâches : en se développant, ces entreprises doivent migrer vers des logiciels de gestion de projet professionnels, offrant des possibilités infinies, comme un nombre de projet et d’utilisateurs beaucoup plus grand, des indicateurs d’évaluation pour optimiser les performances, etc.

On commence par gérer de simples tâches, et quand l’entreprise se développe, on pilote des projets. Quels seront vos besoins à terme ? Comment vous projetez-vous ? Un simple gestionnaire de tâche gratuit suffit-il ou aurez-vous besoin d’une solution qui réunit les fonctionnalités de travail collaboratif et de gestion de projet au sein de la même interface ? Réfléchissez avant de vous jeter sur un outil gratuit : la migration (quand elle est possible) de tout votre travail vers une solution payante plus musclée vous fera perdre du temps et un budget précieux.

Vous voulez une version mobile de l’application gratuite ? Elle n’existe pas ? Il faut la payer pour la développer sur mesure ! Passez en revue les fonctionnalités, une fois encore. Autre exemple : Redmine, l’outil Open Source, est gratuit, mais si vous n’avez pas les compétences en interne pour l’installer, le configurer et effectuer des sauvegardes et mises à jour, vous devrez externaliser toutes ces prestations, ce qui peut vous revenir au final bien plus cher qu’un abonnement à un logiciel professionnel prêt à l’emploi.

En se renseignant sur les logiciels de gestion de tâches en ligne, la plupart des décideurs se tournent vers un outil de suivi de projet pour combler des attentes non satisfaites et des besoins plus larges. Précisions.

Description :
Wimi est la solution dédiée aux grandes entreprises en manque de souplesse. La grande force de cette plateforme de travail collaboratif : avoir été pensée pour les usages.

L’outil réunit ainsi une multitude de fonctionnalités, propose de nombreuses connectivités avec d’autres applications en offrant une rapidité de prise en main assez bluffante.

Wimi fournit par exemple ses propres outils comme le Wimi Drive (espace de stockage) et ses channels de communication d’équipe (système équivalent à Slack mais incorporé) associé à un projet, mais laisse la possibilité aux utilisateurs de se connecter aux applications qu’ils ont l’habitude d’employer comme G Suite (google Apps), Aircall, Dropbox, Microsoft Office 365, One Drive, le CRM Salesforce Sales Cloud, etc.

Partager des fichiers, communiquer en Visio conférence avec partage d’écran ou par chat, partager son agenda, effectuer un reporting d’activité (…) sont autant de possibilités qui viennent compléter votre organisation du travail d’équipe et la communication entre collaborateurs.

Constat : Wimi place les usages au cœur de la collaboration, simplifie les processus, et entraîne une hausse de la productivité. A tester d’urgence, et gratuitement pendant 14 jours.

3 points forts à connaître :

• un espace de travail qui centralise gestion de projet et communication,
• la synergie entre les outils natifs et connectés,
• la centralisation des droits d’accès utilisateurs.

Les entreprises qui utilisent Wimi au quotidien :
Total, SNCF, Publicis ETO (agence conseil), Sephora.

Description :
Les équipes marketing, créatives et les chefs de projet en recherche d'une solution réactive et accessible apprécient aussi l'outil pour ses capacités de personnalisation et de suivi des performances.

Vous organisez en effet vos projets, dossiers, tâches et sous-tâches facilement avec vos propres champs, et suivez l’avancement du travail sur un tableau de bord personnalisé en termes de délais, de charge de travail et de ressources humaines allouées.

Des modèles réplicables simplifient également la planification de tâches récurrentes (réunion, projet ou tâche ayant la même structure).

Wrike offre une palette de fonctionnalité complète : diagramme de Gantt, flux d’activité dynamique actualisé en temps réel, synchronisation de vos emails avec votre agenda et connectivité assurée avec des applications professionnelles telles que Salesforce Sales Cloud pour le CRM, Google Drive, l’intégration de votre messagerie, l’interopérabilité avec les logiciels Microsoft, Zendesk, etc.

Le mieux, c’est encore de l’essayer gratuitement pour vous rendre compte de l’étendue des possibilités.

3 points forts à connaître :

• édition de document collaborative et synchronisée en temps réel,
• rapports d’équipe sous forme de graphiques,
• gestion des droits et accès utilisateurs.

Les entreprises qui ont choisi Wrike :
Airbnb, Hootsuite, Umpqua BANK, comité régional du tourisme Région Hauts-de-France L’Oréal Canada.

Asana ou Trello ne font pas le poids face à l’atout différenciant de Tamplo pour faciliter la gestion de son activité et gagner en efficacité !

Le lien entre le module de gestion de tâches et le module de gestion de réunions permet indéniablement d’optimiser votre productivité en passant de la réunion à l’action :

• vous gérez vos réunions et vos tâches sur un agenda commun,
• à chaque réunion, vous déterminez l’ordre du jour,
• vous disposez des informations, des tâches,
• vous priorisez les actions par degré d’importance (critiques, prioritaires, puis importantes, moins importantes),
• vous assignez les tâches en fonction des décisions et des priorités,
• lorsque vous clôturez la réunion, vous détaillez et personnalisez votre compte rendu en y ajoutant les pièces jointes nécessaires, puis publiez ce compte rendu en le partageant aux collaborateurs concernés.

Par ailleurs, la nouvelle version du gestionnaire de tâches Tamplo sortie en janvier 2018 apporte la même souplesse aux TPE, PME et aux grandes entreprises. En capitalisant sur les retours d'expériences utilisateurs, l'éditeur a en effet revu l'interface. La refonte est réussie : le logiciel offre une ergonomie et des fonctionnalités permettant à chacun de décupler ses performances.

