Le numéro de téléphone virtuel, un atout pour votre performance commerciale

Par Jennifer Montérémal
Le 11/04/2022
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Votre entreprise a souvent recours au téléphone, qu’il s’agisse de prospecter ou encore de réceptionner les coups de fil de vos clients (service support par exemple) ? Si on vous disait que le numéro de téléphone employé pour ces activités peut augmenter vos performances commerciales et améliorer votre relation client ?

Du moins, tel est le cas si vous créez un numéro de téléphone virtuel. Grâce à ce dispositif, vous simplifiez la gestion de vos appels et réalisez des économies notables. Mais surtout, vous assurez une présence sur l’ensemble des territoires ciblés, en France comme à l’international, tout en jouant la carte de la proximité avec vos interlocuteurs. De quoi les motiver à décrocher leur combiné !

Intéressant, non ?

À la lecture de cet article, vous en apprendrez plus sur le numéro de téléphone virtuel, ses avantages ainsi que ses cas d’usage. Vous découvrirez aussi comment avoir un numéro de téléphone virtuel, gratuit ou payant.

Au fait, c’est quoi un numéro de téléphone virtuel ?

Un numéro de téléphone virtuel désigne un numéro qui n’est pas « physiquement » rattaché à une ligne téléphonique ou à une carte SIM. Autrement dit, dans la plupart des cas, une simple connexion internet suffit pour gérer vos appels sur smartphone, ordinateur ou tablette.

Plus concrètement, lorsque les clients ou prospects vous contactent, les appels sont redirigés vers un dispositif VoIP ou vers un autre poste de téléphone fixe. Mais impossible pour eux de deviner qu’il s’agit d’un numéro de téléphone virtuel. Par exemple, pour la France, il est composé de manière tout à fait classique (10 chiffres), et commence soit :

  • comme un numéro local (01, 02, 03, 04 et 05),
  • comme un numéro mobile (06, 07),
  • ou par 09.

💡 Dans le monde de l’entreprise, l’usage de numéros de téléphone virtuels s’accompagne très souvent de l’utilisation d’outils de VoIP (Voice over IP), ou de « voix sur IP ». Ce terme caractérise les technologies servant à transmettre les communications, et donc la voix, via le protocole internet.

Quels sont les avantages du numéro de téléphone virtuel ?

#1 Disposez de plusieurs numéros pour votre entreprise

Il s’agit sans aucun doute de l’avantage number one !

En effet, vous avez désormais la possibilité de disposer de plusieurs numéros de téléphone pour votre entreprise, gérés à partir du même système. Pratique si vous souhaitez séparer les numéros en fonction des usages.

💡 On pense notamment au cas de l’auto-entrepreneur : depuis un seul et unique appareil mobile, il sépare son numéro personnel de son numéro professionnel… sans avoir à acquérir un second smartphone !

#2 Appelez partout dans le monde !

Le numéro de téléphone virtuel permet d’appeler et de recevoir des appels depuis n’importe où (en fonction des pays disponibles chez le prestataire choisi bien entendu).

Et dans la mesure où la technologie utilise internet, exit les surcoûts exorbitants, pour les appels entrants comme pour les appels sortants. Comptez généralement le prix d’un appel local.

Enfin, autre point fort : le numéro qui apparaît correspond aux critères locaux. Cette spécificité constitue un élément de réassurance pour le destinataire, qui ignorera que vous le contactez depuis l’étranger !

#3 Augmentez votre taux de conversion

Utiliser un numéro virtuel permet donc de jouer la carte de la proximité, comme nous venons de le voir à l’échelle internationale.

Et cela fonctionne également pour le territoire français. Le prospect que vous démarchez depuis Paris réside dans l’Hérault ? Sachez qu’il sera plus enclin à décrocher si le numéro qui s’affiche commence par 04.

Bref, le numéro de téléphone virtuel favorise l’augmentation de votre taux de conversion, et par là même celle de vos ventes !

#4 Obtenez un numéro de téléphone plus rapidement

L’attribution d’un numéro de téléphone virtuel est rapide. Inutile, par exemple, d’installer de nouveaux fils téléphoniques.

Idéal pour les professionnels pressés, qui souhaitent disposer de nouveaux numéros dans les plus brefs délais.

#5 Profitez d’une qualité d’appel optimale

La plupart du temps, les technologies employées garantissent une excellente qualité audio, supérieure à celle offerte par la téléphonie analogique. Et ce même si vous échangez avec quelqu’un à l’autre bout du monde !

La seule exigence ? Avoir une bonne connexion internet.

#6 Utilisez votre numéro à partir de n’importe quel support

Si vous passez par une application de VoIP, vous administrez vos appels via ces numéros virtuels à partir de multiples supports : téléphone portable, ligne fixe, mais aussi ordinateur ou tablette.

#7 Bénéficiez de nombreuses intégrations

Si vous opérez directement sur votre ordinateur, vous pouvez intégrer votre application de téléphonie d’entreprise avec d’autres solutions métier.

