VoIP définition : tout savoir sur le fonctionnement et les avantages de la voix sur IP [+ Livre Blanc]

Il est important de saisir la définition de la VoIP, tant cette technologie tend à gagner de plus en plus les organisations.

Et pour cause, plus moderne et adapté aux enjeux économiques de notre époque, le système Voice over IP a de nombreux avantages à offrir aux professionnels de tous secteurs.

En outre, il deviendra bientôt l’unique option de téléphonie d’entreprise, conséquence de l’arrêt programmé du RTC (Réseau Téléphonique Commuté) en France.

Mais si la VoIP sera bientôt la norme, force est de constater qu’elle n’est pas si simple à appréhender. C’est pourquoi nous levons aujourd’hui le voile sur vos interrogations.

Qu’est-ce que le service VoIP ? Quel est son fonctionnement ? Quels bénéfices concrets peuvent en tirer les organisations ?

VoIP, qui signifie Voice over IP, peut se traduire par « voix sur IP ».

Cet acronyme se réfère donc à tous les systèmes de communication de transmission de la voix par le biais du protocole internet (câble, fibre optique, wifi, etc.), qu’il s’agisse de réseaux privés ou publics.

À noter que ce que nous appelons « voix » se rapporte à différents sujets. En effet, la VoIP a évolué au fil des ans. Si elle concernait initialement le transport des communications vocales, les technologies présentes sur le marché incluent désormais la circulation de flux multimédia, par exemple :

• audio,
• vidéo,
• messagerie instantanée, etc.

La première application VoIP, NetFone, a été créée dans les années 1990. Mais c’est à partir de 2003 que ce système s’est développé et démocratisé auprès du grand public (puis des entreprises), date de création de son plus illustre représentant : Skype.

La technologie décolle alors, jusqu’à représenter rapidement 25 % du volume des appels vocaux. Elle se perfectionne également, ne se focalisant plus uniquement sur la voix comme nous l’avons vu. Des services complémentaires sont proposés, à l’exemple de la vidéo ou encore de la messagerie instantanée.

Aujourd’hui, la téléphonie VoIP constitue plus que jamais une alternative répandue à la téléphonie traditionnelle analogique (ou RTC), notamment au sein des entreprises, davantage conscientes des bénéfices qu’elle a à offrir.

Enfin, rappelons que l’arrêt du service téléphonique RTC est désormais programmé. Déjà, depuis 2018, Orange a cessé de commercialiser de nouvelles lignes analogiques sur l’ensemble du territoire. Et dès 2023, un processus de fermeture des lignes RTC par plaques géographiques sera entamé.

Le glas a sonné pour la téléphonie traditionnelle, annonçant l’ère de la VoIP.

• Alors que la téléphonie traditionnelle transforme les données vocales en signal analogique, puis les transporte via des réseaux de fils de cuivre ;
• la VoIP, elle, fait transiter la voix sous forme de paquets de datas numériques, par le biais du réseau utilisant le protocole IP.

Pour ce faire, ces données sont compressées (au moyen d’un codec), regroupées, envoyées par internet, puis décompressées une fois arrivées à destination.

Plus concrètement, une entreprise souhaitant adopter un service VoIP doit connecter ses terminaux à un IPBX (Internet Protocol Private Branch eXchange), ou PBX IP. Il s’agit d’un autocommutateur téléphonique, lui-même relié à l’opérateur.

Il diffère donc du PABX (Private Automatic Branch eXchange), standard téléphonique opérant via le réseau téléphonique classique, et non le réseau IP.

Il existe différents types d’IPBX :

• L’IPBX physique : intégré dans une infrastructure locale, il se matérialise sous la forme d’un boîtier installé dans l’entreprise.
• Le Centrex : si l’utilisation d’un IPBX reste nécessaire, tout est géré et centralisé chez un tiers, un opérateur téléphonique par exemple, et l’infrastructure téléphonique est dédiée à plusieurs clients. Dans ce cas de figure, le service est hébergé dans le cloud ou sur un serveur externe.
• Le virtual PBX : ici, le standard téléphonique est 100 % cloud, mais reste privé. L’entreprise n’a donc pas d’infrastructure téléphonique à gérer.

💡 Lorsque l’infrastructure de votre système de téléphonie IP est hébergée dans le cloud, on parle alors de téléphonie cloud. Vous l’aurez compris, cette technologie offre des avantages spécifiques, puisque l’IPBX n’est pas stocké dans vos locaux. Elle simplifie également grandement vos processus : seule une application web est nécessaire pour vous connecter aux différents services.

Pour en apprendre plus sur les atouts de ce système, découvrez notre Livre Blanc Pourquoi vous devriez passer à la téléphonie cloud ? Les 9 avantages clés, coécrit avec Ubefone.