Fait notable, le logiciel Tamplo se distingue également d'Asana et de Trello, où la visibilité des tâches est publique pour tous les collaborateurs : en utilisant Tamplo, vous pouvez partager vos tâches uniquement avec le groupe de travail (appelé département) concerné par le projet spécifique. Seuls les collaborateurs assignés au département ont alors accès aux informations.

La plupart des gestionnaires de tâches classiques ne permettent pas de tracer à la fois les accès et les actions : Tamplo change la donne et permet de conserver l'historique à tous niveaux, en facilitant les prises de décision. Le tableau de bord offre notamment au gestionnaire la possibilité d'adopter des vues différentes selon des critères personnalisables.

4 points forts à connaître :

• la connexion entre le module de gestion de tâches et le module de gestion de réunions,
• le tableau de bord 2.0 qui facilite la lecture des priorités en fait un véritable outil d’aide à la décision,
• dans un objectif de qualité, la traçabilité des informations et des actions associées à des indicateurs vous procurent une confiance indéfectible face à vos auditeurs,
• la gestion des droits d'accès utilisateurs offre une confidentialité sur mesure par projet.

Les entreprises qui utilisent Tamplo au quotidien :
Elivie (prestations de santé à domicile), CSTM (bureau d'études), CNQAOS (l'école des assistants dentaires), CBL Pro (formation à distance).

1 un mois d’essai gratuit sans limites d’utilisateurs et de fonctionnalités :
Contrairement à Asana et Trello, vous pouvez tester Tamplo gratuitement pendant 1 mois sans limites d’utilisateur ni de fonctionnalités : Tamplo est donc l'un des outils à tester en priorité en 2018 ! L'éditeur propose ensuite 3 offres adaptées aux petites entreprises, aux PME, ou aux grandes entreprises souhaitant disposer d'un nombre illimité de départements (groupes) et de projets.

Description :
L’interface très accueillante ferait presque oublier les notions de travail et de gestion de projet. Si Taskworld affiche d’emblée que "Le travail d’équipe devient un plaisir", c’est parce que l’outil est intuitif, très visuel, coloré, pour gagner en lisibilité et en visibilité.

Les outils collaboratifs facilitent les interactions entre collaborateurs en complétant les vides laissés par Trello comme : l’automatisation de tâches répétitives, des tableaux de bords interactifs, des groupes de projets, un chat d’entreprise, une fonction « vu par » et des capacités analytiques avancées pour l’essentiel.

La gestion des tâches est visuelle donc intuitive sur tous les plans pour suivre l’avancée d’un projet, surveiller le temps passé (…) tout en retrouvant son espace de travail sur l’application mobile lorsqu’on est en déplacement.

L’alternative professionnelle à Trello séduit les amoureux des interfaces d’utilisation léchées au niveau du design.

3 points forts à connaître :

• les tableaux de Kanban,
• chat intégré,
• analytics poussés.

Les entreprises qui exploitent le potentiel de Taskworld :
Amazon, Samsung, Netflix, accenture, Assemblée Nationale, Mövenpick

Description :
Les PME disposent d’un outil sérieux plein de ressources pour fluidifier leur gestion de projet. Côté usage, on constate une simplicité d’utilisation avec un drag and drop (glisser-déposer).

Côté fonctionnalités, Planzone centralise l’essentiel pour la gestion de vos tâches : planning, calendrier, gestion du temps.

Planzone se démarque par ses outils de communication enrichis d’un réseau social, d’espaces d’échanges de savoir (Wikis), d’espaces de discussions intégrés aux projets, d’un système de notification, un partage de documents facilité, et d’un système d’actualisation concernant les interactions entre les tâches.

Les managers suivent l’activité de l’équipe sur un tableau de bord, avec une vue accessible pour gérer un portefeuille de projet.

3 points forts à connaître :

• les wikis offrent des retours d’expériences à exploiter,
• plateforme collaborative intégrée,
• pilotage de projet avec reportings enrichis.

Les entreprises qui ont adopté Planzone :
Clud Moving, Aides, Mayenne Tourisme Cegis, Louvre Hotels, L’assurance maladie, Generali

Description :
Comme Wimi, Gladys héberge toutes vos données en France : c’est un critère différenciant pour certaines entreprises qui partagent énormément, aussi ben des données confidentielles que des innovations à haut potentiel.

Les équipes projet ont de la suite dans les idées : les outils de travail collaboratif de Gladys permettent justement de collaborer en phase créative pour innover.

Elles disposent d’espaces de veille collaborative et de boîtes à idées pour enrichir le projet. Autre atout : vous gérer et transformez vos fichiers au sein de la même interface.

Des fonctionnalités de traçabilité, d’analyse et de reporting permettent notamment aux agences et société de conseils de travailler en mode multi-projets tout en restant agile.

3 points forts à connaître :

• pilotage des projets en temps réel,
• la collecte des idées,
• la veille partagée.

Les entreprises qui font confiance à Gladys :
EDF, Renault, Groupama, Charente Maritime Tourisme

appvizer vous conseille vivement de considérer les éléments essentiels qui vous orientent vers la meilleure solution :

• la taille de votre entreprise,
• le nombre d’utilisateurs,
• le nombre moyen de projets pendant une période,
• l’évolution / croissance visée,
• vos usages,
• les capacités du logiciel à y répondre,
• l’interopérabilité avec les applications que vous utilisez,
• les garanties de sécurité et de confidentialité,
• la facilité de prise en main de la solution.

Pour compléter votre approche, vous pouvez également prioriser vos attentes, sans oublier de sonder les premiers concernés par votre choix : vos collaborateurs !