On pense par exemple aux logiciels CRM, destinés à la gestion de la relation client. Ainsi, lorsque vous êtes en ligne avec votre correspondant, vous disposez en parallèle de sa fiche pour accéder à toutes ses informations, ou encore pour consigner le détail de vos échanges.

Cas d’usage pour les professionnels

Plus concrètement, voici 3 cas d’usage qui motivent les entreprises à sauter le pas et à utiliser des numéros de téléphone virtuels.

Bénéficier d’un numéro de téléphone fixe

Le siège de votre entreprise se situe à Paris, mais vous avez de nombreux commerciaux qui prospectent partout en France ?

Dans l’esprit de beaucoup de consommateurs, le numéro de téléphone fixe inspire davantage confiance que le numéro de téléphone mobile. Grâce au numéro de téléphone virtuel, tous les collaborateurs peuvent faire mine d’appeler depuis un fixe, même avec un mobile.

Et pour rappel, il est possible de l’adapter aux spécificités régionales (01, 02, 03, etc.) afin d’optimiser le taux de décrochage. En appelant ce numéro, les prospects penseront contacter une antenne locale, alors même que toute votre activité est gérée dans la capitale.

💡 Si vous souhaitez jouer l’atout neutralité et implantation nationale, optez pour un numéro virtuel commençant par 09.

Renforcer votre rayonnement à l’international

Vous avez des clients et prospects dans le monde entier ?

Grâce au numéro de téléphone virtuel, ils prennent facilement contact avec votre entreprise, pour échanger avec vos commerciaux, solliciter votre service client, etc. Et ce même lorsque vos collaborateurs et conseillers n’exercent pas dans les pays en question, voire en télétravail !

Une fois de plus, cet avantage facilite les échanges et les négociations.

💡 Les technologies employées permettent souvent de personnaliser le message d’accueil (dans la bonne langue !) et de configurer les horaires en fonction des habitudes locales.

Numéro de téléphone virtuel SMS

Votre service client multiplie les canaux de communication pour offrir le meilleur accompagnement possible ?

Si vous envisagiez le SMS ? Lorsque les clients entament leurs démarches par texto vers un numéro de téléphone mobile virtuel, les agents peuvent ensuite traiter directement les demandes via un logiciel installé sur leur ordinateur.

Comment obtenir un numéro de téléphone virtuel ?

Comment obtenir un numéro de téléphone virtuel gratuit

Il existe plusieurs moyens de procéder. Vous trouverez notamment beaucoup de conseils sur internet pour obtenir un numéro virtuel gratuit pour WhatsApp (donc plutôt pour un usage particulier).

En tout cas, sachez qu’on dénombre une multitude d’applications de numéro virtuel gratuit. On pense notamment à Google Voice, disponible dès lors que vous possédez un compte Google.

Mais on ne va pas se mentir, l’usage de ces outils reste très limité :

  • un seul numéro virtuel disponible,
  • nombre de pays restreint,
  • obligation de posséder une ligne aux États-Unis pour certains,
  • sécurité des données souvent compromise, etc.

Si vous êtes un professionnel exigeant, il va falloir vous résoudre à mettre un peu la main au porte-monnaie.

Les outils payants

Certains fournisseurs proposent des numéros de téléphone virtuels (DID) sans nécessairement passer par un service de téléphonie sur IP.

Toutefois, la plupart des entreprises optent pour un système VoIP. Et pour cause, ce type de logiciels :

  • simplifie toute la gestion de vos appels téléphoniques,
  • vous fait réaliser des économies par rapport au système analogique classique (forfaits plus avantageux, moins de matériel, etc.),
  • soutient la mobilité et le télétravail.

En parallèle, vous bénéficiez d’autres fonctionnalités intéressantes, comme :

  • la personnalisation de l’accueil téléphonique,
  • le standard virtuel,
  • le journal des appels,
  • les statistiques d’appels,
  • les transferts d’appels, etc.

🛠️  Exemple de logiciel :

Kavkom est une plateforme de téléphonie d’entreprise avec appels illimités et sans engagement. Elle fournit des numéros de téléphone virtuels dans plus de 60 pays et plus de 10 000 emplacements. Et surtout, en sa qualité de solution de téléphonie cloud, vous profitez de nombreuses fonctionnalités pour augmenter vos performances : serveur vocal interactif personnalisé pour rediriger au mieux les appels, CRM hybride intégré, enregistrement des appels, tableaux de bord pour suivre vos performances, etc.

Le numéro de téléphone virtuel en bref

Vous l’aurez compris, le numéro de téléphone virtuel s’avère bien pratique. Au-delà du gain de temps et d’argent généré, il constitue surtout un excellent levier de réassurance pour vos clients, tout en leur permettant de vous contacter facilement, même depuis l’étranger. En somme, ces numéros contribuent à l’amélioration de votre relation client, source de retombées positives pour votre business !

Pour profiter de cette technologie, il existe différents dispositifs. Mais les solutions de VoIP restent les grandes championnes. Elles offrent plus de possibilités en matière de numéros de téléphone virtuels, et intègrent d’autres fonctionnalités afin que votre système de téléphonie d’entreprise devienne un puissant moteur de croissance et de performance.

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