Enfin, quels sont les appareils qui supportent la technologie VoIP ? Nous comptons différentes natures de terminaux :

• Le softphone : il s’agit d’un logiciel déployé pour la téléphonie. Dans ce cas, plus besoin d’appareil téléphonique. Il suffit de disposer d’un ordinateur (dont sont pourvues toutes les entreprises), d’un haut-parleur, d’un microphone et éventuellement d’un casque.
• Le hardphone, ou téléphone IP : il s’apparente à un téléphone traditionnel, à la différence qu’il se relie au réseau internet.
• Le téléphone IP wifi : idem au précédent, il ne nécessite plus de branchement puisqu’il se connecte via le wifi.

Le système ToIP (pour Telephony over IP) est basé sur celui de la VoIP, et il arrive souvent que les deux soient confondus. Quelles différences ?

Si nous simplifions, nous pouvons dire que le premier, contrairement au second, s’exécute dans le cadre d’un réseau IP local. Il s’utilise alors au moyen d’un IPBX privé, fonctionnant en interne dans l’entreprise via son LAN (Local Area Network). La VoIP, quant à elle, ne fonctionne pas via un réseau local, puisqu’elle implique des transmissions entre l’entreprise et l’opérateur téléphonique.

Par conséquent, la VoIP se révèle souvent plus économique, car elle nécessite moins d’investissement en matière d’infrastructure. Par ailleurs, elle permet de bénéficier d’offres cloud à des tarifs intéressants.

Nous avons déjà tous profité des avantages financiers procurés par les systèmes VoIP, par exemple en appelant par Skype un ami résidant à l’autre bout du monde… sans frais ! Le monde professionnel a vite réalisé qu’il avait également des bénéfices à tirer.

En fonction des offres (suffisamment variées pour s’adapter à tout type d’entreprises), d’importantes économies peuvent être réalisées. Par rapport à la téléphonie analogique, les prix des appels restent globalement moins chers.

En parallèle, les frais liés au matériel s’avèrent également moindres. C’est notamment le cas si vous optez pour des softphones, qui vous exempteront d’importants coûts matériels.

À chaque entreprise d’étudier la formule qui lui convient le mieux parmi toutes les possibilités existantes sur le marché (Centrex, IPBX physique, hardphones, softphones, etc.), afin de trouver le modèle le plus avantageux économiquement.

Un service VoIP est rapide et facile à déployer. Cette technologie répond alors efficacement aux évolutions des besoins des organisations. Plus facile, par exemple, d’équiper du personnel en plus en cas de recrutement massif, ou de réadapter son infrastructure de téléphonie d’entreprise dans le cadre d’une restructuration de la société.

L’IPBX est également plus simple à installer que le PABX, ce dernier obligeant à de nombreux branchements et configurations.

Notons enfin que la maintenance d’un système VoIP reste moins difficile à exécuter, en particulier si vous externalisez une partie des services.

Avec la téléphonie IP, les entreprises disposent d’un panel de fonctionnalités plus important :

• statistiques d’appel,
• choix du numéro des appels sortants qui s’affiche,
• transfert d’appel,
• répondeur central, etc.

D’autre part, grâce à la technologie CTI (Couplage Téléphonie Informatique), le système VoIP s’intègre avec de nombreux autres outils, comme des logiciels de Helpdesk ou des CRM. Cette interconnexion optimise grandement la gestion des supports clients ou encore des activités commerciales… et augmente par là même la qualité de service et la productivité des collaborateurs !

La téléphonie VoIP accompagne très bien les salariés en déplacement. En fonction des options, un téléphone mobile, une application web dédiée et une connexion internet suffisent.

De plus, nous avons vu qu’il n’est parfois plus nécessaire de posséder un téléphone physique, et qu’un ordinateur peut parfaitement faire l’affaire. Pratique en télétravail !

Puisque la technologie VoIP s’intègre très bien à l’environnement de travail, elle contribue à soutenir la politique de communication unifiée des entreprises.

En effet, de nombreuses solutions combinent à leur système des outils tels que la vidéoconférence ou encore le chat, et fluidifient donc la transmission d’informations en interne.

Vous l’aurez compris, les professionnels de tous secteurs ont intérêt à se pencher sur la question de la VoIP… d’autant plus au regard de la disparition annoncée des lignes RTC ! Mais au-delà de cette obligation, force est de constater que les organisations ont tout à y gagner. La Voice over IP, c’est la téléphonie d’entreprise d’aujourd’hui, celle qui répond aux nouveaux enjeux sociétaux et professionnels. C’est la téléphonie plus économique, plus connectée et plus agile.